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公文寫作基本知識
一、公文的含義及種類
公文是國家機關和其它社會組織在行使職權和實施管理的過程中,形成的具有法定效用的與規范格式的文件材料。國家機關公文(包括電報,下同)是行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的公務文書,是傳達貫徹黨和國家的方針、政策,發布行政法規和規章,施行行政措施,答復問題,指導、布置和商洽工作,報告情況,交流經驗的重要工具。
國家機關的公文種類(文種)包括兩方面:一是按照《國家行政機關公文處理辦法》的規定,分為13種:命令(令)、議案、決定、意見、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要。二是按《中國共產黨機關公文處理條例》(1996年5月)規定,分為14種:報告、請示、函、決定、通知、意見、通報、批復、會議紀要、指示、決議、條例、規定、公報。
二、公文的特點及作用
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1、鮮明的政治內容。公文在內容上具有鮮明的政治性。我國是中國共產黨領導下的社會主義國家,運行于我國各機關的公文,必須貫徹黨和國家的路線、方針、政策,有利于社會主義制度,維護人民的利益。
2、法定的權威性和約束功能。公文的法定作者是合法的制發機關,而非執筆者個人。機關的制發權力是經法定認可確定的,因此,各級機關所發公文在有效的時限、范圍內,具有國家法律所賦予的權威性和約束力。公文一經制發,有關的受文機關和人員就必須嚴肅認真地對待,這就保證了它的執行效能。
3、一定范圍和使用時間。一份公文對應某一方面的工作、發給一定的受文對象,這就限定了公文的空間范圍,超出該范圍,公文便失去其效能。此外,公文的效能還受一定時間的限制。公文皆為解決現實問題而制發,一般要求限期傳達執行,緊急公文更強調了它的現實執行性。公文總是在規定的空間范圍內和時間效力范圍內生效,一旦工作完成了,問題解決了,或新的有關公文制發出來了,原公文的效用也結束了。
4、規范性的文體形式。公文是一種高度程式化的應用文體。公文在長期實踐中形成了獨特的寫作格式和一套制發規范,并用國家法規予以規定,任何機關都不得另搞一套,各行其是。公文的規范化對提高行政機關工作效率、推動文書工作現代化有著重要的作用。
5、準確莊重的文風。撰制公文是一項嚴肅的工作,公文要維護其政治性和權威性,就必須保持準確、嚴肅、莊重的文體特點。這就要求反映事物客觀實際,表達意見態度明朗,選詞用語嚴謹準確,從而形成理正辭嚴、簡練明達、莊重有力的公文風格。
(二)公文的作用:
1、發布政令,傳達決策。黨的各項方針、政策,國家的各項政令、法規、決定,各級各類機關的決策意圖,需要發布開來、推行下去,報告上來、傳遞出去,這就要借助公文,通過公文運行渠道來實現。從發布最高一級機關制訂的大政方針,到傳遞最低一級機關的報告、請示,無不依靠公文這個工具。
2、指導、推動工作。由于公文是一種具有權威性的特殊文體,各級機關運用公文手段來推行決策意圖。領導機關用它來組織和指導各系統、部門、地區的具體工作;下級機關用它來匯報情況或求得批準支持,以開展工作。公文是推動行政機關工作的一項不可缺少的重要工具。
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