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辦公室秘書怎樣做好信息工作
日常工作中，信息的存在形式是多方面的。例如，秘書收到的文件及郵件，接聽的電話，閱讀的報(bào)刊，瀏覽的網(wǎng)頁及形成的會(huì)議記錄等。面對(duì)每天接觸的各種紛繁復(fù)雜的信息，作為秘書，應(yīng)有效地處理這些信息，保障信息工作得以順利開展，使之為領(lǐng)導(dǎo)的決策發(fā)揮積極作用。蘇珊是某單位的秘書，她是怎樣進(jìn)行信息工作的呢？
一、著眼領(lǐng)導(dǎo)工作，做到有效輔助
秘書是近身服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的工作人員，其工作定位必然是以領(lǐng)導(dǎo)為服務(wù)對(duì)象，以領(lǐng)導(dǎo)及其工作為核心。可以說，秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)日常工作是一個(gè)常態(tài)，因而，那些上傳下達(dá)、左右疏通、撰寫文稿、會(huì)議準(zhǔn)備、文書處理、電話處理等信息工作都是圍繞其間的必要環(huán)節(jié)。秘書信息工作的基本途徑理應(yīng)是著眼領(lǐng)導(dǎo)工作，做到有效輔助。
這里是秘書蘇珊對(duì)信息處理的幾個(gè)有效做法。一是根據(jù)主管的口授筆記迅速整理出將上會(huì)討論的事項(xiàng)；二是撿拾出必須由主管過目的航空信件；三是整理備忘錄置于主管的簽字卷夾內(nèi)；四是將查閱的資料附在來信之后，置于主管的“速件”卷夾內(nèi)；五是在行事歷上記下主管交辦的明天的事項(xiàng)。我們看到，蘇珊的一系列務(wù)實(shí)做法，正是本著為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的宗旨，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的實(shí)際工作需求，跟進(jìn)信息工作。面對(duì)一個(gè)日理萬機(jī)的主管，蘇珊秉持的信息工作理念是：熟悉并適應(yīng)主管的行事風(fēng)格，熟悉公司的業(yè)務(wù)流程，為主管處理各項(xiàng)事務(wù)盡鋪墊及善后之責(zé)。
毋庸置疑，領(lǐng)導(dǎo)日常工作的每個(gè)環(huán)節(jié)無不和秘書的信息處理緊密相關(guān)。譬如，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)表示出某種意圖時(shí)，秘書應(yīng)當(dāng)注意領(lǐng)會(huì)和把握其主要精神，并以此為信息處理的切入點(diǎn)，最終形成決策所需的文本，為解決今后的實(shí)際問題搭橋鋪路。又如，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)有外出考察任務(wù)時(shí)，秘書應(yīng)當(dāng)及時(shí)傳遞輔助信息，這其中除了制訂明確的計(jì)劃外，還應(yīng)竭盡所能提供考察地的相關(guān)背景資料，以保障領(lǐng)導(dǎo)出行的實(shí)效性，提高其工作效率。
二、放眼日常事務(wù)，做到未雨綢繆
作為秘書，除了接聽電話、收發(fā)文件、迎來送往、參加會(huì)議等冗雜的日常事務(wù)外，還要經(jīng)常面對(duì)工作中隨時(shí)可能出現(xiàn)的各種特殊狀況。可以說，信息大量涌入、高度密集。一個(gè)職業(yè)秘書對(duì)此應(yīng)有足夠的心理準(zhǔn)備，以科學(xué)的預(yù)見和充分的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，使自己立于不敗之地。所以，秘書信息工作的第二個(gè)途徑應(yīng)該是放眼日常事務(wù)，做到未雨綢繆。
