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如何在信息化環(huán)境下加強企業(yè)的會計管理
摘 要:日新月異的信息技術(shù)不斷改變著社會的各個層面,尤其是對企業(yè)的管理和經(jīng)營效益的提高更是有著深刻的影響。當(dāng)前信息化條件下,會計管理效率大幅提升的同時,不可否認(rèn),會計管理也面臨更大的風(fēng)險挑戰(zhàn)。本論文首先論述了現(xiàn)階段信息化環(huán)境下企業(yè)會計管理面臨的主要問題,然后從制定適合企業(yè)實際的內(nèi)部控制制度以加強會計管理、充分發(fā)揮內(nèi)部審計的作用、加強信息化環(huán)境下會計檔案的管理和完善信息化環(huán)境下會計委派制建設(shè)等方面提出相應(yīng)政策建議。關(guān)鍵詞:會計管理;內(nèi)部控制;信息化
信息化會計管理是指應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),以現(xiàn)代企業(yè)管理、會計管理、信息管理等相關(guān)理論為依據(jù),以會計管理信息、流程、知識和能力為內(nèi)容,充分開發(fā)和利用會計信息資源,最終實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的會計管理過程。當(dāng)前信息化條件下,會計管理效率大幅提升的同時,不可否認(rèn),會計管理也面臨更大的風(fēng)險挑戰(zhàn)。
一、信息化環(huán)境下企業(yè)會計管理面臨的主要問題分析
(一)網(wǎng)絡(luò)普及應(yīng)用帶來會計管理的風(fēng)險
信息化最大的促動力在于網(wǎng)絡(luò)迅猛普及發(fā)展,滲透于社會、企業(yè)的方方面面。在企業(yè)內(nèi)的業(yè)務(wù)逐漸集成到系統(tǒng)的過程中,網(wǎng)絡(luò)在企業(yè)內(nèi)也開始大量地應(yīng)用。不僅是各個部門,網(wǎng)絡(luò)也把異地的分支機構(gòu)也連接起來。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有開放性的特點,在這個環(huán)境中,一切信息在理論上都是可以被訪問到的。網(wǎng)絡(luò)下的會計信息系統(tǒng)很有可能遭受非法訪問或者病毒的侵?jǐn)_,而且內(nèi)部人的非法訪問成功的幾率還很高,一旦發(fā)生將造成巨大的損失。
同時,電子商務(wù)也改變了傳統(tǒng)會計管理的性質(zhì)。網(wǎng)上支付、網(wǎng)上銀行等結(jié)算方式的興起,更加大了資金流控制的難度。由于網(wǎng)上開展的一系列商務(wù)活動無法像傳統(tǒng)的結(jié)算方式一樣得到有形的記錄痕跡,同時由于信息處理的協(xié)同與集成,使得對信息流的管理變得復(fù)雜繁瑣,控制起來也變得異常困難。面對新的局面和新的信息化環(huán)境,傳統(tǒng)的會計管理模式改革勢在必行,新的會計管理方式與時俱進(jìn)顯得尤為必要。
(二)業(yè)務(wù)流程的改變帶來的風(fēng)險
首先,信息化的發(fā)展就像最初會計電算化所帶來的影響一樣,和原有的手工賬務(wù)處理差異很大,會計人員不能馬上適應(yīng)新的操作方式,由此帶來一系列的不確定因素造成了風(fēng)險。其次,業(yè)務(wù)流程的變化,企業(yè)的管理架構(gòu)趨向扁平化,內(nèi)部控制由程序執(zhí)行,自動化程度得到提高,業(yè)務(wù)人員大大減少,給個人身兼多職帶來可能,因而導(dǎo)致控制風(fēng)險。再次,流程化管理進(jìn)一步密切了部門與部門之間的聯(lián)系,跨職能部門的流程管理使得某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題直接影響其他流程的運作。過去職能化的管理也許還有繞過某些環(huán)節(jié)變通的方法,而集成系統(tǒng)就必須經(jīng)過每個流程。在這種情況下,任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯,將直接影響到后續(xù)流程的實施。最后,由于集成系統(tǒng)采用的是單一數(shù)據(jù)庫,所有的數(shù)據(jù)采取一次性單點輸入,如某產(chǎn)品入庫的具體數(shù)量若只有倉庫確認(rèn),如果有差錯,將直接影響銷售、生產(chǎn)、財務(wù)等部門統(tǒng)計。
(三)信息化為會計管理中的內(nèi)部控制帶來的新問題
信息化的實施給企業(yè)帶來了新的風(fēng)險發(fā)現(xiàn)、風(fēng)險分析和風(fēng)險評估的理念和方法,使企業(yè)可以及時準(zhǔn)確地分析、辨認(rèn)企業(yè)在實現(xiàn)既定目標(biāo)過程中可能發(fā)生的風(fēng)險并適時地加以處理。把信息化環(huán)境下信息技術(shù)與業(yè)務(wù)活動有機結(jié)合起來作為風(fēng)險防范的工具,將能大大減少錯弊的發(fā)生,保證企業(yè)業(yè)務(wù)活動的正常進(jìn)行。同時,我們又應(yīng)該看到,信息化也給企業(yè)帶來了新的風(fēng)險,例如計算機系統(tǒng)的復(fù)雜性增加了企業(yè)潛在的應(yīng)用風(fēng)險,電子數(shù)據(jù)可以被方便地改寫和刪除、數(shù)據(jù)處理過程無法直觀觀測等都增加了數(shù)據(jù)安全風(fēng)險。
同時,信息化的實施增強了控制手段的靈活性、多樣性和高效性,加強了內(nèi)部控制體系的預(yù)防、檢查和糾正功能。信息化的應(yīng)用,可以使企業(yè)擺脫人員和資源對內(nèi)部控制體系有效性的限制并在企業(yè)內(nèi)部形成新的控制理念:內(nèi)控體系不再僅僅依賴過多的檢查、審批、核準(zhǔn)人員或復(fù)雜的控制程序,而是依靠信息技術(shù)對其進(jìn)行合理設(shè)計,經(jīng)濟(jì)、高效地達(dá)到控制目標(biāo)。同時,信息技術(shù)的運用也增加了企業(yè)內(nèi)部控制的難度與復(fù)雜性,使會計管理面臨無法回避的挑戰(zhàn)。
