淺談檔案信息化建設

淺談檔案信息化建設

淺談檔案信息化建設1

一、 概述
　　
　　隨著發展,人們對檔案治理有了更高的要求,檔案治理部分自身的治理水平、治理手段必須從手工方式向現代治理方式轉變,為社會提供高效、優質的`檔案信息服務。

淺談檔案信息化建設2

　　民政部門作為政府重要的行政職能部門，在保障人民群眾基本生活權益，維護社會穩定，促進經濟社會發展與社會和諧進步等方面都發揮著重要作用。民政檔案管理是民政部門的基礎工作，也是整個民政行政業務工作的核心內容之一。它包括民政文件資料的受理、錄入、整理、歸檔、管理、借閱、銷毀等環節�？茖W規范的管理民政檔案，對運用現代化手段維護民政工作文件資料的完整和安全，充分發揮民政行政職能，具有十分重要的意義。民政部門必須加快民政工作檔案管理、使用、創新，大力推進民政檔案信息化建設，檔案信息化建設是國民經濟和社會信息化的重要內容，在新的形勢和機遇面前，我們必須運用現代高新技術手段，全面提升民政檔案工作水平，以更好地適應信息社會對民政檔案工作的需求。

　　從民政部門檔案信息化建設工作的現狀看，目前主要存在以下幾個方面的問題：一是對民政檔案信息化工作重要性認識不到位。當前，一些民政部門工作人員，甚至部分檔案工作人員對抓民政檔案信息化重視不夠，簡單地認為民政工作信息化建設只要完成民政工作任務就可以了，對檔案主管部門的工作部署和檢查存在應付心理，而民政部門檔案工作人員往往又身兼數職，承擔著繁重的民政工作任務，不能專心做好檔案工作，致使民政檔案管理工作是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”，造成有的基層民政檔案管理工作做完了，卻沒有將文件材料及時歸檔，亂丟亂放，出現人走檔丟的現象。

　　二是檔案工作人員信息化管理水平不高。從目前基層民政檔案專業人員隊伍的整體狀況看，普遍存在專業素質偏低、信息化管理水平不高等問題，與現時民政工作檔案信息化的發展要求存在較大差距。許多民政工作檔案管理人員的管理水平停留在傳統工作經驗上，信息化管理經驗不足，思想觀念和管理水平跟不上時代發展，缺乏創新和活力。

　　三是電子文件管理不健全。雖然當前的電子文件應用與管理越來越普遍，各級工作人員應用計算機開展工作越來越廣泛，但是，由于當前計算機技術開發、推廣與使用上的制約，以及民政工作法律政策規定的要求，民政部門對民政工作文件的管理和利用仍然采用"雙軌制"，即文件電子版與紙質文件實物載體同時并存，特別是針對電子文件修改、銷毀的隨意性的不確定性認知，人們還是對紙質文本的信任度較強，因此，電子文件的整理、歸檔并沒有被廣泛地重視起來，而且，有的部門的專門檔案室、檔案柜并未很好地建立起來或很好地使用，每個民政工作人員所使用的計算機里面都有電子文件，沒有按規定收集整理立卷歸檔，銷毀隨意性大，電子檔案管理很混亂。

　　四是民政檔案信息化基礎設施不足。由于對民政檔案工作信息化經費投入的不足，民政檔案信息化管理軟硬件設施還相對缺乏，使得民政檔案信息化管理相對滯后，不能適應民政工作信息化建設的需要，不能及時、迅速、準確、全面地為民政工作科學化、規范化推進提高提供有價值的信息資源。而且，目前部分民政文件資料仍然是人工歸檔、管理，計算機在檔案管理上的使用、保護水平較低，使民政工作檔案信息不能共享，查閱不方便。往往是要“沉入”檔案室的卷宗中，逐卷、逐頁尋找，不能適應民政檔案信息化發展的要求。

