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試論秘書職業能力的內涵及其培養策略
摘 要：秘書職業能力的培養是文秘專業人才培養的核心內容。當前，學界對秘書職業能力的內涵認識各異，影響了文秘專業人才培養的質量。研究和分析秘書職業能力的內涵，是培養具備良好秘書職業能力人才的基礎。在此基礎上，文章提出了以知識與能力、過程與方法、情感態度與價值觀三個維度落實秘書職業能力的人才培養目標。關鍵詞：秘書 職業能力 內涵 人才培養 策略
職業技術教育的目標是培養具有職業能力的人才。準確理解職業能力的內涵是課程設置和教學方法運用的基礎，職業技術教育隨著社會的發展，職業能力的內涵越來越豐富。對職業能力的內涵不同的理解，會影響課程的設置、教學方法的運用，影響人才培養的質量。因此，理清職業能力的內涵，既是人才培養價值取向的需要，也是職業技術教育發展的需要。筆者不揣鄙陋，以秘書職業能力培養為例，擬對當前職業能力的認識及內涵加以分析和探討，并提出培養秘書職業能力的思路。
一、當前對秘書職業能力認識的誤區
1、就業能力就是職業能力。
就業能力是以綜合能力為基本內涵、以就業競爭為根本取向的一種能力。[1]它聚焦的是職業行為，是職業崗位所需要的專業知識和技能。其教學的出發點是為了學生就業，簡而言之，就是培養技術工人。當然，以就業為導向是職業技術教育重要的教學理念。然而，職業教育的終極教育目標是培養職業人，而不單單是技術工人，它關注的是人的職業發展。換言之，我們不能就目前秘書崗位需要的技能進行教育，應堅持以人為本的教學理念，著眼于秘書崗位群及其職業發展所需要的知識和能力去設計課程，去組織學生實訓。學生通過學習，既要成為一個職業人，又要成為一個社會人。
2、核心能力就是職業能力。
職業核心能力是指具有轉移價值認知、情感、動作技能等方面的能力，是職業能力的重要組成部分。職業核心能力又稱關鍵能力或通用能力。[2]《秘書國家職業標準》對秘書職業是這樣界定的：從事辦公室程序性工作，協助領導處理政務及日常事務，并為領導決策及其實施提供服務的人員；認為秘書從業者應具備較強的文字與語言的表達能力、綜合協調能力與合作能力、邏輯思維與分析能力等。因而，不少院校文秘專業在人才培養方案中，將辦文、辦事、辦會三種能力當作文秘專業的核心能力。然而，楊樹森教授通過對秘書職業活動的分析，認為秘書工作外延邊界具有模糊性：秘書工作與非秘書工作、秘書工作與共性工作均有交叉現象，而且秘書的工作內容是隨著社會發展而變化的。[3]由此可見，辦文、辦事、辦會三方面的能力充其量只能算為秘書從業者最基本的能力。秘書的職業能力是其本人具備多種能力的集合。秘書職業能力是綜合職業能力，它包括專業能力、方法能力、社會能力、實踐能力、創新能力和學習能力。每一種能力又可以分解為若干子能力。當然，在秘書人才培養中，可以根據具體職業活動情況，對某些秘書技能有所側重地進行訓練，以適應社會對秘書人才的需求。
3、知力能力就是職業能力。
所謂知力能力，是指獲取知識的能力。傳統的職業教育認為，課程是能力的載體，掌握了的相關知識（學科知識），就能獲得相應的職業能力。據此邏輯，文秘專業開設的課程，要先對秘書崗位或崗位群進行工作分析，再根據秘書崗位技能的需要開設課程。學生通過學習這些課程，就獲得秘書相關的專業知識及能力。眾所周知，知識不等于能力。知識只不過是把符號內化為個人素質，符號是思維的載體，行動才是能力的載體。盡管為突出秘書職業技能的培養，有關秘書專業的理論課課時一再減少，實踐課課時一再增多，但是，那些實踐課不過是秘書工作情景畫面的再現或虛擬的工作情景，學生無法參與其中，無法獲得真切的職業感受。從某個角度說，此類實踐課程仍以符號性思維為中心，它聚焦的是職業感知，不是職業行動。學生仍是符號的行動者，不是職業活動的實踐者。職業能力來自職業情景中的行動訓練而又超脫職業情景本體存在，即源于職業情景而又高于職業情景。[4]
