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論建立和完善保險(xiǎn)財(cái)務(wù)管理體系
[摘要]國(guó)內(nèi)保險(xiǎn)公司，特別是國(guó)有獨(dú)資保險(xiǎn)公司機(jī)構(gòu)龐大、人員及網(wǎng)點(diǎn)眾多，但由于信息技術(shù)落后，資金分散，管理不力，不能形成網(wǎng)絡(luò)上的優(yōu)勢(shì)和核心競(jìng)爭(zhēng)力。如果建立起適合保險(xiǎn)業(yè)的、科學(xué)的信息、資金和單證管理系統(tǒng)，并以財(cái)務(wù)管理為紐帶將三者有機(jī)結(jié)合起來(lái)，必將大大提高保險(xiǎn)公司的管理效率和效益。
現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用極大地改變了企業(yè)傳統(tǒng)的經(jīng)營(yíng)方式和管理方式。在目前企業(yè)管理中出現(xiàn)了信息流、資金流、單證流的管理模式，特別是在日常財(cái)務(wù)管理方面，出現(xiàn)了以資金管理為中心，信息技術(shù)為手段，單證管理做保證的三位一體的財(cái)務(wù)管理體系，財(cái)務(wù)管理向著更注重效率和效益的方向發(fā)展。保險(xiǎn)公司作為面向社會(huì)大眾的金融企業(yè)，其信息、資金及單證無(wú)論是規(guī)模還是在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的重要程度上都不亞于其他行業(yè)，因而更要注重信息、資金、單證三位一體的財(cái)務(wù)管理方法。
一、保險(xiǎn)公司建立信息、資金、單證三位一體財(cái)務(wù)管理體系的必要性
保險(xiǎn)公司，特別是國(guó)有獨(dú)資保險(xiǎn)公司，其規(guī)模一般較大，但管理較為粗放。從信息管理系統(tǒng)來(lái)看，不僅沒(méi)有建立成功的電子商務(wù)，利用銀行電子支付系統(tǒng)也不充分，而且現(xiàn)有的各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)之間、上下級(jí)之間尚不能進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，數(shù)據(jù)不能共享；基層公司的業(yè)務(wù)處理和財(cái)務(wù)處理沒(méi)有實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的電子處理程序，業(yè)務(wù)、收付費(fèi)、記賬、統(tǒng)計(jì)、分保等環(huán)節(jié)信息重復(fù)錄入、數(shù)據(jù)人為調(diào)節(jié)，結(jié)果造成信息傳輸慢，數(shù)據(jù)失真，甚至出現(xiàn)弄虛作假的情況。這種狀況不能適應(yīng)保險(xiǎn)市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)，更經(jīng)不起入世后外資保險(xiǎn)公司先進(jìn)管理方式和運(yùn)營(yíng)方式的沖擊。外資保險(xiǎn)公司進(jìn)入我國(guó)之后，不可能建立很多機(jī)構(gòu)和招聘很多人員，他們主要依靠先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)和相應(yīng)的營(yíng)銷策略開(kāi)展業(yè)務(wù)。如果我們的經(jīng)營(yíng)管理方式不加以改變，我們目前網(wǎng)點(diǎn)多的優(yōu)勢(shì)不僅發(fā)揮不了作用，而且會(huì)成為成本高效率低的包袱。因而中資保險(xiǎn)公司，特別是國(guó)有獨(dú)資保險(xiǎn)公司必須加快信息技術(shù)建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)改造基層公司的業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)處理程序。應(yīng)把現(xiàn)有營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)的各種數(shù)據(jù)信息連接起來(lái)，形成先進(jìn)的信息處理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)通保通賠，統(tǒng)一管理，將網(wǎng)點(diǎn)多的傳統(tǒng)優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，然后在現(xiàn)有信息網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上建立電子商務(wù)及電子支付系統(tǒng)，使中資保險(xiǎn)公司向國(guó)際水平靠近。
在資金管理方面，目前國(guó)內(nèi)保險(xiǎn)公司也未形成有效的資金調(diào)配、使用及運(yùn)用系統(tǒng)。資金分散在各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)及各級(jí)公司，公司各機(jī)構(gòu)之間、上下級(jí)之間缺乏科學(xué)的資金管理和調(diào)控手段。例如基層公司中已簽單但有多少保費(fèi)沒(méi)有收回，多少保費(fèi)滯留在保戶、外勤、代理人手中，基層公司內(nèi)部未入賬或虛入賬的資金有多少，現(xiàn)有的資金管理系統(tǒng)不能對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行有效地監(jiān)控。資金的收付缺乏有效的控制制度，資金管理不統(tǒng)一、不規(guī)范，“三假一私存”等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，從而造成資金流失、浪費(fèi)，甚至出現(xiàn)違法亂紀(jì)的情況。各網(wǎng)點(diǎn)及各級(jí)公司日常需要多少業(yè)務(wù)周轉(zhuǎn)資金缺乏科學(xué)的界定，存款普遍存在盲目性，而且各網(wǎng)點(diǎn)及上下級(jí)之間缺乏統(tǒng)一的支付手段，使資金的流動(dòng)性大大降低，從而降低資金使用效率，增加資金管理成本。外資保險(xiǎn)公司進(jìn)入我國(guó)保險(xiǎn)市場(chǎng)之后，隨著競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈及保險(xiǎn)市場(chǎng)的國(guó)際化，費(fèi)率會(huì)逐步降低，賠付率將逐漸提高，資金運(yùn)用取得的投資收益將成為保險(xiǎn)公司利潤(rùn)的重要來(lái)源。而我們目前的資金管理辦法無(wú)法適應(yīng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的發(fā)展趨勢(shì)。因此，中資保險(xiǎn)公司必須建立一套科學(xué)的適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)和支付方法的資金管理、資金調(diào)控及資金運(yùn)用系統(tǒng)。
