芻議高校檔案信息化建設

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芻議高校檔案信息化建設

【摘要】高等教育飛速發展，作為信息高度集中的高校檔案應加快檔案信息化建設以適應社會和高等教育的發展。加快高校檔案信息化建設是當今高校檔案管理的必然要求，高等學校要強化檔案信息化意識，積極開展檔案數據庫建設和網絡管理，建立高校檔案信息服務體系。
　　【關鍵詞】檔案管理信息化網絡化信息服務體系
　　
　　高校檔案是高等學校在教學、科研、學生管理、后勤管理、資產管理及其他各項工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄，是學校發展歷史的縮影和真實寫照。學校檔案對于學校推動教育教學改革、深化教育科研、創新人才培養模式、提高教育教學質量、提高管理效能、維護學校權益等起著不可替代的作用。衡量一所學校管理水平高低的因素有多種，而檔案管理工作就是其中不可缺少的因素之一。隨著經濟社會和高等教育的快速發展，高校檔案工作面臨著新的挑戰，同時也迎來了新的發展機遇。為使高校檔案工作與高等教育同步發展，檔案信息化建設勢在必行。從而使高校檔案工作更好地為高校教學、科研及師生和社會服務。
　　
　　一、高校檔案信息化建設現狀
　　
　　1.思想意識方面
　　隨著高校檔案事業的發展，高校檔案工作已步入規范化軌道，領導和師生員工的檔案意識得到加強，檔案在高校教學、科研中的重要作用逐步顯現，信息化建設有了一定的基礎。但一些高校領導在新形式下對檔案信息化建設的重要性缺乏應有的認識和足夠的認識，對檔案管理自動化的必要性、緊迫性感受不深，熱情不高，沒有建立檔案信息化的領導決策機構，也沒有將檔案信息化建設列入議事日程。特別在高校經費普遍不足的情況下，沒有給予檔案部門必要的資金、物質和人才的支持，網絡化程度不高；機構設置、人員編制沒有到位，沒有形成相應的信息化隊伍，檔案信息化建設成了紙上談兵；其次很多高校尚未形成素質優良、結構合理、科學高效的檔案管理隊伍，再有高校各部門的兼職檔案員接收檔案管理專業的專門培訓較少，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識、基本技能，而對檔案管理人員繼續教育的措施乏力，直接制約著檔案信息化建設進程，嚴重降低其在社會需求中的作用。
　　2.技術方面
　　檔案信息的多樣化極其巨大的數量，為新技術的應用提供了廣闊的天地。目前，大多高校檔案部門都建有自己的局域網，有的還上了因特網，信息化體系初見規模。但我們在瀏覽這些網頁時能看到的信息卻有限；關于檔案的收集、存儲、傳輸、發布、檢索和利用的手段等大多數檔案工作還處于原始的手工操作與單機歸檔階段，聯網歸檔檢索查閱等還不太成熟，造成在查閱過程中出現文件丟失等現象，加之文件流轉過程不規范、辦公效率低、文件和文字信息不能做到交流和共享、文件與檔案管理相對孤立，沒能形成一個有機的整體，檔案管理不能很好的達到高效、服務的目的，離信息的計算機管理和遠程聯網查詢、利用相距甚遠。這均說明我們的檔案信息化建設還處于低水平狀況。另外，由于各種原因，國家至今沒有統一的檔案發展規劃和標準，各個高校根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，檔案管理系統應用軟件水平參差不齊，檔案管理信息化的發展存在著很大盲目性。
　　3.檔案信息資源方面
　　目前高校檔案館建成的數據庫類型單一，規模小、功能少、標準化程度低，數據不完整，數據無規模化控制，大多數檔案無主題標引，共享性差，提供服務水平差。高校檔案館目錄信息資源多，所建的數據庫大多為條目數據庫，全文檔案信息所占的比例很低，只能單一檢索查尋，無法滿足用戶的多種需求。即便提供全文檢索的電子檔案，大部分也只是提供的現行文件查詢，遠遠不能達到所有開放檔案的全文獲取。現有電子檔案信息資源大多數是目錄級信息，這些目錄中的數據也還只是停留在案卷級的檢索層次，對于能夠更深刻揭示、評價館藏的編研材料，如檔案匯編、大事記、組織沿革、統計數字匯編等很少見到。想要得到所需檔案的某些相關信息，如果只是通過計算機和網絡可能無法得到全部滿足。
