企業(yè)合同管理實(shí)務(wù)探討
引導(dǎo)語：市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需要企業(yè)恪守市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的基本精神契約精神。下面是yjbys小編為你帶來的企業(yè)合同管理實(shí)務(wù)探討，希望對(duì)大家有所幫助。
一、合同管理的組織機(jī)構(gòu)及職能
合同管理的組織機(jī)構(gòu)
由于各單位面對(duì)的監(jiān)管要求及企業(yè)自身實(shí)際情況的不同，一般合同管理組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置形式主要分以下幾種：一是設(shè)單獨(dú)的法務(wù)事務(wù)部，省管國(guó)有企業(yè)總部多采用此種方式;二是設(shè)審計(jì)法務(wù)部或法律審計(jì)部，這也是省管國(guó)有企業(yè)的常用方式;三是設(shè)風(fēng)險(xiǎn)管理部，多為金融類企業(yè);三是設(shè)合同管理部，配合單個(gè)項(xiàng)目專門進(jìn)行合同管理，多為建筑類企業(yè)。
在人員配備上，一般集團(tuán)性企業(yè)，總部法務(wù)人員較多，在下屬二級(jí)、三級(jí)企業(yè)人員配備較少，有的沒有專職法務(wù)人員，由其他人員兼任。
2.合同管理職能
根據(jù)各企業(yè)合同管理融入企業(yè)運(yùn)營(yíng)的程度不同，各企業(yè)合同管理開展的工作也略有不同，總體上來看，一般合同管理職能主要有：
制定合同管理制度、合同審查、合同談判、合同起草、合同臺(tái)賬登記、重大合同盡職調(diào)查、重大合同履約信息報(bào)告、合同標(biāo)準(zhǔn)文本制定、合同印章管理、合同檔案管理、合同糾紛處理、合同管理培訓(xùn)等。
二、合同管理制度
“沒有規(guī)矩、不成方圓”合同管理制度對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)行、優(yōu)化管理有著重要的作用，也是合同管理的“基本法”�，F(xiàn)在企業(yè)基本都會(huì)結(jié)合本單位實(shí)際，制定適合自己的合同管理制度，一般而言，合同管理制度，主要分為以下幾個(gè)部分：
1.總則。主要規(guī)定制定合同管理的制度依據(jù)，明確納入管理的“合同”范圍，合同管理的基本原則，如承辦人負(fù)責(zé)制、會(huì)審會(huì)簽制等。
2.合同管理組織體系和職責(zé)。一般規(guī)定合同的管理部門、合同管理的組織架構(gòu)、合同承辦部門、會(huì)審部門、管理部門的職責(zé)等。
3.合同的訂立。主要規(guī)定合同的起草、審批流程、審批時(shí)限、各會(huì)審部門審查內(nèi)容、合同的簽署授權(quán)、合同印章管理等。
4.合同的履行。主要規(guī)定合同的履行的責(zé)任部門、合同履行監(jiān)督、合同交接等。
5.合同的變更、解除及糾紛處理。主要規(guī)定合同變更解除條件，變更解除流程，變更解除的形式，合同糾紛處理的責(zé)任部門、處理原則及流程等。
6.合同臺(tái)賬及檔案管理。主要規(guī)定合同臺(tái)賬的形式、內(nèi)容，合同編號(hào)管理規(guī)則，合同的歸檔及借閱管理。
7.考核與獎(jiǎng)懲。主要規(guī)定合同管理的監(jiān)督與考核制度。
8.附則。主要規(guī)定制度的生效時(shí)間、解釋部門。
三、合同管理的主要環(huán)節(jié)的幾點(diǎn)思考
1.合同審批流程
合同審批流程的設(shè)置是有效避免合同風(fēng)險(xiǎn)的重要手段，目前企業(yè)一般通過會(huì)審會(huì)簽的方式來設(shè)置合同審批流程，控制合同風(fēng)險(xiǎn)。