4、職業資格就是職業能力。
職業資格又稱從業資格。目前，學生主要通過參加人力資源和社會保障局組織的《秘書職業資格》考試而獲得該資格證書。但是，獲得資格證書不代表具備職業能力。一方面，目前《秘書國家職業標準》有待完善，其所規定的考核內容及技能要求與當前秘書崗位的知識及能力要求有差距，如團隊精神、秘書心理等在秘書職業活動中十分重要，但該職業標準沒有把它作為考核的內容；另一方面，從秘書的職業活動看，它考核的知識與技能沒有直接指向生活與工作情景的崗位能力，它將秘書職業活動的顯性行為變成靜態的知識與技能，而且將秘書的職業技能與工作情景割裂開來。秘書的職業能力是在具體的工作任務中得到體現，沒有參與秘書的職業活動，其職業能力就無法體現出來。因此，學生獲得秘書職業資格證書，只說明他具備了秘書從業員的基本知識和能力，不等于他完全具備了秘書的職業能力。
二、秘書職業能力的內涵
秘書的素質與能力是相互聯系、相互依存的。素質是潛在的能力，能力是素質的外在表現。秘書的素質是指秘書從業者在其生理和心理條件的基礎上，通過教育、勞動實踐和自我修養等途徑而形成和發展起來的在職業活動中發揮重要作用的內在基本品質。[5]秘書的職業素質與其先天稟賦有關，但后天的環境和教育對其素質的形成以及內化為個人品格有著重要的作用。秘書在從事職業活動中外顯的工作能力，無不源于其自身的素質。秘書的素質涵蓋秘書從業者的思想道德素質、心理素質、業務素質和文化素質。秘書職業素質的高低往往是通過秘書從業者在職業活動中表現出來的職業能力體現出來的。
特質是素質的重要組成部分。美國心理學家基伯（Gibb）、斯道迪爾（Stogdill）通過研究已證實了這一觀點。工作出色的秘書，一方面他有較強的職業能力，另一方面，有其固有的特質。如記憶力，秘書需要有較好的記憶力，因為秘書每天處理的事情多且雜，如果沒有好的記憶力，容易出現丟三落四的現象，那就無法做到運籌帷幄。秘書要輔助決策，平時就要對相關文件、法規、社情、民意等了然于胸，否則，秘書的意見和建議或者人云亦云，或者見解膚淺，甚至導向有誤。又如主動性，秘書是領導的助手，工作應有主動性和預見性，有時候一些例行性工作、流程性業務，即使領導沒有吩咐你去干，也應主動地完成。如果領導讓你做一件事，你就完成一件事，沒有讓你去做事你就閑著，那你就不是一個優秀秘書。
秘書應具備哪些能力？不少學者見解各異。楊群歡通過調查，認為社會對秘書人員的職業能力要求有：注重寫作基本功和辦事能力，注重思想品德提高和工作經驗積累，注重電腦技術和英語與調研能力，注重效率意識和提高心理素質，注重經濟和法律意識。[6]丁建平認為，企業秘書應具備五方面的能力：多元化才能、組織能力、溝通能力、獲取新知識的能力、團隊合作能力。[7]史振洪、吳良勤、段贇通過調查，從秘書崗位對能力的需求出發，認為秘書應具備六方面的能力：理解與判斷能力、溝通與交際能力、組織與協調能力、收集與選擇信息能力、口頭與書面表達能力、操作與辦事能力。[8]
此外，研究發現，不同層次的秘書，其職業能力也有差異。陳合宜通過對省級單位秘書組織的研究，認為秘書可以分為初級秘書、中級秘書、高級秘書。初級秘書一般從事日常工作，如接待、聯絡、會務、印校、收發、財務等。中級秘書一般指文字秘書，負責起草文稿、辦理公文、調查研究、整理信息等。高級秘書指秘書長或辦公廳（室）主任，他們參政議政，深入到決策的全過程，是領導的重要助手。[9]秘書國家職業標準（2006年）將秘書分成四個等級，分別為：五級秘書（國家職業資格五級）、四級秘書（國家職業資格四級）、三級秘書（國家職業資格三級）、二級秘書（國家職業資格二級）。每個等級的秘書都對應相關專業知識和技能要求。如四級秘書，其技能要求為：具有接待工作、文書擬寫處理、會議組織、信息工作、辦公室日常事務、協調工作的能力。德國職業教育家家勞耐爾（F·Rauner）認為職業能力具有發展性和階段性，即新手、有進步的初學者、內行的行動者、熟練的專業人員和專家，并對每個階段的能力特征進行了描述。[10]
