物業檔案管理制度匯總15篇
在日常生活和工作中，很多場合都離不了制度，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。我敢肯定，大部分人都對擬定制度很是頭疼的，下面是小編精心整理的物業檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
物業檔案管理制度1
一、總則
（一）為全面增強本企業檔案管理工作，保證企業各種檔案資料充足、有效利用，實現檔案資料管理的規范化和標準化，特擬訂本制度。
（二）本制度所指的檔案資料是指企業及部下客戶服務部門建立以來，在經營、管理工作和活動中形成的，擁有查閱、利用價值的各樣形式的資質證照、文書、公文、公文、合同、圖紙、業戶資料以及音像、圖表等檔案資料。
（三）檔案資料工作的基來源則：集中一致管理企業及各部下客戶服務中心有關資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。
二、人員裝備
（四）企業檔案采納分級管理模式，即分為物業企業檔案資料管理員和部下各客戶服務中心檔案資料管理員。物業企業主要采集和保留企業級別物業檔案和物業資料，部下各客戶服務中心詳細負責管理各自的物業檔案和資料。物業企業及部下各客戶服務中心均需建立獨立的檔案室。
（五）物業企業須裝備檔案管理的專責人員，部下的各客戶服務中心依據自己實質狀況，可指定專人負責也可由其余人兼職檔案管理員。
三、檔案資料的采集和整理
（六）物業企業主要一致采集和管理企業級別物業檔案和物業資料，主要包含以下內容。
1.物業企業公章和有關證照。
2.文件、公文、工作計劃、上司來文以及國家與當地有關的法律法例等檔案資料，主要指房地產企業、物業企業領導署名的各種批改，以企業及職能部門等名義發出或擬訂的文件以及與企業職能有親密
關系或由企業肩負有關責任并需要執行的重要文件。
3.重要、突發事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設備設備等方面及自然災禍等突發重要事件的經過和辦理過程記錄及有關資料。
4.企業所簽署的合同資料，督查職能部門對企業進行檢查的書
面及取證資料以及企業固定財產有關資料。
5.人事檔案資料。
6.實物、聲像類檔案，包含各樣電子檔案。在實質工作中，實物、聲像檔案資料比較少，依據使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交
企業檔案管理部門，自行保留時要注意保護完好性。
7.榮譽類檔案等其余各樣檔案資料。
（七）各客戶服務中心管理自己樓盤、業主和經營有關的檔案和
資料，主要包含以下內容。
1.客戶服務中心業務章及有關證照。
2.小區基本狀況資料。
（1）房產資料包含房子、設備及其附著物清單及表格等。
（2）接收資料包含查收合格憑據、物業完滿狀況、接收文件。
（3）技術資料包含工程預決算書、總平面圖、平面圖、完工圖、地質勘探報告、圖紙會審記錄、完工查收證明書、房子及設備使用技術資料。
3.業主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書、住戶家庭狀況登記表、房子交接單、住戶入住合約、身份證明資料以及裝飾申請表等，業戶資料一定妥當保留并實時更新。
4.平時管理服務資料，主要包含以下內容。
（1）人事管理有關資料。客戶服務中心人員的招聘、培訓、定崗定編、分配、變遷文件、技術職稱等文件。
（2）各部門平時的值班記錄，各樣來往信函，各樣內部通啟等文書資料。
（3）設備檔案管理，包含設備的標記、設備臺賬和設備資料等。
（4）物業經營管理資料。各客戶服務中心經營發展文件、小區管理文件、小區建設文件、委外、合作文件等。
（5）物業租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業權屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉）租文件、拜托書、公證書、證明、報告、分戶圖等。
（6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調系統圖。
（7）各客戶服務中心或個人參加各樣活動的資料。
5.小區創優檔案資料及社區文化資料。
四、檔案資料的移交和歸檔
（八）資料移交前管理。
1.各客戶服務中心的檔案資料在移交前由各客戶服務中心檔案資料管理員負責存檔管理。
2.各客戶服務中心一定將檔案資料分類寄存人不一樣的檔案袋或盒內，保證檔案資料的完滿。
3.各客戶服務中心寄存的檔案資料要依據自己的使用頻次和保密程度進行分類寄存。
（九）檔案資料的移交，每半年向物業企業檔案室進行一次移交。
1.資料移交前，各客戶服務中心檔案資料管理員須將檔案按類整理好，并填寫檔案資料移交表，執行移交鋒續。
2.進行移交時，物業企業須認真查對移交的資料，確立無誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門公章。
3.移交清單調式兩份，物業企業和各客戶服務中心交接人各保存一份。
4.對換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調離手續前，一定清還檔案資料，經檔案室署名確認，方可辦理調離手續。
（十）歸檔。主要有以下要求。
1.物業企業及部下各客戶服務中心需依據本管理方法的`歸檔范圍、歸檔日期實時、正確、規范地進行歸檔。
2.將需要歸檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統地進行采集，歸檔模卷要進行分類擺列，并加蓋檔號章、裝盒，編制檔案目錄。
3.除歸檔范圍表中列明為復印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時復印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復印件歸檔。
4.歸檔的文件資料種數、份數及每份文件的頁數均應齊備完好。
5.實物類、聲像類檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內容、時間、背景、作者等文字信息，電子文件應有相應的紙質文件資料，并保留。
（十一）歸檔檔案資料檢查。物業企業負責檢查、督查、指導并查核各客戶服務中心檔案資料的管理工作。統計匯總各客戶服務中心歸檔資料目錄清單，按期對各客戶服務中心檔案的歸檔工作進行實地檢查。
五、檔案資料的借閱和使用
在進行檔案資料借閱使用時，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續即可；假如要查閱重要密級資料，須執行檔案借閱審批手續，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復印。
（十三）檔案資料借閱的有關規定。
1.借閱的檔案資料一定準時送還，并實時辦理清戶手續。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續借手續，未辦理緩期手續且借出檔案超出15天者，對有關責任人進行瀆職問責辦理，在借閱時期造成資料丟掉者，依據資料的重要程度進行相應的辦理。
2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無損，不得在檔案資料上涂改、畫線、標記等。
3.未經贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復制檔案資料，凡經贊同摘抄、復制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進行審察和查對。
4.實物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復印件供給利用。
（十四）要注意保護業主和住戶的個人信息，業主個人信息檔案在有關客戶服務中心的檔案庫中，如需調用含有業主個人隱私信息的資料，須經客戶服務中心負責人贊同，有些需經業主自己贊同，并由有關檔案人員記錄去處，追蹤有關信息資料的使用及其銷毀狀況。