對(duì)此，蘇珊有這樣的說法，“不要以為我每天都要加班工作，我并不是每天如此。只是在絕對(duì)必要時(shí)才這樣做，我認(rèn)為我必須時(shí)時(shí)有所準(zhǔn)備，以迎接這種情況的發(fā)生�！薄皩�(duì)于會(huì)議議程表，我通常都在較實(shí)際需要時(shí)間提前幾天，以防臨時(shí)趕不及。”在蘇珊的案頭始終準(zhǔn)備著一本筆記簿，翻在空白的一頁，以備不時(shí)之需；她會(huì)將進(jìn)餐時(shí)與客戶的談話要點(diǎn)記下，留供主管參考。蘇珊對(duì)信息處理得未雨綢繆，帶來的是整個(gè)工作的有序推進(jìn)，創(chuàng)造的是卓有成效的辦公室文化。
現(xiàn)代管理日趨復(fù)雜，無形之中給秘書的信息工作帶來了各種挑戰(zhàn)。就以開會(huì)為例，召開一次會(huì)議，其間的策劃、組織、協(xié)調(diào)、寫作、主持等過程最能考量秘書的信息處理能力。這主要表現(xiàn)在：一是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和工作方向確定會(huì)議主題；二是根據(jù)會(huì)議內(nèi)容制定會(huì)議議程；三是準(zhǔn)備會(huì)議文件；四是做好會(huì)議通知；五是根據(jù)會(huì)議要求合理調(diào)配各種資源；六是應(yīng)對(duì)會(huì)議其間的各種信息疏漏情況；七是會(huì)議期間做好記錄、編寫簡報(bào)；八是會(huì)后撰寫會(huì)議紀(jì)要。如此林林總總，秘書對(duì)各種會(huì)議信息的處理非但任務(wù)重，責(zé)任也大。
因此，信息工作要求秘書能通過日常工作做個(gè)有心人，練就體察世事、預(yù)測準(zhǔn)備的內(nèi)功，正所謂“于無聲處聽驚雷”。
三、主動(dòng)承擔(dān)任務(wù)，做到有效溝通
主動(dòng)處理信息、謹(jǐn)慎傳遞信息，力求信息工作的暢通，這是對(duì)秘書的又一項(xiàng)考驗(yàn)。蘇珊曾說過這樣一段工作感言：“我想首先是我能專心致志，心無旁騖；其次便是自動(dòng)自發(fā)的精神，不管我的主管是不是催促我，我總是按部就班地做好我該做的工作。”
秘書信息工作的第三個(gè)途徑應(yīng)該是主動(dòng)承擔(dān)任務(wù)，做到有效溝通。蘇珊在這方面也為我們樹立了榜樣。她的信息處理亮點(diǎn)表現(xiàn)在：一是對(duì)閱讀的各種信息都會(huì)有針對(duì)性地進(jìn)行摘錄；二是在重大節(jié)慶日，會(huì)親自致電、或撰寫賀信及賀卡發(fā)給重要客戶；三是隨時(shí)就各類問題與部門負(fù)責(zé)人溝通。
從蘇珊的做法可以看到，雖然秘書并沒有義務(wù)犧牲自己的私人時(shí)間去額外地投身于工作，但如果秘書主動(dòng)承擔(dān)任務(wù)，那樣既是對(duì)自身的打造，也是一種積極的境界，更是實(shí)現(xiàn)有效溝通的基本前提�？梢哉f，信息處理的良性循環(huán)便是打通管理的各種關(guān)節(jié)，理順工作思路，使組織內(nèi)的成員朝著共同的愿景努力。
當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)工作遇到疑難問題時(shí)，秘書應(yīng)積極主動(dòng)地思考“我能為領(lǐng)導(dǎo)做些什么”，提供解決問題的建議信息，為領(lǐng)導(dǎo)分憂；當(dāng)決策執(zhí)行受阻時(shí)，秘書更有責(zé)任通過調(diào)研和協(xié)調(diào)，積極溝通上下左右，直到?jīng)Q策得以順利貫徹執(zhí)行。
四、重視信息反饋，做到適時(shí)跟進(jìn)
秘書日常對(duì)信息的深刻理解、綜合處理及合理利用是秘書活動(dòng)的基本職能，也是秘書活動(dòng)中的必然內(nèi)容。由于秘書信息工作受歷史與自身認(rèn)識(shí)能力的局限，對(duì)社會(huì)及單位的新精神、新動(dòng)向、新政策、新經(jīng)驗(yàn)等“新鮮信息”的掌握總會(huì)有不到位的情況，這在一定層面上影響了解決問題的力度。為此，秘書信息工作的第四個(gè)途徑應(yīng)該是重視信息反饋，做到適時(shí)跟進(jìn)。