由此可見，秘書的職業能力具有一定的歷史性、層次性，它是秘書從業者在其職業活動中所需要的各種能力的總和，旨在完成和處理其所從事的職業及其職業描述所確定的工作任務所需要的主觀能力和內在潛力。根據構建主義的理論，秘書的職業能力有兩個維度：橫向層面的能力，即專業能力、方法能力和社會能力；縱向層面的能力，即基本職業能力和綜合職業能力。[11]秘書的基本能力包括表達能力、服務能力、溝通能力、辦事能力、決策能力、學習能力。秘書的綜合能力是基本職業能力的縱向延伸，它源于基本職業能力又高于基本職業能力，它更關注的是秘書職業的變更和秘書組織的變化。因此，衡量秘書職業能力的高低，不能簡單地看其完成當前崗位職責范圍內的工作任務的多少及質量，而應該看他的職業發展內在素質和顯性才能，這樣才能全面客觀地評價秘書的職業能力。
三、秘書職業能力的特征
1、可見性。
所謂可見性，是指秘書在職業活動中外露的職業能力，其能力在具體工作中會被第三者發現或賞析。秘書職業能力強與否，其領導或同事會看在眼里、記在心上。文書的擬寫與處理、接待工作、日常事務工作、協調工作或者是突發事件的處理，盡管這些都是秘書職業活動中的“家常菜”，但其工作的效果往往是可以看得出的。秘書外露出來的職業能力，通常稱之為“外才”。 2、內隱性。
所謂內隱性，是指秘書在職業活動中沒有外露出職業能力。秘書的職業能力沒有外露出來，不等于其沒有能力。秘書的職業能力往往是在完成具體的工作任務的過程中展現出來的，當他沒有工作任務，或工作任務尚未完成，其職業能力就未呈現出來。有時，他外顯出來的工作狀態，并不一定說明其工作能力如何，其能力往往收斂在其體內。如有的秘書說話聲柔語細、斷斷續續，但他撰寫文稿時，思路清晰，文辭得當，一氣拖成。秘書沒有外露出來的職業能力，通常稱之為“內才”。
3、可量性。
能力有大小、強弱之分，秘書的職業能力同樣有大小強弱之分。近年來，教育部有關職能部門組織學生進行秘書技能大賽，目的是為這些“準秘書”提供展示職業能力及學習成果的平臺。為了區分他們能力的高低，活動組織者對構成秘書職業能力的相關因素進行量化，以此評判出這些“準秘書”職業能力的高低。目前，在秘書的績效考核中，不少用人單位會對秘書的職業活動進行量化，通過績效考核，一方面提高秘書的工作積極性，另一方面檢驗秘書的職業能力，為將來職務升遷或工資變動、提干提供參考依據。
4、突發性。
所謂突發性，即事先沒有預見的。它需要秘書“急中生智”，較好地完成工作任務。其工作方法不是現成的，也不能單憑經驗或運用手中的“權力”就能完成工作任務或解決問題。“擋駕”是秘書常見的一項工作，雖然秘書有一定的工作經驗，但是“擋駕”的人、事情卻往往不同，秘書就要根據具體情況做出判斷，讓事情完滿地得到解決。秘書在處理或解決未處理過的事情或解決的問題事先沒有預見的過程中表現出的能力，通常稱之為“急才”或“怪才”。
5、可變性。
秘書的職業能力不是一個恒量，而是一個變量。剛走上工作崗位的秘書，如果他刻苦工作、虛心學習、善于總結，其職業能力在短時間會很快得到提高；如果一名老秘書，他滿足現狀，工作憑經驗，不善于學習，他的職業能力只能停留在他原有的水平，久之，就會被淘汰。隨著社會的發展，秘書的工作內容和工作范圍也與時俱進，秘書的職業能力要求也與時俱進，不同層次、不同類型的秘書，其職業能力的要求不一樣。因此，作為一名秘書，應勤于學習，勇于實踐，內強素質，夯實基礎。當你有一桶水時，才能交出一杯水。
四、秘書職業能力培養策略