　　針對民政部門檔案信息化管理工作中存在的上述問題，結合檔案信息化工作實際，要實現民政檔案規范化管理，應從以下幾個方面采取對策：首先，要加強民政檔案信息化基礎建設。一方面各級民政部門應充分認識到做好民政檔案信息化工作的重要意義，適應民政工作信息化建設和檔案事業發展的要求，把檔案信息化納入民政信息化建設的總體發展格局中，以促進民政檔案事業持續快速健康發展，為民政事業發展服務。另一方面，要提高檔案人員的業務素質。把檔案信息化建設相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識等列入民政檔案工作人員知識更新和繼續教育工作計劃;采取請進來與走出去相結合、專家授課與個人自學相結合等培訓方式，加強對檔案業務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，普及信息技術知識，提高檔案業務人員掌握和運用現代化技術的技能，不斷拓寬民政檔案管理人員的知識面，準確掌握《檔案法》、民政部關于文書檔案工作的有關規定和要求，促進基層民政檔案信息化管理水平的不斷提高。并且，民政檔案工作人員要堅持在工作中學習和掌握民政工作信息化的有關知識，努力自主提高自身的業務素質，適應當前和今后一個時期的工作需要。

　　其次，要加強民政檔案信息資源和應用系統建設。一是要加強電子文件歸檔管理。民政部門要根據民政工作檔案管理的要求，加強對本部門電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。及時總結、推廣經驗，引導、規范機關電子文件的歸檔管理。二是要盡快實現民政檔案的信息化與民政工作的信息化同步。民政檔案必須適應民政工作信息化要求，把電子文件妥善保管起來。民政工作信息化的迫切要求及快速發展，對民政檔案管理提出了更高的要求。隨著計算機技術的發展，數據存儲技術的成熟、數據安全問題的解決，電子文件將不斷增加，紙質載體的文件數量將不斷萎縮，電子文檔的應用是檔案發展的必然。民政工作電子文件不止是日常工作形成的方案、總結之類的`文稿，更多的會是越來越多的每個工作日里形成的婚姻登記文書檔案、正式的文件，低保救助、五保管理、民間組織等申報審批形成的數據資料，地名管理、勘界協議、退役士兵安置等工作中形成的文件資料及各類電子版的影像檔案，都要越來越多地作為電子檔案保存、應用，使民政檔案現代化與民政工作信息化有機結合，同步發展。

　　再次，要加強民政檔案信息安全體系建設。按照《檔案法》和民政工作的相關法律法規的要求，在上級檔案工作主管部門的指導下，民政部門要建立健全與檔案法律法規及民政工作相關法律法規相配套的一系列內部管理制度，建立民政檔案信息安全保障體系，逐步完善檔案信息安全管理體制，進一步規范民政工作電子文件檔案管理工作，加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫安全;加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效。

　　信息化條件下，文檔一體化已經成為普遍共識，電子文件管理工作做得如何將直接影響電子檔案的真實、完整、長期可讀，推進民政工作檔案信息化建設是檔案工作的必然選擇。民政工作檔案是民政工作的記載，是工作中形成的文件材料的歸宿，以民政檔案信息化建設作為推進民政工作，推進民政檔案事業發展的杠桿，以此推動民政工作及民政檔案工作的規范化、制度化建設，為構建社會主義和諧社會服務。

淺談檔案信息化建設3

　　【摘要】人事檔案作為個人成長過程中最重要的載體，無論是對人才的開發還是利用均有著無可替代的重要作用，尤其在信息技術飛速發展的現代社會，人們除了需在時間、空間等概念方面發生相應的轉變外，也應該加強對人事檔案重要性的認知。當前的社會形勢，傳統的人事檔案管理模式儼然已無法滿足時代發展的要求，必須進行變革及更新。本文從新時期人事檔案管理實踐出發，就其信息化建設開展研究與探討。

　　【關鍵詞】人事檔案；信息化建設；人力資源管理

　　傳統的人事檔案管理工作，其最主要的任務莫過于管理各項與人相關的信息資源。而現如今，隨著時代以及信息技術的不斷發展，其不僅讓我國的社會經濟發生了巨大變化，也讓人事檔案管理工作的內涵得以新的延伸。加快檔案信息化建設，是我國迅速發展的政務信息化對檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發展需要，也是順應潮流，適應時代發展的新舉措、新要求。

