淺談企業電子檔案管理
一、企業電子檔案管理的現狀
1、被納入企業知識管理范疇
在經濟發展的當今階段，自然資源的優勢已不再成為經濟增長的關鍵，知識資源因能促使有限的資源得到更加合理和充分的利用，重要作用日益凸顯，企業由信息管理向知識管理進行突破。知識管理就是幫助員工對擁有的知識進行反思，調整和發展企業內部結構，提高員工進行知識交流的技巧，增加獲得知識的來源，最終促進知識交流并產生最大的效益。電子文件作為企業重要的信息數據，是企業進行知識管理的重要內容。如何組織開發利用好這種特殊的資源，成為企業發展的現實需要。
2、電子數據管理不夠規范
檔案、資料和數據是企業知識管理的重要組成部分，體量、載體、介質的多樣化為檔案收集帶來了新的課題。國家《電子文件管理暫行辦法》、《國家電子文件管理工作規劃（2011—2015）》和《關于組織開展電子政務內網“業務信息和電子文件交換系統”試點示范工作的通知》，對我市電子文件管理的原則、內容和任務要求進行了進一步明確和部署。但是電子檔案的科學化、規范化、安全化仍然較低，成為傳統檔案管理中的難點對象，重視紙質檔案實體、忽視電子檔案管理的現象較為普遍，企業信息系統中的重要信息和數據，缺少可借鑒的檔案管理規范和標準，元數據不夠統一，管控效率較低。
二、當前企業信息化環境下電子檔案管理工作現狀分析
由于電子文件對計算機設備的依賴性、內容與結構和存儲載體的可分離性、電子文件自身的不穩定性以及認識不足，使目前信息化環境下的電子文件歸檔收集工作尚顯薄弱。
1、信息壁壘加大電子檔案收集難度
隨著信息技術的高速發展，企業步入信息資源管理時代，各業務領域普遍開發應用了信息系統。由于各系統的開發環境不同，各專業之間、部門之間存在著信息壁壘，加之檔案人員與業務人員溝通渠道有限，檔案人員很難及時進行收集和歸檔指導，使企業電子信息很難實現有效聚合和共享，文件、數據的利用率較低。
2、管理粗放加大電子檔案規范管理難度
目前，企業各級人員普遍未充分認識電子文件的意義、功用和重要性，未對電子文件進行收集、整理、鑒定和歸檔；有的未采取安全防范措施，電子文件易被非法訪問、非法修改和損害；有的電子文件處于自生自滅狀態；有的只用計算機起草和打印文件，打印出紙質文件后，作為草稿性的電子文件很多未被保存，或因存儲載體用于存儲其他信息而被刪除；有的對電子文件不分價值進行全部保存；有的僅保存在硬盤里，電子文件數量龐大，增加了管理和使用的時間和精力，需要對電子文件進行收集、管理和歸檔等相關控制。
3、電子設備的更迭對檔案征集提出考驗
科技的進步使計算機系統加快升級更新，老版本的電子文件無法在新的軟硬件環境中直接使用，不僅增加了電子文件有效利用的.難度，也給電子檔案的收集管理帶來了極大的考驗。
三、電子檔案管理收集模式構建策略
“泛在知識環境”下的電子檔案管理模式，應按照全程管理、規范管理和安全保密、便于利用為建設原則，采取電子文件前端控制、全程管理等方法，加強通用業務電子文件和專業工作電子文件的管控，厘清現行文件和非現行文件之間的管理要求，形成文件生成、辦理、交換、歸檔、保存等各個環節的規范管理，構建高標準、高質量、高效率的電子文件管理體系和工作機制。
1、建立健全管理體系，提供堅強的組織保障
企業應高度重視電子文件管理工作，明確各職能部門的管理職責和歸檔任務。辦公室負責電子文件的歸檔管理，科技信息管理部門負責系統運行維護，各個業務部門負責具體實施。根據各業務信息系統電子文件的運行流向和檔案管理需求，建立以文件形成部門為核心的業務系統、以檔案管理部門為重點的電子文件管理系統的電子檔案保管利用系統，形成電子文件管理層、維護層和業務層共同協作的工作格局。