六、檔案資料管理和判定
（十五）物業企業及各客戶服務中心依據自己實質狀況設置綜合檔案室、資料保留室和庫房等，一定保證有相對獨立的空間，并能保證資料的安全與齊備。
1.庫房要相對獨立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等功能，庫房內和庫房鄰近嚴禁擱置易燃易爆物件或其余危險物件，并裝備滅火器械，標示嚴禁煙火標記。
2.庫房內全力按分類設置，檔案資料按類型齊整排放，保持通風，并與窗戶垂直，防止陽光直射，將全部檔案架一致編號，編制檔案資
料寄存地點索引。
（十七）檔案資料統計，詳細要求以下
1.物業企業及各客戶服務中心要在每年12月31日前對檔案資料的移出、收進、整理、判定、保留的數目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進行統計。
2.物業企業檔案員將統計結果報物業企業負責人，部下各客戶服務中心檔案員將統計結果報給客戶服務部負責人。
3.統計工作一定做到腳踏實地，照實反應狀況，務必保證供給的數據正確，切合客觀實質。
（十八）檔案資料的判定，包含以下要求
1.檔案資料一經歸檔，未經領導判定和贊同，任何人不得私自銷毀。
2.經判定后仍沒法確立其保留價值的檔案資料，應持續保留至次年再進行判定。
3.技術檔案資料鑒準時，需附帶工程技術部門的專業建議。（十九）檔案資料的銷毀。
1.經判定后贊同銷毀的檔案資料，由檔案室負責人妥當辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷售。
2.銷毀檔案資料須有起碼兩名監銷人，監銷人應認真復核要銷毀的檔案資料。銷毀完成須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監銷人在銷毀清冊上署名。
3.檔案資料管理員應實時做好檔案資料整理、檢索工具調整等工作。
七、獎罰
（二十）企業依據每年查核結果，關于在檔案管理過程中做出成績和貢獻，或許進步特別突出的部門和個人賜予相應表彰或獎賞等。
（二十一）關于工作不負責，未認真貫徹執行物業企業檔案工作要求的檔案管理人員，企業將對檔案管理的詳細工作人員和有關領導進行處罰。
（二十二）因管理或使用不妥，造成檔案信息外泄，或許未經允許，私自將檔案資料抄寫、復制與轉借別人等狀況，將依據情節嚴重程度，賜予相應的處罰。
八、附則
（二十三）本管理制度由企業客戶服務部訂正，自覺布之日起實行。
物業檔案管理制度2
一、檔案分類
1、一般文檔:
①人力資源工作中形成的臺帳、報告，以及搜集到的招聘等相關工作業務資料，由經辦人保存，年終根據內容價值酌情歸檔。
②總辦正式形成發出的文件、傳真、通知、人事制度及相關原則規定等，除保密薪資文件外，均應保存一份原件或復印件歸檔，年終按內容類型、成文時間編號裝訂成冊。
③外部文件包括國家和市政府有關部門(勞動人事部門)的發文、社會公開資訊等，應作為公開業務資料共享。
2、人事檔案
①人事檔案:員工進入公司后相關人事檔案材料。
②員工人事檔案:員工進入公司后的任職情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件等備查資料。
二、檔案管理規定
1、人事檔案管理
①總辦負責公司員工人事檔案的管理;
②總辦在員工入職當天建立員工人事檔案;
③員工離職，辦理相關手續后，總辦將離職人員檔案永久、專門存放;
④人事檔案管理應嚴格執行國家和公司有關規定，查閱員工人事檔案應經總辦主任批準，并辦理相關手續，檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。
2、人事檔案建立
①員工人事檔案是公司為每個員工建立的內部人事檔案。凡進入公司工作的員工，總辦需為其建立人事檔案，包括該員工的有關招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等材料。
②員工在入職前，需到總辦送交個人履歷材料、近期免冠照片、學歷學位證書復印件、身份證復印件、職業技能證書復印件及能證明其工作能力和獎懲狀況的.相關材料。由總辦專人負責，連同求職申請表歸檔保存。
③員工試用期滿考核合格后，公司與其簽定的勞動合同及相關薪酬福利歸入人事檔案。
④員工在轉正后的教育培訓、獎懲、績效考核、晉升等工作資料及時歸入人事檔案。
⑤員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。其中不包含秘密內容，總辦員工、各部門負責人可根據工作需要查閱有關員工的人事檔案。任何部門和個人非經允許無權隨意更改、銷毀公司員工人事檔案材料。
三、附則
1、公司所有人事檔案僅供公司內部使用，由總辦負責統一管理。
2、其他各部門人員應積極配合總辦，做好檔案管理工作。
物業檔案管理制度3
物業管理公司檔案管理制度提要：
一、公司工作人員需要借閱檔案，須經總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。
二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經分管副總裁批準后方可查閱。
第一章、總則
檔案管理是企業管理的重要內容之一，公司總裁辦指定專人負責檔案管理工作，為規范公司的檔案管理，特制訂本制度。
第二章、檔案分類
一、綜合類
（一）公司發起人協議書、批準公司設立的政府批文、驗資報告、可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見書、認股書等；
（二）公司編文號的全部文件；
（三）公司股東會、董事會、監事會、專業委員會、總裁辦公會、業務聯席會等會議文件；
（四）公司大型活動策劃方案及有關資料，制訂實施的規章制度、機構設置改變，啟用新印章的通知批復；
（五）公司的各種請示報告及上級部門的批復；
（六）集團內各單位主送我司有關重要問題的文件；
（七）政府各級部門發送的文件；
（八）公司領導班子會議紀錄，辦公會議記錄，黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄；
（九）介紹信、信函存根、電報底稿；
（十）公司檔案的交接清冊和銷毀清冊；
（十一）各職能部門、綜合類檔案目錄。
二、經營管理類
（一）各職能部門管理文件、重要資料目錄；
（二）公司下達的年度考核經濟指標及完成情況；
（三）公司各部經濟考核指標；
（四）公司和業務部門對外簽訂的協議、合同；
（五）上級部門制定的政策、規定等指導性文件。
三、財務類
（一）年度審計報告；
（二）年初預算報告；
（三）財務分析報告；
（四）財務存檔資料、文件目錄。
四、人事類
（一）公司領導成員的任免申報及上級批復；
（二）公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊
（三）職工獎懲情況記錄；
（四）職工的轉正、定級、調資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關資料；
（五）勞動工資報表（年報）；
（六）有關獎勵基金和福利基金的開支情況資料
五、行政類
（一）固定資產登記，產權移交、清冊報表和資料；
（二）基建工程的申報、批復，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內）；
（三）購買固定資產計劃、資料。
六、工程類
接管物業的工程資料，在退出時交還下個物業公司。
備注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。
第三章、檔案保管
一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的'基礎上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。
二、檔案要做到系統排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。
