會計電算化下內部控制的初探

會計電算化下內部控制的初探

【摘 要】隨著電子技術的進一步發展，會計電算化已在各個企業普及開來。財政部也頒布了《內部會計控制規范——基本規范（試行）》，并指出：“電子信息技術控制要求運用電子信息技術手段建立內部會計控制系統，減少和消除人為操縱因素，確保內部會計控制的有效實施�！睍�計電算化后給企業的內部控制帶來了新的挑戰，本文就如何建立一整套適合電算化會計系統的內部控制制度進行了初步探討。
　　【關鍵詞】會計電算化 內部控制
　　
　　內部控制是企業單位為保護其資產安全、保證信息的完整和正確、促進經營治理政策得以有效實施、進步經營效率、控制經營風險、防止舞弊行為發生進而制定的各項規章制度、組織措施、業務處理手續等控制措施的總稱。電子信息技術日益普及，企業建立了電算化會計系統后，會計核算和財務治理環境發生了很大的變化：一方面，由于使用了計算機，會計數據處理的速度加快了，會計核算的正確性和可靠性也有了很大的進步，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯；另一方面，會計電算化的實施，也為企業的內部控制帶來了很多前所未有的新題目，對企業內部控制制度造成了極大的沖擊。
　　
　　一、會計職員的配備發生了變化
　　
　　企業使用計算機處理會計和財務數據后，企業會計核算的職員配備發生了很大的變化，會計部分的組成職員從原來由財務、會計專業職員組成，轉變為由財務、會計專業職員和計算機數據處理系統的治理職員及計算機專家組成，所以各企業在引進會計職員和會計分工上碰到了新的題目。
　　
　　二、會計電算化后的主要風險
　　
　　在電算化方式下，內部控制的內容在傳統方式的基礎上，又出現了很多新的題目，主要有以下幾個方面：
　�。ㄒ唬┰�始數據所帶來的風險
　　在電算化會計中，電子計算機輸出的數據是在程序控制之下，對輸進的原始數據自動進行加工處理，并儲存于磁性介質上。所有記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制下自動進行。然而，電腦中的原始數據必須是由人工事先進行審核和輸進計算機的，這就要求一切數據的處理方法和過程都必須規范化，并保持正確性和相對的穩定性，這樣才能保證會計信息質量的真實性、完整性和正確性，避免可能發生得題目。
　�。ǘ�）操縱職員的舞弊風險
　　在手工會計系統中，對于一項經濟業務的每個環節都要經過某些具有相應權限職員的審核和簽章。但會計電算化后，職能劃分發生了巨大的變化。由于業務處理全部都是以電算化系統為主，電算化功能的高度集中導致了職責的集中，某些職員既可從事數據的輸進，又可負責數據的輸出和報送。因此，假如不加強內部控制，就會使某些計算機操縱職員直接對使用中的程序和數據庫進行個性操縱處理結果，加大出現錯誤的風險。
　　（三）會計檔案無紙化和電腦操縱無形化帶來的風險
　　在手工會計系統中，企業的經濟業務發生均記錄于紙張之上，增、刪、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從各自的字跡和印章上分清責任。會計電算化后，會計憑證轉變為以文件、記錄形式儲存在磁性介質上，使會計核算無紙化，修改數據不留痕跡。電磁介質也易受損壞，且有丟失或毀損的危險。所以會計電算化對會計檔案治理形式提出了更高的要求。不僅要保存好相關的紙質數據文件，還要保存、保管好已存儲在電子介質中的各種會計數據和計算機程序。如計算機機內及磁盤內會計信息安全保護、計算機病毒防治，以及計算機操縱治理等。 　　三、如何在會計電算化下加強內部控制
　　
　　（一）電算化下會計處理操縱程序的具體控制
　　為了保證信息處理質量，減少產生差錯和事故的概率，應制定嚴格的操縱規程。操縱規程主要指計算機業務處理過程的具體操縱步驟和具體要求，包括各種操縱命令、各種設備的使用說明以及非常情況的處理等。其內容主要包括：
　　1.各種錄進的數據均需經過嚴格的審批并具有完整、真實的原始憑證；
　　2.數據錄進員對輸進數占有疑問，應及時核對，不能擅自修改；
　　3.發生輸進內容有誤的，需按系統提供的功能加以改正，如編制補充登記或負數沖正的憑證加以改正；
　　4.開機后，操縱職員不能擅自離開工作現場；
　　5.要做好日備份數據，同時還要有周備份、月備份。
　　當然，這些制度還必須隨著企業經營的變化而不斷修改完善。只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發生，從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。
　　（二）電算化下會計處理如何利用職責分工進行治理控制
　　職責分工首先是將電算化部分與用戶部分的職責相分離。會計核算軟件正式投進使用后，原有會計機構必須做相應調整，對各類職員制定崗位責任制度。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括：會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案治理等工作崗位；電算化會計崗位包括：直接治理、操縱、維修計算機及會計軟件系統等工作崗位。機構調整必須同組織控制相結合，以實現職權分離，有效地限制和及時發現錯誤或違法行為。如規定系統開發職員和維護職員不能兼任系統操縱員和治理職員等。
　　不相容職責的恰當分離可以為避免單唯一人從事和隱瞞違法行為提供公道的保證。也可以考慮增加施行違法行為的難度，增加被逮住或結果失敗的可能性，并加大對此類行為的懲罰力度。
　　(三)電算化下如何加強賬套的系統安全
　　加強賬套系統安全控制主要應從防止未經授權的職員擅自動用系統各種資源。保護程序和數據的安全，減少因外界因素導致計算機故障等方面進手。主要的控制措施包括：1.訂立內部操縱制度，禁止非電腦操縱職員操縱財務專用電腦；2.設置操縱權限限制；3.操縱職員身份的密碼控制，規定交***手續和登記運行日志；4.數據存儲和處理相隔離，嚴格控制系統軟件的安裝與修改，對系統軟件進行定期的預防性檢查，系統被破壞時，要求系統軟件具備緊急響應、強制備份、快速重構和快速恢復的功能。
　�。ㄋ模╇娝慊�下如何加強內部審計
　　內部審計既是公司、企業內部控制系統的重要組成部分，也是強化內部會計監視的制度安排。加強內部審計能檢查出發生的錯誤，打消作弊或犯罪的意圖。內審職員應定期規則地檢查與計算機有關的控制目標、過程以及遵照情況，核實數據和程序的完整性。對會計資料定期進行審計，審查電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關法律、法規的規定，審核用度簽字是否符合有關內控制度，憑證附件是否規范完整等；審查電子數據與書面資料的一致性，如查看賬冊內容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整；監視數據保存方式的安全、正當性，防止發生非法修改歷史數據的現象；對系統運行各環節進行審查，防止存在漏洞。
　�。ㄎ澹╇娝慊瘯�計檔案治理工作
　　在實行會計電算化之后，隨著存儲介質的改變，對會計檔案治理的要求也比較嚴格。同時，對會計檔案的概念也就有所發展。在會計電算化情況下，除了打印輸出的賬、證、表以外，整個系統開發形成的全套文檔資料都屬于會計檔案的范疇。另外，對存有會計數據的有關介質也應妥善保管。
　　
　　參考文獻：
　　[1]朱榮恩.內部控制評價[M].北京：中國時代經濟出版社，2002.
　　[2]陸義保.電腦會計[M].南京：南京大學出版社，2000.

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