2、加強前端控制，提升電子檔案管理質量
隨著現代企業的科學管理程度不斷加深，傳統意義上“被動接收”和“看堆守攤”文件管理和檔案管理觀念已經成為提升檔案工作效率和效果的桎梏。為確保電子文件真實可靠、完整安全，企業應確定電子文件管控范圍，劃定通用業務、專業工作和其他需要管控的電子文件。通用業務文件包含協同辦公系統運轉的電子公文等內容，專業工作文件包含電子商務、ERP等業務信息系統上形成的表單和數據等內容。檔案人員應通過調研、分析等手段，加強與業務人員的溝通，劃定檔案收集的文件范圍、元數據和背景信息、文件分類等內容，將檔案管理提前延伸到文件的形成階段并建立檔案信息系統與業務信息系統的對接，實現對關鍵電子文件的直接管控。
3、創新管理手段，提升電子文件歸檔質量
企業應創新管控手段，對電子文件歸檔管理中全面實施標準化管理。一是對電子文件實行全方位、全過程、全覆蓋，把本單位所有應歸檔的電子文件全部納入企業管控和檔案管理范疇，構建“統一策劃、統一管控、統一標準、統一技術、統一平臺”的工作局面。二是創新管理手段，充分利用融合職責、制度、標準、流程、績效等管理要素于一體的“五位一體”協同管理平臺，一方面優化交接、歸檔、保管、銷毀、驗收、評估等檔案業務流程和歸檔標準、檔案整理標準和重要檔案管理表單，在“五位一體”協同管理平臺中與相關部門的工作崗位進行匹配，規范文件形成部門管理行為；另一方面，應以工程項目檔案管理為重點，梳理工程建設節點的重要表單，在“五位一體”協同管理平臺中的各個基建業務流程中進行匹配，使工程管理人員清晰掌握檔案管理的技術標準、管理標準和工作標準，使檔案管理的要求與基建業務工作實現了有機融合，不僅可以提升歸檔效率，還能保障歸檔文件的質量。
4、完善制度保障機制的建設
為優化和規范管理計算機環境中產生的文件和檔案資源，企業應該一方面認真落實《紙質檔案數字化技術規范》、《電子文件歸檔與管理規范》、《文書電子文件元數據方案》等規章制度和管理標準；另一方面根據企業業務工作特點，制定出臺本單位的電子文件管理規定、檔案工作管理辦法、檔案工作考核評分標準、公文處理辦法、公文考評規則等一系列內部規章制度，形成電子文件的收集歸檔的常態化機制。此外，企業還應將電子文件管理納入對職能部門、基層單位主要負責人年度業績考核指標，對各單位公文管理、檔案管理和知識管理情況通過進行過程控制。同時，應采取工作情況通報、互查評比、年度專業工作講評、評先評優等多種形式進行監督和考核，從而起到制度約束和監督管控的作用，形成規范電子檔案收集和歸檔的氛圍。
總之，企業信息現代化進程的加速，不僅拓展了傳統檔案管理的空間，也為檔案事業提供了更為廣闊的平臺和空間。作為信息化環境下檔案管理的重要對象，電子檔案具有傳統文件無可比擬的優勢，應用的深度和廣度也將不斷拓展。本文對于信息化帶來的“泛在環境”下檔案管理中存在的一些普遍問題，提出了上述簡單方案。作為一名檔案管理人員，應不斷分析總結信息化環境中檔案管理的新問題和新實踐，“在彼此互惠的前提下確保所有參與者的積極性和主動性，使信息資源共享得到持續健康的發展”，積極探討新形勢下的檔案管理新思路，為規范檔案收集管理行為、提升檔案工作的質量和效果提出切實可行的規劃，積極服務企業的持續發展。
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