三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。
四、檔案室門窗及檔案柜應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內嚴禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛生。
五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發現生蟲、破損、被盜、失泄密現象，應及時向分管領導匯報，采取有效措施進行處理。
六、建立健全檔案進、出登記制度，對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統計。
第四章、檔案借閱
一、公司工作人員需要借閱檔案，須經總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。
二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經分管副總裁批準后方可查閱。
三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負責，不得任意拆卸、轉借、涂改、損壞和泄密。其中的機密事項只能在檔案室內查閱。如系案件調查取證需要復印者，公司內部的由總裁辦主任批準，外單位由分管副總裁批準。
四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規章制度，自覺辦理借閱手續，認真填寫檔案使用登記表。
第五章、立卷歸檔
一、公司實行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔。
二、歸檔時間：各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄（包括上級下發的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務部存檔。
三、歸檔的文件、資料，必須完整、規范，符合耐久要求。
第六章、其他
一、以上制度規定各職能部門和二級公司、控股公司須認真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經濟和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責任。
二、檔案管理責任人必須嚴格執行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責任人要受到經濟和行政處罰，造成重大損失的對直接責任者予以除名，直至追究刑事責任。
物業檔案管理制度4
一.物業管理檔案建立與管理規定:
1.項目的檔案資料規定由管理處總物業經理負責監督保管,由管理處行政人事助理專職文件存檔、注記工作。
2.有關物業驗收檔案、圖則、業主及用戶資料、管理制度、合約及附件設備設施檔案及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經總物業經理許可,他人不得動用。
3.物業檔案資料必須按公司規定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業檔案在歷任總物業經理調職、離任時應向公司或接任者辦理移交手續,經確認后方可離任。
6.物業檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要傳閱、復印專管部分檔案資料的,需經物業總物業經理書面確認,如有違反的做泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況,對不符合要求的'保管責任人將做適當處分。
9.物業檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業管理有重大影響及損害物業和公司利益的,管理處將視情節輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。
物業檔案管理制度5
(1)維修檔案屬工程檔案的一部份，由工程部文員統一管理。
(2)設備維修檔案按強電、弱電、機管、電梯、空調、裝修、用戶單元內設施分類。
(3)用戶單元維修檔案用標簽按不同檔案分開，其他檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。
(4)文員根據返回工程部的維修單每天填寫維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設置密碼的“維修管理”項目。
(5)文員每天核對發出和返回的維修單，將有關內容如實錄入維修檔案記錄表，如發現不符馬上追查原因。
(6)文員每月對維修檔案記錄、維修單等進行整理，并分類歸檔。
(7)維修檔案為評估大廈設備運行情況和用戶室內設備狀況的'根據，應妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由工程部經理、系統工程師組成的鑒定小組統一審定后銷毀。
物業檔案管理制度6
為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。
一、檔案的分類：
1、一般保密文件：公司的規劃文件、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、協議書、合同書、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關的政府文件法律文件等。
2、專業技術文件：專業技術圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。
3、機密文件：上述專業技術文件以及年度計劃、統計文件、財務憑證、財務報表、審計文件、經營情況、勞動工資和人事檔案等。
4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。
5、有關公司發展的圖片、錄像、實物等，均屬檔案保管范圍。
6、除有特別規定外，檔案資料由行政部負責管理。
二、存檔：
1、合同按照《合同管理規定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。
2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。
（1）如存檔文件資料為傳真件時，必須復印一份存檔。
（2）凡涉及經濟利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應長期保存；其他文件視其價值確定保存期限。
（3）檔案的歸檔要及時，除特殊情況外，要求一項工作結束后存檔。歸檔文件應保證其齊全完整，如有短缺應立即追查歸入；文檔的處理手續要完備，如有遺漏立即補辦。
（4）文件的電腦存檔。
（5）公司發出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。
（6）電腦文檔信息要按年度進行存盤處理，將重要的信息資料轉存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內妥善保管。
三、借閱：
1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機密資料，須經經理批準。
2、其他員工借閱與本職工作有關的資料時，可直接借閱；如借閱與本職工作無關的檔案資料或機密資料，須經本部門主管和行政部主管同意，必要時，需請主管副經理批準。
3、借閱時，原則上只允許在公司內使用，并辦理借閱手續，當天借閱當天歸還；機密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時，須由經理簽字后方能借閱。
4、借閱的'資料必須妥善保管，不得涂改及私自復印。如確需復制，一般資料，須經部門主管批準；機密資料，須經公司經理批準。
