淺談公立醫(yī)院檔案管理和利用

淺談公立醫(yī)院檔案管理和利用

　　[摘 要]檔案管理和利用是公立醫(yī)院管理工作的重要組成部分，其管理目標是更好的服務于醫(yī)療中心工作，助推醫(yī)院提升管理水平和“治病救人”的能力。但公立醫(yī)院在醫(yī)改新形式下的檔案管理存在一些問題，文章對此分析并提出建設性思路。

　　[關鍵詞]公立醫(yī)院;檔案管理;利用;醫(yī)改

　　公立醫(yī)院是以醫(yī)療服務為中心的公益型事業(yè)單位，核心是“治病救人”。醫(yī)改中，公立醫(yī)院改革是一項難點和重點工作，改革的最終目的是實現(xiàn)更好的管理醫(yī)院，更好的救治病人，滿足人民群眾就診需求。為此，應調(diào)動和利用醫(yī)院檔案管理在內(nèi)的一切積極因素來實現(xiàn)這一目標。在醫(yī)改新形勢下，公立醫(yī)院檔案管理工作如何加強和發(fā)展，才能更好的服務醫(yī)療業(yè)務，助推醫(yī)院提升管理水平和“治病救人”能力，是一個值得思考和探索的課題。

　　一、公立醫(yī)院檔案管理存在的問題

　　(1)重要性認識不足，檔案意識不強，檔案收集不完整

　　對檔案重要性認識不足，認為與醫(yī)療中心工作相比微不足道，可有可無，涉及到相應工作時不主動、不積極、不用心。檔案意識淡薄，認識不到檔案是一種信息資源，是一筆不可再生的財富，對檔案敏感度不夠，造成該收集的檔案不收集，該完善的檔案不完善，該歸檔的檔案不及時。

　　(2)管理制度不健全，監(jiān)督獎懲不到位，利用率不高

　　管理制度不健全，特別是歸檔范疇、種類、要求不清不細，無具體的細化標準，使歸檔出現(xiàn)不應有的遺漏和空白。在執(zhí)行歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀等系列管理制度時，沒有建立起良好的監(jiān)督檢查和獎懲機制，造成檔案管理各環(huán)節(jié)中有不規(guī)范、不嚴密、隨意性和出差錯的現(xiàn)象。

　　(3)人員配備不合理，經(jīng)費投入無保障，硬件條件不達標

　　很多醫(yī)院都沒有專職管理人員，多為兼職，造成管理人員精力不夠，責任心不強。特別是檔案管理專業(yè)出身的人員更是鳳毛麟角，人才缺乏導致管理技能不高，不能支撐和滿足醫(yī)院檔案管理水平的提升和檔案管理發(fā)展的需求。同時由于認識不到位，必要的經(jīng)費投入無保障，造成硬件不達標，不能滿足檔案保管的“八防“要求，為檔案管理埋下嚴重的隱患。

　　二、加強公立醫(yī)院檔案管理要抓好的重點工作

　　(1)加強宣傳，講清作用，形成領導重視、職工參與的強大工作合力

　　高水平的檔案管理，是需“全民”參與的一項系統(tǒng)工作，領導重視與否是抓好公立醫(yī)院檔案管理的關鍵，領導知道檔案管理在醫(yī)院建設和發(fā)展中的重要意義，讓職工知道透檔案在科研、教學、業(yè)務技能提升等個人發(fā)展上的積極作用，只要主要領導重視，就會在人員配備、經(jīng)費投入、軟硬件建設等方面形成良好的寬松環(huán)境，各部門收集檔案的人員積極參與，就會形成強大的工作合力。

　　(2)加強建設，保障投入，形成人員配備合理、硬件條件達標的堅實工作基礎

　　要重視檔案管理的軟硬件建設，檔案人才建設是抓好檔案管理的核心，達標的硬件條件是抓好檔案管理的基礎，科學的信息化手段是現(xiàn)代檔案管理必須借助的先進工具。這些都需要醫(yī)院認同并保障投入，把經(jīng)費拿人醫(yī)院預算，檔案人才培養(yǎng)納入醫(yī)院人才建設規(guī)劃，檔案信息化納入醫(yī)院整體建設方案，為建設醫(yī)院高水平的檔案管理打下堅實的軟硬件工作基礎。

　　(3)完善制度，狠抓落實，形成職責分工明確、各環(huán)節(jié)運行流暢的高效工作機制

　　要根據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)，結合各自實際，完善檔案歸檔范圍、種類、要求、保管、借閱、移交、保密、銷毀等規(guī)章制度，制定檔案綜合管理辦法，明確職責分工、監(jiān)督到位、斗硬獎懲，讓相關人員清楚怎樣工作，減少檔案管理隨意性，保證檔案管理各環(huán)節(jié)工作高效流暢的運行。同時醫(yī)院自身檔案管理有其局限性，需加強與上級檔案管理部門的溝通和聯(lián)系，定期和不定期的邀請上級部門專家指導、幫助，對檔案管理有關最新動態(tài)、發(fā)展方向、人員技能提升等都有積極作用，是提高檔案水平的有力手段和有效措施。

　　三、注重以下幾方面的檔案價值利用，助推醫(yī)院提升管理水平和治病救人的能力

　　(1)利用好醫(yī)療、人事檔案，助推醫(yī)療業(yè)務和人才建設水平的提升

　　要注重利用好病歷、影像等醫(yī)療檔案，讓其在科研、教學、學術、治療、新技術新項目引進等方面發(fā)揮積極作用，體現(xiàn)應有價值，以此助推醫(yī)院整體醫(yī)療技術能力和水平的提升;利用好人事檔案，善于從人事檔案結合實際找準醫(yī)院人才隊伍的優(yōu)與劣、長處與短板，有的放矢以發(fā)展的眼光做好人才規(guī)劃，提升醫(yī)院人才規(guī)劃和人才隊伍建設的水平。

　　(2)利用好基建、設備檔案，助力醫(yī)院基本建設、設備采購的科學規(guī)劃和合理維修的高效實施

　　要注重基建、設備檔案的完善和利用，要明確所有基建、設備資料必須收集完整并歸檔，特別是基建中的設計圖、施工圖、各種“管線”圖，設備中的說明書、廠商聯(lián)系方式、各種維修保養(yǎng)資料等。樹立基建、設備檔案對基建、設備維修保養(yǎng)非常重要的理念，注重其檔案在維修保養(yǎng)以及醫(yī)院基建規(guī)劃、設備采購計劃中的價值和利用。

　　(3)利用好財經(jīng)檔案，以數(shù)據(jù)助升醫(yī)院經(jīng)濟運行水平

　　要注重財經(jīng)檔案利用，善于從各種數(shù)據(jù)中分析醫(yī)院經(jīng)濟運行的狀態(tài)，為醫(yī)院成本控制、病人費用控制、各種收支和重大經(jīng)濟活動的決策提供重要參考和真實依據(jù)，助升醫(yī)院經(jīng)濟運行水平[1-2]。

　　總之，檔案管理和利用是公立醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，其工作好壞是醫(yī)院整體實力和管理水平高低的一項重要指標，只要我們重視并加強檔案管理，注重檔案價值利用，就一定能不斷提升醫(yī)院檔案管理水平，讓其在醫(yī)院管理、運行、業(yè)務能力提升、更好服務病人以及醫(yī)院升級達標等工作中發(fā)揮更大的積極作用。

　　參考文獻：

　　[1]何志麗：淺談如何加強醫(yī)院檔案管理中國檔案，2011(1)：25

　　[2]王平：醫(yī)院檔案管理存在的問題及應對措施上海檔案，2011：19.

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