淺析高校大學生檔案管理存在的問題及對策

淺析高校大學生檔案管理存在的問題及對策

　　摘 要：本文針對高校大學生檔案管理中存在的問題，提出了解決對策。要增強學生、教師的檔案意識;建立健全檔案管理機制;豐富學生檔案內容;加強檔案管理人員的培訓;加快檔案管理的現代化、網絡化，提高檔案利用效率。

　　關鍵詞：高校;管理;存在問題;對策;大學生檔案

　　大學生檔案是反映學生個人經歷、思想品德、成績、個性特點、專長愛好、健康狀況等方面的原始記錄，是學校教育、考察、培養人才的第一手資料，更是用人單位選拔聘用、考核培養人才的主要依據。[1]近年來，高校的擴招、學生規模的擴大，檔案管理機制的不健全等原因，導致高校學生檔案管理中存在諸多問題。因此，深入探討大學生檔案管理，使大學生檔案能夠為學校管理服務，為企事業單位提供真實準確的人才信息，具有十分重要的現實意義。本文從檔案的流入、在校管理、流出三個環節探討存在的問題，并提出解決對策。

　　一、高校大學生檔案管理中存在的問題

　　1、檔案流入環節

　　(1)學生、教師檔案意識不強。大學生入學時，學籍檔案是反映其高中期間，學習、生活各方面表現、優勢、劣勢，特長，班級管理經驗的重要憑證，對老師在大學期間對其進一步的指導有著非常重要的意義。而今，因為學校、教育部門對檔案的不重視，加之學生檔案意識不強，檔案在學生帶到學校的過程中，被私自拆封、撕壞、遺失的情況屢有發生，此外，檔案在學生移交到學校后，因為老師的不專業以及對檔案的不重視，經常將學生檔案束之高閣或丟失，沒有使檔案發揮其應有的作用。

　　(2)檔案材料標準不一。近幾年，高校學生檔案是在新生報到時開始收集，然而，由于我國各省區學生高中檔案沒有統一標準，因此，學生檔案在紙張、筆跡、格式、內容各方面規格不一，五花八門，檔案質量參差不齊。

　　2、檔案管理環節

　　(1)檔案管理歸口不一。許多高校學生檔案管理歸口部門不統一。以內蒙古某高校為例，2008年至2010年一直歸招生就業處管理，2011年至今，一直歸各二級學院管理。還有一些高校檔案歸人事處、學生處管理。歸口不一必然導致檔案管理的標準、規范不一致，檔案管理混亂。

　　(2)學生檔案內容陳舊。本人在從事檔案管理的七年間，通過訪談，發現70%的單位對畢業生檔案材料不感興趣，因為檔案材料中找不到單位聘用人員所需的各種信息。本人所在的高校，學生的檔案主要由高中學籍檔案、大學期間的成績單、學年鑒定表、高等畢業生登記表、體檢表、實習考核表、體能測試表組成，這些材料千人一面，很難反映出學生的創新能力、溝通能力、組織協調能力等信息，無法給用人單位提供選擇依據，與用人單位的期望值相差甚遠。

　　(3)檔案管理人員非專業化。高校的檔案管理人員普遍為學團工作人員，平時工作忙，任務重，沒有接受過專門的檔案管理培訓，缺乏應有的檔案管理基本知識，在存放、管理等方面，缺乏專門的制度，導致了檔案管理方面重收集，輕利用的情況。

　　(4)檔案管理制度滯后。大部分高校沒有建立檔案管理工作程序、規章及制度，使檔案管理工作無章可循，缺乏固定的規范和法律保障。

　　3、檔案流出環節

　　(1)檔案封裝質量低。高校學生畢業時，檔案是其大學期間學習成績、社會工作、文體活動、總體表現的重要材料，對其將來的就業、提拔起到了關鍵的作用。但是，由于目前高校沒有嚴格執行相關的管理制度，加之檔案封裝材料多、人手少，每年都是抽調學生封裝檔案。學生能力有限，責任意識不強，致使學生檔案材料收集、裝檔過程中出錯情況時有發生。

　　(2)檔案移交不規范。目前高校檔案移交主要為“一對多”的移交方式，即在畢業前夕由學校統一移交到學生手中。因為畢業時期，移交材料頗多，學生檔案需在短時間內移交完畢，檔案的流動性大，數量多，時間性強，部分學生檔案意識不強，請他人代領，導致檔案移交手續不全，移交程序不規范等情況，其結果必然是雜亂無序。