一是確定合同承辦人負(fù)責(zé)制。一份合同從業(yè)務(wù)接洽談判開始到履行完畢終止，要經(jīng)歷諸多個(gè)環(huán)節(jié)，并且許多合同周期跨度較長(zhǎng)，有的甚至長(zhǎng)達(dá)數(shù)十年。具體到每一份合同的管理，歸根結(jié)底必須落實(shí)到一個(gè)具體的責(zé)任人身上，否則必定出現(xiàn)互相推諉、管理混亂。有些人認(rèn)為合同管理是法務(wù)部門的工作，合同也理應(yīng)由法務(wù)人員負(fù)責(zé)，但是從實(shí)施操作來看，一般法務(wù)管理人員年合同審查量在500-5000份左右，一方面法務(wù)人員沒有時(shí)間精力去追蹤跟進(jìn)每一份合同;另一方面合同涉及的業(yè)務(wù)往來是合同經(jīng)辦人具體執(zhí)行，包括合同的談判、起草、履行、付款等。所以說合同應(yīng)實(shí)行承辦人負(fù)責(zé)制。
二是確定合同會(huì)審部門。合同會(huì)審會(huì)簽制度，使一份合同經(jīng)全部相關(guān)部門審查流轉(zhuǎn)后，方可進(jìn)行蓋章簽署，從企業(yè)內(nèi)部最大限度的進(jìn)行了合同簽署前的風(fēng)險(xiǎn)控制。首先，在會(huì)審部門選擇上，應(yīng)盡量選擇必須參與合同審查的部門，避免流程繁瑣，降低審核效率;其次，可在審批流程中設(shè)“會(huì)審部門”，但不必具體注明，這樣既可保證審批單印刷時(shí)的簡(jiǎn)單明了，又可根據(jù)不同合同審批需要，進(jìn)行靈活處理。
2.合同的簽署授權(quán)
對(duì)于組織結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單的公司，合同的簽署授權(quán)也比較簡(jiǎn)單，一般日常經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)合同，基本是經(jīng)總經(jīng)理簽批，由承辦人員或承辦部門負(fù)責(zé)人簽署。但是對(duì)于一些設(shè)置了二級(jí)公司、三級(jí)公司的集團(tuán)公司，合同的審批授權(quán)及簽署授權(quán)管理就十分必要了。
一是合同的審批授權(quán)體系應(yīng)與公司的控制程度相適應(yīng)。集團(tuán)公司對(duì)下屬分、子公司的合同審批權(quán)限劃分，各企業(yè)均不相同，即便是同類別的企業(yè)之間，對(duì)審批權(quán)限的劃分也不一致�？傮w來講可從以下四點(diǎn)考慮，首先是可結(jié)合投資權(quán)限劃分;其次，可結(jié)合財(cái)務(wù)支出權(quán)限劃分;再次，可參考同行業(yè)對(duì)合同審批授權(quán)的管理;最后，結(jié)合本單位領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)下屬企業(yè)的管理控制等。
二是建立合同簽署授權(quán)。合同審批結(jié)束后，進(jìn)入到簽署環(huán)節(jié)，一般合同文本簽署不會(huì)出現(xiàn)太大風(fēng)險(xiǎn)，但在具體業(yè)務(wù)中也處理過合同簽約文本印章造假、合同簽署人員未經(jīng)授權(quán)的情況。合同簽署授權(quán)管理，最大的風(fēng)險(xiǎn)來源于合同一些重要單證的簽署上，如收貨確認(rèn)單、工程變更簽證等。一份合同條款設(shè)置的再完美，在履約過程中，不加強(qiáng)簽署管理，前期所有的努力都會(huì)付之東流，合同簽署管理同樣重要。對(duì)于簽署人員，應(yīng)是同承辦負(fù)責(zé)人且本單位正式員工;對(duì)于一些涉及合同重要簽證的簽署，應(yīng)經(jīng)承辦部門負(fù)責(zé)人書面確認(rèn)。
3.合同審查
合同審查是合同管理中最基礎(chǔ)、最繁瑣、最重要的事務(wù)性工作，也是合同管理人員必須修煉的“基本功”。
