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企業(yè)如何選擇OA辦公系統(tǒng)
如今，OA辦公系統(tǒng)不再是單純的辦公管理軟件，同時(shí)還是一套管理理念，那么，企業(yè)如何才能選到稱心如意的OA辦公系統(tǒng)。對(duì)此，YJBYS的小編給出的幾個(gè)參考建議或許能夠幫助企業(yè)走出選型困境。
功能要?jiǎng)?wù)實(shí)
現(xiàn)在很多OA廠商都把自己的產(chǎn)品做的越來越大越來越復(fù)雜，隨之而來的就是功能齊全但是上手難度大。OA選型要避免功能泛化，應(yīng)注重功能實(shí)用，而不是求功能多。
之所以要選擇功能具備務(wù)實(shí)性的OA辦公系統(tǒng)，是因?yàn)镺A辦公系統(tǒng)的功能多而全，必然對(duì)使用人員的操作水平和對(duì)系統(tǒng)的熟練程度的要求很高，這反而不利于OA辦公系統(tǒng)的普及應(yīng)用。通常情況下，功能較多的OA軟件，其設(shè)計(jì)都比較復(fù)雜，易用性不高。用戶在培訓(xùn)、實(shí)施和維護(hù)上都需要很高的成本支出，但卻不會(huì)帶來對(duì)等的價(jià)值。這樣的OA辦公系統(tǒng)僅是多了一些閑置無(wú)用、華而不實(shí)的功能，功能再多對(duì)于用戶來說也是毫無(wú)作用毫無(wú)價(jià)值的，只是面子工程。
集成性不可少
從OA辦公系統(tǒng)的產(chǎn)生看，主要著力于對(duì)內(nèi)部辦公資源的整合和內(nèi)部各部門的協(xié)作，在企業(yè)基礎(chǔ)管理中起著貫穿的作用。隨著信息化建設(shè)的深入，企業(yè)的OA辦公系統(tǒng)往往需要與企業(yè)內(nèi)部已有的或準(zhǔn)備將來實(shí)施的業(yè)務(wù)系統(tǒng)相結(jié)合，比如能夠在OA的表單審批過程中，直接調(diào)取CRM系統(tǒng)中的客戶數(shù)據(jù)、訂單編號(hào)，直接調(diào)取ERP系統(tǒng)中的產(chǎn)品型號(hào)、庫(kù)存數(shù)量，直接調(diào)取HR系統(tǒng)中的組織名稱和員工代碼。
在選擇OA辦公系統(tǒng)時(shí)一定要重點(diǎn)考慮該產(chǎn)品的可集成性、是否留有接口便于與其它系統(tǒng)快速整合，并且，軟件提供商能否承諾把其OA辦公系統(tǒng)與企業(yè)的其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合。
一次采購(gòu)，長(zhǎng)久受益
從OA辦公系統(tǒng)的生命周期來看，大部分OA辦公系統(tǒng)的生命力都不會(huì)超過10年，原因何在?因?yàn)槠髽I(yè)業(yè)務(wù)時(shí)刻處于不斷變化中，不同時(shí)期會(huì)有新的業(yè)務(wù)問題，戰(zhàn)略中心、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、職務(wù)崗位、角色權(quán)限都在不斷的變化，尤其是基礎(chǔ)管理需求在不斷的變化，其中一些變化可以通過流程優(yōu)化和表單調(diào)整完成，但還有相當(dāng)多的變化無(wú)法通過產(chǎn)品化模塊實(shí)現(xiàn)，因此具有無(wú)代碼開發(fā)的平臺(tái)化系統(tǒng)成為解決變化的唯一方法。
因此，在選型時(shí)盡可能選擇功能齊全或者平臺(tái)性強(qiáng)的軟件，這么做可以節(jié)約軟件成本、避免頻繁的更換軟件而造成人員學(xué)習(xí)與適應(yīng)成本的增加、避免出現(xiàn)多個(gè)軟件之間數(shù)據(jù)無(wú)法互通的問題以及一個(gè)員工好幾個(gè)軟件同時(shí)使用等狀況。
試用了才有發(fā)言權(quán)
試用能很快的了解一款OA辦公系統(tǒng)即產(chǎn)品好不好用，適不適用，與自己的辦公需求進(jìn)行快速匹配。更重要的一點(diǎn)是在軟件試用過程中，通過反反復(fù)復(fù)的交流，能看出軟件供應(yīng)商團(tuán)隊(duì)銷售人員的服務(wù)水平，了解其態(tài)度、素質(zhì)、解決問題能力、響應(yīng)時(shí)間、服務(wù)整體水平，軟件供應(yīng)商的質(zhì)量直接影響到后續(xù)協(xié)同辦公系統(tǒng)是否能夠成功實(shí)施及后期服務(wù)的質(zhì)量。
試用是檢驗(yàn)產(chǎn)品是否符合自己需求的一大標(biāo)準(zhǔn)，在選購(gòu)OA辦公系統(tǒng)時(shí)最好要選擇可以免費(fèi)試用的產(chǎn)品，并對(duì)心儀的產(chǎn)品的核心功能重點(diǎn)試用。
擴(kuò)展知識(shí)-移動(dòng)oa辦公系統(tǒng)特點(diǎn)
一、拓展空間
就移動(dòng)oa辦公系統(tǒng)有一個(gè)很直接的優(yōu)勢(shì)，那就是把人們從桌面辦公的方式給解救了出來，以此來擴(kuò)展辦公空間的，讓員工來處理公務(wù)的時(shí)候，是不會(huì)受到時(shí)間與地點(diǎn)限制的。還能提高企業(yè)員工、領(lǐng)導(dǎo)間的辦公效率，并降低其辦公的成本。
二、非常強(qiáng)的安全性
確實(shí)這移動(dòng)oa是有非常高的安全性的，無(wú)論是發(fā)送通道、信息內(nèi)容，還是系統(tǒng)后臺(tái)等許多麻煩，那都能得到保證的，特別是來保證客戶網(wǎng)絡(luò)與信息安全，還能讓每個(gè)企業(yè)都會(huì)有獨(dú)屬于自己的信息中心，彼此間能獨(dú)立，還不會(huì)帶來許多集團(tuán)信息的混淆與影響的。
這就是移動(dòng)oa辦公系統(tǒng)所具有的特色，也正是這樣的辦公特色，使得企業(yè)在使用辦公軟件。看到這種軟件的好處，就會(huì)直接來選擇這類辦公軟件的。而企業(yè)在選oa軟件時(shí)，也都需要了解清楚的。
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