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合同管理流程及風險控制研究
建立與實施合同內(nèi)部控制的主要目標是優(yōu)化流程、降低風險、提高效率。這需要建立在合同管理流程和合同管理風險分析基礎之上。下面是小編搜集整理的相關內(nèi)容的論文，歡迎大家閱讀參考。
摘要：合同的管理需要有內(nèi)外部的結合，其中內(nèi)部控制要爭取使流程得以優(yōu)化，風險得到最大程度降低以及效率得到充分地提升。這需要建立在合同管理流程及其主要風險分析與控制研究的基礎之上。本文將從合同準備、簽署、履行和履行后管理這四個步驟為出發(fā)點，以合同執(zhí)行的過程以及導致風險的影響因素為線索，提出針對性的控制措施。
關鍵詞：合同管理;風險分析;控制方法
合同的制定與執(zhí)行是每一個企業(yè)的重要事務之一。這項工作的主要目標是爭取使流程得以優(yōu)化，風險得到最大程度降低以及效率得到充分地提升。這需要對合同管理的具體流程以及合同管理當中存在的風險進行細致分析。對于合同管理中存在的風險，一般可以從兩個角度進行分析：一是合同管理流程，二是導致合同風險的影響因素。
一、合同管理的具體流程
合同管理一般需要經(jīng)過以下四個階段：第一是準備階段，先對合同進行策劃、調(diào)查，然后初步確定合同的對象以及擬訂合同的文本，最后進行審核;第二是合同簽署階段，首先要雙方按正式流程進行合同的簽署，然后把合同分別移送到各個有關部門備案;第三是合同履行階段，合同的履行有很多形式，常見的有：履行合同、變更合同、轉讓合同、終止合同、處理糾紛等;第四是合同管理階段，主要是針對合同進行歸檔保管，以及對合同的執(zhí)行情況做出評價等。
二、按流程分析的合同管理風險及其控制方法
合同管理的四個階段都存在一定的風險性，履行階段的風險尤為突出，在其他階段當中合同準備階段的風險次之，并且導致風險的因素有很多種。所以，針對合同管理方面的風險分析，可以從其執(zhí)行的流程入手，也可以從導致合同風險的影響因素的方面挖掘。因為合同管理的每個階段和環(huán)節(jié)都存在著風險。所以，根據(jù)流程的風險分析就可以分成以下各個階段的風險分析：
2.1準備階段的風險
這一階段的風險主要是由于合同準備過程中的不得當行為導致的，包括合同策劃風險、調(diào)查風險、準合同對象的風險、談判風險、合同文本風險、審核風險等。
(1)合同策劃風險的具體內(nèi)涵是：在進行合同策劃時，由于合同的內(nèi)容超出或落后于企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標以及業(yè)務實現(xiàn)目標所導致的風險。這種風險主要有兩個影響因素：一是合同設定的目標同企業(yè)所制定的各項目標不匹配;二是有意逃避合同管理的有關規(guī)定，比如擅自大而化小，把較大金額或較高級別的大合同重新拆分組合成小金額低等級合同。針對此階段風險控制的主要方法有兩種：第一種是加大對以上兩個目標的一致性的審核;第二種嚴格規(guī)定合同的不可拆分原則，把合同的制定和執(zhí)行責任到人。
(2)合同調(diào)查風險的具體內(nèi)容是：在對合同進行調(diào)查時，對被調(diào)查對象的評價有失客觀公正的原則。這種風險一般表現(xiàn)為高估調(diào)查對象的履約能力和商業(yè)信譽。規(guī)避這類風險主要在于大力提高相關調(diào)查員的專業(yè)水平以及責任心，以事實為依據(jù)，理性客觀的對被調(diào)查者做出判斷。除此之外，還可以針對合同使用的雙方建立商業(yè)信用檔案制度等。
(3)準合同對象風險的具體內(nèi)容是：準合同對象不能明確確定的風險。準合同風險包括以下兩點：一是未能將有效履約的雙方明確為準合同對象;二是錯誤的把具有履約能力的對象排除在外。有效規(guī)避這種風險可以通過加強防范措施，即集體決策的的制度。
(4)合同談判風險的具體內(nèi)容是：談判過程中由于疏忽或考慮不周所導致?lián)p害自身利益的風險。此類風險一般體現(xiàn)為：對合同涉及到的產(chǎn)品具體信息的忽視，比如產(chǎn)品或服務的標的、質量或技術標準等，甚至是違背當?shù)卣叩膬?nèi)容，這些至關重要的細節(jié)有可能給企業(yè)帶來巨大的損失。有效避免這類風險的措施提高談判團隊的素質，如談判隊伍的人員結構要多元化和專業(yè)化;在談判過程中，要認真聆聽對方陳述，及時總結談判條款，充分研究談判策略，將團隊的智慧發(fā)揮到最大化。