5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個人原因致使機密文件丟失或泄露機密的，其后果由責任人承擔，必要時公司將采取法律手段保護公司的利益。
四、專業技術資料的管理
1、專業技術資料除另有規定外，公司指定技術部門專人管理。
2、屬于工作需要而發給有關部門的技術文件資料，在領用時必須辦理登記手續，實行“誰領用誰保管誰負責”的管理原則。管理人員每月負責將已發放文件資料的情況書面通知行政部。
3、長期領用的文件資料，責任人必須妥善保管，不使用時要及時歸還。同時，技術部門的.文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進行一次核對。如發現有丟失，必須書面通知行政部，并上報公司經理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結果由公司經理視其造成的影響酌情處理。
五、文檔的銷毀
1、除物業公司經理外，任何人無權私自銷毀公司任何檔案資料。
2、每年底清理檔案后應將沒有保存價值的文件銷毀，銷毀時應先報請公司經理批準，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時，應焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。
3、經批準銷毀的檔案資料，檔案管理人員應編制銷毀清單，經主管副經理簽字后，由專人負責辦理。銷毀清單應作為檔案資料長期保存。
六、檔案立卷
每年年底清理公司所有文檔，將已經辦理完畢具有保存價值的文檔組合成案卷；立案時應編制卷內文件的順序號、文件號、責任人、題名日期、頁號等，并附立卷登記表一份。
七、附則
1、員工離職時，必須將所領借文檔資料全部歸還，由相關管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規定扣罰責任人。
2、檔案資料轉移時，必須報請主管副經理以上批準，并辦理交接手續。
3、凡違反本規定的，除已有規定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節嚴重者，加重處罰。
4、隨時接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢查。
物業檔案管理制度7
一、物業管理企業檔案管理規定：
1．企業各物業項目的檔案資料規定由物業管理企業主管（包括代理主管）負責監督保管，由文員專職文獻存檔、注記工作。
2．有關物業管理企業驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務匯報、員工人事資料等檔案規定集中存檔，文獻柜規定上鎖，未經主管許可，他人不得動用。
3．物業管理企業檔案資料必須按企業規定規定存檔，做到圖有袋、文有夾，匯報類文獻編目錄索引，檔案類文獻有存檔文獻清單及編號目錄。
4．物業管理企業檔案目錄及存檔文獻清單每季度上報企業立案。
5．物業管理企業檔案在歷任主管調職、任職時應向企業或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。
6．物業管理企業檔案平常需常常使用部分應復印備份，原件寄存在檔案中不得隨意使用。
7．因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。
8．企業將定期巡查上述規定所提及之規定貫徹狀況，對不符規定的保管負責人將作合適處分。
9．物業管理企業檔案資料因保管不妥而導致遺失、泄密的，對物業管理企業有重大影響及損害物業管理企業企業利益的.，企業將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。
二、物業管理企業管理保密規定：
1．在工作范圍獲有關的企業、物業管理企業內部資料，業主、顧客單元和物業管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯絡 、購/租合約及金額、尤其條款、物業管理企業及企業內部狀況、業主及顧客個人狀況等均屬工作保密范圍。
2．業主、顧客及員工資料統一寄存在辦公室文獻柜中，由專人負責注記及存檔等工作，由物業管理企業主管每周審核，其他工作人員未經許可嚴禁查閱。
3．物業管理企業物業管理處文獻柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經指定的授權人士，方可代為執行以上事務
4．應工作所需而放置于辦公室、監控中心、大堂接待處的業主及業戶聯絡 、員工個人聯絡 、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。
5．企業制定的各類物業管理企業規章制度及工作指導，由物業管理處統一保管，高級管理員以上級他人員可借閱（須辦理借閱手續），每次限時一周。實行借閱目的為指導員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。
6．公布的各類告知通告，應限定期效，過時收回。
7．員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，積極為企業及業主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向企業匯報。
8．員工因執行保密規定不妥，致使企業、業主、業戶或管理員工利益受不良侵害的，企業將按員工守則有關規定從重懲罰，并由當事人個人承擔導致的所有法律責任。
三．物業管理企業檔案資料：
1、物業管理企業驗收檔案：
1）土建、設備安裝竣工資料（圖紙、設備資料）；
2）設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文獻；
3）機電設備保養合約；
4）公共區域設施設備驗收記錄（管理企業）；
5）公共區域設施設備移交記錄（發展商、承包商與管理企業）；
6）單元驗收及移交記錄（承包商、業主與管理企業）；
2、物業管理企業二次裝修檔案：
1）顧客單元二次裝修圖則及審批手續；
2）二次裝修期間管理處監督檢查資料；
3、業戶資料：
1）入伙狀況記錄；
2）業主（租戶）狀況登記（包括名稱、單元號、聯絡人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等）；
4、物業管理企業管理文本匯編：
1）管理協議、管理公約、顧客手冊等統一裝訂成冊；
2）物業管理企業各類管理規章制度及裝修規定等；
3）物業管理企業各項管理分包合約；
5、物業管理企業設備維修保養類：
1）各類設施設備要有專門的維修保養制度及應急措施；
2）各類設施設備有獨立的維修檔案，及平常巡檢維修記錄；
3）重要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日志、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄；
4）物業管理處有顧客維修保修單，維修后應有回訪記錄；
6、物業管理企業設施設備檢測類：
1）變配電間要有供電部門定期電氣測試匯報記錄；
2）電梯要有勞動部門合格證書及年檢匯報；
3）生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛生部門水質檢測匯報，清洗工
物業檔案管理制度8
第一章總則
第一條為加強公司員工的人事檔案管理，使公司人事檔案得到有效保護和利用，根據《中華人民共和國國檔案法》、《浙江xx物業管理有限公司人事管理制度》等有關規定，特制定《浙江xx物業管理有限公司人事檔案管理制度》。
第二條員工人事檔案是記載員工個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據，是本公司檔案的重要組成部分。
第三條本公司的人事檔案工作任務:
1、保管員工人事檔案;
2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;
