淺談企業檔案信息化治理

淺談企業檔案信息化治理

隨著信息社會的到來，信息與信息技術在國民經濟和社會發展中扮演了越來越重要的角色。檔案基礎業務建設的重心也開始向信息化、現代化轉移。2002 年，中心發出大力加強企業治理信息化建設的要求，并提出具體工作目標，旨在推動企業治理信息化建設的健康發展，進步企業治理水平和市場競爭力。企業檔案信息化建設是國民經濟和社會信息化的重要組成部分，是當今檔案資源開發利用和檔案事業發展的大趨勢，對于推動國民經濟和社會信息化具有非常重要的戰略意義和歷史意義。
　　
　　一、信息化時代企業檔案工作的新變化
　　
　　企業檔案是企業生產、經營、治理等各項活動的真實記錄，是企業開展各項工作的基礎信息，是企業資產的重要憑證和依據。企業檔案信息化是運用現代網絡技術、信息技術和通訊技術，將檔案轉化為一種信息資源，在企業內部充分實現資源共享，為企業生產提供更好、快速、高效、便捷的服務。信息時代的企業檔案工作與傳統的檔案治理相比，內涵和外延、方式和方法都在發生新的變化。
　　(一)企業檔案載體豐富多彩
　　過往傳統意義上檔案主要是文書檔案，隨著新技術、新材料在辦公領域的廣泛應用，特別是辦公自動化的逐步推廣，電子文件、聲像檔案、電子圖紙作為新型的檔案載體，以其快捷的辦文進度和傳遞速度表現出紙質檔案無可相比的上風。人們不再以單一的文字形式而是以文字、圖片、聲像等多種形式記錄人類活動的情況與信息，并將它們轉變為靜止的記錄符號。計算機輔助技術的應用使企業在工程設計、施工和產品研發、生產中，形成以反映二維繪圖、三維仿真模擬設計的文字、圖形、聲音、圖像等多媒體信息，常見的紙質、照相膠片、磁帶、光盤、軟磁盤等都成為作為檔案信息載體。人們不再受時間、地點的限制進行工作，并且利用計算機和信息網絡的有機結合，使檔案資源的形成方式出現了載體多樣化的變化。
　　(二)檔案工作手段發生改變
　　現在的檔案工作平臺在變寬，不再是過往那種穿針引線的方法，檔案工作的手段發生了質的奔騰。在今天信息化的背景下，檔案信息開發與利用，以前所未有的手段，在前所未有的范圍，充分利用現代工具，發生或正在發生著深刻變化。檔案部分建立了自己的網站，檔案館配備了現代設備，采用計算機治理，鼠標一點，一覽無余，為我們提供了極有利的工作條件。
　　(三)檔案治理職能進一步強化
　　信息化時代，檔案部分的潛伏功能不斷得到發揮，不論是宏觀上的檔案事業治理，還是微觀上的具體業務，其社會職能都大大拓展。以往的企業檔案工作者往往以參加科研產品鑒定、重要設備開箱及重要建設項目、技術改造竣工驗收的身份做為對其企業檔案的監視、指導和接收,但今天企業檔案職員假如不積極參與文件的形成和保管過程，則很難把握到企業信息的核心部分，甚至接收不到檔案。因此，無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使企業檔案工作者不能坐等檔案的最后形成與回檔，他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監視指導職能,參照國家有關文件制定出本企業的《電子文件治理辦法》，提請企業信息集成系統的編制職員在其系統的設計和運行過程中加進電子檔案文件的鑒定、回檔、保存、利用等檔案治理內容。此外，企業檔案工作者要對檔案信息產生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經常動腦筋、想辦法往收集信息，緊密結合企業生產經營、改革發展的實際及社會的發展趨勢，有計劃地對電子文件信息資源進行開發、加工，并轉化、制作成信息產品，為企業生產建設提供信息化服務。
　　(四)檔案信息需求利用廣泛
　　以往，信息資源由于受量少、零散、形式單一、內容專門化的制約，不能適應人們對各類信息和歷史依據日益迫切的需求。而今，隨著科學技術的不斷發展，信息資源已呈現出量大、系統、形式多樣、內容真實豐富的現狀。企業生產、經營、科研和建設以及其他行政治理，從內容到形式已變得多種多樣，對信息資源的依靠性也越來越大。同樣，也由過往對檔案信息的單一需求，轉化為對檔案、現行文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求。隨著企業信息化建設的不斷推進，注重信息的時效性，通過信息系統、信息網絡獲得各種可利用的信息資源，并及時、正確地應用于企業生產經營的全過程，已成為企業信息化建設的主旋律。因此，被動的、手工式的提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的服務方式所代替。
　　(五)檔案職員素質要求進步
