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淺論企業采購業務內部控制
目前我國采購業務引發高犯罪率而且呈現逐步上升的趨勢，引發犯罪的主要原因是一些企業經濟業務的處理程序和內部控制制度存在很大的問題，企業想要很好的對采購業務進行控制，就必須建立和加強以及完善采購業務的處理程序和內部控制制度，落實責任制，不斷提高制度執行力，確保物資按質按量按時和經濟高效地滿足生產經營的需求。
一、采購需求計劃的控制
采購業務從計劃開始，采購需求計劃是向市場采購各種物資或組織訂貨的依據，需求計劃規定著采購的時間、采購的物品、采購的數量、采購的方式等。
需求計劃分為以下三點進行闡述：1.要強化需求計劃的管理，需求計劃通過項目管理來明確方向、落實計劃、來源資金、安排資金、訂貨要求和時間，確保需求計劃物資的準確性。2.企業全面預算管理與需求計劃管理共同發展，需求計劃要與設計、技術、工程、生產等部門及時進行信息交流和溝通，提高需求計劃的準確性。3.要提高計劃審核人員和計劃提報人員的業務技能，針對計劃審核人員和計劃提報人員開設業務技能培訓班。主要培訓計劃審核人員和計劃提報人員的物資信息分類管理、計劃管理和物資計劃專業知識，通過培訓來確保物資信息分類、提報依據的準確性符合標準要求。
二、采購方式和價格的控制
首先，采購部門應當定期了解、研究大宗通用重要物資的成本構成、市場供應形勢、市場價格變動趨勢，確定重要物資品種的采購執行價格或參考價格。為了避免信息不準確造成采購成本增加，同時確保采購的價格公平合理，采購人員要時刻盯緊市場的變化，適當的調整采購戰略，根據市場價格的波動情況及時對材料采購價格進行調整和控制。其次對于報價管理，價格管理人員要整理收集各種物資的價格信息、成交的歷史價格信息、供應商產品報價信息來編制物資采購的價格。最后對于采購方式，采購方式要依據科學經濟情況進行具體分析，要打破傳統的采購思維模式。在采購的過程中認真的分析什么物品可以通過招標方式采購、什么物品可以通過策略協議方式采購、什么物品可以通過競標方式采購等。
三、采購合同的控制
企業要建立合同管理制度，構造合同簽訂的流程，明確相關人員的權利和責任。簽訂合同前應嚴格審查對方當事人的主體資格，對于涉及較高專業技術或法律關系復雜的合同，如果影響重大，應當組織法律、技術、財會等專業人員參與談判，必要時聘請外部專家參與相關工作。擬訂合同文本時應當準確表述合同條款，明確雙方權利義務和違約責任，防止出現容易引起岐義的語名。重大合同在簽署前，要經相關審查人員進行合法性、可行性審查。以公司名義對外簽訂合同。按照規定權限簽署采購合同。由專人保管合同及合同專用章，防止出現員工盜竊公司合同進行采購欺詐。
四、供應商管理的控制
供應商的管理是減少庫存的物資積壓、降低采購物資的成本、節省物資供應費用的物資供應管理職能之一。全面快速有效的整理供應商產品信息和檔案信息，可以確保供應商的開戶銀行、供應商名稱、銀行賬號、經營范圍等信息的準確性，也為財務部門的付款結算提供方便。加強企業采購渠道的管理可以保證選擇供應商的行為公平、公正、公開，同時對于供應商的準入、選擇、評價機制定期實施量化評價，形成一套科學合理的供應商準入、選擇、評價機制等方面的管理體系。
五、采購驗收入庫的控制
企業應對采購物資進行檢驗接收，以確保其符合合同相關規定或產品質量要求。企業應制定物資驗收管理制度，明確相關檢測、倉管人員的權限和責任。建立采購驗收程序、方法、標準。采購物資到貨后，采購部門通知質檢人員和倉儲人員進行驗收。質檢人員對入庫產品進行檢驗，檢驗合格后轉由倉管人員對物資數量進行驗收。倉管人員應當檢查入庫物資規格、型號、實際驗收數量是否與訂單相符。若驗收合格，由倉管人員填寫入庫單，經送貨人員簽字確認分別傳給財務部門、采購部門，并記錄倉庫存貨日記賬。
六、采購付款的控制
付款是指企業在對采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序等內容審核無誤后，按照采購合同規定向供應商辦理款項支付的過程。企業需要建立采購付款制度，明確審核人的權力和責任。財務部門收到供貨單位傳來發票后，應由會計人員對相關付款依據或憑證審核，審核無誤后辦理結算付款手續，付款人員應根據合同的規定填制付款單，經審批后支付相關款項。會計人員取得采購業務的原憑證后，對原始憑證的真實性、合法性進行審核，按照國家相關會計準則和法規編制記賬憑證和過賬，并定期與倉儲部門的存貨日記賬、供應商的對賬單進行核對。企業應當建立預付賬款和定金的授權批準制度，加強對大額預付賬款的監控，定期對其進行追蹤核查。
七、采購業務過程中職務分離的控制
采購企業要優化自己的采購業務流程，將執行、決策和管理三個層次進行劃分，也是根據權利和決策科學原則進行分隔的。采購業務層次分以下三層進行闡述：1.執行層，這個層次顧名思義就是管理層下達指派簽訂采購合同的供應商、品牌、價格、數量、規格型號、產品名稱進行監督交貨流程和催交貨物流程。執行層主要是負責簽訂合同、催交貨物、質量驗收、驗收入庫、保管倉儲以及貨物配送等執行工作。2.決策層，這個層次主要負責批準采購部門的規章制度的定制、修訂和廢除，同時決策層決定著整體規劃決策和采購的方針、目標、戰略，以及確定每個部門的權限和職責，協調每個部門的關系。3.管理層，這個層次主要是根據采購業務部門提供的收料證明對發票進行審視、傳遞、記錄和簽訂有效合同，根據物資的付款能力和入庫情況制定付款的計劃，管理層經過審查批準之后就可以辦理結算付款的手續了。同時管理層也擔任著市場信息調研和收集、采購目標和模式的質量管理、對供應商的管理等職責。
結束語
企業采購業務內部控制能夠保證企業經營過程中所需要物資的正常使用，同時也可以很好的防范采購業務帶來的風險，企業應強化對采購業務控制，建立健全采購管理控制體系。企業采購業務部門的工作績效也直接影響著企業經營生產活動目標完成的優劣，所以要以市場為導向同時建立有效約束激勵的機制制度，從而幫助企業采購部門很好的完成任務目標，這樣也可以大大的提高企業效益。
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