3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉遞;
4、通過人事檔案了解熟悉員工，為人事工作提供情況;
5、逐步實現員工人事檔案管理手段的科學化和現代化。
第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務部負責。
第二章人事檔案的收集和歸檔
第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔，是公司綜合服務部與其他各部門的共同任務，必須按照有關規定，互相配合，認真做好。
第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍，嚴格按照公司的人事檔案管理要求執行。員工人事檔案材料內容:
1、員工登記表(含照片)。
2、個人簡歷。
3、考核材料(如試用期滿考核鑒定、見習期滿考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質測試記錄等)。
4、各類證書復印件、原件:(包括:①學歷證書復印件;②各類資格證書復印件;③身份證復印件;④職務聘免復印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。
5、獎懲材料。
6、兼職情況(包括出任董監事情況<原件或復印件>、擔任社會職務情況<原件或復印件>等)。
7、承諾書、勞動合同(應做到文本齊全完整，時間連續及時)、各類因公出國協議或培訓協議、擔保書等。
8、各類審批材料(復印件，包括⑴應聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務聘免審批材料;⑸調整工資審批表;⑹因公出國審批材料;⑺用工性質晉升審批表;⑻離職審批表<原件>，辭職批復;⑼離退休審批表;⑽調令單、分配單;⑾其它)。
9、其它可供參考材料(如近三年內的員工個人年度工作總結或述職報告、各類培訓總結、培訓成績、出國培訓總結等)。
第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內容清楚完整，印章手續完備，且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。
第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復寫紙書寫。
第九條形成員工人事檔案材料的部門，在形成正式材料后的一個月內，負責按要求把應歸檔的材料送交綜合服務部歸檔。
第十條公司綜合服務部發現送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時，要及時通知形成檔案材料的部門，補送材料或補辦手續。形成材料的部門要按規定認真辦理。
第十一條員工人事檔案管理人員要經常了解和掌握干部人事檔案材料來源的信息、溝通渠道、及時收集應歸檔的材料。同時，要熟悉收集歸檔工作的各項規定，對收集到的材料，認真鑒別，嚴格把關，及時入卷歸檔。
第十二條形成員工人事檔案材料的部門，向公司綜合服務部送遞材料時，如其他檔案管理部門也需要收集歸檔，則材料形成部門要事先考慮制作材料的數量，必要時協商聯系，以防造成員工人事檔案材料的短缺。
第三章人事檔案的保管
第十二條員工人事檔案由公司綜合服務部設專人妥善保管，不得泄密。
第十三條員工人事檔案應存入保險柜，有防盜、防火、防潮等安全措施。
第十四條檔案管理人員應對保管的檔案逐一登記編號，并每年進行一次檢查、核對，防止錯放或丟失。發現丟失或問題，應及時查找并采取措施，以保證檔傅耐暾桶踩
第十五條檔案移交要填寫清單，交接雙方應共同清點并簽字留據。
第十六條嚴格防止任何人私自保存他人的檔案材料，對造成泄密或其它后果的，視情節輕重，給予嚴肅處理。
第十七條檔案管理人員調動時，必須嚴格履行交接制度，未交接清楚，不得離去。
第十八條建立堅固、安全的庫房，配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項措施落實到位。
第十九條檔案庫房是機要重地，無關人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進入。
第二十條逐步實現員工檔案管理工作的'科學化、現代化。
第四章人事檔案的查閱和借用
第二十一條公司員工查閱或借閱人事檔案，經公司綜合服務部總經理同意，辦理登記手續后方可查閱或借閱本人人事檔案。
第二十二條外單位人員憑介紹信等證件經公司綜合服務部總經理批準后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借，確因特殊情況必須外借時，應寫明原因并經執行總裁批準同意方可。
第二十三條查閱或借用員工檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定。員工閱檔后摘錄的材料應由檔案工作人員與原文核對無誤后，寫明材料出處和時間，并加蓋公司公章。嚴禁對檔案進行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料，不得向無關人員談論或泄露員工檔案內容，違犯者將視情節輕重，給予批評教育甚至紀律處分。
第五章人事檔案的轉遞
第二十四條員工人事檔案的轉遞是一項嚴謹、細致的工作。檔案管理人員應具有高度的責任感。在辦理檔案轉遞過程上，要認真細致，有條有理，切不可匆忙、馬虎，防止出現絲毫的差錯。
第二十五條人員內部調動，檔案轉遞要做到'檔隨人走'，公司綜合服務部應將其檔案密封轉到新的歸口單位。
第二十六條檔案轉遞必須填寫《員工人事檔案轉遞通知單》，并通過機要轉遞或由檔案管理員專程送取，嚴禁個人攜帶。對個人攜帶檔案的，公司綜合服務部應拒絕接收。
第二十七條轉遞的檔案必須是經過鑒別、清理、整理的檔案。轉遞檔案必須一次轉出，不能分批轉出。
第二十八條對轉進的檔案在核對無誤后，及時將《員工人事檔案轉遞通知單》回執退回。
第二十九條對違反轉遞規定，造成檔案丟失或發生抽取，更換材料等問題的要追究、當事人和有關管理人員的責任。
第六章
附則
第三十條本制度由綜合服務部負責解釋。
物業檔案管理制度9
物業檔案資料的管理是物業管理工作中不可或缺的一部分。科學、規范的檔案管理能夠有效地為各項管理工作提供指導和服務。針對金沙咀國際廣場物業的特點，結合傳統檔案管理方法和電腦數據庫管理新方法，對小區檔案資料實行“科學化、系統化、電腦化、有序化和集中化”的管理。所有物業員工都必須遵守《物業檔案資料的建立與管理》的規定，對物業檔案資料進行有效的管理。
部門架構
董事長
物業經理
檔案管理員
檔案資料建立和管理流程
收集：工程技術、維修、改造資料；智能化系統技術資料；業主/物業使用人資料、證件、購/租房合同、裝修審批表；歷次管理活動書面、音像資料等。
整理分類：技術資料；業主/物業使用人資料；管理規章及內部管理制度；歷次管理工作資料、記錄；業主文件、通知、活動記錄；財務帳表及分布方案。
歸檔：按照公司的《物業檔案資料的建立與管理制度》進行建立，建立原始檔案資料庫及輸入電腦，建立電子檔案資料庫。
利用：按權限借用及網上查詢，借用時登記，使用后立即歸還。
檔案的建立與收集
1.設立金沙咀國際廣場檔案資料管理室，采取系統化、科學化、電腦化的先進手段，建立相應的規章制度，對所有檔案進行嚴格管理。
2.堅持來源廣、內容豐富的原則，根據實體資料和信息資料的內容，在物業管理的實際工作中從需要出發，擴大信息資料的來源渠道。
3.辦理好物業整體接管移交時各類原始檔案資料的移交和收集。
4.后期管理中，加強質量記錄，做好后續資料的建檔和收集。從建筑物本體修繕到一花一木的養護都有詳盡的檔案資料收集。
檔案資料的整理與分類
整理的重點是去偽存真，根據檔案的來源、信息的內容、信息的表現形式等特點進行集中管理和科學分類，做到條理清晰、分類合理，便于使用、查找、檢索。
1.檔案資料的整理
1）各項業務工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業務范圍，指定有關人員負責積累、整理和移交，在積累過程中要做好原始文件的登記工作。