(5)合同文本風險的具體內(nèi)容是：在對合同的內(nèi)容和條款進行設定時出現(xiàn)的不得當?shù)娘L險。此類風險一般體現(xiàn)為：合同內(nèi)容和條款可的制定有失邏輯或欠缺完整性，這樣就極有可能產(chǎn)生誤解;此外，還有一種表現(xiàn)是，不了解企業(yè)當?shù)氐挠嘘P政策法規(guī)，制定出違背規(guī)定的條款。消減此類風險的最好方法就是加強合同的審核。
(6)合同審核風險的具體內(nèi)容是：在對合同進行審核時，由于審核人員的疏忽未發(fā)現(xiàn)合同的不當條款的風險。此類風險一般表現(xiàn)為：審核者由于專業(yè)素質低或工作態(tài)度不端正，沒有發(fā)現(xiàn)合同中有損自身利益的條款;發(fā)現(xiàn)合同本身存在的問題，但是沒有提出合適的修改意見。
2.2簽署階段的風險
(1)合同簽署風險一般表現(xiàn)為三種，分別是：一超出規(guī)定的權限進行合同簽訂;二由于合同印章管理失誤，錯蓋合同印章;合同簽署后，因保管不當，條款被篡改。降低這類風險的主要措施是：職責統(tǒng)一，部門清晰，嚴禁越權;嚴格印章管理，蓋章程序化、專門化;簽署過程現(xiàn)場化，當面化;合同內(nèi)容防偽化，比如公章做出特殊標記，或者條款制定內(nèi)部特殊化，防止被任意篡改。
(2)合同移送到有關部門過程中存在以下風險：錯誤地將合同送到無關部門;管理合同的有關部門未能及時妥善處理合同;保密工作不周全，導致合同泄密。降低這類風險的方法有：嚴格按照合同簽收制度運行，并且要把無關的合同盡快退回;指合同保管專人化，并為其提供相應的設施。
2.3履行階段的風險
合同履行階段的風險主要包括合同履行過程中的風險、合同變更或轉讓風險、合同終止風險等。
(1)合同履行過程中存在的風險一般有以下幾種：一是違約風險，即沒有按合同中規(guī)定的條款履行相應的義務。降低此類違約風險的常用方法首先要做好前期的調(diào)查工作，包括合同對象的履約能力以及商業(yè)信譽，盡量和這兩方面評價高的企業(yè)簽約;在合同文本中必須明確違約需承擔的責任;簽訂合同時，要讓合同對象為能夠履行合同提供擔保措施;簽訂合同后，還要對合同對象進行履行監(jiān)督，如果發(fā)現(xiàn)合同對象有違約的跡象，那么就應當采取相應措施把損失降到最低。
(2)合同變更或轉讓過程中的風險一般要表現(xiàn)為：未能及時有效的對需要變更的條款作出更改;未能按照嚴格的變更程序隨意更改，導致變更內(nèi)容無效;合同雙方尚未達成一致意見，導致合同轉讓行為無效;降低這類風險的主要措施是：合同的各種“動態(tài)”及時向相關負責人報告;合同雙方達成一致意見后方可對合同變更或轉讓的內(nèi)容和條款作出決定;合同管理程序嚴格化。
(3)合同終止風險一般表現(xiàn)為：在合同條件不充分時，終止合同;合同終止時沒有辦理必要的終止手續(xù)。降低這種風險的主要措施是：將合同終止時需要的相關文件按照嚴格的程序進行逐一辦理;到專門化的機構對合同嚴格復核終止手續(xù)。
2.4履行后管理階段的風險
合同履行后的管理階段也存在一些風險，即在履行合同后或終止合同后的管理過程中存在的風險，包括合同歸檔保管的風險、執(zhí)行情況評價的風險等。
(1)合同歸檔保管的風險一般有以下兩個方面：一是丟失合同或者內(nèi)容泄密;二是合同被濫用。降低這類風險的主要措施是建立責任追尋制度;制定嚴格的合同借閱的審批制度;對已簽訂的合同做不定期的檢查工作，并提高檢查的頻率。
(2)合同執(zhí)行情況評價風險的具體內(nèi)容是：忽視合同運行的評價;未能對合同的內(nèi)容做針對性以及全方位的評價。降低這類風險的主要措施是：及時向合同對象進行合同執(zhí)行的回饋反映，建立起一套完整的合同執(zhí)行評價操作說明;實施責任追究制度等。
三、風險影響因素及其控制方法
導致合同風險的主要因素有三種，分別是：外部因素、對方因素、自身因素。
3.1外部因素
外部因素包括的內(nèi)容十分廣泛，有當前政治經(jīng)濟情況，社會發(fā)展走向，自熱環(huán)境反映，科學技術態(tài)勢等等。合同雙方在簽訂合同時，不但要考慮到有關企業(yè)發(fā)展、運行、合作等切身利益條款，還要關注來自企業(yè)之外的各種影響因素，尤其是是國家的大政方針以及法律法規(guī)方面的影響。由于這些企業(yè)外部的影響因素所導致的后果，合同簽訂雙方都沒有辦法控制，只能根據(jù)掌握的規(guī)律做出合理預測，并采取相應的預防規(guī)避措施。當然，這些外部的影響因素雖然不可控，也不能精確預測，但是，在企業(yè)條件允許的情況下，可以采取分擔風險的措施，常見的方法有購買保險。