　　一、加強信息化建設的指導思想

　　在信息化技術愈漸發達的今天，人們對信息化建設也越來越重視，而信息化于各行各業中的廣泛運用，基于信息化本身所具備的動態性、及時性以及快捷性等特征，故也極大促進了各行業的發展。對此，要想切實加強對人事檔案的管理，除了人事檔案管理人員本身需具備良好的管理意識外，有關信息化技術的引進亦當引起相關管理者的足夠重視。當然，有關人事檔案管理的信息化建設，同樣也意味著人事檔案管理人員需具備更高的信息素養，對此，作為人事檔案管理人員，其在實際的管理過程中，需務必做到以下幾點：首先，人事檔案管理人員，其本身必要具備不斷進取的良好學習態度，如此方能積極投入到對信息化技術的學習過程中，繼而確保對先進信息化技術的合理利用。其次，身為人事檔案管理人員，其本身須始終具備良好的管理意識，并在實際的管理過程中，堅持“以人為本”的管理原則，如此方能讓人事檔案管理與其他管理工作相契合，繼而激發人事檔案管理人員的工作責任心與積極性。最后，作為人事檔案管理人員，其在實際的管理過程中應務必意識到人事檔案管理工作并不能一蹴而就，而是要遵從實際，并積極聯系信息化、自動化的管理思想，切實促進傳統人事檔案管理工作逐步往現代化的方向發展，繼而在提升人事檔案管理工作效率的同時確保理想的管理質量與成效。

　　二、加大對人事檔案管理信息化軟件的研發力度

　　要想促使人事檔案管理逐步往信息化的方向發展，必須建立一個信息化的操作平臺，否則任何事項都無異于一紙空談。對此，無論是政務的人事檔案管理人員或科研人員，其在實際的工作中，都應務必致力于人事檔案管理信息化軟件的開發，并基于當前所使用的各類操作系統予以更新和升級，建立出一套相對更為科學且完善的檔案信息數據管理系統，以滿足當代社會對政務人事檔案管理工作的要求。當然，有關人事檔案管理數據庫的建立，其除了需具備管理、維護、增、刪、查、改等基本功能外，尚需實現與政務其他資源之間的溝通與共享，以人事檔案向社會提供服務為重心，強化服務意識，不斷提高管理效率和服務水平，為上級領導選拔人才提供真實可靠的人事信息。

　　三、采用一體化管理規范人事檔案信息化建設

　　現階段我國的人事檔案管理大多是紙質材料和電子文檔，總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，有關人事檔案管理信息化管理系統的建立，既要以網絡和計算機技術為支撐，也應囊括人事檔案管理的方方面面，包括信息資源的查詢與傳遞、檔案的'分類建立與保管等。采取一體化的管理體系，要將科學技術與人事檔案管理工作相結合，從人事檔案管理工作的實際情況出發，堅持循序漸進的原則，做好兩者的協調工作，實現由初級到高級的有效轉變，并成立綜合性人事檔案管理資源庫和分級化人事檔案管理資料庫，以此來共同形成信息化人事檔案管理平臺，有效提高人事檔案管理工作的效率和水平。同時，在統一、科學、合理的標準上，利用計算機技術將原始的檔案信息與檔案數據進行存檔，從而更為完善地建立起一個現代化、專業化的人事檔案管理數據庫，實現數據化管理，方便資源的傳遞與共享。堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合，面向應用，建立“活庫”，以利用效率和使用效率考核數據庫的“活性”，建立一個現代化的人事檔案數據庫，最終實現人事檔案管理的數據化，便于信息的共享。這樣就能夠使管理工作中的檔案的建立、接收、派發、保存、使用、查詢等實現一體化，從而讓檔案管理工作更加高效便捷。

