秘書怎樣做好大型會議的組織安排工作

秘書怎樣做好大型會議的組織安排工作

　　會議，是領導機關實行領導的重要方式，是執行黨的民主集中制原則、實行科學民主決策的有效途徑。地方各級黨政機關組織的大型會議，在社會政治經濟生活中發揮著非常重要的作用。要做好會議特別是大型會議的組織安排工作，可從以下幾個方面努力。

　　一要在超前籌劃、科學安排上下功夫

　　所謂“超前籌劃”，就是在準確把握領導意圖的基礎上，想領導所想，急領導所急，積極主動、周密細致地做好會前的各項組織和準備工作。

　　會前的籌備工作關鍵要抓住兩點：一是抓總體安排方案的起草。一旦確定開會，應立即著手擬制詳細的會議安排方案。在方案中，大到會議的時間、地點、內容、出席人員、日程安排、討論（或乘車）編組、文稿起草、安全保密、食宿安排、宣傳報道、組織領導及職責分工，小到會場布置，包括會標尾標、座次安排、席卡擺放、燈光音響、進場引導、會間服務，還有會議用車安排等等，都應有明確而又具體的意見。在安排方案中，要把各種可能性、復雜性、多變性估計充分，并制定出相應的對策、措施和預案，有時還要提供兩種以上方案，供領導選擇。

　　二是按照會議安排方案確定的職責分工抓落實。會議安排方案經領導審定后，應由會議秘書處負責人召集各組負責人會議，分解落實各項工作任務，并按倒計時的辦法，逐日督促檢查各項工作的落實和完成情況。會前籌備工作非常重要，籌備工作搞好了，就為會議的順利召開打下了好的基礎，等于會議成功了一半。所以，在會議籌備工作中要求考慮周全，分工周密，安排周到。

　　所謂“科學安排”，就是要熟練掌握和運用會議的內在規律，對會議的每一個細節作出精心部署和科學安排，以最大限度地體現領導意圖、提高會議效率、完成會議確定的各項任務。如在黨代會和人代會的日程安排上，大體可分工作報告和人事選舉兩個階段。要使與會代表在討論工作報告時達到最佳效果，就得向代表充分展示經濟和社會發展成就，以鼓舞士氣，增強信心，為大會的圓滿成功提供強有力的思想和輿論支持。

　　為此，應做好三個方面的工作：一是在討論工作報告期間，安排領導同志到各代表團（組）參加討論，了解、掌握思想動態，解答代表提出的問題，并作導向性、結論性的發言。二是發揮新聞媒體的作用，從正面報道本地改革開放和社會主義現代化建設成就，形成濃厚的輿論氛圍，發揮正確的輿論導向作用。三是組織一些成果展覽和現場參觀活動。這些活動，生動直觀，真實可信，具有較強的說服力和感染力。在人事醞釀和選舉階段的日程安排上，要一改討論工作報告時那種從容不迫的節奏，既要嚴格按照法律程序讓代表了解候選人的情況，并充分發表意見，又要對醞釀討論的時間作出合理安排，對前后程序之間的過渡時間應盡量壓縮和減少，使之高效緊湊，一氣呵成。切忌拖沓和松散。

　　二要在精心組織、規范管理上上臺階

　　在做好籌備工作的基礎上，要對會議期間的每一項工作、每一個環節精心組織、嚴密實施、規范操作、科學管理，把會議的各項工作納入嚴謹、規范、有序的管理軌道，使之繁忙而有秩序、緊張而有條理。要做到這一點，除了嚴格按會務規范程序操作外，還應重點抓好三個“關鍵”：

　　（一）抓關鍵環節。一是抓大會報到。報到工作是最繁瑣、最復雜、最忙碌的，也最容易忙中出錯。因此，要做好報到工作，必須力量要足，分工要細，思路要清，工作要實。二是抓每天一次的協調會。會議期間的很多矛盾和問題都可以在協調會上得到及時、有效的處理，使會議有條不紊地進行。三是抓大會值班工作。要求值班人員認真接洽和處理好各項事宜，并做好值班記錄和交接班工作。

　　（二）抓關鍵人員。所謂“關鍵人員”是指主要領導和會議各組（團）工作人員。一般來說，只要把主要領導在會議期間的活動及相關服務工作做好，會議就不會出大的亂子；只要把各組（團）工作人員的積極性調動好、把作用發揮好，再復雜的會也能開好。在會議開幕之前，大會秘書處負責人應召開各組（團）工作人員和大會秘書處各組負責人會議，就會議的活動安排、文件分發、簡報快報、生活服務、安全保密及注意事項等方面的工作作出具體部署，并提出明確要求，會議期間還應視工作需要，隨時召開各組（團）工作人員會議。

　　（三）抓關鍵場次。所謂“關鍵場次”，是指會議期間的全體會議，即大會。要把大會作為整個會議的重中之重，高度重視，精心準備，組織精干力量，逐項檢查，逐項落實。一般在每次大會的前一天，會務組（或會議秘書處）有關負責人要對大會的各項準備工作全面檢查落實一遍，包括參加會議的主要領導同志是否通知落實，主席臺及會場座次安排是否準確，主持詞是否起草并送審，大會文件、材料是否送印并分發，驗證、保衛工作是否部署和安排等等。特別是會場布置情況要作為重點進行檢查。

　　三要在加強協作、高效運轉上出實效

　　做好大型會議的組織安排工作，光有嚴格的程序和科學的規范是不夠的，還要在操作和實施過程中，進一步加強協調、密切協作，實現高效運轉、優質服務。

　　一要加強協調，密切協作。一次大型會議涉及方方面面，參與會議組織工作的單位少則幾個、多則十幾個甚至幾十個。怎樣把方方面面工作人員的思想和行動統一到會議的要求上來，使整個會議機器在同一個節拍上高效運轉，成為步調一致、協作和諧的整體，這就必須加大協調和協作的力度，把協調和協作貫穿于會議的始終。實踐證明，大型會議期間，一天一次協調會非常必要，而且行之有效。對于及時發現和解決可能出現的矛盾和問題，確保會議健康、有序地進行，具有十分重要的作用。如遇緊急情況，還可隨時召開協調會。這就要求全體會議工作人員發揚大協作、大團結的精神，密切配合，相互補臺，發現問題，及時解決。

　　二要高效運轉，優質服務。會議組織工作的好壞，不僅關系到領導機關工作意圖能否實現，而且直接反映出工作人員政治素質、業務水平、行政效率的高低及精神風貌、工作作風的好壞。一次大型會議，既是一次嚴格的考驗，也是一次難得的鍛煉。作為會議工作人員應時時刻刻、事事處處有一種如履薄冰、謹慎小心的精神狀態，既要“靜如處子”——嚴謹細致，踏實苦干；又要“動如脫兔”——雷厲風行、高效運轉，優質高效地做好會議的服務工作。

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