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探討企業信息資源協同研究管理論文
管理信息子系統是對事務處理子系統信息的拓展應用,該子系統的功能是將事務子系統的信息進一步加工形成對業務管理所需要的信息,主要形式為通過對數據的檢索、統計形成各種業務報表了解企業的經營狀態、企業計劃的執行情況、各職能部門的工作狀態等,據此提供的信息用于支持企業的運行、管理與決策。從信息協同的角度看,體現的是整體涌現性,即系統元素、結構與環境所構建的整體系統功能表現,是信息協同在管理層次上的基本作用,在概念層次上屬于數據庫系統的外模式,即針對一定管理需求的用戶視圖。決策支持子系統是管理信息子系統的進一步升級,其功能是通過對收集的信息數據建立一定的模型來幫助決策者進行決策,特別是從信息所反映的狀態來發現信息之間的相關性,從而為決策提供支持,從信息協同的角度來看,體現出的是系統元素的相關性及相互依賴性。
面向不同的決策主題,將來源于不同部門的信息資源進行數據轉換、整合,建立多維數據結構與分析模型,使企業管理者能夠從各個維度為決策者提供準確、可靠的信息。因此,在概念層次上,決策支持子系統屬于是以數據倉庫為依托的信息分析系統。專家子系統是知識管理理論與方法在企業信息系統中的具體應用。從形式上看,專家系統是智能化的計算機程序,其功能是管理相關領域專家的知識與經驗,同時能夠利用這些知識和經驗來解決問題。從信息協同的角度來看,專家子系統仍然需要一定的外部信息作為輸入,然后按照知識和經驗,進行推理和判斷來解決問題,以便解決那些需要人類專家處理的復雜問題。專家子系統在概念層次上屬于基于人工智能的信息處理程序。
一、企業內信息系統協同需求分析
系統功能是通過系統的環境、元素與結構的綜合作用來體現的,任何一部分發生變化都會導致對信息協同的要求。環境的變化導致企業經營與管理的重組進而導致企業信息系統的重組,由此引起結構與元素的變化,同樣信息系統元素的縱向層次結構與橫向相關性結構的變化能夠改變對環境的作用。所以,企業信息系統無論是外界環境還是內部元素結構都需要很好的協同機制。
1.企業信息系統結構重組的協同需求
資源本身就是一個動態的概念。同樣,信息資源是隨著自然與社會的發展、技術進步及信息量的變化而動態發展的產生要素。企業重組必然導致企業信息資源內容與結構的變化。企業重組是對企業流程、組織結構、信息系統以及組織價值進行最根本的重新設計,以取得驚人效果[3]。其中的企業信息結構重組是指在統一的目標指導下,根據BPR(BusinessProcessReengineering)理論,對企業內部相互分離的信息結構要素實施優化組合的過程,這種重組要求體現了環境的要求。隨著信息技術的進步,信息系統的技術環境與業務需求會發生變化,同樣企業本身也是在不斷動態發展變化中,作為構成企業生產力重要要素的信息資源同樣也不可避免地不斷調整其系統結構,重新組合其數據結構、管理結構及技術結構。重組意味著企業管理流程、內容及方式的轉變,由此直接導致了企業對信息系統概念模式設計的改變,這種改變甚至是根本的改變。毫無疑問,這種改變要求相應的信息系統按照系統完整性的要求進行一致性的改變,在改變過程中不僅要保證各信息單元本身的語義完整性,而且各信息單元之間的參照完整性也需要保證。在信息系統重組過程中各業務部門的信息單元的相關性只有通過有效的協同來發生一致性的變化,否則在各個信息單元孤立應對變化的情況下,這種信息系統的重組將會導致較高的代價。因此,企業要以最小的代價、最高的效率實現信息系統的重組就必須通過信息結構化的整合與協同來實現。這種結構化的協同機制應該能夠將信息的語義內容、關系結構、服務接口實現較好的封裝與繼承,從而減低變化或升級帶來的管理與計算復雜度。
2.企業信息系統層次化協同需求分析
信息資源具有共享性、積累性、有限性等特征,同時也具有時效性、選擇性、增值性。因此,信息資源按照加工深度分為不同的層次,一個層次的信息是其下一個層次的增值,其本身又是上一層次的信息源,各不同層次的信息資源在數據內容、結構及格式等方面存在相關的轉換模式。因此,信息資源的協同與整合也是信息數據結構化、層次化、系統化的必然要求。一方面信息資源及相應的數據要立足于面向整個企業甚至整個行業服務的,這就要求信息資源在組織上要反映出“公共”需求的基本業務事實,要盡量以恰當的粒度來構建其基本語義單位及語用環境,以便于能夠作為信息源靈活方便地按照一定的算法規則來導出所需要的更高一層次的信息,提升其價值。
