什么時候需要就什么時候培訓，這道理顯而易見，但事實上，做到這一點并不容易，卻往往步入一些誤區，下面的做法就是步入了誤區。許多公司往往是在時間比較方便或培訓費用比較便宜的時候提供培訓。如許多公司把握計劃訂在生產淡季以防止影響生產，卻不知因為未及時培訓卻造成了大量次品、廢品或其他事故，代價更高，再如有些公司把培訓訂在培訓費用比較便宜的時候，而此時其實并不需要培訓，卻不知在需要培訓時進行再培訓卻需要會出再培訓的成本。
員工培訓方案的設計必須做到何時需要何時培訓，通常情況下，筆者認為有下列四種情況之一時就需要進行培訓。
第一，新員工剛進入組織
大多數新員工都要通過培訓熟悉組織的工作程序和行為標準，既使新員工進入組織進已擁有了優異的工作技能，他們也必須了解組織運作中的一些差別，很少有員工剛進入組織就掌握了組織需要的一切技能。
第二，員工即將晉升或崗位輪換
雖然員工已經成為組織的老員工，對于組織的規章制度、組織文化及現任的崗位職責都十分熟悉，但晉開到新崗位或輪換到新崗位，從事新的工作，則會產生新的要求，盡管員工在原有崗位上干得非常出色，對于新崗位準備得卻不一定充分，為了適應新崗位，則要求對員工進行培訓。
第三，由于環境的改變，要求不斷地培訓老員工
由于多種原因，需要對老員工進行不斷培訓。如引進新設備，要求對老員工培訓新技術;購進新軟件，要求員工學會安裝與使用。為了適應市場需求的變化，組織都在不斷調制自己的經營策略，每次調整后，都需對員工進行培訓。
第四，由于員工不具備工作所需要的基本技能，從而需要培訓進行補救
在下面兩種情況下，必須進行補救培訓：一，由于勞動力市場緊缺或行政干預或其它各方面的原因，你不得不招聘了不符合要求的職員;二，招聘時看起來似乎具備條件，但實際使用上其表現卻不盡人意。
雖然國外的培訓理論已漸趨完善，但在國內，隨著市場經濟的發展，人們才漸漸認識到培訓工作的重要性，培訓工作實務與培訓工作理論研究都還處于不成熟階段，一切培訓方案的設計都以培訓需求分析為基礎。