二、信息化環(huán)境下加強企業(yè)會計管理的建議
傳統(tǒng)會計理論體系雖然完備,但在信息化發(fā)展日益重要的企業(yè)管理領(lǐng)域,有些理論明顯跟不上發(fā)展的腳步,甚至被淘汰,繼續(xù)沿用可能對信息化會計管理工作的效果不能起到應(yīng)有的作用。為此,必須在繼承優(yōu)秀傳統(tǒng)理論的基礎(chǔ)上根據(jù)時代性的特征,總結(jié)過去的缺陷,探討信息化環(huán)境下用于指導(dǎo)和支撐會計管理體系發(fā)展的新思路。
(一)制定適合企業(yè)實際的內(nèi)部控制制度以加強會計管理
企業(yè)應(yīng)根據(jù)《會計法》和2006年頒布實施的《企業(yè)會計準(zhǔn)則》,以及2008年6月28日,財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》,結(jié)合企業(yè)自身情況,制定適合本企業(yè)的內(nèi)部控制制度,以抵御在會計管理過程中所產(chǎn)生的內(nèi)部控制風(fēng)險。具體說來,涉及一下幾方面:
1、企業(yè)應(yīng)實行嚴(yán)格的職責(zé)劃分和授權(quán)控制,使各部門、各崗位、員工明確自己的職責(zé)。同時,企業(yè)還應(yīng)明確規(guī)定實物接觸和保護(hù)制度、內(nèi)部稽核制度。
2、制定各種作業(yè)程序、管理辦法和工作目標(biāo),并訂立明確的控制標(biāo)準(zhǔn),定期進(jìn)行考核,以便員工按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)正確處理各項業(yè)務(wù),實現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)。
3、做好會計基礎(chǔ)工作,完善企業(yè)的會計信息系統(tǒng),企業(yè)的財務(wù)和會計制度,明確賬務(wù)處理的權(quán)限,特別是在實行電算化條件下,應(yīng)加強職責(zé)劃分,并加強對有關(guān)數(shù)據(jù)文件的保護(hù)。
(二)充分發(fā)揮內(nèi)部審計的作用
內(nèi)部審計是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的評價監(jiān)督部門,同時也是內(nèi)部控制系統(tǒng)中一個特殊的構(gòu)成要素,是對內(nèi)部控制的再控制。企業(yè)內(nèi)部審計部門要加強企業(yè)內(nèi)部控制審計,評價內(nèi)部控制制度是否完善和企業(yè)內(nèi)各組織機構(gòu)執(zhí)行內(nèi)部控制的有效性,并向企業(yè)最高管理部門提出報告,協(xié)助企業(yè)最高管理者監(jiān)督內(nèi)部控制政策和程序的有效性,來促成好的控制環(huán)境的建立,并為改進(jìn)內(nèi)部控制提供建設(shè)性意見,從而有效防止內(nèi)部控制失控,促進(jìn)企業(yè)控制目標(biāo)的實現(xiàn)。
同時,信息化環(huán)境下要加強主要負(fù)責(zé)人經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計。由于經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計具有特殊性,其審計評價恰當(dāng)準(zhǔn)確、客觀與否,直接關(guān)系到審計結(jié)果報告的質(zhì)量,也關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境的建設(shè),企業(yè)會計管理有效性的實施。審計人員必須從審計角度,借助于信息化技術(shù),以數(shù)字和事實為依據(jù),客觀公正、實事求是地評價主要負(fù)責(zé)人經(jīng)濟(jì)責(zé)任,把握好經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計評價的尺度。正確處理好界定經(jīng)濟(jì)責(zé)任,統(tǒng)一評價標(biāo)準(zhǔn),核實單位家底,劃分遺留的潛虧掛帳等問題的基礎(chǔ)上,深化被審計人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計,加強內(nèi)部控制。
(三)加強信息化環(huán)境下會計檔案的管理
會計檔案作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)交易的載體,信息化環(huán)境下,給會計檔案的管理帶來了巨大沖擊。因此,加強會計檔案管理,直接關(guān)系到會計管理的整體成效。應(yīng)從以下幾方面入手:
1、建立信息化環(huán)境下電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會計檔案保管;會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出,并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。
2、建立信息化會計檔案的保管制度。根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn),建立信息化會計檔案保管制度。選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤與儲存盤分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進(jìn)行編號,標(biāo)明時間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。