同時要易于與其它信息數據結構形成更大的服務層次從而為信息資源的整合要求提供基礎數據服務架構,也就是說,要能夠同時在信息的局部結構與整體結構上實現協同。前者為信息基本屬性描述的結構要求,后者為不同信息元素之間的關系描述結構,是信息協同與共享的基礎。另一方面信息資源在不同的層次有不同的職能要求。如在事務處理層次,信息管理的作用是預處理信息數據并記錄原始信息、處理基本業務流程;而在管理層次則是通過業務信息及相關的統計信息來支持日常管理;在決策支持層次則是提供分析的數據源及相應的分析算法,決策范圍根據決策者在組織內的位置不同而不同,所使用的信息資源種類和內容也不相同。
綜上所述,在縱向系統層次上,信息的協同運行起著至關重要的作用,各層次之間在內容與操作上均應存在相應的接口,無論是結構化、半結構化或非結構化的信息資源,均應通過結構化的模式銜接來降低轉化的復雜度。此外,相關的轉換要體現出系統化,特別需要說明的是信息系統的設計不能只圖改善整體效率卻忽視了為職能部門管理者解決問題的基本要求。因此,企業信息資源的縱向支撐與服務也必須要通過各信息單元之間的組合協同來實現。
3.企業信息系統橫向協同需求分析
在信息系統內同一層次的各個部分如何進行協作,并通過協作導致系統出現新的空間、時間或功能上的有序結構,從而構建出相應的服務功能。管理信息系統中各信息元素之間的關系極為復雜。一方面源自不同部門之間信息元素的關系可能存在非常復雜的非線性關系,這種關系難以通過現有的關系模式來描述;另一方面,不同部門之間、同一部門的不同業務處理單元的信息內容與信息量不斷處于變化之中,為了實現信息處理與分析的可靠性,就必須采用系統化的方法,與縱向層次的聯系策略一樣,在橫向子系統之間,建立清晰的子系統邊界,同時構造相應的操作接口來保證信息資源關聯的一致性、完整性要求。系統工程便是解決這一問題的行之有效的方法。就事務處理子系統而言,圍繞生產要素(涉及人、財、物、技術、信息等因素),其職能服務包括了生產、銷售、計劃、人事、管理等方面的內容,各系統之間的信息數據存在必然的關聯,通過基礎信息數據的整合與協同使數據達到更大的共享。同時數據來源在數據內容上要保證其可靠性、唯一性,在數據結構上要保證其一致性。
特別需要強調的是,在對數據描述的元數據方面,要有嚴格的、統一的、標準化的機制。在管理信息系統級層次,隨著服務層次的變化,要實現信息數據單向流動機制及相關的數據源驗證機制,保證其在系統中并行流動時的一致性要求。對管理信息系統而言,其職能涉及到企業戰略、決策過程、組織崗位、制度、技能績效考核等內容,其信息數據的產生要依賴于事務處理系統,要求同一層次的不同主體信息所依賴的底層數據源是相同的。因此,企業信息的橫向關聯與約束必須要通過各橫向子系統之間的協同來實現。在決策支持層次,由于處于信息分析與數據挖掘的需求層次,因此,除了固有的歷史信息資源外,還需要有周圍環境信息的支持。因此,信息元素之間必然會導致一些非線性關系,需要采用一些線性或非線性變換進行定性或者定量的相關性分析,信息之間的協同更加重要,也更加復雜。
二、面向行業的信息資源協同需求分析
同行業或相關行業中的企業群在宏觀上構成了一個更大、更復雜的、具有宏觀社會服務功能的大系統。顯然,這些同行業企業之間為了各自的利益在產、供、銷等方面存在激烈的競爭關系,因此作為企業內部來說,企業信息系統對信息資源組織與管理的重要目標之一是提升在同行業中的競爭力。
然而,在行業內的不同企業也存在著共同需要遵守的規范、行業技術標準、共同的利益以及社會責任。企業之間或者以連鎖形式存在的企業聯盟,均具有以管理決策效率與社會效益為導向的信息共享與協同需求。同時,行業信息協同也是信息集成的必然要求。信息集成與面向的領域和行業密切相關,信息集成是一項系統工程,目標是將分布在各企業信息系統中的自主的、異構的、局部的信息有效地集成,為更高的戰略目標提供信息服務。