一是熟悉業(yè)務(wù)，方能把握審查要點(diǎn)。法務(wù)人員要熟悉業(yè)務(wù)這是老生常談的問題，但是法務(wù)人員熟悉業(yè)務(wù)要熟悉到什么程度，個(gè)人認(rèn)為至少要做到以下兩點(diǎn)：首先，要熟悉單位的主營(yíng)業(yè)務(wù)，包括業(yè)務(wù)內(nèi)容、業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)涉及的基本專業(yè)問題;其次，要熟悉單位的'發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展規(guī)劃，了解企業(yè)未來的發(fā)展方向。以審查廣告發(fā)布合同為例，除了要熟悉《廣告法》的相關(guān)規(guī)定外，只有深入了解報(bào)紙廣告、電臺(tái)廣告、電視臺(tái)廣告、戶外廣告等不同的廣告流程，了解房地產(chǎn)類客戶、保健品類客戶等不同行業(yè)廣告易發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，才能把握廣告類合同的審核要點(diǎn)。如廣告合同約定的發(fā)布內(nèi)容侵權(quán)責(zé)任、廣告款項(xiàng)支付、戶外廣告牌侵權(quán)責(zé)任等，有針對(duì)性的修改合同條款，這也正是企業(yè)法務(wù)人員的價(jià)值所在。
二是堅(jiān)持原則，又要適當(dāng)靈活。合同審查人員，往往站在風(fēng)險(xiǎn)的角度，提出許多審查意見，和業(yè)務(wù)人員產(chǎn)生沖突。也經(jīng)常有業(yè)務(wù)人員提出說：這個(gè)合同最好不要增減任何文字，或者說能不改就不改了吧，或者說合作這么多年了，從來沒出過問題，不用改等等。在合同審查中，遇到這種問題，首先要對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)有一個(gè)基本的判斷，如有些政府招投標(biāo)類合同，基本為格式合同且整體判斷風(fēng)險(xiǎn)不高，能中標(biāo)本就耗費(fèi)了公司及承辦人大量的心血，此時(shí)再硬要修改合同條款，增加一些對(duì)等違約責(zé)任等，就不如提醒業(yè)務(wù)部門嚴(yán)格履行合同，避免違約風(fēng)險(xiǎn);其次，原則性的問題一定要堅(jiān)持，比如說工程施工類合同承包方無相關(guān)資質(zhì)，合同審查時(shí)就一定要堅(jiān)持原則;再次，要加強(qiáng)溝通，無論是法務(wù)人員還是業(yè)務(wù)人員，最終目的是達(dá)成交易，為公司賺取利潤(rùn)，法務(wù)人員的審查建議，并不是為交易增設(shè)障礙，而是為了保障交易順利進(jìn)行。
三是既要提示風(fēng)險(xiǎn)，又要提出解決方案。在合同審查中，法務(wù)人員既要指出某個(gè)條款這樣約定行不行、為什么不行，更為重要的是要指出怎么該修改才行。即便是沒有解決方案，或者是解決方案合同相對(duì)方并不同意，也應(yīng)同業(yè)務(wù)部門溝通風(fēng)險(xiǎn)，并由業(yè)務(wù)部門決定是否要要接受風(fēng)險(xiǎn)，繼續(xù)交易。
4.重大項(xiàng)目合同管理
重大項(xiàng)目涉及的合同往往十分復(fù)雜，尤其是一些對(duì)外投資、并購(gòu)類合同，合同內(nèi)容涉及整個(gè)項(xiàng)目的交易模式選擇、交割、債權(quán)債務(wù)、或有負(fù)債等重要內(nèi)容，每一類重大合同都有不同的審查要點(diǎn)，在這只探討重大合同的程序性問題，這也是很多人所忽視的。
一是公司內(nèi)部決策程序�，F(xiàn)在國(guó)有企業(yè)大都采取公司制的運(yùn)行方式，根據(jù)《公司法》及企業(yè)內(nèi)部的一些規(guī)章制度，對(duì)一些重大投資、融資、并購(gòu)、擔(dān)保等行為，均規(guī)定了相應(yīng)的內(nèi)部決策程序，一般為公司的董事會(huì)決議、股東會(huì)決議、辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要等，因此對(duì)重大項(xiàng)目類合同審核，首先要審查是否符合公司內(nèi)部決策程序。