2）各職能部門應將文件材料的形成、積累、歸檔工作納入工作計劃和管理標準，列入有關人員的職責范圍，并作為考核的依據。
3）應充分利用原有資料作為整理的基礎。
4）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯系。
5）檔案的整理必須便于保管和利用。
6）收集后的所有信息，統一由金沙咀國際廣場檔案管理員集中整理。
人力資源管理制度、內部制度、財務管理制度、各部門管理制度、小區項目工程圖紙、物品驗收及移交管理等是企業內部的重要制度和文件，對于公司的管理和發展具有重要的意義。其中，檔案資料的歸檔管理是非常關鍵的一環。
歸檔范圍包括各部門和公務活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料、圖像、錄像等內容，以及兼職客服管理員、技術員在工作中形成的圖紙、說明書等內容，還包括各部門在專門業務活動中形成的各種檔案，如會議檔案、聲像檔案、紀檢檔案、審計檔案等。財務資料則由財務部門歸檔管理。
歸檔要求包括：歸檔的文件必須是原件、正本，符合文件格式；必須簽字、審批手續完備，自己清楚，圖面整潔；文件材料要完整齊全、裝訂整齊、并經適當的整理；是傳真件的應復印后以復印件歸檔；紙張及文件格式必須符合國家要求，字跡清楚工整，要用耐久的自己材料書寫，如碳素墨水、藍黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、復寫紙等書寫材料；每類建設工程竣工必須有兼職檔案兼職客服管理員參加，對其文件材料（含有關圖紙等）完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收；保持歸檔文件材料之間的歷史聯系，并進行科學分類、立卷和編號；檔案題名應確切反映卷內文件內容，并區分保管期限；文件材料的歸檔必須辦理移交手續；聲像檔案的歸檔要求更為嚴格。
歸檔時間方面，文書檔案在第二年上半年內歸檔；建設項目在竣工驗收后一個月內歸檔；各項管理工作形成的文件材料，在當年上半年內，要將應當歸檔的文件材料交各職能部門負責人審定后，由檔案部門歸檔。歸檔份數根據具體情況而定。
2、檔案管理員需要實現檔案信息的錄入化、智能檢索化以及利用光盤實現檔案的全文存儲。此外，還需要對電腦系統進行定期維護，為不同的操作人員設置不同的授權代碼，以防止檔案資料的流失。同時，定期組織管理人員、使用人員及操作人員進行系統使用及安全信息的培訓，并隨時監督電腦使用人員的執行情況。此外，還需要定期對系統使用人員進行最新的安全技術培訓，以實現安全管理，有效降低網絡信息系統的運行風險。對操作和使用人員進行控制，當有授權的.員工離職或改變工作崗位時，要及時進行安全系統的更新維護。通過定期將相關系統備份磁盤、配備良好的服務器電源保護等措施，確保系統的可靠性和檔案資料數據的完整。
3、檔案鑒定和銷毀是檔案管理中非常重要的環節。檔案鑒定工作由物業辦公室負責進行，鑒定由物業經理、檔案資料管理員和有關業務管理人員組成。日常的鑒定工作由檔案資料管理員負責。鑒定工作人員的任務包括負責制訂本單位檔案保管期限表，對到期檔案提出存、毀意見。確定保管期限原則包括對本單位有長遠利用價值并能反映單位職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存；凡是在一定時間內有利用價值的檔案，采用長期或短期保存。鑒定工作應該定期進行。檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規定。如果在鑒定中發現檔案不準確、不完整，單位應及時責成有關人員和部門負責修改、補充。銷毀檔案的程序包括列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告，由單位主管領導審批，并報告由檔案室保存。檔案銷毀時，由單位派二人以上進行監銷并在銷毀清冊上簽章。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，對在銷毀檔案過程中出現失密或對單位造成損失的，將根據國家有關規定進行處理。
4、檔案管理人員的崗位責任制非常重要。檔案管理人員需要熱愛本職工作，忠于職守，嚴守紀律，保守公司的秘密，按照規定管理好公司的檔案。他們還需要堅持公司的組織原則，識大體，顧全局，兢兢業業作奉獻。此外，他們需要有耐心熱情的態度、文明禮貌的作風，全心全意的服務精神。他們需要努力研究，鉆研業務，勤奮工作，善于思索，勇于開拓，不斷開創檔案工作新領域。最后，他們需要有民主、團結、互助、友愛、高效的精神風范和工作作風。
檔案管理是企業管理的重要組成部分，其工作要求工作人員嚴謹、實事求是，堅持真理、忠于歷史，維護檔案的完整和安全。
為了規范資料的歸存、借閱、復印和保密，檔案管理人員需要貫徹《物業檔案資料的建立與管理制度》，包括文件資料的收集管理、歸檔范圍、平時歸卷、立卷等方面。同時，他們還應積極配合各部門工作的正常開展，保證每一卷中都有卷內目錄，并對公司檔案所有內容進行備份存檔。
為了保證檔案的安全，檔案管理人員應與企業簽訂保密協議，并遵守保密守則。這包括不該說的機密絕對不說，不該問的機密絕對不問，不該看的機密絕對不看，不該記錄的機密絕對不記錄等。此外，他們還應該避免在非保密本上記錄機密資料，在私人通信中涉及機密，以及在公共場所和家屬子女、親友面前談論機密。同時，他們還應該避免在不利于保密的地方存放機密文件和資料，以及不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達機密事項。
物業檔案管理制度10
為使公司顧問管理工作有效進行，加強公司顧問資料和檔案的管理，確保公司顧問資料、檔案的保密性，現制定以下管理制度：
一、顧問咨詢資料分為共用資料與項目資料兩大類。共用資料包括：專業書籍、法規、技術規范、標準、圖集大樣、設備樣本圖冊、園林圖集、建筑風格圖集、戶型圖集、氣象資料、新技術新成果、公司規章制度、iso9001、iso14001體系文件等。項目資料為每個項目咨詢服務活動中產生的全部資料的集合。如該項目來往文件、公函、提供的資料樣本、項目咨詢規劃、物業管理策劃與設計、顧問建議書、咨詢實施細則、物業管理過程實施方案、項目圖紙、照片等。
二、共用資料宜做成數據庫，以方便查找。項目資料應按項目分類歸檔，需用電子文檔和書面文檔兩種方式進行保存，由專人進行管理。
三、項目資料的'電子文檔需建立專門的子目錄進行管理，目錄按歷史項目、在管項目、前期項目三類劃分，每個項目內文件按性質進行分類存檔。
四、書面顧問資料的借閱，需在顧問咨詢部辦理借閱手續。重要、保密資料需經過公司領導批準后方可借閱。
五、對顧問咨詢資料電子文檔或數據庫由咨詢部主管設置相應權限，使用人員在得到咨詢部主管同意后方可進入該文件。
六、同一項目的資料，由發件人在使用完畢后將其歸納入相應的目錄。
七、顧問項目結束，該項目所有顧問資料轉移至歷史資料目錄統一進行管理。
八、對發展商發給公司的各種傳真件，接收人員需將其復印后按項目存檔，特別是對于發展商對公司所給文件的簽收回執，更應注意保存其原始記錄。
九、未得到公司同意，任何人員不得將公司顧問資料進行拷貝和復印。
物業檔案管理制度11
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等
2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程
4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等
6.公司經營策略規劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等
7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等
9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結案客戶的.完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專業資料:公司搜集的各種業務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等。