顯然,信息集成是信息資源的管理與應用在廣度與深度上的進一步延伸,主要的管理與技術手段就是信息協同。各企業信息資源在企業級協同平臺的基礎上,進一步實現行業級的信息資源協同,節約社會資源,提高協同創新能力與社會協作能力。更好地從社會效益與行業戰略角度構建網絡信息協同平臺來支持共同的戰略目標。然而,目前大多數行業內各企業信息協作與集成水平不高,尤其在行業層次上信息資源的“信息孤島”現象更加突出,導致行業信息資源的協同配置與高層次的協作難以實現,不能從社會利益、行業利益層面進行信息資源利用。缺乏相關的行業信息數據標準及基于協同模式的公共服務數據管理體系與相關理論。
產生上述問題除了相關制度與規范方面的原因外,主要原因是管理理論與現代信息技術的脫節,使行業信息協同在管理與技術上不能很好地關聯。事實上,在數字與網絡環境下,信息資源除內容屬性外還有載體、格式、存儲與傳遞方式、顯示模式及安全模式等形式上的屬性,這些屬性在不同的企業具有異構性;此外,不同企業在信息來源方面也有較大的差異性與多元性,這也導致了信息協同系統分析與設計更加困難。因此,對于行業級的信息協同來說,很難從“原子式”的思維方式去理解和把握,只能從系統整體功能的角度來進行結構化分析與設計協同中心平臺。
三、基于信息數據結構化的信息資源協同策略
基于企業與行業信息協同相關需求,面對的更深層次的問題就是在保證信息數據語義、語用的完整性、安全性與一致性的前提下,如何實現信息數據高效轉換與利用問題。解決的基本策略是結合信息技術發展現狀,采用系統科學與結構主義方法論,在企業信息系統內部對數據進行不同層次的結構化設計與組合,改變以數據文件、應用數據庫為主的雜亂無序的數據環境;同時將信息資源管理與應用過程進行分類、歸并、集成形成,協調一致的企業與行業信息資源系統化協同操作集合。
1.企業內協同策略企業內信息系統設計中的概念模式不僅要體現信息系統面向整個企業過程的管理理念與相關制度,而且要能在事務處理系統、管理信息系統、決策支持系統及專家系統之間實現管理功能與信息數據的完整性與一致性。此外,企業信息的階段化建設成果應該能夠集成為完善的、可拓展的信息服務系統。為此,要以結構主義理論為指導,根據現實世界中的基本角色要求,以數據的語義為核心,按照信息資源的基本粒度對信息單元進行分解,形成基本的、功能上原子的、緊湊的服務于系統所有層次的基本數據結構,然后再在不同的應用與服務層次上組合,形成服務于不同具體目標的信息資源數據結構。
信息數據按照層次結構一般分為數據描述層(元數據)、業務處理層、管理信息層與決策服務層(知識層),每一層數據的結構及其對應的操作要符合結構化的思想,特別是針對半結構化或非結構化的信息資源,要提供結構化的元數據描述,描述要能體現出其語義、量綱、時序等特征。在基本事實數據層次,基本元數據的設計上要盡量做到與業務無關,充分體現對數據的共享特性,公共特性,這是數據完整性與一致性的基本保障。對于業務管理層的數據,即使基于不同的語用環境,也要保證相同語義數據的同源性并在處理結構上體現出基本業務角色需求,最終有利于管理層面對數據的結構化封裝。對于管理與決策支持層次,由于面向一定的主題導向,具有針對性,所以對數據的需求往往是動態的。因此,要定義專門的數據接口,基于管理與決策需要的數據組合、統計、計算等應用必須要有統一、規范的數據接口,以便在抽取下層數據上能夠在一致性、可靠性上實現協同,同時保障下層數據的安全性。在此基礎上以功能為核心建立該層次所需要的數據結構。
2.行業內協同策略不同于企業內以數據為核心的組織策略,基于行業信息協同更具有動態特征,其重點與難點在于對協同操作過程的組織與集成,因為行業的信息協同更加傾向于“知識化”的過程,即數據在共享與應用間的進一步知識拓展過程。協同的基本策略表現為通過分析研究同行業企業及服務機構間的“公共性服務”來確定“公共性資源”的信息數據整合、共享結構及社會資源效益需求。具體表現為針對行業具體的協同需求,以具體的應用結構為導向,以功能為核心來定義相關的數據內容與結構需求,建立應用操作的標準化描述接口,以此為基準在各企業內形成相關的數據視圖,并建立層次化的關系引用元數據結構實現信息本體模式與交流模式的統一。
