醫(yī)院自主采購管理的意義與步驟
公立醫(yī)院應該參照政府公開招標的方式方法，結(jié)合自身發(fā)展現(xiàn)狀，積極實行有效措施進一步規(guī)范醫(yī)院采購行為，建立一套完整的自主采購管理辦法，增加醫(yī)院自主采購交易的透明度，以加強醫(yī)院財務支出管理，提高醫(yī)院經(jīng)濟效益，更好地管理醫(yī)院內(nèi)部自主采購業(yè)務及控制相關的風險，促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。
1實施意義
建立一套醫(yī)院發(fā)展需要的自主采購管理辦法，不僅有利于提高醫(yī)院風險防范能力，而且有利于提高采購工作效率，使醫(yī)院內(nèi)部信息交流更廣泛，增強內(nèi)部各部門合作，從中為醫(yī)院培養(yǎng)更高素質(zhì)的復合型人員。
1.1提高醫(yī)院風險管理能力，完善醫(yī)院管理制度
醫(yī)院的主要風險有合規(guī)風險和經(jīng)營風險，而醫(yī)院的經(jīng)營風險主要體現(xiàn)為財務風險和醫(yī)療風險。眾所周知，醫(yī)院的一切行為都必須符合國家法律法規(guī)和上級財政、衛(wèi)生、人事、環(huán)保等部門的政策性規(guī)定。倘若醫(yī)院的行為違反國家法律法規(guī)和上級部門的政策性規(guī)定，侵害了社會公共利益，將受到行政或司法處罰。這就是醫(yī)院的合規(guī)風險。醫(yī)院經(jīng)營風險是指醫(yī)院在為贏得某一個經(jīng)營機會，實現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)營目標的過程中可能遭受的損失。損失的體現(xiàn)可能是直接體現(xiàn)在經(jīng)濟上，也有可能在醫(yī)院開展醫(yī)療服務過程中體現(xiàn)，影響醫(yī)療質(zhì)量不好，甚至發(fā)生醫(yī)療事故，給醫(yī)院聲譽帶來消極影響。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和醫(yī)療體制改革的深入，醫(yī)院面臨前所未有的責任和風險,稍有不慎,就有可能導致醫(yī)院陷入困局。根據(jù)有關規(guī)定，公立醫(yī)院在一定情況下可以自主選擇采用院內(nèi)邀請招標、詢價、競爭性談判或院內(nèi)談判議價方式開展采購經(jīng)濟活動。建立醫(yī)院自主采購管理辦法，有利于提高醫(yī)院風險管理能力，完善醫(yī)院管理制度，促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。
1.2優(yōu)化工作流程、提高工作效率
建立醫(yī)院內(nèi)部自主采購管理機制，有利于避免參與招標談判的人員因沒有事先做好準備或沒有進行充分的討論形成談判方案，所導致招標失效或談判活動無法正常開展;有利于統(tǒng)一醫(yī)院內(nèi)部信息設備、標識宣傳、醫(yī)療設備、小額工程、后勤保障等領域的自主采購流程，提高工作效率。
1.3加強醫(yī)院信息與溝通，增強各部門的團結(jié)合作
目前，很多醫(yī)院采購業(yè)務由主管該業(yè)務的職能部門負責，其他職能部門甚少參與其中，各部門之間形成信息孤島，資源難以共享，嚴重影響醫(yī)院信息的流通和工作效率。部門間的溝通存在障礙，有的甚至存在以自己為中心現(xiàn)象，不同部門之間或者部門內(nèi)部組別之間沒有進行有效的溝通，達成共識，共同協(xié)作尋求醫(yī)院的最大效益。建立醫(yī)院自主采購管理辦法，有利于統(tǒng)一醫(yī)院自主采購步伐的同時，加強各部門的溝通合作，實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)各部門的共同發(fā)展。
1.4培養(yǎng)復合型人才，提高員工的職業(yè)素養(yǎng)
公立醫(yī)院建立自主采購管理辦法，強化醫(yī)院各部門信息與溝通的同時，有利于增強各部門員工對于非自身專業(yè)領域知識的了解，為醫(yī)院培養(yǎng)復合型人才;建立自主采購管理辦法，有利于增強員工的責任感和緊迫感、具有適當?shù)墓ぷ鲏毫�，提高其工作積極性和創(chuàng)造性，培養(yǎng)其愛崗敬業(yè)、勤奮工作的精神，提高員工的職業(yè)素養(yǎng)。
2實施范圍及參與人員
實施范圍是醫(yī)院對未達到政府采購限額標準的項目實施自主采購時所涉及的一切經(jīng)濟活動。參與人員包括醫(yī)院業(yè)務、技術(shù)、工程、財務、審計、法律等專業(yè)技術(shù)人員。醫(yī)院行政后勤管理人員是開展醫(yī)院自主采購活動的主力軍，醫(yī)院非行政后勤管理的醫(yī)、護、藥、技人員必要時協(xié)助其工作。值得一提的是，當開展的項目涉及到兩個或以上的內(nèi)容時，需要所涉及不同專業(yè)行政職能部門共同參與，應考慮重要性原則，由重要類別的業(yè)務主管職能部門為項目主管職能部門，跟進整個項目開展的組織實施，即負責跟進項目的論證、審批、供應商挖掘、招標談判、合同簽訂、驗收、保質(zhì)期維護等整個項目的生命周期。例如以舊換新設備的最主要目的是買設備，舊的資產(chǎn)的處置為輔，那么這個項目的負責部門應該就是設備部門，財務部門為輔。