保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中的絕大多數(shù)單證都涉及財(cái)務(wù)與資金，但基層公司單證的印制、領(lǐng)用、保管、使用、編號(hào)、銷號(hào)等制度既不統(tǒng)一又不規(guī)范，各種單證之間的銜接、制約不緊密，財(cái)務(wù)核算過(guò)程中單證的傳遞，會(huì)計(jì)憑證的附件等不規(guī)范，單證有意無(wú)意的流失情況經(jīng)常發(fā)生。單證混亂往往造成數(shù)據(jù)失真，資金流失，因此必須加強(qiáng)單證的管理。此外，新的信息處理技術(shù)及新的支付手段的出現(xiàn)，對(duì)紙質(zhì)原始單證及電腦生成的電子單證有了新的要求，單證管理也要系統(tǒng)化、科學(xué)化。
二、信息、資金、單證管理系統(tǒng)的內(nèi)容、功能及相互關(guān)系
信息管理、資金管理和單證管理三者既相互獨(dú)立，又相輔相成，綜合成為保險(xiǎn)公司統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理體系。
1.信息管理（數(shù)據(jù)處理電子化）系統(tǒng)
大型保險(xiǎn)公司的營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)遍布全國(guó)各地，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)面向各行各業(yè)，涉及千家萬(wàn)戶。要充分發(fā)揮各個(gè)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的職能和作用，就需要建立完善的電子化和網(wǎng)絡(luò)化信息管理系統(tǒng)，從業(yè)務(wù)處理（簽單、理賠），到收保費(fèi)付賠款，再到財(cái)務(wù)核算及統(tǒng)計(jì)分析，在大范圍內(nèi)（如地市、全省或全國(guó)范圍內(nèi)）建立統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)，而且能與銀行的電子支付系統(tǒng)、因特網(wǎng)等外部信息系統(tǒng)連接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，網(wǎng)絡(luò)化管理，形成保險(xiǎn)公司先進(jìn)的開(kāi)放性的信息管理系統(tǒng)。這樣既能方便保戶，提高競(jìng)爭(zhēng)力，又能迅速處理所有財(cái)務(wù)信息，使公司各級(jí)管理者準(zhǔn)確、快速、完整地得到相關(guān)的財(cái)務(wù)信息。
信息處理實(shí)現(xiàn)電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理之后，業(yè)務(wù)處理中心和財(cái)務(wù)處理中心可以對(duì)公司的財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)信息集中處理。
在信息處理系統(tǒng)中，各險(xiǎn)種的簽單、理賠等業(yè)務(wù)信息由相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行處理，形成業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)將信息傳送給收付費(fèi)系統(tǒng)，收付費(fèi)系統(tǒng)進(jìn)行收付款業(yè)務(wù)的處理，并將收付款及應(yīng)收應(yīng)付信息反饋回業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)綜合保單信息及收付費(fèi)信息生成基層報(bào)表，形成面向基層科室的各項(xiàng)業(yè)務(wù)資料及面向外部代理、內(nèi)部員工的業(yè)績(jī)考核資料，用于基層公司的業(yè)務(wù)管理和調(diào)控。
運(yùn)用電子商務(wù)后，電子商務(wù)系統(tǒng)直接聯(lián)系保戶并與業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)連接，進(jìn)行簽單并進(jìn)行信息處理；運(yùn)用銀行支付系統(tǒng)后，銀行支付系統(tǒng)與公司收付費(fèi)系統(tǒng)連接，保戶可以利用電話、因特網(wǎng)等手段直接交費(fèi)，公司也可直接劃撥賠款或儲(chǔ)金，并通過(guò)公司的收付費(fèi)系統(tǒng)進(jìn)行信息處理。各種信息均與公司的業(yè)務(wù)處理中心和財(cái)務(wù)處理中心連接，由中心進(jìn)行核保核賠及賬務(wù)處理，并生成業(yè)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
信息管理系統(tǒng)形成后，要統(tǒng)一內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和管理模式，統(tǒng)一各類分析數(shù)據(jù)和表格標(biāo)準(zhǔn)及格式，避免數(shù)據(jù)重復(fù)錄入、自由修改，基本實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用。系統(tǒng)還要有較強(qiáng)的查詢功能和各種報(bào)表的生成功能，以便各級(jí)管理人員根據(jù)權(quán)限隨時(shí)查詢各級(jí)、各類業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)資料，隨時(shí)對(duì)經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行監(jiān)控。
2.資金管理系統(tǒng)保險(xiǎn)公司資金的收付遍布各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)，如果運(yùn)用銀行支付系統(tǒng)，資金的收付更加分散。各收付點(diǎn)及公司上下級(jí)之間的資金調(diào)度，銀行帳戶的管理，現(xiàn)金的保管，銀行存款與現(xiàn)金的存取，資金的收付程序以及其他涉及資金的管理方式和管理方法，必須統(tǒng)一納入資金管理系統(tǒng)，進(jìn)行嚴(yán)格有效的管理，既要保證資金的流動(dòng)性，保證賠款支出及展業(yè)部門(mén)的業(yè)務(wù)支出，又要保證資金的安全性和增值性。
資金管理系統(tǒng)包括管理資金的人員崗位職責(zé)和資金的流轉(zhuǎn)渠道。資金管理要保證管理人員職責(zé)到位并相互牽制，保證資金流轉(zhuǎn)暢通。
資金的管理必須從源頭管起，信用管理是資金管理的起點(diǎn)。信用管理員根據(jù)公司的信用管理制度對(duì)要求簽單并索要正式發(fā)票但尚未交付保費(fèi)的保戶、業(yè)務(wù)外勤及代辦審批信用度和信用期，符合
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