　　四、加大資金投入保證人事檔案信息化建設

　　人事檔案管理的信息化建設，在實際的管理過程中，應務必保證在人事檔案管理信息化建設方面的資金投入力度。人事管理者需對相關資源的配置是否合理予以充分考量，盡可能節省人事檔案管理信息化建設開支，并確保人事檔案管理信息化系統建設的科學性與有效性。同時，加大投入以提高檔案管理人員的基本素質、執行能力、技術設備操作水平，備份相關的人事檔案信息，設置數據信息、設備數據庫的使用權限，從而多方位確保人事信息檔案的安全�？傊�，隨著時代的不斷發展，如今，人事檔案管理的信息化建設已然成為社會發展的必然要求。作為人事檔案管理人員，在實際的管理過程中，應務必聯系現代先進的信息技術，不斷強化自身的信息化水平及能力，提高人事檔案管理工作效率，更好地為人事工作和經濟社會發展提供全方位、更準確、更快捷服務的現實需要。

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淺談檔案信息化建設4

　　1 檔案信息化建設的重要性

　　所謂檔案信息化，是指由國家檔案管理部門負責，在其統一規劃和組織管理下，充分利用現代化的信息技術進行檔案管理，并完成檔案信息資源的管理、處置以及利用的過程。一般而言，檔案信息化建設主要包括信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案標準和規范建設以及檔案信息化的應用系統建設四方面內容。

　　《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發[20xx]15號）以及《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》（魯辦發[20xx]40號）兩個重要文件都強調了檔案信息化建設的重要性，提出檔案管理信息資源的數字化、管理一體化、網絡化、共享化等特點，明確了推動檔案管理現代化這一檔案信息化建設的目標，通過科學整理檔案信息資源、全面挖掘檔案社會價值，推動檔案資源科學配置和高效利用，從而為社會提供更加優質的檔案信息服務。

　　具體而言，檔案信息化建設具有以下重要價值：一是提升檔案管理人員的工作效率。一直以來，我國檔案管理采用的是以檔案實體管理為重點的模式，工作人員都是通過手工進行檔案的收集、整編、管理、提供利用的，這種模式不僅工作量大，而且工作人員的效率很低；而檔案管理實現信息化以后，檔案管理工作變得數字化、自動化、一體化、共享化，檔案管理工作變得省時省力，只需一次錄入檔案信息就可以多次利用，極大提升了檔案管理工作人員的效率。例如，對于高職院校檔案管理而言，實現檔案管理信息化后，學校各部門就可以根據特定權限，通過校園網直接查詢一些人員的信息，從而可以為高職院校的科學決策提供便捷、準確的依據。二是保護檔案紙質載體。對于檔案管理而言，紙質載體是非常重要的原始證據，而傳統的檔案管理模式需要反復查閱紙質載體，不僅費時費力，而且經過反復翻閱、反復拆裝后，紙質載體很容易受損；而檔案信息化建設后，檔案管理人員只需從數據庫中調取相關信息，極大減少了對紙質檔案資料的接觸，從而保護了紙質檔案管理載體。三是推動檔案管理標準規范體系的建設。檔案信息化建設改變了傳統的檔案管理模式，在實現檔案信息共享的同時，可以為我國檔案管理體系創新和完善提供動力，并使我國檔案信息資源的收集、分類、整編、查閱、利用更加規范，從而推動我國盡快建立檔案管理標準規范體系的建設。

　　2 新形勢下檔案管理信息化建設面臨的問題

　　2.1 思想認識不到位

　　伴隨信息技術的快速發展和普遍應用，我國檔案信息化建設取得了一定成績；但是，受到傳統檔案管理模式的影響，檔案管理人員中仍然普遍存在“為保管而保管，重保管輕利用”的思想。很多工作在檔案管理一線的工作人員缺乏對檔案信息化建設的正確認識，沒有認識到檔案管理信息化的重要性、必要性以及緊迫性，所以在檔案信息化建設中表現出懈怠、不配合等消極情緒，這嚴重阻礙了我國檔案信息化建設的進程。

