物業工程檔案管理制度

物業工程檔案管理制度

　　在日常生活和工作中，人們運用到制度的場合不斷增多，制度就是在人類社會當中人們行為的準則。想學習擬定制度卻不知道該請教誰？以下是小編精心整理的物業工程檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。

物業工程檔案管理制度1

　　1)管理好物業工程設施時關系到物業是否能夠保值增值以及也只切身利益的大事。物業管理人員必須發掘設備潛能,做到物盡其用,充分發揮設備的使用價值。

　　2)物業工程設施須實行檔案管理制度,對設備的原始檔案必須歸檔、匯總、登記造冊,以便查考,為設備的完好使用以及安全使用提供方便。以下資料須歸物業工程管理部建檔管理:

　　a)設備系統的資料,如竣工圖、構造圖等。

　　b)設備系統原始發票、收據、用戶手冊以及售后服務卡等。

　　c)設備系統中重點部位的拍照資料及相關注釋。

　　3)建立設備管理考核制度,獎賞分明,調動員工工作積極性。

　　a)建立設備管理考核、督察制度。

　　b)對設備管理定期、不定期抽查、考核。

　　4)建立iso9001質量管理體系:

　　a)建立機房管理制度。

　　b)建立供、配電管理制度。

　　c)建立設備維修制度。

　　d)嚴格各項管理制度,做到責任到崗、任務到人、用科學化的管理提高設備管理水平。

　　5)對于住宅小區物業工程設施管理在做到“三好、四會、五定”。

　　a)三好:即是設施要用好、修好、管理好。

　　b)四會:即是對設施使用、會保養、會檢查、會排除故障。

　　c)五定:即對設施進行潤滑、通風、清潔、檢修時,做到定點、定人、定崗、定時和定責。

　　6)住宅小區工程設施在設備管理上,必須堅持安全第一,降低耗能。

　　a)遵循“安全、經濟、;合理、實用”的原則。

　　b)盡可能采用節能、經濟適用且品質優良的材料,修舊利新。

　　c)培養管理隊伍的`創新精神,維護業主的權益。

　　d)設施操作人員應嚴格按照操作規程和制度開展工作,做好必要的防護工作。住宅小區配套設施管理最基本和最重要的要求是保證配套設施體系的安全運行,包括用戶使用安全和操作人員操作安全。

　　e)加強安全意識,防止意外發生,做好宣傳工作。

　　7)提高物業管理服務質量。

　　a)堅持“物業管理服務第一”的意思,培養職業道德和責任心。

　　b)保證配套設施崗位上有專業操作人員,做到崗前培訓、持證上崗、在崗輪訓。

　　c)對員工做好“傳、幫、帶”工作,對設備進行現場操作,知道相關人員,使員工能夠適應崗位要求。

物業工程檔案管理制度2

　　檔案管理作為物業管理的`重要組成部分，應嚴格重視。切勿丟失、泄密，以確保工作的有序正常進行。

　　1.所有文檔實行統一管理，并指派專人負責;

　　2.所有收、發文件由專人統一登記，文件傳閱后應及時歸檔，其他人員不得擅自處理;

　　3.對性質不同的文件，實行分類立卷保管，以便日后查找;

　　4.對于客人檔案應建立詳細檔案，未經上級領導同意，不得擅自將客人資料告知他人;

　　5.所有文件作到不泄密、不失密，定期檢查所有文件;

　　6.對欲銷毀文件必須經過部門經理批準后進行銷毀工作，嚴禁向廢品回收站出售。

物業工程檔案管理制度3

　　(1)維修檔案屬工程檔案的一部份，由工程部文員統一管理。

　　(2)設備維修檔案按強電、弱電、機管、電梯、空調、裝修、用戶單元內設施分類。

　　(3)用戶單元維修檔案用標簽按不同檔案分開，其他檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。

　　(4)文員根據返回工程部的維修單每天填寫維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設置密碼的“維修管理”項目。