物業檔案管理制度12
一、背景介紹
隨著經濟的不斷發展和城市化的進程，物業管理在城市生活中扮演著重要的角色。為了更好地管理和服務物業客戶，建立一套健全的物業客戶檔案管理制度是必不可少的。
二、目的和意義
確保物業客戶信息的統一、完整和準確；
2 、提高物業服務效率和水平；
3 、為物業決策提供可靠的數據參考；
4 、加強與物業客戶的溝通和合作。
三、檔案建立與管理
1 、檔案建立
（1）在客戶入住物業前，要求客戶提供個人身份證明、聯系方式、家庭成員及單位情況等基本信息，建立客戶檔案；
（2）對于企事業單位客戶，還應建立組織機構代碼、稅務登記號等信息，并提供相關證明文件；
（3）對于租賃客戶，要求提供租賃合同、租金繳納證明等相關資料。
2 、檔案管理
（1）分類管理：根據檔案類型進行分類管理，如個人住戶檔案、企事業單位客戶檔案、租賃客戶檔案等；
（2）檔案編號：為每個客戶檔案分配唯一的檔案編號，并進行標識和記錄；
（3）檔案整理：定期對客戶檔案進行整理和清理，確保檔案的完整和準確；
（4）檔案存儲：建立專門的檔案室進行存儲，對檔案進行保密、防火、防潮等處理；
（5）檔案查閱：保障客戶合法權益的前提下，提供方便快捷的檔案查閱服務。
四、檔案內容和更新
1 、基本信息
（1）個人住戶檔案：包括客戶姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯系方式、住址等；
（2）企事業單位客戶檔案：包括單位名稱、組織機構代碼、稅務登記號、聯系方式、辦公地址等；
（3）租賃客戶檔案：包括租賃合同、租戶姓名、聯系方式、租金繳納證明等。
2 、動態信息更新
（1）客戶遷入、遷出信息；
（2）客戶家庭成員變動信息，如婚姻狀況、子女入學等；
（3）客戶單位經營情況、稅務信息等。
五、檔案保密與安全
1 、保密措施
（1）對客戶檔案中的個人隱私信息，如身份證號碼、聯系方式等進行嚴格保密；
（2）嚴格限制檔案查閱權限，只允許授權人員進行查閱和使用；
（3）加強信息系統的安全保護，防止未經授權的人員獲取檔案信息。
2 、檔案安全措施
（1）檔案室要求嚴格控制出入口，防止非法人員進入；
（2）檔案室配備專門的監控設備，保證檔案安全；
（3）定期備份檔案數據，防止檔案丟失或損壞。
六、檔案利用與管理
1 、信息查詢和報表
（1）客戶檔案應提供方便快捷的查詢和統計功能，以滿足物業日常工作的需要；
（2）定期生成客戶檔案報表，提供給物業決策相關人員使用。
2 、客戶服務與管理
（1）根據客戶檔案提供個性化的服務和管理；
（2）定期與客戶進行溝通和聯系，了解客戶需求和意見；
（3）在重要事項變化時及時更新客戶檔案。
七、改進措施與建議
1 、不斷優化客戶檔案管理流程，提高工作效率；2 、引入信息技術，實現客戶檔案的電子化管理；
3 、定期組織員工培訓，提高檔案管理水平和服務質量。
綜上所述，物業客戶檔案管理制度的建立和實施對于提高物業服務質量、加強與客戶的溝通和合作具有重要意義。只有通過完善的檔案管理制度，才能更好地服務客戶，提升物業管理水平。八、檔案管理流程
為了確保物業客戶檔案管理的規范和高效，需要建立一套完整的檔案管理流程。
1 、檔案建立流程
（1）接收客戶信息：物業管理人員應在客戶入住物業前，要求客戶提供個人身份證明、聯系方式、家庭成員及單位情況等基本信息。
（2）檔案登記：將客戶提供的信息進行歸檔，并為每個客戶分配唯一的檔案編號。
（3）信息核實：核實客戶提供的信息的真實性和準確性，確保檔案信息的'可靠性。
（4）檔案歸類：根據檔案類型進行分類管理，如個人住戶檔案、企事業單位客戶檔案、租賃客戶檔案等。
（5）檔案存儲：將客戶檔案存放在專門的檔案室中，做好防火、防潮、防盜等安全措施。
2 、檔案更新流程
（1）定期更新：根據客戶提供的個人住戶或單位信息的變更情況，對客戶檔案進行定期更新。
（2）動態信息更新：包括客戶遷入、遷出信息、家庭成員變動信息等，及時更新到客戶檔案中。
（3）檔案查閱：對于需要查閱和使用客戶檔案的人員，需要經過授權，并按照相關流程進行查閱，避免檔案信息泄露。
3 、檔案整理和清理流程
（1）定期整理：定期對客戶檔案進行整理和清理，刪除過期和無效的檔案信息，保持檔案的完整和準確性。
（2）檔案裝訂：對于松散的檔案文件，進行裝訂和整理，提高檔案的可讀性和保存性。
（3）檔案歸檔：將整理好的客戶檔案按照規定的流程和標準進行歸檔，確保每個檔案的存放位置和狀態清晰可見。
4 、檔案保密和安全流程
（1）保密措施：對客戶檔案中的個人隱私信息進行嚴格保密，不得泄露和濫用。
（2）權限控制：對于需要查閱和使用檔案的員工，進行權限控制，確保檔案信息的安全。
（3）檔案安全：加強檔案室的安全防護，限制非授權人員的進入，定期檢查檔案室的安全設施和防護措施。
九、檔案管理系統引入
為了提高檔案管理的效率和便利性，可以引入信息技術，實現客戶檔案的電子化管理。
1 、電子檔案建立：建立客戶檔案的電子數據庫，并將所有客戶檔案中的信息進行電子化處理，提高信息存儲和檢索的效率。 2 、檔案管理軟件：引入專業的檔案管理軟件，實現對客戶檔案的全流程管理，包括檔案建立、檔案更新、檔案整理、檔案查閱等功能。
3 、檔案安全措施：對電子檔案進行加密和備份，確保檔案信息的安全性和完整性，防止意外丟失和損毀。
4 、電子檔案查詢和報表：通過電子檔案管理系統，可以方便快捷地進行客戶檔案的查詢和生成報表，提供給物業決策相關人員使用。
十、員工培訓和質量管理
為了提高檔案管理人員的專業水平和服務質量，需要進行定期的員工培訓和質量管理。
1 、培訓內容：包括檔案管理制度、檔案管理流程、檔案管理軟件的使用等方面的培訓。
2 、質量評估：定期評估檔案管理人員的服務質量和工作效率，及時發現問題并進行改進。
3 、績效考核：將檔案管理人員的檔案管理質量和工作效率納入績效考核體系，激勵和獎勵優秀表現的人員。
十一、總結和建議
物業客戶檔案管理制度的建立和實施對于提高物業服務質量、加強與客戶的溝通和合作具有重要意義。通過健全的檔案管理制度，可以確保物業客戶信息的統一、完整和準確，提高物業服務效率和水平，提供可靠的數據參考，加強與物業客戶的溝通和合作。此外，引入信息技術，實現客戶檔案的電子化管理，可以進一步提高檔案管理的效率和便利性。同時，通過員工培訓和質量管理，可以提高檔案管理人員的專業水平和服務質量。在實施檔案管理制度的過程中，還應不斷優化流程，提高工作效率，同時保障檔案的保密和安全性。
綜上所述，只有通過完善的物業客戶檔案管理制度，才能更好地服務客戶，提升物業管理水平。在未來的工作中，我們應不斷總結經驗，改進工作方法，進一步提高物業客戶檔案管理的水平和質量。
物業檔案管理制度13
檔案室管理規定
一、歸檔制度
1、歸檔范圍
公司在物業管理服務、內部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤,光盤等材料。
2、歸檔要求
歸檔文件應原件(特別情況下可用復印件代替),要完整、準確、系統、各種簽證手續完備,字跡清晰。
3、歸檔時間:輸完畢后,應立即歸檔。
4、歸檔份數:各類文件材料一般歸檔一式一份。
5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續,由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。
二、保管制度
1、歸檔的文件材料,應保持文件材料之間的歷史聯系,進行科學分類、立卷和編目、編號。
2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時,應按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。
3、定期對庫存檔案進行清進核對,做到帳物相符。
4、檔案室應有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護措施。
5、檔案室保持適當的溫度、濕度,一般溫度保持在14~24攝氏度,相對濕度保持45~60%的規定范圍內。