　　2.2 基礎設施建設不完善

　　檔案信息化建設由于發展時間較短，基礎設施建設方面還不夠完善。由于基礎設施建設不完善，一些地區的檔案信息化建設水平較低。檔案信息化建設中，對于基礎設施的要求比較高，既要有外部硬件設施同時還應具備內部的軟件設施，如專業化檔案管理軟件。

　　2.3 檔案管理的標準化水平低

　　新形勢下，檔案信息化管理要求更高，但是對于實施的檔案管理標準卻缺乏統一，各地在檔案信息化管理方面多是各自實施，標準不一。建立檔案管理的規劃化標準，有利于實現檔案之間的有效銜接，減少檔案管理的難度，因此標準化較低的現狀急需得到有效的轉變。

　　2.4 缺乏專業的檔案管理信息化人才

　　檔案信息化建設的深入實施，對于管理人才的專業性也提出了更高的要求。由于過去對于檔案的管理多以人工管理為主，信息化水平較低，而信息化管理必然要求管理人員應該具備熟練的信息化處理能力，能夠熟練的操作信息化設備及軟件來處理檔案管理工作，因此，專業人才的缺乏對檔案管理信息化造成了很大的阻礙，不利于檔案管理信息化建設水平的`有效提升。

　　3 推進檔案管理信息化建設的對策

　　3.1 加強檔案管理信息化建設的重視程度

　　檔案管理信息化已經成為未來的趨勢，因此檔案管理相關部門及人員應該及時轉變傳統的思想認識觀念，提高對于檔案信息化建設的重視程度。為不斷加強檔案管理人員對于檔案信息化建設的認識，可以通過舉辦培訓活動來實施。人員培訓工作應該重視對檔案管理重要性、檔案管理未來趨勢以及未來檔案管理工作提出的新要求等內容的詳細講解與培訓，幫助管理人員成功轉變管理思維與管理理念，真正重視信息化建設對于檔案管理工作的重要意義，能夠積極主動的學習相關管理知識，加深理解，從而更好的適應新型管理工作的要求。

　　3.2 加強檔案管理信息化的基礎設施建設

　　基礎施設建設是檔案信息化建設的基礎和重要保障，因此，加強檔案管理信息化的基礎設施和資源體系建設十分必要。在基礎設施建設方面，檔案管理部門一方面應該努力購進專業的檔案信息處理軟件及硬件設備，確保信息化處理工作能夠順利進行；另一方面檔案管理人員應該圍繞自身檔案管理工作的實際情況，綜合考慮檔案的數量、信息化管理的要求等內容，努力開發特色管理功能，體現自身管理的高質量、高水平。同時，檔案管理還應努力建立統一的、完善的信息化資源體系，努力實現檔案信息的全民共享，可以通過建立專業的檔案管理網站來整合相關的檔案信息資源，并充分運用信息化處理技術推進相關工作的順利開展。

　　3.3 加強檔案管理信息化的標準體系建設

　　檔案管理信息化的標準體系不僅能夠為檔案管理信息化提供有力的依據，同時還能夠有效克服因為標準不統一而帶來的一些的工作阻礙。比如說，在檔案的錄入、掃描以及網絡傳輸等環節，如果標準不統一產生的信息文件格式就有可能存在差異，而不同格式的信息文件之間往往很難實現無差錯的轉變，這樣就給后續的檔案信息化管理工作造成了很大的麻煩。在建設檔案管理信息化標準體系過程中，既要從整個行業領域去規范檔案信息化的相關標準和內容，同時還應該具體到檔案管理信息化的每一個環節當中。比如說，對于檔案信息的存儲格式做出明確的規定、掃描的清晰度有一個準確的界定等等。