建構主義教學理論認為，承載知識的符號系統不是絕對真實的表征，知識不能絕對準確地概括世界的法則，學習不是被動接受信息刺激，而是主動地構建意義，是根據自己的經驗背景，對外部信息進行主動選擇、加工和處理，從而獲得自己的意義。學習是由學生自己構建知識的過程，學習意義的獲得，是每個學習者以自己原有的知識經驗為基礎，對新信息重新認識和編碼，建構自己的理解。每個學習者對知識有不同的理解。[12]據此理論，筆者認為，秘書職業能力的培養要通過知識與能力、過程與方法、情感態度與價值觀三個維度去實現。
1、處理好知識與能力的關系。
知識與能力是相互聯系的。學生對秘書專業知識掌握得越牢固，理解得越深刻，其相應的技能就越熟練，其職業發展的能力就越強。離開了秘書的專業知識去談秘書的職業能力，那秘書的職業能力只能成為無源之水。傳授秘書專業知識，培養秘書專業技能，這對文秘專業的教師而言，是責無旁貸的。知識與能力既是秘書專業的學科特點，也是秘書人才培養的重要任務。認知主義教學理論認為，職業能力就是職業認知，只要掌握了秘書職業的相關知識，就能夠獲得相應的職業能力。在此教育思想影響下，教師教學往往講究知識的系統性，忽視了職業技術教育的特點。職業技術教育，講究專業知識以夠用為宜，不講求知識的系統性，它更多關注秘書工作崗位，強調秘書的工作情景和工作任務的完成，突出秘書的實踐技能，使獲得的專業知識內化為專業能力，又通過工作實踐，強化所學專業知識。知識是基礎，能力是目標，因此，要準確把握秘書專業知識傳授的度，加強秘書專業技能的培養，促進其職業發展。
2、注重過程性學習與方法傳授。
德國以能力為本位的教育觀告訴我們，職業技術教育應該關注工作崗位，強調在“工作過程”中獲得職業能力。過程性的學習應包含兩個維度，即工作過程和學習過程。因此，我們既要創設秘書的工作情景，讓學生在具體的工作任務中提升自己的職業能力；又要認認真真上好每一堂課，堅持一課一得的教學思想，讓學生每堂課都能收獲相關的職業技能。
能力的獲得講求習得和頓悟。俗話說：師傅領進門，修行在個人。如何入門？這要講求方法。如“站”是學生日常生活中最常見的姿勢，也是秘書禮儀最基本的技能之一，如果教師只是口頭講述“站”的動作要領，不去做示范動作，那些動作學生也不訓練，那么，盡管教師將“站”的要領——挺胸、收腹、立正、正視、微笑等一再強調，學生也難以掌握其技能。任何技能的培養，要經過“錯誤——修正——錯誤——再修正”，并通過反復地訓練才能掌握。只有正確的教學方法，才能讓學生較好地掌握秘書的職業技能。
3、要重視學生的情感態度與價值觀。
情感是指學生的學習興趣和熱情，興趣和熱情都是學習的內驅力。一方面，要改革傳統的教學方法，變講授式教學為啟發式教學，適當地使用項目化教學、情境教學、案例教學等方法，激發學生的學習興趣；另一方面，要充分挖掘課程的情感因素，激發學生對美好事物的追求，提高學生的審美情趣。如果學生對秘書專業的學習既不感興趣也不熱情，那么，教學效果就會大打折扣。態度是指學生的學習態度和責任感，尤其是對秘書工作的責任感。秘書的專業知識和技能散見于日常生活中，他們對這些專業知識和技能可能覺得沒有新鮮感，學習不感興趣，得過且過。態度決定一切，沒有良好的學習態度，就別奢談職業能力了。另外，秘書的天職是服務領導、服務群眾，其工作有時候在一定程度上代表他的領導或該單位的工作。因此，在教學中，要教育學生以高度的工作責任心和社會責任感去做好每一項工作。何謂價值觀？所謂價值觀，就是對事物的判別和評價。沒有對事物價值的權衡，就無所謂產生某種情感、形成某種態度，價值觀與情感態度是相輔相成的。如果對秘書的職業有成見，那會影響對專業的學習興趣，因此，我們要教育他們樹立正確的人生觀和價值觀，讓學生在獲得專業知識中提升自己的人格修養，在職業實踐活動中培養職業興趣。
參考文獻
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