　　檔案的完整性、準確性、真實性是檔案的基本屬性和特征，而只有利用真實可靠的、質量較高的檔案才能產生影響，收到效益。[2]根據以上高校大學生檔案中存在的問題，為確保大學生檔案的質量，提高檔案的利用價值，必須采取切實有效的措施，加強管理。

　　二、針對問題的解決對策

　　1、增強學生、教師的檔案意識

　　首先，要使教師、學生轉變觀念，意識到檔案不僅是一種學籍資料，更是學生綜合素質的一個全面反映，是學生在激烈的就業市場中勝出的關鍵材料，學生在檔案的保管、移交、填寫等環節要樹立認真嚴謹的態度，確保檔案材料的完整性與準確性。教師作為高校的管理者，更要樹立大局意識和服務意識，端正態度，增強自己的服務水平，提高服務能力，確保檔案轉接的各個環節不出問題。

　　2、建立健全檔案管理機制

　　加強法律法規建設，使大學生檔案管理有章可循。教育部門及高校要根據《檔案法》，結合實際，制定相應的《高校學生檔案管理工作條例》，明晰管理部門及職責，使大學生檔案管理有章可循，有法可依，指導大學生檔案管理工作的順利開展。[3]

　　3、豐富學生檔案內容

　　為了進一步與社會接軌，給學生就業提供比較優勢，高校應在學生檔案內容方面進行創新，將學生在校期間的英語等級證書、計算機等級證書、專業資格證書、社團活動、學生活動獲獎證書、圖片材料、社會實踐活動經歷等內容按照學生的道德品質、學習成果、專業素養、綜合能力、心理素質幾個方面，一并整理封裝在學生檔案中，為用人單位提供一個詳實的記錄。

　　比如，道德品質方面，可增加信用檔案。學生信用檔案是學生個人職業生涯的信用資本，高�？梢酝ㄟ^積累學生在校期間考試、勞動、還貸、參與活動、遵紀守法等多方面的表現，制成材料，準確反映學生的信用行為和品行情況。

　　學習成果方面，可以納入學生的學習成績、英語四、六級證書、計算機等級證書、獎學金證書、學術論文等，以此為主要依據，側重反映學生的學習能力。

　　專業素養方面，以學生的專業資格證書、社會實踐活動、實習經歷為主，體現學生的專業水平和專業認識程度。

　　綜合能力方面要側重關注、體現學生各方面的能力。注意收集反映學生學習成績以外的其他材料，比如學生的個人設計作品、參賽榮譽證書、職業資格證書、文體活動照片等。

　　心理素質方面，應建立心理檔案來反映學生的心理狀況。高校學生心理健康教育的開展及學生心理健康狀況的跟蹤調查，形成了很多關于大學生心理素質的材料，通過對這些資料的加工和整理，形成學生的心理檔案，可以幫助單位根據學生的心理健康狀況， 為其提供最適合的崗位。

　　4、加強檔案管理人員的培訓

　　大學生檔案主管部門要建立學生檔案管理人員培訓長效機制， 廣泛開展多種形式的教育培訓，如檔案基礎理論與技能培訓、信息技術培訓、相關專業知識培訓等。通過教育培訓，完善大學生檔案管理人員的知識結構，培養敏銳的檔案意識及較強的檔案技術能力。[4]

　　5、加快檔案管理的現代化、網絡化，提高檔案利用效率

　　隨著計算機在各個行業的廣泛應用，檔案管理工作者應在遵循檔案工作客觀規律的基礎上，充分利用現代技術手段，將檔案文件中的文本、照片、錄音、錄像和藝術作品等進行數字化處理，制成學生電子檔案，既能方便學生本人、學校管理者的查閱，提高檔案的利用率，同時確保檔案的及時更新，數據的完整準確，并與學生所在地的人才交流中心對接，方便用人單位的查詢，使檔案的作用得到充分的發揮。

　　參考文獻：

　　[1] 任潔，喬茂有.對高校學生檔案管理的思考[J].吉林廣播電視大學學報，2012(5)34-37.

　　[2] 單芹華.大學生檔案管理存在問題及建議[J].南昌教育學院學報，2012(6)53-55.

　　[3] 孫海燕.新時期高校檔案管理探析[J].品牌，2014(8)76-78.

　　[4] 續姍.新時期高校檔案管理工作問題及發展對策[J].長春教育學院學報，2013(10)62-64.

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