醫院基建工程檔案的建設和利用

醫院基建工程檔案的建設和利用

【摘要】目的 基建工程檔案是高�；�本建設管理中一項重要的管理內容，隨著高�；�本建設規模的不斷擴大和因改善辦學條件而出現的舊房改造翻新，對基建工程檔案管理的要求日益提高。文章闡述了基建工程檔案的特點和組成的內容，分析了基建工程檔案在高校發展和基建管理中的重要作用；指出了基建工程檔案建設的要求和重復利用的方法。
【關鍵詞】高校 基建工程檔案 基建管理
        基建工程檔案也稱工程建設檔案，是指在基建管理和基建工程項目活動過程中直接形成的、有保存和利用價值的竣工圖紙、文字記錄、工程價款結算書、審計結論以及后期使用過程中的維修、翻修改造等有關經濟技術資料。它是工程建設及竣工驗收、交付使用的必備條件，也是對工程進行管理、改建、擴建、修繕的重要資料。隨著醫院基建工程的迅速發展，基礎設施建設不斷完善，基建工程檔案作為一個獨立的檔案管理門類，也越來越受到醫院檔案管理部門的重視，搞好基建工程檔案建設，提高檔案的實用價值顯得非常重要。
        1    醫院基建工程檔案特點
        醫院基建工程檔案是在工程項目建設過程中累積成套的資料。工程項目的檔案材料是有機聯系的整體，圍繞一個工程項目的基本建設活動形成了一個互相之間密切聯系的基建檔案背景�；�建工程檔案伴隨著工程的實施過程按一定的內在規律產生，并被傳送到相關的部門和資料的需要者，形成工程項目實施中的檔案資料。工程檔案資料除具有一般信息共性特征--價值性、滯后性、共享性外，還具有工程技術個性特征，它具有原始數據來源的分散性，加工處理的多樣性和其時間、空間的差異性，以及基建工程檔案要求的事實性、專業性和重復使用性［1］。
        基建工程檔案和其它科技檔案一樣具有兩個屬性，一是具有使用價值，二是其本身就是一種科技信息。利用基建工程檔案可以提高辦事效率，節省人力、物力、財力，縮短設計、施工、結算周期；同時為醫院的基建提供有價值的信息，為領導的決策提供有力的依據。只有充分了解和認識醫院基建工程檔案的價值，才有可能從實際出發，進行具體分析，發現其使用價值，充分發揮基建工程檔案的社會效益和經濟效益，更好地為醫院教育和科研服務。
        2    醫院基建工程檔案的構成
        醫院基建工程檔案構成內容可分為工程準備階段檔案、工程設計檔案、工程施工檔案、工程竣工結算經濟檔案和工程后期使用過程中的維修改造檔案五大部分組成［2］。根據基建檔案形成的特點，為了保證檔案的完整性、可靠性和系統性，應實行檔案工作與工程建設同步收集管理的原則。①工程準備階段檔案包括項目建議書，可行性研究報告，批準的立項報告，土地征用、拆遷補償文件，批準的醫院規劃圖，有關部門測繪的地形圖、用地紅線圖，以及開工前必須的各種文件，如規劃許可證、施工許可證等。②工程設計檔案包括委托設計合同，地質勘探資料，施工圖紙，圖紙會審記錄，設計修改通知、竣工圖紙等。③工程施工檔案包括開工報告，施工組織設計，技術交底，隱蔽工程驗收記錄，混凝土工程施工記錄，主體結構驗收記錄，鋼筋、混凝土、砂漿及各種材料檢驗報告，工程竣工驗收報告和工程質量評定報告等。④工程竣工結算經濟檔案包括招標文件，中標通知書，投標文件(或工程概、預算書)，竣工結算審核書，工程量計算書，審計報告和審計工作底稿等。⑤工程后期維修、裝修、改造檔案包括改造翻修圖紙或文字敘述的簡單維修、裝修內容，招投標文件，工程結算審核書，工程量計算書，審計報告和審計工作底稿等。
        3   醫院基建工程檔案的作用
        要搞好醫院基建工程檔案的建設，首先要全面、深入地認識醫院基建工程檔案的作用，建檔的目的是為醫院的建設和發展服務，檔案離開了“作用”其價值就無從體現。
