企業員工的時間管理淺析

企業員工的時間管理淺析

　　美國托馬斯・愛迪生說過“世界上最重要的東西是‘時間’”。時間管理是效率管理的關鍵因素，是企業提高員工整體素質的最有效的法寶。善于管理時間的企業和個人在經濟社會中能更具競爭力的面對挑戰。

　　一、時間管理概念

　　時間是管理中的稀有資源與潛在資本，它具有四個顯著的特征：一是不變性;二是不可存儲性;三是不可替代性;四是伸縮性。時間一旦流逝，則永遠無法挽回。因此我們要對時間進行有效管理，來提高時間的利用率，進而提高工作效率。時間管理(Time Management)就是用技巧、技術和工具幫助人們完成工作，實現目標。時間管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時間。時間管理的目的是是如何克服時間浪費，更好地把握時間，以便有效地完成既定目標。除了要決定該做些什么事情之外，另一個很重要的目的也是決定什么事情不應該做。時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。時間管理最重要的功能是透過事先的規劃，作為一種提醒與指引。對企業來講，對時間的管理和對其他的人、財、物的管理，都是一樣的重要。“時間管理”是企業管理中一個必要環節。時間表面上是沒有成本的，但實際上在經營中無時無刻不在投人，其投資規模之大，成本之高是不亞于其他投資的。“時間就是金錢，效益就是生命”國際上的一項調查表明：在時間效率方面，好的員工要比差的員工高出10倍以上。

　　二、時間管理的方法

　　(1)GTD方法。GTD是Getting Things Done的縮寫。主要原則在于一個人需要通過記錄的方式把頭腦中的各種任務移出來，通過這樣的方式，頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情，是一種消滅壓力的高效工作方法。GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟。企業員工將心中所想的事情都寫下來并且安排好下一步的計劃，心無掛念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。(2)帕累托原則。在有限的時間和資源下實現目標最大化，是企業員工工作的重要原則。帕累托原則是由19世紀意大利經濟學家帕累托提出的。其核心內容是生活中80%的結果幾乎源于20%的活動。在企業中，80%的利潤是由20%的客戶創造的，因此，員工要把注意力放在20%的客戶即關鍵的事情上。在時間管理中運用帕累托原則有助于應付一長列有待完成的工作。將一大堆需要完成的工作列出優先次序，把最應優先完成的作為工作中的重中之重，在一段時間集中精力把它們完成。(3)時間的四象限法。這是美國管理學家科維提出的，如下圖所示，這一理論把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個“象限”：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。一般人認為第一象限重要且緊急的事要馬上做，其次是做第二象限重要但不緊急的事。但時間的四象限法的重點是把主要的精力和時間集中的放在第二象限即重要但不緊急的工作上，此類工作往往影響深遠，如不及時處理，就會變為第一象限工作。所以，企業在對員工培訓是應讓員工平時多投入一些時間在第二象限工作，縮小第一象限范圍。第三象限是緊急但不重要的事，這類事情看似緊急，需要馬上處理，但屬于不重要的事，對此類事情要學會拒絕。對于第四象限不重要也不緊急的事，要學會舍棄，盡量不去做。(4)精簡原則。著名的時間管理理論“崔西定律”指出：“任何工作的困難度與其執行步驟的數目平方成正比：例如完成一件工作有3個執行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個執行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程。”簡化工作是成功的共同特質，工作愈簡化，愈不會出問題。

　　三、時間管理的案例

　　華為的成功，可以說時間管理起了重要的作用，例如，華為自己的時間管理法則―― “韻律原則”，它包括兩個方面的內容：一是保持自己的韻律，對于無意義的打擾電話要學會禮貌地掛斷，要多用打擾性不強的溝通式(如e-mail)，要適當的與上司溝通減少來自上司地打擾等;二是要與別人的韻律相協調，具體的方法包括：不要唐突地拜訪對方，了解對方的行為習慣等。日本的許多企業也很看重時間管理。例如日常開會，他們最講究開會效率。每次開會之前他們都在會議室里張貼本次會議的成本，多少人參加，開多長時間，每小時工時費用，最后累計起來公布，這樣有了會議成本分析，大家對開會的態度就會比較謹慎了，從而可以提高會議的效率，節約時間。

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