　　3.4 加強檔案管理信息化的人才隊伍建設

　　人才隊伍建設工作的有效推進，能夠在很大程度上保障檔案管理信息化工作的效果取得。各級檔案管理部門應該建立科學的用人理念，對于檔案管理人員來講，應該明確提出對其工作的要求，多招聘一些具備現代化信息處理能力的高水平管理人才，提升自身人才隊伍建設的水平。一方面，檔案管理部門應加大外部優秀人才的引進，借助一些人才招聘渠道引進一批能力水平較高的檔案管理人員；另一方面，檔案管理部門應該加大對內部檔案管理人員的素質提升與培訓，通過開設相關的培訓課程幫助現有管理人員提升管理技能，增強管理能力。

　　在新形勢下，檔案工作信息化也變得越來越被重視，充分體現在檔案信息化建設的必要性、重要性和緊迫性。因此，需從各方面深化檔案信息化建設，構建檔案信息化技術支撐體系，努力提高檔案工作信息化的新水平，提升創新能力，為檔案工作的改革和創新提供堅實的技術支撐。

淺談檔案信息化建設5

　　摘要：利用計算機網絡技術進行檔案信息化建設和管理，可確保檔案信息的時效性，實現檔案信息資源共享。在利用算機技術開展檔案信息化建設時，應樹立檔案信息化意識，提高檔案信息化技術水平，不斷提高檔案信息管理水平，確保檔案信息的準確性和有效性。在利用計算機技術開展檔案信息管理時，要通過計算機創建檔案數據庫，規范檔案數據庫建設，保障檔案信息安全，研發檔案信息相關軟件，提高檔案信息的利用率，促進當地經濟社會的協調發展。

　　關鍵詞：檔案;信息化建設;信息管理;計算機技術

　　檔案信息化是以室藏檔案為基礎，在保持原來檔案信息不變的前提下，改變檔案自身內容的存在形式，使檔案信息社會化，實現檔案資源共享，滿足經濟社會發展需求。應用計算機進行檔案信息化建設和管理，可以節約時間，提高工作效率；可以節約成本，依規做好檔案信息保密工作。所以，應合理利用計算機和網絡技術加強檔案信息化建設和管理。

　　1檔案信息化建設和管理應用計算機技術的優點

　　1.1確保時效性

　　定期人工整理后的紙質檔案要分放到各檔案室，保存的檔案信息一般具有一定的滯后性。而應用計算機技術完成檔案掃描輸入、加工整理后，可通過網絡傳輸直接傳送給檔案室，確保查詢得到的是最新、最及時的檔案信息，確保了檔案信息的時效性。

　　1.2實現資源共享

　　運用計算機技術可錄入檔案信息，創建自己的信息庫，相關部門可通過網絡查詢和調取經過加工的檔案信息，可節約時間、空間，提高工作效率，共享電子檔案信息資源。要提高檔案信息共享能力，細分電子檔案類別為操作目錄、系統環境、卷內目錄、檔案密級等，來進行科學管理。

　　2計算機在檔案信息化建設中的應用

　　2.1樹立信息化意識

　　檔案管理人員要樹立社會檔案意識，這可推動檔案信息化建設的發展。檔案管理人員是檔案信息化建設的主力軍，其能動性直接影響檔案信息化建設的.成敗，應予以充分重視。這要求檔案管理人員要樹立檔案信息化觀念并認清其重要性，主動參與并認真做好檔案信息化建設工作，促進當地經濟社會的協調發展。

　　2.2提高檔案信息化技術水平

　　(1)配備硬件設備。要開發、運用和不斷完善檔案信息管理系統，通過培訓并推廣統一的計算機軟件系統，為檔案信息化建設奠定堅實的基礎;(2)檔案目錄中心和全文數字化。在此項工作中，輸入數據時應統一格式標準，根據使用者要求邊整理邊輸入檔案資料，同時保存紙質檔案和數字檔案，避免重復勞動，加快檔案信息數字化的進程;(3)界定并保證信息密級及其安全。首先要制定公開、內部、秘密、機密等密級標準。為確保軟件系統安全性，要合理設定檔案信息使用者查詢權限，通過在網上驗證使用者身份來保證檔案密級安全。