　　檔案治理職員的綜合素質，直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量，對發揮檔案資料整體效能有著不可替換的作用。隨著計算機技術的成熟和普及，數據標準化工作的完善以及辦公自動化設備的應用，新載體形態方式的公文的大幅增加，機讀型、縮微型、視聽型檔案資源大量涌現，深刻影響著企業檔案工作隊伍結構及檔案職員知識結構的變化，對檔案治理職員的政治素質和業務素質提出了更高的要求，檔案治理職員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案治理的理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的治理方法治理檔案的基本技能。概括來說就是：政治過硬，道德高尚；知識廣博，業務精良；嚴謹求實，開拓創新；肯定自我，善于公關。
　　
　　二、強化企業檔案信息化治理的思路
　　
　　目前我國企業的檔案信息化建設還處在探索和發展階段，信息化治理的上風未能充分發揮，因此，在很多方面還存在著這樣或那樣的題目，已不能完全適應信息技術發展對檔案工作的新要求。因此，檔案工作必須適應新形勢，迎接新挑戰，開創新局面，全面推進企業檔案信息化建設。
　�。ㄒ唬┘訌姍n案工作領導，增強檔案信息意識
　　檔案信息化建設是新時期檔案部分的一項基礎性工作，是檔案工作向現代化邁進的必由之路，是檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰略之舉。企業領導者的檔案治理的信息化意識水平直接決定了企業檔案信息化建設以及信息化的深度和廣度。為此，作為企業的領導者，應切實把企業檔案信息化建設擺上議事日程，從建設一流企業和科學化治理的高度熟悉檔案信息化建設工作的極端重要性，并關心和支持這一事業。要積極倡導和鼓勵、支持有所作為的理念和行動，并把檔案信息化治理納進本企業工作計劃和考核范圍。其次，各級領導，尤其是主管檔案工作的領導，要了解檔案工作現狀，精心策劃，制定方案，提供人才、技術、設備及資金保障，指導檔案部分依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和題目，真正使這項工作成為一把手工作。
　　（二）實施科技興檔，實現信息資源共享　　企業檔案、圖書、情報、資料，共同構成企業的信息服務體系。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的檔案文獻情報，任何一個部分都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、資料、圖書、情報等部分各自為政的局面，建立一個完整的信息利用系統，依托企業信息化建設，運用計算機網絡技術實行一體化治理，充分發揮整體上風�；�于此，應做到以下兩點：一是實行數字化信息治理。將檔案信息以圖、文、聲一體化方式存儲與傳輸，縮小檔案的存儲空間，把已有的檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統為更多的用戶提供服務。把部分紙質檔案轉化為數字檔案信息，建成各類全文數據庫和多媒體數據庫，從而使檔案信息資源共享成為可能；二是實現網絡化治理。企業檔案信息化建設應依托企業網絡系統建設取得設備、資金上的支持，通過現代科學技術，為信息的有效利用創造良好的條件。通過構建網上檔案服務平臺，把已轉化為數字化的多種形式的多媒體檔案信息數據庫在網上發布，實現異地隨時查詢和利用檔案信息，從而使檔案信息用更快捷、更生動、更形象的方式為企業各部分提供最優質的利用服務。
　�。ㄈ�）加強基礎治理工作，實現檔案規范治理
　　檔案部分要利用現代化的治理理念、治理手段、治理方法，加強對信息文件積累、鑒定、著錄、回檔等環節的監視、指導，進步檔案服務水平，使檔案工作達到標準化、規范化、信息化，以更好地為企業的生產、經營提供服務。要把握先進的數字化技術，選擇好建庫軟件，做好檔案的著錄和標引工作，按照檔案數據標準，同一著錄項目，同一著錄格式，同一檢索語言，規范制作數據，規范檢索標識，進步檔案數據檢索的正確性和完整性，使利用者可以迅速正確、多途徑、多角度地對數據庫中的信息進行檢索。要做好電子文件回檔和治理工作，為信息資源開發奠定基礎。在收集回檔中，要留意電子檔案的系統性、完整性、真實性和有效性。要和回檔職員密切配合，做到多渠道、全方位地收集各種電子文件材料，防止電子文件分散在各個部分，杜盡

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