　　
　　二、高校檔案信息化建設的必要性
　　
　　1.大量數字化檔案信息的形成
　　傳統型的檔案是建立在手工管理的基礎上，其檔案信息服務也是以手工服務為主要手段，這種管理方式及檢索利用水平，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失，這種傳統的檔案管理模式嚴重滯后于人們對檔案信息的現實需求，為此，高校檔案工作必須走信息化建設道路，高校檔案信息化建設已經擺在了十分突出的位置。隨著我國教育和科研網的建立，使得高校過去形成檔案的文件、通知、規章制定等主要材料，都是用電子文件的形式進行網上發布，以光盤、磁盤等作為信息存儲載體的機讀檔案日益增多，并向數字格式轉變。
　　2.技術手段、服務方式的變化
　　信息的發展，高校網絡建設信息化的實現，為高校教學、科研、尤其是管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，使高校檔案的中心工作發生了根本性改變。高校檔案管理部門基本上使用計算機進行檔案管理,檔案管理技術手段、服務方式已完全不同于以往的手工整檔、錄入和規范，各單位、各部門在工作過程中形成的各種材料，都可以直接錄入存盤，有選擇性地在網上發布信息。高校檔案管理部門通過校園網絡為各單位提供校內所有歸檔文件，為校內各部門提供檔案文件及其他有關信息的查找、閱覽服務。
　　3.檔案信息的規范管理
　　隨著高校規模的不斷擴大，高校檔案管理面對數量越來越多的新型形態和載體的數字文件材料也越來越多，開展檔案數字化建設，規范管理，更好地為高校的各項工作提供檔案信息服務。高校檔案信息化建設，通過為各部門發布信息提供統一的平臺，統一各立卷部門的分類方法和檔案的規范化管理，實現文書處理與檔案管理工作流程的有效銜接，有利于部門立卷制度的落實，提高了組卷編目的效率和質量，保證了歸檔文件材料的齊全完整，提高工作質量和服務水平。
　　
　　三、高校檔案信息化建設的主要內容
　　
　　1.強化檔案信息化意識
　　檔案信息化建設需要用現代化信息技術的觀念、技術、設備、方法對檔案管理業務流程、管理模式進行重新整合和定位。推動高校檔案信息化建設，檔案管理者應轉變思想觀念，認識到檔案信息化建設的重要性，要把現階段檔案信息化建設放到一個戰略的高度來看待，充分發掘其潛在的內容與意義，絕不容忽視。各級檔案工作者也要轉變傳統思維，認真看待檔案現代化的進程，樹立現代化檔案管理的意識，努力提高工作水平、工作效率和服務質量。
　　2.加快制定檔案信息化建設的標準和制度
　　檔案管理標準化是檔案管量現代化和信息化的一項重要環節。檔案信息化建設工作已引起國家有關部門的重視和關注，相關的法律法規正逐步健全和完善。目前，還沒有一個統一的檔案信息化建設的標準，各高校應該根據自己學校的實際情況，結合一些已經出臺的國家相關標準，來積極制定適合本校檔案信息化建設的標準。
　　3.建設高質量的檔案信息數據庫
　　檔案信息資源建設是信息化建設的基礎和核心，主要任務是按照《紙質檔案數字化技術規范》，對原有館藏傳統載體檔案通過掃描、加工和處理，進行數字化轉換，形成規范化、系列化的文字、聲像等檔案數據存入數據庫；在數字化轉換過程中，還要同時做好自身館藏檔案機讀目錄建設，對正在形成的電子文件進行及時歸檔，將每年產生的歸檔文件目錄以機讀目錄的方式存檔，并做到齊全完整、真實有效。