        3.1 對同類工程設計具有重復利用和參考價值 醫院基建工程檔案是從過去建院過程中形成的各種文件、憑證、函件、圖紙、工程預算、竣工結算和各項記錄等技術資料轉化而來，它客觀地記載了當時的歷史情況，反映醫院基本建設的完整過程。尤其是工程設計檔案的最大特點是可以重復利用，這是基建工程檔案通用性強的特征決定的，例如一些醫技樓，
        病房樓、門診樓和道路等都可以略加修改重復使用或借鑒以往的施工圖。基建工程設計檔案一般已經過了施工考驗，承受了實踐的檢驗。重復利用或參考這些圖紙和資料，不僅可以加快速度，還可以提高設計質量減少設計成本［3］。
        3.2 對日常維修具有參考借鑒和利用價值 高�；�建工程檔案對日常維修中的實用價值在于檔案利用，檔案利用工作是檔案工作中最富有活力的一個環節。每年年初醫院對修、購專項資金投資估算和立項申報，維修工程招標時的工程量清單編制及竣工價款的結算等均需利用基建工程檔案，基建工程檔案的利用價值得到了充分體現。利用工程竣工結算檔案中的工程結算書中相關工程項目造價加以調整，就是一份準確的投資估算；利用設計檔案的竣工圖紙對維修內容和要求進行詳細說明，就是一套完整的維修施工圖紙；利用工程竣工結算經濟檔案中的工程量計算書和審計工作底稿，維修工程價款結算可以做到快速準確。地下管網的改造、維修和新建工程地基開挖，更離不開基礎設施工程檔案，學�；�礎設施的維護與管理需要基建檔案提供詳細信息。
        4   醫院基建工程檔案的建設
        醫院基建工程檔案具有歷史憑證作用、重復利用作用和日常維修作用，必須搞好基建工程檔案的建設，要把基建工程檔案的收集、管理和整理擺到重要的工作El程上，需要做好以下幾個方面的工作。       4.1 提高人員素質，增強檔案意識 要增強檔案意識，改變“在檔案收集時你送我要，在檔案利用上你查我調”的狀態，檔案人員不能僅僅是檔案材料的保管員，而應是檔案的形成者、管理者，要具有一定的檔案管理知識、較強的立卷意識、管理和利用意識并逐步將這些意識形成習慣。要加強基建工程檔案管理人員的素質訓練，選拔有事業心和責任感、具有一定專業知識的人員擔任檔案管理工作，同時考慮到基建工程檔案的特殊性，要從基建管理和檔案管理兩方面進行培訓，不斷提高檔案管理人員的業務水平。
        4.2 完善管理機制，健全崗位責任制 在重視基建工程進度、質量、造價等環節的同時，要建立和完善基建檔案管理的有效機制。由于醫院基建工程檔案冗繁的特征，它的內容多、種類雜、收集時間長，故必須建立崗位責任制，責任到人，分工合作，獎勵先進，鞭策落后，這是一項難度較大的管理工作，它需要多方配合方能落到實處。施工單位應做好收集和提供原始憑證工作，包括開工、竣工報告，施工組織設計，技術交底，隱蔽工程驗收記錄，圖紙會審紀錄，設計修改通知、定位放線測量記錄，材料出廠合格證，材料質量鑒定書，混凝土工程施工記錄，主體結構驗收記錄，鋼筋、混凝土、砂漿及各種材料檢驗報告，工程竣工驗收報告和工程質量評定報告等。監理單位應收集在監理活動中形成的具有價值的文件，如開工令、停工令、返工令、竣工令、工程大事件、工程質量檢查記錄、檢查報告、工程質量等級評定材料，包括分項工程、分部工程、單位工程質量等級評定、基礎處理基礎工程施工記錄、現場監理例會記錄、監理月報、監理指令，沉降觀察記錄各種驗收文件等�；�建部門應收集作為基建職能部門在進行建設過程中與有關部門之間產生的相關工程建設的文件、函件，如設計文件、招投標文件，政府有關職能部門批文等。審計部門應收集在審計過程中對施工單位所提供的審計資料的真實性、完整性、可靠性的確認資料，市場材料價格確認資料、收集工程量計算書、結算過程的初審意見、核對后意見，終審意見及完整的結算審計報告及審計底稿等。醫院基建工程管理部門要明確將檔案工作納入基建各科室的工作職責范圍，對于施工過程的經濟技術資料不能一味依賴施工單位收集提供，形成人人關心檔案，自覺收集、保管、愛護檔案的習慣。
