秘書有效的時間管理淺析

秘書有效的時間管理淺析

　　談秘書的時間管理，首先來看看時間這一抽象、模糊的概念，時間是人類用以描述物質運動過程或事件發生過程的一個參數，確定時間，是靠不受外界影響的物質周期變化的規律。時間是抽象的從西方的亞里士多德、奧斯汀、伽利略等哲學家，都曾探討過時間問題，直到二十世紀的前期，愛因斯坦的廣義相對論才闡述了時間相對的，并非獨立存在而是與空間相互依賴的，是可以被引力壓縮彎曲的。然而什么又是時間管理呢?時間管理就是用技巧、技術和工具幫助人們完成工作，實現目標。時間管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時間。從時間管理的定義中就可看出，有計劃的管理時間，可以讓事情有條不紊的進行。有效的管理時間可以取得事半功倍的效果，節省人力成本，切實提高工作效率和工作質量。

　　俗話說“時間就是金錢”，在社會激烈的競爭中，早已不是人與人競爭，而是與時間賽跑，哈弗的管理百科全書將“時間管理”列為成功的管理者的總要因素，許多的美國企業在培訓員工時也常常加入時間管理的培訓過程。秘書作為協調領導處理事務的人，以從事其他工作的人一樣，要做好工作更要合理的分配時間，分清輕重緩急，明確工作目標，加強時間管理，有組織有計劃的進行工作。秘書對時間管理的好壞，直接影響著領導的工作效率，使得領導的工作不得頭緒，雜亂無章。

　　時間對于每個人都是平等的，每個人都擁有同等的時間，我們每天都只有24小時，每天吃飯睡覺的時間都是大致相同，然而人生之所以不同，在于其余時間所創造出來的價值。然而我國對于時間管理的觀念還是較落后的，所以我們往往會掉入時間陷阱，例如拖延工作無效率的加班等等。一是由于領導的原因，由于自身的陳腐的觀念，沒有認識到時間就是金錢，不把時間當做可利用的資源，在會議、儀式中注重排場，注重表明功夫而忽視了節約時間，以及工作分工不明確。第二個原因是由于，秘書自身的原因，對于時間安排不合理，不能分清輕重緩急，不能與領導主動的溝通，而是被時間安排。

　　秘書，對于時間的管理有著特殊性。所以在工作中，要有效的安排時間，避免因自己工作的失誤而造成工作效率低，使公司落后于他人。那么怎么用科學的手段管理工作呢?

　　管理時間必須遵守四個個重要的原則，1)時間合理分配原則2)最大限度地為領導獲取可控制時間3)分清工作的輕重緩急4)有計劃、有目的。在遵循著三個原則的基礎上，來用科學的方法有效的安排、管理時間，使各項工作有序進行。

　　對于時間的管理有以下幾個方法：

　　一、制定時間安排表

　　這個時間安排表不單單是對一個時間段的安排，我們可以做出很多種時間安排表，我們大概可以做出5種時間安排表，一是全年預定時間表，在這個時間表里，制定一個一年的計劃，不用每件事都詳細地列出，例如，7月份公司要簽訂一份大的合同，12月份進行年終總結，列出這樣一個大的方向。二是每月預定時間表，在這個時間表里可以把這一個月的會議、面談、簽約等事項逐一地列出，使時間一目了然。三是每周預定時間表，每周的時間表，要在下周一前完成，完成后請領導過目，征求領導的同意。在這個時間表里，可以記載員工的生日，代表領導對員工表示祝賀，以及下周要參加什么會議等。具體細節一定要明確，例如這個會議是什么性質，是否要穿正裝出席，是否要發表講話。把項目的有關部門以及主要人員，一一列出，一遍突發情況，可盡快聯系相關部門。四是每日預定時間表，在每日預定的時間表里，事情安排不僅要明確，而且要明確到具體時間，例如，10點各個部門開會，下午2點簽約合同等，把公司時間，私人時間逐一列出。

　　二、利用80/20的法則進行管理

　　80/20法則是19世紀意大利經濟學家帕累托提出的一個法則，在19世紀的英國，他通過數據研究法現了一個奇怪的現象，社會財富極其的不平等，社會的財富流向了少數人的手中，20%的人擁有80%的人的財富，通過持續的研究發現，很多情況都可以用這一法則來解釋，例如20%的員工創造了80%的財富，80%的利潤來自20%的客戶，這一發現在當時引起了不小的轟動。

　　同樣我們也可以運用這一原則來對時間進行管理。把這一天的工作按輕重緩急分為四類，其中最重要的事情約占20%，這是非常重要的事情，必須當天完成，剩下的三類，按順序先完成AB，如果C實在不能完成，可安排到明天。在分類的同時，要對工作的開展進行跟進，例如一個會議預計是半小時，結果一個班小時才開完，秘書就要在其中尋找原因是哪個環節出了問題，是準備時間過長，還是開會的資料不夠充分。對這類問題進行總結，在以后的工作中盡可能地避免這類問題，來更高更快，有效地完成工作。

　　三、工作有秩序以及分工明確

　　對于處理完成的工作一定要及時歸檔，把自己收里的工作進行分類，每天固定的時間處理郵件、文件、電話，以確定工作有秩序，避免在此環節中浪費時間，對于突發的時間要預留出時間，一遍事情發生打亂了一切計劃。對于領導安排的工作，一定要明確，哪些是自己的，哪些需要同事協助完成的，避免事必躬親，使自己陷入瑣事之中，從而耽誤了工作進度，降低了工作效率。

　　最為合格的秘書，一定要對工作進行總結，是哪個地方浪費了大量的時間，哪些地方時間安排過于緊湊，對時間表進行不斷地變化和改進。依據自己的實際情況來安排工作，例如一天中哪個時間段效率高低，來制度時間表。在經濟高速發展的今天，一定要體會時間管理的藝術，對每個人的寶貴時間合理利用，在快節奏的社會中對時間進行有效管理，從而提高工作效率，更好地為領導、公司服務。

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