二是履行相關(guān)監(jiān)管程序。作為國(guó)有企業(yè)，從中央到地方都有一系列的監(jiān)管規(guī)定，如果是上市企業(yè)，還有證監(jiān)會(huì)相關(guān)規(guī)定，一旦程序違法、違規(guī)，就會(huì)追究相關(guān)人員責(zé)任。2016年國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布《關(guān)于建立國(guó)有企業(yè)違規(guī)經(jīng)營(yíng)投資責(zé)任追究制度的意見》，其中基本原則就是：依法合規(guī)、違規(guī)必究，要求以國(guó)家法律法規(guī)為準(zhǔn)繩，嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定。
5.合同模板
一是建立并推行合同模板。首先，針對(duì)單位的日常經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類合同，建立合同模板，可提高合同審核效率;其次，建立合同模板，作為合同起草方，可最大限度的維護(hù)本單位利益;最后，建立合同模板也是規(guī)范合同管理，促進(jìn)合同標(biāo)準(zhǔn)化的有效手段。
二是完美的合同并不一定適合業(yè)務(wù)需求。建立合同模板，也需要把握度的問題，除非本單位具有非常強(qiáng)勢(shì)的合同地位，如作為規(guī)模性的采購(gòu)合同的采購(gòu)方，否則如果一份合同模板條款設(shè)施的過于苛刻，反而不利于交易進(jìn)行。風(fēng)險(xiǎn)不可能百分之百的通過合同來規(guī)避，起草合同模板，應(yīng)以保障交易順利進(jìn)行，完善雙方權(quán)利義務(wù)、防范主要合同風(fēng)險(xiǎn)為目的。
6.合同管理信息化
對(duì)于集團(tuán)公司來講，傳統(tǒng)的合同管理方式造成的效率降低、缺乏信息數(shù)據(jù)支撐、無法實(shí)現(xiàn)合同閉環(huán)管理等已不能適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展和現(xiàn)代化管理的需要。
合同管理信息系統(tǒng)可以通過功能模塊實(shí)現(xiàn)合同的準(zhǔn)備、起草、審核、會(huì)簽、審批、簽署、履行、終結(jié)、歸檔、查詢統(tǒng)計(jì)全流程閉環(huán)管控和規(guī)范化管理。通過細(xì)化合同簽訂、審核、履行、變更等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的管理，形成合同風(fēng)險(xiǎn)全程監(jiān)控與預(yù)警機(jī)制，將合同風(fēng)險(xiǎn)管理點(diǎn)前置于合同起草階段，成為事前、事中、事后的全面管理。
7.合同管理考核
公司法務(wù)管理工作，對(duì)于大多數(shù)企業(yè)來講，正處于一個(gè)從無到有的成長(zhǎng)過程中。尤其對(duì)于集團(tuán)公司來講，對(duì)于所屬分、子公司合同管理工作面臨的一個(gè)重要問題就是領(lǐng)導(dǎo)不重視，那么將合同管理工作納入對(duì)分、子公司的經(jīng)營(yíng)考核，可有效推進(jìn)法務(wù)管理工作。
合同雖然以文本的方式體現(xiàn)，但其規(guī)范的是業(yè)務(wù)行為、財(cái)務(wù)行為等多方面的行為，合同也貫穿于具體的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理環(huán)節(jié)，伴隨著企業(yè)運(yùn)營(yíng)的全過程，合同管理仍有許多值得大家研究和探討的問題。
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