　　2.3提高檔案信息管理水平

　　(1)加強檔案信息化管理軟件和制度建設。要根據本單位實際選擇合適的檔案信息化管理軟件，根據國家法律法規制定并不斷完善管理規章制度和規范，加強信息交換并提高共享水平，創造出更為有利的、方便公眾的優越條件;(2)檔案管理人員必須學習和掌握計算機、信息化管理知識和管理軟件，不斷開發利用軟件，使系統運行狀態良好;(3)檔案信息化管理成敗的關鍵在于數據質量，要嚴格把守數據關，輸入完整準確數據，保證信息的客觀性。要建立數據審核制度，輸入前和輸入后應詳細審核和校對數據，以確保數據的準確性。

　　3計算機技術在檔案信息管理中的應用

　　3.1創建檔案數據庫

　　檔案信息管理的核心是利用計算機技術開發和建立數據庫以保存檔案數據信息。這一過程是檔案信息管理正規化、數字化、網絡化的必要手段，是用戶獲取各種檔案信息的一種重要方式。在檔案管理過程中，要建立完善的數據庫和相關程序，準確錄入檔案信息，通過不同方式來檢索、查詢和利用檔案信息，做到檔案信息系統的正常運行和檔案信息的共享。

　　3.2規范檔案數據庫建設

　　應規范建設和科學管理檔案數據庫，尤其時應注意泄密問題。要提高檔案管理的安全機制，防止信息泄露；要不斷擴大發展檔案信息數據庫，順應計算機發展建立新的管理軟件，滿足檔案信息管理需求。

　　3.3保障檔案信息安全

　　安全性是檔案信息管理中的重中之重，機密信息一旦泄露，不利于經濟社會的快速發展。安全保障制度是保證信息管理安全的保證，但應做到科學合理有效。要選用適合的或重新設計殺毒軟件，保證病毒不侵襲檔案信息；為有效抵制內外攻擊，要將入侵檢測、漏洞掃描技術、二級防火墻作為檔案信息管理系統安全的核心內容；為及時發現并處理檔案信息管理系統安全問題，了解系統安全運行情況，要實時記錄防火墻日志來監控系統。必要時將系統劃分為隔離區、外網區和內網區等不同使用權限的區域，以不同級別指令為依據，嚴格端口和服務限制。這樣，系統管理員可限制不同使用者的操作權限。防火墻可隔離移動網絡接入點，掃描所有進入系統內部的信息。當出現欺騙性攻擊時，技術人員可及時發現危險操作并根據情況的不同給予不同的處理，避免系統受到侵害。

　　3.4研發檔案信息相關軟件

　　在當前已有的檔案管理軟件上，根據檔案信息的發展以及計算機技術的不斷發展，可以根據實際重新設計軟件結構、模塊、編程、調試和測試，開發新數據庫和管理軟件，研發出適合時代發展和順應檔案信息利用者需求的檔案管理程序和相關軟件，確保檔案管理和數據庫數據的有效性和準確性。

　　3.5提高檔案信息利用率

　　利用現代信息技術整理和編研可進一步系統化和優化檔案信息，能提高信息密度和信息傳遞速度，方便快捷地為利用者提供必要的數字化檔案信息，有助于及時提供準確的當地經濟社會發展決策信息。利用檔案信息管理系統可建立基于局域網用戶友好界面的查詢子系統，這樣利用者可以按權限瀏覽和快速索取網站所提供的豐富的檔案信息，可獲得較高的社會效益。根據用戶權限的不同，通過局域網以數字化形式為各部門傳輸必要、及時、可靠、大量的基礎性原生檔案信息，充分實現檔案信息共享，充分利用數據挖掘技術，切實提高檔案信息管理系統和檔案信息利用率。隨著計算機的普及和網絡技術的不斷發展，為檔案信息化建設和管理提供了有利條件，所創建的檔案管理平臺不但可以有效實施檔案信息化建設和管理，還可節省時間和成本，提高檔案管理效率、利用率和社會效益，不斷提高管理水平，確保檔案信息化建設與社會信息化同步發展，提供快捷有效的檔案信息，可以促進當地經濟社會的協調發展。

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