3實施步驟
對項目生命周期存在的風險進行評估后可以發(fā)現(xiàn)，很多風險關鍵控制點都是在項目論證、審批、潛在供應商挖掘、招標談判這四個階段。因此，醫(yī)院只要做好這些重要階段的管理，就可以更好地防范風險。鑒于公立醫(yī)院的項目論證和審批基本按照各地方政府要求有所不同，下面主要介紹潛在供應商挖掘和自主招標談判的實施步驟。
3.1潛在供應商挖掘
�、匐S著市場經(jīng)濟深化，可以為醫(yī)院提供產(chǎn)品和服務的供應商越來越多，產(chǎn)品品種和服務形式也越來越復雜。醫(yī)院應該充分利用人脈、網(wǎng)絡、宣傳媒體等手段為醫(yī)院尋找更多實力雄厚、信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量佳、服務好、價格合理的供應商。
�、卺t(yī)院應該對參與投標、詢價、談判議價的供應商充分調(diào)查，綜合評價后，做出恰當選擇。調(diào)查的結(jié)果應該形成記錄、既方便此項目招標過程中專家的查閱，又可以在日后開展同類項目繼續(xù)使用，減少重復調(diào)查，提高工作效率。
�、坩t(yī)院各類別采購業(yè)務的歸口管理職能部門，要將收集到的潛在供應商資料整理歸檔。供應商檔案包括其資質(zhì)證明、財務狀況證明、與醫(yī)院合作記錄等資料。
④業(yè)務管理職能部門可以綜合運用歷史檔案分析、書面資料分析、現(xiàn)場調(diào)查和觀察、詢問被調(diào)查單位管理層和業(yè)務經(jīng)辦人、詢問其主要客戶等外部相關人員、互聯(lián)網(wǎng)查詢等方法對潛在供應商開展調(diào)查工作，以便獲得對方盡可能詳細的情況，更準確地評估風險。
�、輼I(yè)務管理職能部門人手充足的情況下，應該安排不少于2人對潛在供應商開展調(diào)查。這樣可防止腐bai行為，提高醫(yī)院經(jīng)濟效益。對于重要項目潛在供應商的調(diào)查，更可采取多部門聯(lián)動的方式，成立多部門聯(lián)合調(diào)查組開展調(diào)查。
⑥調(diào)查人員對供應商實施調(diào)查后，應該進行風險評估并形成調(diào)查結(jié)果報告書，提交招標議價專家進行查閱，作為選出項目合作對象的重要依據(jù)。
3.2招標談判
①組建醫(yī)院自主采購管理委員會，統(tǒng)一制定醫(yī)院內(nèi)部的招標管理辦法，堅持依“法”治院。
�、诔浞挚紤]專業(yè)特長，采用由部門推薦與自薦相結(jié)合的`形式，選出院內(nèi)招標談判專家，建立專家?guī)�，并詳細記錄專家�(guī)靸?nèi)專家的就職部門、對醫(yī)院歷史熟識程度、年齡、性別、學歷、學位、職務、職稱、專業(yè)技術(shù)水平等內(nèi)容�？紤]到醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展，專家?guī)斓膶＜覒裱吕洗钆涞脑瓌t。
�、勖鞔_招標談判專家的職責。專家們除了參與評標、詢價、談判議價活動，還應該參與招標文件的編制或者審核。但不等同于同一項目，相同的專家既參與招標文件編制和審閱，也參與評標談判。即實行回避制，編制技術(shù)文件的不應該參加評標。
④認真篩選每個項目的評標談判專家，形成專家組。專家組應為單數(shù)(3/5/7人)，其中一定包括且限于一名在項目主管職能部門就職的專家，一名具有財務背景的專家。初定評審專家后，需要提前通知被選中的專家評標談判時間、地點、內(nèi)容等情況，好讓其做好工作安排，并提醒專家有關避嫌事宜，有親戚、朋友或有利益相關的人員不應該參加任何與招標有關的活動。
�、蓍_標、評標、詢價、談判議價過程要有專職記錄員認真做好記錄。
⑥項目主管職能部門可以派出一名除評標談判專家以外的人員作為采購代表參與開標談判議價過程，在評標前向?qū)＜医榻B項目情況、供應商的調(diào)查情況等，但不參與具體評標談判議價事宜。
⑦強化評標、談判議價小組成員責任意識。評標、談判議價小組成員應樹立為民、為院、為病人服務意識，為醫(yī)院節(jié)約每一分錢，最大限度地保證采購的物品達到最高的性價比，使患者就醫(yī)享受更低費用，杜絕不良行為的發(fā)生。同時可安排職工代表參與開標過程，以增強職工主人翁意識和招標的透明性。
�、囗椖块_標、評標、詢價、談判議價具體時間和地點應該由醫(yī)院集中統(tǒng)一安排。由于涉及的專家分布在醫(yī)院不同部門，為了提高工作效率，項目主管職能部門應定期向醫(yī)院提交開標談判議價申請，由醫(yī)院統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排合理的開標談判時間。
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