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淺析在會計信息化環(huán)境下的公司內(nèi)部控制
摘要：會計信息化隨著信息技術(shù)在經(jīng)濟領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用而誕生。在現(xiàn)代管理中，會計信息化受到越來越多公司的青睞。但是，在會計信息化的過程中，公司的業(yè)務(wù)流程會受到或多或少的影響，從而重組流程，影響了公司的傳統(tǒng)內(nèi)部控制，并導(dǎo)致在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計信息系統(tǒng)原內(nèi)部控制無法適應(yīng)。所以，為了能夠適應(yīng)會計信息系統(tǒng)的變化，必須對公司內(nèi)部控制進行加強和完善。在本文中，筆者首先闡述了會計信息化的概念，然后對會計信息化與公司內(nèi)部控制之間的關(guān)系進行分析，最后提出如何在會計信息化環(huán)境下使公司內(nèi)部控制更加完善的措施。
關(guān)鍵詞：會計信息化;內(nèi)部控制;關(guān)系;措施
一、會計信息化概念
隨著公司經(jīng)營活動的日漸復(fù)雜多樣化，傳統(tǒng)的會計工作模式及單純的核算型電算化已經(jīng)不能滿足公司發(fā)展的需要，會計信息化已成為了會計工作發(fā)展的方向。會計信息化是會計與信息技術(shù)的結(jié)合，是信息社會對公司財務(wù)信息管理提出的一個新要求，是公司會計順應(yīng)信息化浪潮所做出的必要舉措，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持來實現(xiàn)會計業(yè)務(wù)的全面信息化，由信息的生產(chǎn)和應(yīng)用構(gòu)成。會計信息系統(tǒng)具備強大的實時控制功能，從而確保了信息公開和數(shù)據(jù)共享，使財務(wù)人員能夠更及時地為公司的經(jīng)營治理提供科學(xué)的財務(wù)依據(jù)。
二、會計信息化與公司內(nèi)部控制的關(guān)系
(一)從內(nèi)部控制角度看會計信息化的影響公司的會計核算在會計信息化技術(shù)引進后而產(chǎn)生巨大的變化，計算機專家組、會計專業(yè)人員、計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員以及財務(wù)的會計團隊將替代原來的由財務(wù)和會計專業(yè)人員組成的團隊。公司的內(nèi)部控制制度的建立和完善，使會計系統(tǒng)能夠正確、可靠地反映經(jīng)濟活動，財產(chǎn)物資的安全性和完整性也得到了有效保證，與傳統(tǒng)手工會計相比，無論是從控制制度的范圍和控制程序方面來看，內(nèi)部控制制度都呈現(xiàn)廣泛化和復(fù)雜化的趨勢。
準確、及時、全面的會計信息能夠通過完善的會計信息化系統(tǒng)提供給董事會和監(jiān)事會，從而有助于董事會和監(jiān)事會履行職能;在良好的會計信息系統(tǒng)的影響下，小股東可以通過網(wǎng)絡(luò)等方式及時地對公司發(fā)布或披露的各種財務(wù)信息進行了解，以使自己的投資策略及時地得到調(diào)整，這樣不僅使其成本得到了降低，同時還使自己的權(quán)益得到了維護。
會計信息系統(tǒng)化克服了信息的“雜質(zhì)”隨著組織層次的增多而增多，使導(dǎo)致信息傳遞的效率和準確度的缺陷降低。在會計信息化系統(tǒng)中，所有的使用者在同一時間、同一層面上，以網(wǎng)絡(luò)為媒介得到會計信息，使內(nèi)部控制的組織層次大大的減少了。然而，在這種情況下，由于公司生產(chǎn)經(jīng)營對會計信息系統(tǒng)的依賴性會加大，因而，必須更加嚴格地要求會計信息系統(tǒng)下權(quán)限的劃分。
(二)從會計信息化角度看內(nèi)部控制的反作用會計信息化使公司的內(nèi)部控制受到了影響，同時，公司的信息化進程也受到內(nèi)部控制的影響，也就是說，內(nèi)部控制與會計信息化二者的影響是相互的，內(nèi)部控制對公司會計信息化的影響隨著會計信息化階段的不同而不同，主要有以下幾方面：第一，在會計信息推廣階段，公司的原有內(nèi)部控制對會計信息化產(chǎn)生的影響。
第二，在會計信息系統(tǒng)運行的穩(wěn)定階段，內(nèi)部控制對系統(tǒng)穩(wěn)定性產(chǎn)生的影響。
三、會計信息化環(huán)境下完善內(nèi)部控制的對策