四、信息資源的組件化協同模式
1.基本操作組件化組件首先是一個軟件概念,軟件組件(在上下文明確時簡稱為組件)通常是以二進制文件的形式發布并具有相對獨立功能的程序模塊,是數據結構與相關操作的封裝體。開發人員(通常不是組件的開發者)通過對組件進行組裝來獲得需要的應用系統。其優勢在于通過可動態“拆卸與安裝”的組件實現信息系統的構建、重組或更新。如果將概念延伸到管理空間并體現到系統概念模式的設計上,可以理解為對某一具體管理行行為的管理角色或一個服務角色,通過這些角色的“拆卸與安裝”可以形成更大的管理單元與服務單元。組件優勢除了反映在強重用性、標準化、易維護性等方面外,更在于其能夠簡化軟件的開發模式,特別是低偶合性所帶來與現實實體操作的對應關系更加明確,在應對外界技術與社會環境的變化方面也具有無可比擬的優勢。數據信息的縱向流動一般體現在提升服務層次上,如從業務處理層面進入到管理服務層面,或者由管理服務層面進入到決策服務層面。
組件的作用是按照要求將不同格式與類型的信息數據,以安全的方式提取并轉化為統一的可供上層使用的數據集合與操作接口,如數據倉庫與數據挖掘的需求。在各層次之間形成組件層,這些組件層提供了相對封裝、透明的服務,由于其“拆卸與安裝”的特征,因此對數據的操作能夠按照具體功能要求進行組合、更換等。降低了對信息數據維護、處理、利用的復雜度,使管理人員可以更加專注于對業務的管理。對于橫向信息的協同來說,涉及到的問題比較復雜,一般來說信息資源的數據按照其作用可以分類四類:一是元數據類型,其作用是對信息數據的描述、解釋及標準化數據,是為了使不同的業務主體能夠關聯統一的、標準化的數據,滿足信息數據的一致性要求。二是基于業務處理的信息數據,用來記錄業務的處理過程及按照工作流程得到的計算結果,為基本業務流程服務。三是基于統計計算的數據,表現為各種報表。四是用于分析的數據集合,表現為一定主題導向的、整合的數據集合。
各不同主體之間的信息資源存在必然的關聯,如工資系統的運做需要與人事系統、財務系統甚至生產銷售系統發生關聯。這些關聯的方式會因為管理方式與制度的變化、單純的技術升級或軟硬件變化而變化。從以上分析來看,各層次信息資源在網絡環境下的橫向協同與縱向集成水平是節約資源及提升信息服務的關鍵。無論是縱向還是橫向均涉及到復雜的聯系,自然出現信息系統集中要求與分布式的服務環境與數據環境的矛盾,而解決的主要方式就是通過管理與技術的組件化、層次化來解決。不同的職能主體產生的信息數據,為了實現安全的協同,彼此之間既不是從邏輯上隔離,也不是物理上隔離,而是通過操作組件進行區分,將最基本的操作通過可安裝的、具有軟件獨立性的組件實現,通過規范各組件的操作規范與標準接口,使其成為一個個對數據操作可動態更新并能遠程使用的工具,在形式上體現為數據與操作的獨立封裝。而管理層面就是考慮如何按照具體的業務需求來安裝和分配這些組件。
2.實現信息系統技術層與業務層的分離將信息處理的操作分為兩個層次,一是針對數據流的技術層,實現信息數據的技術處理;二是針對信息流的業務層。為了提高各層次的獨立性,對于技術層次而言,要將與數據類型相關的操作與數據內容的操作實現透明化,數據本身及相關的操作要實現封裝形成標準的可動態維護的數據操作組件。在這里我們將基于組件的操作工具角色化,組件包括信息數據提取、信息數據轉換、信息數據、數據之間的關聯基本處理等基本操作。
將應用界面作為業務處理接口,每個業務處理過程都分配相應的角色。通過分配管理人員不同的角色來組合不同的業務界面。這樣業務及管理人員的工作業務僅僅體現在業務處理界面上,而內部的操作由組件來完成。
3.信息數據流程的規范化設計與管理數據的流程包括了數據來源、數據類型轉換、數據解釋與說明及數據服務內容等多個內容。在具體設計過程中要始終貫徹以數據為中心的策略,以保證信息數據的安全性、可靠性、一致性為第一要素,該理念不僅要反映到數據的存儲方面,更要體現在對數據的操作及流程控制方面。以數據為中心的組織策略就要求實現低耦合的操作機制,相關的基本操作盡量不存在相互調用,且要求數據的穩定性與操作的易更新性,同時為了實現信息的可動態協同機制,要以層次化、結構化的模式來組織數據并設計相應的操作接口。
五、信息系統管理的基本要求