例如，蘇珊接到了盛怒之下的B客戶的電話，是有關(guān)賬目方面的問題。她在問明原委后，和有關(guān)部門聯(lián)系明確結(jié)果，時(shí)隔不到兩個(gè)小時(shí)便打電話將核對(duì)結(jié)果反饋給B客戶，使他達(dá)到滿意為止。同時(shí)，還將這一事情的經(jīng)過記下來準(zhǔn)備告知出差在外的主管。蘇珊的這個(gè)做法凸顯了信息反饋的重要性，一方面及時(shí)處理了問題，另一方面維護(hù)了企業(yè)的形象，也為以后此類問題的解決積累了寶貴經(jīng)驗(yàn)。
又如，蘇珊在開會(huì)時(shí)兩度被電話打斷，回到辦公室后，除回復(fù)一緊急電話外，還檢查檔案，獲取必要的資料，仔細(xì)回復(fù)了另一個(gè)電話。蘇珊對(duì)這些看似平常的電話業(yè)務(wù)從來都是認(rèn)真處理，妥善解決。
的確，作為一個(gè)職業(yè)秘書，對(duì)這種細(xì)節(jié)問題絕不可小覷，因?yàn)槊貢鴮?duì)信息的處理是于細(xì)微處見精神。從蘇珊的工作中，我們可以認(rèn)識(shí)到，積極主動(dòng)，化繁為簡，講求實(shí)效，理應(yīng)是職業(yè)秘書信息工作努力的方向。
拓展知識(shí)：
怎樣做好文秘工作
1、力求思維敏捷、頭腦靈活，善于及時(shí)準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，同時(shí)忠于職業(yè)操守。助理或文秘要很感覺敏銳，對(duì)周圍發(fā)生的事，能夠見微知著，一葉知秋，善于在復(fù)雜的環(huán)境中把握住事物的本質(zhì)特征。這樣才能爭取主動(dòng)，提高效率。要做到這一點(diǎn)，必須下功夫做有心人。要經(jīng)�？磿鴮W(xué)習(xí)，思考問題。要多接觸各方面的情況，及時(shí)了解基層員工在想什么，部門領(lǐng)導(dǎo)在想什么，老總在想什么，做到胸中有數(shù)，超前思維。但是，思維敏捷必須注意不要聰明過頭，否則便會(huì)聰明反被聰明誤。準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)老總意圖，決不能見風(fēng)使舵，投老總之所好，看眼色行事。我們要忠誠老實(shí)，如實(shí)反映情況和處理問題，不撒謊、不摻假，不能為討好老總而隨便夸大或縮小。
2、不折不扣按老總指示辦事，同時(shí)富有主見。文秘（助理）與老總的上下關(guān)系，決定了處于被領(lǐng)導(dǎo)地位的文秘（助理）必須聽從老總指揮，忠實(shí)地按老總指示行事，把自己的工作嚴(yán)格限定在老總指定的工作范圍之內(nèi)，不得自行其是。老總的指示具有嚴(yán)肅性和權(quán)威性，我們必須不折不扣地忠實(shí)執(zhí)行，要圍繞他的活動(dòng)，積極開展工作，下大力氣幫助老總抓出成效來。我們要學(xué)會(huì)從被動(dòng)中求主動(dòng)，要善于觀察掌握老總的性格、作風(fēng)等個(gè)別特征，便主動(dòng)配合，形成工作上的默契
一致。但是，嚴(yán)格按老總指示行事，不等于盲目服從、曲意逢迎。一旦遇到老總作出不妥的決定或者明顯失誤時(shí)，我們還必須出以公心，予以提醒或建議，切不可為博得老總的歡心而迎合屈順，甚至火上加油。