6、檔案的.移出、外借必須履行登記手續,借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應放原處。
7、公司對檔案進行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現象,可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。
三、檔案借閱、復印程序
提出申請-->有關領導批準-->檔案室辦理手續-->使用檔案-->歸還檔案室
具體要求:
1、借閱、復印檔案應先批準,再辦理登記手續;
2、要愛護檔案,::不得丟失;
3、借閱、復印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調、剪裁檔案;
4、借閱、復印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;
5、辦理完畢,應立即歸還,如有差錯,應追究當事者責任;
6、調離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調離手續。
物業檔案管理制度14
為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各科室負責人負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業務活動中收到的`文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業務活動方面的資料，應將相關資料的復印件報綜合辦公室備案。
6、由公司對外簽訂的合同，至少應保留一份原件，交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設存放檔案的專門檔案柜，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
6、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。
7、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
9、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
三、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經公司領導批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副經理同意，必須外借的，由經理審批。
四、二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統一保存。
物業檔案管理制度15
美術館物業管理制度和檔案的建立與管理
檔案資料的管理是物業管理工作的一個重要組成部分，科學的、規范化的檔案管理能有效地為住宅區樓宇及共用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導和服務。針對美術館的物業管理形式，做到每一項管理工作有理論、有制度規范、有工作詳實記錄，計算機系統對原始文件資料進行管理，完善檔案管理工作，從物業管理的角度記錄每一個住宅單元的生活檔案，配備專職檔案管理人員，建章立制，對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理。
(一)檔案制度建立與管理
1、主要思路
檔案資料分類:依據美術館的具體情況，管理特點略有增減、各有側重。在管理過程中，注重對原有資料的整理，找到過往管理中存在的缺陷和不足，并進行重新的分類和補充，使其符合對美術館細致管理的需求。
檔案建立抓住重新接管這一契機，整理住戶全面的原始資料，并對陳舊部分進行及時的修正，最大限度的明確現有物業狀況和業主的自然狀況，作為分戶管理的檔案基礎，以方便接管后日常管理。
檔案管理實行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲存系統;做到各種檔案資料并重，互相補充，形成美術館管理的'無盲點網絡。
區內各項管理工作必須建立檔案資料，依照'采取的管理方式'中制定的規范程序，逐一建檔，形成標準化、制度化的檔案管理體系。
2、建立檔案、資料的分類檢索
1)業主提供的資料
a、項目批準文件
b、用地批準文件
c、建筑執照
d、拆遷安置資料
2)技術資料
a.總平面圖
b.單體建筑、結構、設備竣工圖
c.消防、附屬工程及地下管網竣工圖
d.地質勘測報告
e.工程合同開
f.竣工報告
g.工程預決算
h.圖紙會審記錄
i.工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)
j.隱蔽工程驗收簽證
k.沉降觀察記錄
l.竣工驗收證明書
m.鋼材、水泥等主要材料的質量保證書
n/新材料、構配件的鑒定合格證書
o.水電、衛生器具、電梯等設備的檢驗合格證書
p.砂漿、混凝土試塊試壓報告
q.供水的試壓報告
r.綠化工程竣工圖紙及相關資料
s.其他技術資料
3)管理處建立的資料
a.住宅區基本資料
b.住宅區分區資料
c.商業網點資料
d.娛樂設施資料
4)住戶資料
a.住戶入住資料
入住通知書
入住協議書
b.家庭人員檔案
住戶情況登記表
(二)管理處各項管理制度目錄
序號文件名稱文件編碼
1管理處內部崗位設置、標準xx.00.01
2職業安全健康職責xx.00.02
3物料管理辦法xx.00.03
4停電停水應急預案xx.00.04
5水浸應急預案xx.00.05
6治安應急預案xx.00.06
7文件質量記錄管理辦法xx.00.07
8犬類管理辦法xx.00.08
9保安崗位架構圖xx.01.01
10保安運作規程xx.01.02
11人員出入管理辦法xx.01.03
12監控中心管理辦法xx.01.04
13車輛管理辦法xx.01.05
14保安崗位操作規程xx.01.06
15安保崗位標準xx.01.07
16燃放煙花爆竹管理規定xx.01.08
17保潔崗位監管規程xx.02.01
18綠化(地)養護監管規程xx.03.01
19消防安全管理辦法xx.04.01
20火警應急預案xx.04.02
21消防設備(設施)運行管理辦法xx.04.03
22消防設備(設施)操作規程xx.04.04
23消防管理制度xx.04.05
24消防設備(設施)維修保養規程xx.04.06
25弱電設備(設施)運行管理規定xx.04.07
26弱電設備(設施)操作規程xx.04.08
27弱電設備(設施)維修保養規程xx.04.09
28弱電設備(設施)安全管理制度xx.04.10
29電梯設備監管辦法xx.05.01
30電梯故障緊急預案xx.05.02
31供配電設備(設施)安全管理制度xx.06.01
32供配電設備(設施)運行管理規程xx.06.02
33供配電設備(設施)操作規程xx.06.03
34供配電設備(設施)維修保養規程xx.06.04
35電工安全操作守則xx.06.05
36給排水設備(設施)安全管理制度xx.07.01
37給排水設備(設施)運行管理規程xx.07.02
38給排水設備(設施)操作規程xx.07.03
39給排水設備(設施)維修保養規程xx.07.04
40管道維修工作規程xx.07.05
41房屋設備(設施)安全管理制度xx.09.01
42房屋設備(設施)運行管理規程xx.09.02
43房屋設備(設施)操作規程xx.09.03
44房屋設備(設施)維修保養規程xx.09.04
45房屋、設備設施巡視內容與要求xx.09.05
46設備完好率標準xx.09.06
47房屋、設施維修保養規程xx.09.07
48服務供方質量監管規程xx.10.01
49雨
天防滑管理辦法xx.10.02
50業戶管理辦法xx.11.01
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