　　(5)文員每天核對發出和返回的.維修單，將有關內容如實錄入維修檔案記錄表，如發現不符馬上追查原因。

　　(6)文員每月對維修檔案記錄、維修單等進行整理，并分類歸檔。

　　(7)維修檔案為評估大廈設備運行情況和用戶室內設備狀況的根據，應妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由工程部經理、系統工程師組成的鑒定小組統一審定后銷毀。

物業工程檔案管理制度4

　　一、物業管理企業檔案管理規定：

　　1．企業各物業項目的檔案資料規定由物業管理企業主管（包括代理主管）負責監督保管，由文員專職文獻存檔、注記工作。

　　2．有關物業管理企業驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務匯報、員工人事資料等檔案規定集中存檔，文獻柜規定上鎖，未經主管許可，他人不得動用。

　　3．物業管理企業檔案資料必須按企業規定規定存檔，做到圖有袋、文有夾，匯報類文獻編目錄索引，檔案類文獻有存檔文獻清單及編號目錄。

　　4．物業管理企業檔案目錄及存檔文獻清單每季度上報企業立案。

　　5．物業管理企業檔案在歷任主管調職、任職時應向企業或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。

　　6．物業管理企業檔案平常需常常使用部分應復印備份，原件寄存在檔案中不得隨意使用。

　　7．因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。

　　8．企業將定期巡查上述規定所提及之規定貫徹狀況，對不符規定的保管負責人將作合適處分。

　　9．物業管理企業檔案資料因保管不妥而導致遺失、泄密的，對物業管理企業有重大影響及損害物業管理企業企業利益的，企業將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。

　　二、物業管理企業管理保密規定：

　　1．在工作范圍獲有關的企業、物業管理企業內部資料，業主、顧客單元和物業管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯絡 、購/租合約及金額、尤其條款、物業管理企業及企業內部狀況、業主及顧客個人狀況等均屬工作保密范圍。

　　2．業主、顧客及員工資料統一寄存在辦公室文獻柜中，由專人負責注記及存檔等工作，由物業管理企業主管每周審核，其他工作人員未經許可嚴禁查閱。

　　3．物業管理企業物業管理處文獻柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經指定的授權人士，方可代為執行以上事務

　　4．應工作所需而放置于辦公室、監控中心、大堂接待處的業主及業戶聯絡 、員工個人聯絡 、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。

　　5．企業制定的各類物業管理企業規章制度及工作指導，由物業管理處統一保管，高級管理員以上級他人員可借閱（須辦理借閱手續），每次限時一周。實行借閱目的為指導員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。

　　6．公布的'各類告知通告，應限定期效，過時收回。

　　7．員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，積極為企業及業主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向企業匯報。

　　8．員工因執行保密規定不妥，致使企業、業主、業戶或管理員工利益受不良侵害的，企業將按員工守則有關規定從重懲罰，并由當事人個人承擔導致的所有法律責任。

　　三．物業管理企業檔案資料：

　　1、物業管理企業驗收檔案：

　　1）土建、設備安裝竣工資料（圖紙、設備資料）；

　　2）設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文獻；

　　3）機電設備保養合約；

　　4）公共區域設施設備驗收記錄（管理企業）；

　　5）公共區域設施設備移交記錄（發展商、承包商與管理企業）；

　　6）單元驗收及移交記錄（承包商、業主與管理企業）；

　　2、物業管理企業二次裝修檔案：

　　1）顧客單元二次裝修圖則及審批手續；

　　2）二次裝修期間管理處監督檢查資料；

　　3、業戶資料：

　　1）入伙狀況記錄；

　　2）業主（租戶）狀況登記（包括名稱、單元號、聯絡人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等）；

　　4、物業管理企業管理文本匯編：

　　1）管理協議、管理公約、顧客手冊等統一裝訂成冊；

　　2）物業管理企業各類管理規章制度及裝修規定等；

　　3）物業管理企業各項管理分包合約；

　　5、物業管理企業設備維修保養類：

　　1）各類設施設備要有專門的維修保養制度及應急措施；

　　2）各類設施設備有獨立的維修檔案，及平常巡檢維修記錄；

　　3）重要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日志、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄；