為了提高企業的競爭力,企業就要實施競爭情報戰略,而首要的任務就是要保證企業內信息系統的服務質量,通過企業內信息資源的有效整合與協同不斷根據實際情況實現戰略重組。這種重組不僅包括了企業流程、組織結構而且也包括了企業信息系統的重新設計。當前許多企業信息系統正轉向支持全方位的過程管理,努力實現從供應商的原材料到成品包裝直到最終客戶服務的集成企業信息管理系統軟件。這種復雜的集成化的軟件系統要實現信息數據的安全、高效利用需要將先進的技術與管理結合起來。組件在管理學的優勢在于能夠將管理分解為基本的標準化管理角色,簡化管理流程的設計,理清各管理單元的界限,更大的優勢在于能夠與管理信息系統實現更好的銜接。因此,如果將軟件的組件概念與管理結合起來,在管理上可以將組件理解成管理角色,組件的結構化組合形成的系統功能理解成管理角色的結構化組合的管理單元。企業信息資源分布在不同的位置、不同的空間、不同的部門及不同的管理信息系統中。因此在管理上要依賴多個部門多個人來實現,即使是在同一層次、同一類別的信息資源也是如此,在分布式環境下,通過組件模式來對數字信息資源進行管理是理想的選擇,當然這些組件要滿足完備性的要求,即通過組合能夠形成絕大部分的管理單元。
為此,從管理層次上要圍繞系統的理念,樹立標準化、結構化及層次化的理念。在具體實施時要把握好業務處理的原子性,通過設計好完整的、標準化的業務處理單元保證在分布網絡環境下業務處理步驟的完整、安全及并發控制要求。標準化要體現兩個含義,一是基礎信息元數據的標準化,即信息描述的標準化、數據內容的標準化、數據結構的標準化、并發狀態下相同信息數據的同源性;二是信息數據在橫向協同與縱向協同所要求的流動過程中轉換方式的標準化。
就層次化與結構化而言,首先要以信息內容為核心劃分出管理層次,具體由下向上表現為元數據信息管理、基本業務信息管理、統計及績效信息管理、決策支持信息管理等。在此基礎上來定義和規范相關的業務處理工作,具體可表現為通過與信息數據整合在一起的操作組件來分配各層次管理角色,每一層次的管理人員要熟悉了解其下屬的管理角色對應的管理職能,并能夠按照一定的業務需求進行結構化組合、分配管理角色。而其內部的實現對上層管理人員來說應該是透明的,而下一層次的管理人員要明確自己所擔當的具體業務,特別要了解信息系統內各基本組件所對應的信息內容與業務處理功能,并能夠將信息內容及相關的操作通過組件化的管理方式能夠實現動態組合,這也是企業能夠實現敏捷性反應、實施競爭情報戰略的基本要求。
六、結論
企業隨著信息化的不斷推進,面臨的信息資源無論從內容上還是結構上日益多元化及復雜化,甚至信息的顯示模式也有多元化的需求。而信息資源的有效管理與利用是提升企業競爭力的保障,基于系統關聯的結構化、層次化思想指導的信息資源組織方式能夠很好地實現現實世界需求結構到信息世界實體結構的銜接,解決信息資源的多元復雜性與高效利用之間的矛盾,同時體現出系統的涌現性特征。基于結構化組件的方法無論從技術上還是管理方式上都能夠很好地貫徹結構化的信息資源組織方法,使得信息資源內容與操作集中在一個適當粒度的組件內,構成一個可被組合的基本信息系統處理單元。無論是企業內以數據為核心的協同策略還是行業內以功能為核心的協同策略,均能通過組件得到統一。組件模式一方面增加了信息資源利用的透明性與可重用性,另一方面能夠從信息處理技術與管理職能兩個角度進行資源的整合與協同。信息系統技術層與業務層的分離能夠將基于面向對象組件的軟件開發技術與管理角色對應起來,實現技術方法與管理策略的互相促進。信息數據流程的規范化設計與管理是對數據的信息化利用的基礎,其中數據的標準化是核心,數據處理流程的規范化與標準化則是信息資源協同的基礎。
綜上所述,信息資源有效協同的實現是一項系統工程。業務協同平臺不僅要求能提供通用的協同處理功能,滿足眾多業務協作處理的需要,而且還需要能夠根據業務需求定制實施。因此,企業信息資源協同的實現必須依賴于層次化、組件化、標準化的系統化設計模式,同時,這也是解決企業信息資源完整性、安全性、一致性、可拓展性、可變性的有效方案
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