3、勤勤懇懇、吃苦耐勞，能忍受怨言、經(jīng)得起委屈和挫折。我們的工作是非常辛苦的，可能沒有節(jié)假日，可能不分上下班，自己能夠自由支配的時(shí)間很少，腦神經(jīng)長處于緊張的備戰(zhàn)狀態(tài)。我們擔(dān)負(fù)的任務(wù)很重，常年累月辛勤工作，兢兢業(yè)業(yè)，勤勤懇懇，不為名，不為利，從事寂寞事業(yè)，甘當(dāng)無名英雄，“只問耕耘，不問收獲“，這是相當(dāng)難能可貴的。但是，作為文秘，僅僅做到這一點(diǎn)還不夠，還要有忍受怨言，經(jīng)得起各種誤解、委屈和挫折，胸懷要寬，度量要大，甜酸苦辣都要能裝。因?yàn)槲拿毓ぷ�，功勞往往不明顯，問題卻表現(xiàn)得非常突出，而且影響很大，有時(shí)還會(huì)吃力不討好。我們要有強(qiáng)烈的事業(yè)心，要腿勤、手勤、嘴勤、腦勤，尤其要做到腦勤。別人沒有想到的問題我們要想到，別人沒有考慮到的地方我們要考慮到。要運(yùn)用自己的智慧提高工作效率，運(yùn)用自己的智慧調(diào)動(dòng)各方面積極性，把工作做好。
4、既可參與決策、組織協(xié)調(diào)等重要工作，也能細(xì)致扎實(shí)地干好每一件具體瑣事。從某種意義上講，總經(jīng)理辦公室是“不管部“，上自領(lǐng)導(dǎo)決策，下到衣食住行，找不到主的難辦事要管，踢皮球的棘手事也要管因此，助理或者文秘必須文武兼?zhèn)�、粗�?xì)結(jié)合，大事要干得了，小事也要能干。古人說“諸葛一生唯謹(jǐn)慎，呂端大事不糊涂“。我們要取二者之長，做到“大事不糊涂，小事能謹(jǐn)慎“，無論大事小事，確保辦一件成一件。要干好參與決策這樣的大事，必須努力提高理論、政策水平，增強(qiáng)獨(dú)立思考能力、識(shí)別是非能力、綜合分析能力。在組織協(xié)調(diào)方面，我們不光要搞好戰(zhàn)略協(xié)調(diào)、計(jì)劃協(xié)調(diào)、政策協(xié)調(diào)和事務(wù)協(xié)調(diào)，還要搞好上下左右以及領(lǐng)導(dǎo)班子成員之間人際關(guān)系的協(xié)調(diào)，這是做好工作的重要基礎(chǔ)。因此，我們要通過自己的工作消除領(lǐng)導(dǎo)之間可能出現(xiàn)的誤解，打通部門之間的隔閡，搞好上下之間的銜接。在瑣碎的具體小事方面，要以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度搞好謄寫校對(duì)、打印裝訂，甚至添茶倒水、打掃衛(wèi)生等工作。這些小事一絲不茍地做好了，可以從一個(gè)側(cè)面反映我們兢兢業(yè)業(yè)的嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)，給人以好印象。
5、兢兢業(yè)業(yè)做好服務(wù)工作，不給領(lǐng)導(dǎo)幫倒忙。我們要從各方面做好對(duì)老總的服務(wù)工作，比如要圍繞有關(guān)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和中心任務(wù)，高效率地處理電文，適時(shí)安排有關(guān)活動(dòng)，主動(dòng)收集、分析、綜合情況，研究帶有普遍性、傾向性的問題，為老總決策和進(jìn)行管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。要善于行使老總賦予的職權(quán)去完成老總交辦的任務(wù)，如實(shí)施檢查督促、搞好綜合協(xié)調(diào)等，保證其指示的貫徹執(zhí)行。還要把文書收發(fā)、登記、打電話、接待來訪、上令下達(dá)等事務(wù)性工作有條不紊地處理好。但是，對(duì)老總服務(wù)也要掌握分寸，孔子講“過猶不及“，服務(wù)不周到要影響老總工作，做過了頭則會(huì)影響老總的形象。我們可以參照以下原則：一是要按規(guī)定辦事。二是要多作請(qǐng)示匯報(bào)。遇到規(guī)定不明確或自己吃不準(zhǔn)的事，應(yīng)及時(shí)向老總匯報(bào)，請(qǐng)作定奪，切勿自作主張。不經(jīng)老總授權(quán)，不可私用老總名義辦事或回答問題。三是要嚴(yán)格要求自己。我們不是權(quán)利部門，但接近權(quán)利渠道，如不嚴(yán)格要求自己就會(huì)損害老總的形象。
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