　　4）物業管理處有顧客維修保修單，維修后應有回訪記錄；

　　6、物業管理企業設施設備檢測類：

　　1）變配電間要有供電部門定期電氣測試匯報記錄；

　　2）電梯要有勞動部門合格證書及年檢匯報；

　　3）生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛生部門水質檢測匯報，清洗工

物業工程檔案管理制度5

　　1、技術檔案管理各類技術資料必須分類裝訂成冊,編制目錄,專人管理及制訂借用制度。

　　技術檔案一般可分成四類:物業施工竣工驗收的整套檔案資料;

　　設備的規范、標準、各項制度及技術標準;

　　設備新技術信息及資料;

　　職工技術考核標準及資料。

　　1.1所有工程技術資料、圖紙、使用說明書、工具書、工程維修保養原始記錄等均作為工程技術檔案在工程部資料室歸檔統一保管。

　　1.2文件、資料是大廈的重要財富,人人都要愛惜。

　　1.3未經批準,不得將任何資料借給本公司以外人員。

　　1.4重要的工程技術檔案應保存原件,原件通常不予借閱,以復印件的版本外借。

　　1.5檔案資料借閱要嚴格履行借閱手續。

　　除圖書外,檔案資料嚴禁帶出大廈。

　　重要資料只限在資料室內閱讀。

　　1.6借閱圖書每次限借一本,特殊情況需得到總工程師批準。

　　借期為一個月,到期應辦理續借手續。

　　圖書不得在個人手中長期持有。

　　1.7對檔案資料,借閱人不得裁減、抽頁、亂畫、涂改,保持版面清潔。

　　2、設備登記卡設備登記卡是設備管理的主要依據,每一臺設備都應設立一張登記卡。

　　為了便于查閱,可按設備系統分別裝訂成冊。

　　現代化設備管理的一條重要經驗,就是重視對設備狀況及維修保養工作情況的.調查和統計,系統地、有計劃地積累分析原始記錄,在調查分析中研究設備維修保養工作的規律,使設備能夠達到最高的綜合效率。

　　設備登記卡應包括設備檢查、維修保養記錄,設備缺陷記錄以及重大事故記錄,這些可作為設備計劃檢修和確保設備正常運行的重要依據,也是設備技術改造、報廢的主要依據。

　　設備一般每年按設備登記卡進行一次全面的清點核對,應該做到帳物相符。

　　3用戶設備檔案卡物業的每套客房可認為是為用戶服務的獨立設備,因此,每一獨立單元需設立一張用戶單元設備檔案卡。

　　這有利于掌握對用戶設備的完好程度及設備返修率程度的了解。

　　4質量記錄《設備檔案卡》ed-tb-0309-113《設備編號法則》

物業工程檔案管理制度6

　　1、保衛部檔案建立在本部門辦公室(原則上由秘書管理);

　　2、消防檔案包括：上級文件、公函;工程消防驗收報告;防火檢查記錄單;火險隱患通知單，向上級呈送的各類消防請示和報告，各級消防組織、滅火力量，消防設施、設備的.分布;

　　3、內保檔案包括：上級文件、公函，重點要害部位及人員政審，公安機關對案情案卷，保衛部對案情的調查案卷，公安機關出具的傳喚、搜查、逮捕、拘留、勞動教養通知書，司法機關送達的判決通知書，公安機關的外調介紹信，案情通報;

　　4、其它檔案包括：上級文件、通知、會議紀要，向上級請示的各類行文、飯店各項安全管理制度，對飯店各級安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書，整改措施、意見和建議，各項安全培訓與考核記錄，有關安全會議紀要，交通事故、違紀開除、非正常死亡，工作計劃和總結;

　　5、檔案分類裝存，編排序號，建立目錄，嚴格履行借還登記手續。

　　6、建立新類別檔案需經部門經理，撤消舊檔案須經部門經理辦公會確定，報上級批準。

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