　　建設檔案數據庫，是檔案信息資源開發利用的重點，也是實施電子檔案科學管理的必要條件。加強文件目錄數據庫建設，采集文件級目錄數據，建設館藏檔案文件級目錄數據庫，然后形成全宗目錄數據庫，進而建立各種專門檔案目錄的數據庫；檔案的數字化工作要建設高質量、高水平的全文信息數據庫，利用數據庫技術，通過對檔案信息基礎數據庫進行挖掘整合，最后在此基礎上形成檔案基礎信息資源數據庫群，同時應根據各高校的特色與實際情況，著重推出一批具有示范性的特色數據庫，使檔案信息資源開發利用服務能力不斷提高、質量日益提升。　　4.實現高校檔案管理網絡化
　　檔案作為信息庫中的重要信息源之一，其收集、分類、存貯和管理的主要目的，除了真實地記錄高校發展的歷史軌跡之外，還有就是為檔案用戶提供檔案信息服務。就后者而言，由于檔案信息的歷史價值及其在高校發展中所起到的重要作用與檔案管理和服務手段落后之間所產生的巨大反差，因此，無論從管理層面還是從利用與服務層面上看，建立高校檔案管理信息網絡都有其積極和重要的意義。
　　作為高校信息資源服務中心的檔案管理部門，應該充分利用校園網，做好檔案信息的收集、整理、管理、統計和利用服務工作，建立全校性標準化的檔案信息數據庫，建設數字化檔案館，實現檔案管理、利用網絡化。使檔案管理部門的管理者通過網絡可以共享收集到的檔案資料，從而形成檔案信息化服務的良性循環。
　　5.加強檔案信息的安全管理
　　提高檔案管理者的安全防范意識。高校檔案管理者要認識到檔案信息是對高校多年來建設過程的一個歷史記載，要確保檔案的完好無損，對涂改、偽造檔案、盜竊檔案、丟失或擅自銷毀檔案等不法行為采取堅決制止或打擊；檔案管理者要嚴格規范個人行為，以免給檔案信息安全帶來隱患；檔案管理者要加強設備維護知識的學習，及時對日常使用的殺毒軟件、防火墻進行更新和維護，最大限度地避免惡意病毒的攻擊。
　　加強網絡檔案信息的安全，一方面對網上公布的信息要嚴格審查，避免不當的信息和保密內容上網；另一方面要保護上網信息的安全，從進口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。采用防火墻、安全代理、權限控制等技術保護手段防止泄密和失密、數據丟失，按照公開信息、內部信息、保密信息的不同，為不同用戶提供相應等級的信息服務。同時要加強檔案數據安全管理，數據庫服務器要采用主用和備用雙主機，相互鏡像備份，并使用光盤作為檔案數據的備份，確保檔案信息的安全。
　　6.加強檔案隊伍建設
　　檔案工作者是檔案管理的主體，是否具備極強的業務素質和相關能力是搞好檔案管理工作的關鍵。為了適應檔案信息化建設的需要，必須加強檔案部門的人才儲備，積極引進檔案管理專業人才和計算機專業人才。我們面臨的是科技革命日新月異的時代，隨著檔案信息化建設的發展，檔案工作的重點必然向更深層次的信息領域進展，因此，一方面要引進相關領域人才，一方面要對現有檔案工作者進行針對性的培訓，如加強計算機、信息、網絡和多媒體等知識和技術的培訓。更新其知識結構，提高檔案工作者的專業水平。檔案人員要不斷提高自身素養，恪守檔案工作紀律，認真貫徹執行《檔案法》，嚴守黨和國家、高校的機密，適應新形勢，樹立超前的管理意識，發揮其自身的協調能力與各部門建立良好的關系，不斷提高自身綜合素質。
　　
　　四、高校檔案信息化建設的趨勢
　　
　　高校檔案信息化建設是全國高校檔案建設共同的工作，對全國高校檔案今后的發展起積極的推動作用，也對高校的各項工作產生積極的影響。因此，應把高校檔案信息化建設與發展納入高校信息化建設的重要組成部分，切實做好相關工作，適應經濟社會發展的需要，爭取把檔案信息化建設與國家和地區檔案信息化同步。高校檔案信息化將會成為各高校師生查閱信息最全、最新、最方便的場所。伴隨著網絡與通信技術的不斷發展，高校檔案部門將會逐步趨向于數字檔案館的建設，未來的數字檔案信息將會形成一個巨大的信息空間，檔案信息在網絡上被傳輸、檢索和利用。
　　
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