        4.3 加大硬件投入。建立電子檔案 要加大硬件投入，引進現代化管理技術，為檔案管理現代化、電子化提供物質基礎。計算機的運用極大地方便檔案的整理、檢索等工作。隨著檔案電子化的發展，基建檔案管理工作面臨的一個主要問題就是將工程圖紙電子化。可要求設計單位提供電子版竣工圖紙，把設計變更完整地在圖紙上進行反映，對以前大量的有保存價值的圖紙檔案，可通過掃描轉化為電子檔案，如有條件可進一步對文件進行矢量化，以便于直接利用［4］。對于工程竣工結算等資料必須做到電子存檔。
        4.4 規范建檔程序。密切協作關系 在每項工程開工前，檔案管理人員都要做好資料收集的前期準備工作，要保證資料收集與工程建設同步進行，在工程建設前期，檔案人員要及時了解工程的總體安排，對需要收集的資料做到心中有數；在施工過程中，基建檔案人員要深入施工現場。要加強對基建管理單位檔案工作的指導、督察，并定期對檔案進行階段性清查清欠，對沒有及時歸檔的部分，要列出清單及時索取，借用檔案的要及時督促歸檔，以防因借用人對檔案保管不善而造成丟失損壞。
        4.5 科學分類。系統立卷 立檔工作是檔案工作的重要一環，立檔說明是人們查閱檔案資料的指南。由于工程規模大小不一、復雜程度不同，產生的檔案數量也不一樣，隨之而來的案卷確立也不盡一致。因此分類不能憑主觀想象，而應考慮項目特點及其內在聯系，要依照有關規定和要求進行案卷整理，合理劃分，并按重要程度和工作程序依次排列，方便管理，方便查閱。
        4.6 重視維修改建資料歸檔，不斷完善基建檔案 工程投入使用后，由于各種原因，建筑物的改造、裝修時有發生，如門窗拆換、隔墻拆除或新砌，弱電系統增加，強電部分改造等，這些有的有圖紙，有的用文字敘述，對于這些都應進行有關資料的整理，該補圖的補圖，該拍照的拍照，該寫備忘錄的就寫備忘錄，連同維修、改建工程結算資料一起納入變更檔案管理，使學校的基建工程檔案不斷的充實完善，有利于今后查閱和重復利用。
        5   結束語
        基建工程檔案是醫院的寶貴財富，是醫院基本建設的歷史記錄，反映了醫院基礎設施和固定資產的整體水平，隨著醫院規模的擴大、辦院條件的改善，醫院的基本建設檔案會大量產生，隨之而來的維修工程也會大量增加，檔案的開發利用價值會不斷顯現，醫院基建工程檔案的管理是醫院基建管理的基礎，在醫院基本建設中起著不容忽視的作用，只有加強其建設，認識其重要性，才能更好的發揮它的作用。 
參 考 文 獻
［1]王傳宇.科學技術檔案管理學［M］.北京:檔案出版社,1986:28
［2]朱曉青.醫院基建檔案的收集和利用問題的探討[J].溫州大學學報,2002,18，(2):95-96．
［3]徐條珍.試論醫院基本建設檔案的價值功能[J].蘇州大學學報(工科版)，2002,12，(6)：177-178．
［4]李芳.論電子文件的歸檔管理[J].河南社會科學,2004,18,(5)：149-50．

【醫院基建工程檔案的建設和利用】相關文章：

淺談加強電子檔案的管理,做好電子檔案的利用01-16

淺論電力企業檔案開發與利用02-25

三甲醫院醫療檔案信息化建設初探12-31

電力企業科技檔案管理及利用11-22

基建工程項目中檔案資料的管理與監控11-23

民營醫院的醫院文化建設11-20

淺談醫院品牌的建設11-14

探析基建工程項目中檔案資料的管理與監控02-27

淺析教學資源的有效開發和利用03-27