3、建立信息化檔案定期備份制度。數(shù)據(jù)會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì),并設(shè)立備查登記簿,提供備份時間、數(shù)量保管方式等備份細(xì)節(jié)信息;同時由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對這些會計電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會計信息損壞。
4、建立信息化軟件內(nèi)的會計檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對信息化會計檔案的各項內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù),可較大范圍共享;涉及單位機密的數(shù)據(jù),僅供一定需要的人員使用;而設(shè)計原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等,則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置,保證電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。
(四)完善信息化環(huán)境下會計委派制建設(shè)
會計委派制不僅是傳統(tǒng)會計管理下的一種手段,在信息化環(huán)境下,會計委派制更應(yīng)發(fā)揮特有的作用。當(dāng)前,財務(wù)負(fù)責(zé)人對企業(yè)的延伸監(jiān)管不全面�，F(xiàn)行財務(wù)負(fù)責(zé)人制度對國有資產(chǎn)經(jīng)營公司和授權(quán)經(jīng)營的企業(yè)集團(tuán)財務(wù)總監(jiān)的監(jiān)管范圍,主要定位在“一級”企業(yè)層面上,對有產(chǎn)權(quán)關(guān)系的“二級”、“三級”企業(yè),即控股、參股企業(yè)的延伸監(jiān)管尚無具體規(guī)定。一些由產(chǎn)權(quán)代表或董事會確定的委派財務(wù)負(fù)責(zé)人,在確定其權(quán)責(zé)范圍時中常常出現(xiàn)偏差。信息化環(huán)境下,有利于委派下的財務(wù)負(fù)責(zé)人將觸角延伸到企業(yè)的各個層面。當(dāng)然,這對會計委派人提出了更高的要求,有賴于會計委派人員素質(zhì)的提高。
財務(wù)委派負(fù)責(zé)人應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的要求努力提高自身素質(zhì)。財務(wù)負(fù)責(zé)人在企業(yè)中的角色越來越重要,當(dāng)好一名財務(wù)負(fù)責(zé)人,要具備一些特定的素質(zhì),以滿足這一職位的要求。包括要具備相關(guān)的專業(yè)知識,同時現(xiàn)代企業(yè)越來越注重財務(wù)負(fù)責(zé)人的創(chuàng)造力、想象力和總體思維能力。歷史賦予了財務(wù)負(fù)責(zé)人新的使命,也對財務(wù)負(fù)責(zé)人提出了更高的要求。首先,財務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)具有堅定正確的理想和信念,有維護(hù)資產(chǎn)安全、確保資產(chǎn)保值增值的事業(yè)心和責(zé)任心,善于學(xué)習(xí),敢于負(fù)責(zé),忠于職守,遵紀(jì)守法,保持敏銳的觸角,捍衛(wèi)所有者權(quán)益。其次,擔(dān)任財務(wù)負(fù)責(zé)人的人員應(yīng)具有扎實的企業(yè)財務(wù)知識和現(xiàn)代企業(yè)管理基礎(chǔ)知識,熟悉經(jīng)濟(jì)、財務(wù)等方面的法律法規(guī),具有較強的業(yè)務(wù)能力和豐富的實務(wù)操作能力,熟悉審計規(guī)范和技巧。同時,會計委派人員還需要系統(tǒng)掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、會計電算化等信息化技術(shù),以更好開展會計管理工作。最后,擔(dān)任財務(wù)負(fù)責(zé)人的人員應(yīng)具有較強的協(xié)調(diào)能力,善于應(yīng)變,特別是在當(dāng)前信息化環(huán)境下,如何獲取信息,如何進(jìn)行溝通等。這樣才能使財務(wù)負(fù)責(zé)人的監(jiān)管作用真正實現(xiàn)。
(五)加強對信息化環(huán)境下信息系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)的控制
應(yīng)當(dāng)加強對計算機系統(tǒng)的控制,建立健全會計信息化操作管理制度,并監(jiān)督會計部門實行,以保證會計軟件的正常、安全運行,免遭外界干擾破壞。應(yīng)建立嚴(yán)格的系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、設(shè)定數(shù)據(jù)輸入與輸出權(quán)限、批準(zhǔn)、復(fù)核、文件備份、儲存與保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的控制。同時,設(shè)置專門的系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)進(jìn)行日常的維護(hù)與管理。定期、不定期對硬件和軟件的運行情況進(jìn)行檢查,并對系統(tǒng)軟件及殺毒軟件及時進(jìn)行升級,使會計管理系統(tǒng)處于最佳狀態(tài)。
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