(一)使控制環(huán)境得到優(yōu)化1.加強公司人員控制。公司內(nèi)控政策的制定者是人，內(nèi)控的執(zhí)行者是人，內(nèi)控的對象也是人。所以，為使各個內(nèi)控點的措施到位，公司應(yīng)首先注重影響“人”的軟環(huán)境建設(shè)。在選用人員上除考慮是否具備完成指定工作的知識和技能外，還應(yīng)建立道德行為規(guī)范，使誠信和道德價值觀念在公司上下進行溝通與落實;另一方面，建立激勵制度，將員工的績效考核與公司相掛鉤，采取股權(quán)激勵、分紅等多種措施，使員工利益與公司整體利益相一致，利用良好的企業(yè)文化可以對公司員工形成一種無形的約束力，減少或避免組織結(jié)構(gòu)“扁平化”下屬部門為追求小團體利益而犧牲公司整體利益行為的發(fā)生。
2.加強內(nèi)部控制制度。圍繞內(nèi)部控制目標，結(jié)合公司會計信息化內(nèi)部控制的特點，構(gòu)建一套適應(yīng)會計信息化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度，將不相容職責(zé)分離;系統(tǒng)設(shè)計、軟件開發(fā)等技術(shù)人員與實際業(yè)務(wù)操作人員分離;禁止同一人同時掌管操作系統(tǒng)口令和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)口令等。此外，在業(yè)務(wù)分工時，一項業(yè)務(wù)的全過程不能由一個部門或一個人來完成，通過部門之間的相互制約，從而促使其發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。
3.完善公司內(nèi)部控制環(huán)境。建立中立的組織結(jié)構(gòu)，解決由矩陣型組織帶來的權(quán)責(zé)不清、多頭領(lǐng)導(dǎo)等方面的問題�？缭焦δ艿膱F隊中的人員來自各相關(guān)功能部門，這一點與矩陣式組織相似，然而，完整的指揮成員的權(quán)利是跨越功能團體的領(lǐng)導(dǎo)所具有的，這是與矩陣型組織不具備的。跨越功能組織是一種隨任務(wù)的產(chǎn)生而形成、隨任務(wù)的完成而解散的組織形式，也就是說，這種組織形式具有很大的彈性，使專業(yè)分工帶來的僵化和協(xié)調(diào)問題等得到了避免，并能使組織成員的成就感和責(zé)任心得到了有效的激發(fā)。
(二)使公司的風(fēng)險管理機制得到完善會計信息化意味著財務(wù)部門與其他相關(guān)部門，公司與外部，如供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等通過實時互聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息高度共享，網(wǎng)絡(luò)的開放性把公司暴露于各種風(fēng)險之中，公司除了要建立傳統(tǒng)的風(fēng)險管理機制之外，還要結(jié)合信息化的特點，建立基于信息化的風(fēng)險管理機制。
第一，系統(tǒng)操作控制，明確規(guī)定各用戶的安全級別，定義具體訪問對象，每個人員只能按照授予的權(quán)限對系統(tǒng)進行操作。
第二，系統(tǒng)維護控制，必須定期對系統(tǒng)軟硬件進行檢查、維護和升級，對出現(xiàn)的問題進行記錄，以確保系統(tǒng)的安全。
第三，信息化會計檔案管理的控制，對系統(tǒng)產(chǎn)生的各種賬簿、報表、憑證進行打印保存和備份，定期對會計檔案進行檢查和備份。
(三)使控制活動和信息溝通系統(tǒng)得到良好建立第一，隨著計算機在會計工作中的普遍應(yīng)用，管理部門對由計算機產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)、報表等會計信息的依賴越來越大，這些會計信息的產(chǎn)生只有在嚴格的控制下，才能保證其可靠性和準確性。會計與審計人員在建立會計信息化條件下的內(nèi)部控制制度時，應(yīng)充分考慮技術(shù)的能力，打破傳統(tǒng)上獨立的、反映的和檢查性的模式，而具備實時的控制思想即利用信息技術(shù)將控制嵌入到會計信息系統(tǒng)中，在更廣泛的環(huán)境中來看待企業(yè)內(nèi)部控制，針對關(guān)鍵控制點制定相應(yīng)的控制手段，強調(diào)預(yù)防、業(yè)務(wù)操作和對規(guī)章制度的遵守情況，從傳統(tǒng)的發(fā)現(xiàn)問題、事后補救的做法，發(fā)展為做到事前預(yù)防和事中控制。
第二，優(yōu)化內(nèi)部控制系統(tǒng)，建立良好的信息溝通機制，根據(jù)控制點要求制定控制措施，提供全面、及時、正確的信息，并在有關(guān)部門和人員之間建立溝通，根據(jù)系統(tǒng)需求收集上報處理信息，并及時取得和交換在執(zhí)行、管理和控制公司經(jīng)營過程中所需的信息。
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