3.2對方因素
因合同對方的原因導致合同風險的因素主要包括合同對方的蓄意欺詐或違約、財務狀況不佳、生產(chǎn)能力與技術水平等。如對方一開始就根本沒有履行合同的意愿，簽訂合同的目的就是為了欺詐他人;或者在合同履行過程中借故小題大作，蓄意不履行合同義務;或者陷入財務困境，無力履行合同義務;或者因生產(chǎn)能力或技術水平等方面的原因，無力履行合同規(guī)定的數(shù)量或質量標準等�？刂七@類風險，可采取“事前防范、事中控制、事后補救”的方法。事前防范就是在簽約前全面調(diào)查對方的簽約動機、履約能力和商業(yè)信譽等，并做出恰當?shù)娘L險評估;只與具有良好履約能力和商業(yè)信譽的單位簽訂合同;只簽訂與對方履約能力相符合的合同;要求對方提供履行合同的擔保等。事中控制就是密切監(jiān)控合同履行過程，一旦發(fā)現(xiàn)對方有違約的可能，或者已有違約行為，立即采取相應的對策，防止風險擴大和發(fā)展。事后補救就是在對方違約后，根據(jù)合同約定追究其違約責任，甚至采取合同仲裁或訴訟方式等。
3.3自身因素
企業(yè)自身因素導致合同風險的影響因素包括：決策水平、管理能力、人員素質、技術水平等等。合同決策的過程中，存在合同的策劃尚未系統(tǒng)化，在確定準合同對象時沒有嚴格按照符合本企業(yè)要求條件進行查找匹配，合同中出現(xiàn)的關鍵內(nèi)容含糊不清;管理水平的影響原因主要有公司的戰(zhàn)略目標以及經(jīng)營目標不能恰當?shù)脑O定，甚至與合同管理相關的職責相脫離，合同的管理過程有重大缺陷;人員素質所導致的風險因素包括有關負責人和工作人員專業(yè)素質不合格、工作的態(tài)度不端正、未能嚴格執(zhí)行合同制度、故意規(guī)避合同中存在的問題、與其他企業(yè)人員共同欺詐本企業(yè)等;因財務狀況所導致的風險一般是由于企業(yè)財務狀況出現(xiàn)問題而而失去還債的能力，導致違約;生產(chǎn)能力和技術水平因素主要是指企業(yè)目前生產(chǎn)能力或技術水平不能滿足履行合同義務的要求等�？刂拼祟愶L險的主要策略是風險降低，即建立合同內(nèi)部控制并嚴格執(zhí)行。
四、合同風險的主要應對策略
針對合同中存在的諸多風險，企業(yè)可以采取風險規(guī)避、風險降低、風險分擔等方式，從而降低風險對企業(yè)造成的損失。
4.1風險規(guī)避
風險規(guī)避是指企業(yè)沒有能力承受風險所帶來的沖擊，通常情況下，這類企業(yè)會選擇放棄或者終止合同中的部分條款，從而來最大程度的降低損失。根據(jù)規(guī)避風險的的程度以及采取的方式，可將他們分為完全拒絕承擔、逐步試探承擔兩種策略。
(1)完全拒絕承擔合同風險的含義是在針對合同風險進行評估后，企業(yè)直接拒絕承擔某類或某個合同風險。在簽訂合同之前，企業(yè)都應該對合同對象企業(yè)做全面的合同風險評估，如果該企業(yè)認為合同對象企業(yè)存在長期經(jīng)營管理不善、財務狀況十分混亂、企業(yè)的產(chǎn)品或服務質量低下、商業(yè)信譽嚴重受損等現(xiàn)象，那么本次合同簽訂的風險就很高，應取消與這家企業(yè)簽訂合同。
(2)逐步試探承擔合同風險的意思是在針對合同風險進行評估后，合同對象的整體狀況雖然不是十分完善，但是不會為該次合作帶來損失，只是導致盈利減少，那么最好采用分步實施的方法，有效規(guī)避部分風險。如果在對合同對象企業(yè)進行完合同風險評估后發(fā)現(xiàn)，和他們合作可能會帶來較大的風險，但是，本公司所需的產(chǎn)品只有合同對象公司能夠提供，那么也可以采取這種風險規(guī)避的策略。具體的方法是：以小變大，金額逐步增多，邊合作邊觀察，然后在決定是否進行更大金額的合同簽訂。
4.2風險降低
風險降低是指在權衡企業(yè)的成本效益后，制定出一套完整的風險防御系統(tǒng)措施，這套系統(tǒng)要保證能夠將合同風險控制在有限的承受范圍之內(nèi)。風險降低針對于企業(yè)內(nèi)部而言需要做好精細的內(nèi)部控制，以此來更好的抵抗風險。
4.3風險分擔
風險分散，簡言之就是“大而化小，小而化無”的一個過程，具體做法是將較大金額的投資分散于幾家能夠提供相同產(chǎn)品或服務的公司，和不同的企業(yè)簽訂合同，把風險分散在不同的地方，以此來有效的規(guī)避由于合同對象企業(yè)由于某種情況經(jīng)營不善帶來的合同風險損失。
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