Excel小經(jīng)驗(yàn)論文
一、在Excel中巧寫月份
月度報(bào)表的標(biāo)題中常含有月份數(shù)值。筆者在工作中利用函數(shù)自動(dòng)填寫月份，感覺十分方便。
筆者使用Excel制作的一個(gè)報(bào)表(模板)標(biāo)題是"×市×局×月份在職職工工資表"。這個(gè)表是當(dāng)月修改，當(dāng)月打印。所以，筆者采用以下兩個(gè)步驟輸入標(biāo)題：
1．將標(biāo)題所占據(jù)的各單元格合并；
2．在合并的單元格中輸入：="煙臺(tái)市農(nóng)機(jī)局"&MONTH(NOW())&"月份在職職工工資表"。
這樣，每月編寫(修改)打印工資表時(shí)，函數(shù)MONTH()和函數(shù)NOW()便自動(dòng)將機(jī)內(nèi)的月份數(shù)返回并寫入標(biāo)題中。
另一個(gè)報(bào)表的標(biāo)題是"×月份收入支出情況表"。與第一個(gè)工資表不同的是，此表編報(bào)、匯總并打印的是上一個(gè)月的收入／支出情況，所以不能直接套用工資表中對(duì)兩個(gè)函數(shù)的應(yīng)用。
筆者采用下述方法解決了這一問題，即在合并后的單元格中輸入：=IF(MONTH(NOW())=1，12，MONTH(NOW())－1)&"月份收入支出情況"。這樣，當(dāng)1月份編報(bào)此表時(shí)，標(biāo)題中自動(dòng)顯示"12月份收入／支出情況表"；而在2～12月編報(bào)報(bào)表時(shí)，標(biāo)題中自動(dòng)顯示上月的月份數(shù)值，例如2月份編報(bào)的報(bào)表標(biāo)題是"1月份收入／支出情況表"。
二、用Excel的圖表制作生成圖表的方法
圖表可以用來表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的某種相對(duì)關(guān)系，在常規(guī)狀態(tài)下我們一般運(yùn)用柱形圖比較數(shù)據(jù)間的多少關(guān)系;用折線圖反映數(shù)據(jù)間的趨勢(shì)關(guān)系;用餅圖表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的'比例分配關(guān)系。運(yùn)用Excel的圖表制作可以生成多種類型的圖表，下面以柱形圖、折線圖、餅圖三種類型為例，分別介紹其制作方法。
1、柱形圖
(1)點(diǎn)擊"開始→程序→MicrosoftExcel",進(jìn)入Excel工作界面，先制作統(tǒng)計(jì)表格，并拖拉選取要生成圖表的數(shù)據(jù)區(qū)。
(2)單擊"插入"工具欄中的"圖表"，顯示圖表向?qū)У谝徊襟E-圖表類型對(duì)話框，選擇圖表類型為柱形圖，單擊"下一步"。
(3)進(jìn)入圖表向?qū)У诙襟E--圖表數(shù)據(jù)源，根據(jù)需要選擇系列產(chǎn)生在行或列，單擊"下一步"。
(4)進(jìn)入圖表向?qū)У谌襟E--圖表選項(xiàng)，此時(shí)有一組選項(xiàng)標(biāo)簽，用來確定生成的圖表中需要顯示的信息(如圖表標(biāo)題、軸標(biāo)題、網(wǎng)格線等，可根據(jù)個(gè)人生成圖表的需要選擇)。
(5)通常直接單擊"下一步"進(jìn)入圖表向?qū)У谒牟襟E--圖表位置，在默認(rèn)狀態(tài)下，程序會(huì)將生成的圖表嵌入當(dāng)前工作表單中。如果希望圖表與表格工作區(qū)分開,選擇新工作表項(xiàng)，在圖表1位置輸入新表單的名稱(本例使用默認(rèn)狀態(tài))。
(6)如果以上各步驟的操作發(fā)生錯(cuò)誤，可按"上一步"按鈕返回重新選擇，完成圖表向?qū)У?步驟操作后，如沒有錯(cuò)誤，單擊"完成"按鈕，就生成了比較數(shù)據(jù)的柱形圖。
2、折線圖
在最終生成的柱形圖中，用鼠標(biāo)右鍵單擊圖區(qū)域，顯示命令列表，從中選擇圖表類型選項(xiàng)，顯示圖表類型對(duì)話框，從對(duì)話框中選擇折線圖，單擊"確定"按鈕后就生成了反映數(shù)據(jù)趨勢(shì)的折線圖。
3、餅圖
同折線圖的生成步驟基本一樣，只要從"圖表類型"對(duì)話框中選擇"餅圖"，單出"確定"按鈕，就能生成反映數(shù)據(jù)比例分配的餅圖。
說明:在圖表的制作過程中、制作完成后均有很多種修飾項(xiàng)目，可根據(jù)自己的愛好和需要，按照提示，選擇滿意的背景、色彩、子圖表、字體等修飾圖表。
三、在Excel中對(duì)特殊文字進(jìn)行處理的方法
你也許從不用Excel來完成短篇文章或報(bào)告(其實(shí)Excel也能做得很出色)，但在Excel工作表中必然會(huì)遇到一些文字處理過程，因此，如何將文字內(nèi)容安排妥當(dāng)，將是一件重要的工作。
除了常規(guī)的文字字體、字號(hào)、字型、顏色，下劃線、對(duì)齊的編輯處理外，還要注意以下幾項(xiàng):
1、自動(dòng)換行
當(dāng)一個(gè)單元格的數(shù)據(jù)內(nèi)容超過所設(shè)定的列寬時(shí)，可以要求自動(dòng)換行(行高隨之改變)。步驟:
(1)選中欲設(shè)定自動(dòng)換行的單元格或范圍；
(2)選中格式菜單單元格命令；
(3)在［單元格格式］對(duì)話框中選中［對(duì)齊］標(biāo)簽；
(4)確認(rèn)［自動(dòng)換行］復(fù)進(jìn)框并確定。
2、強(qiáng)行換行
同一單元格內(nèi)，有些長(zhǎng)數(shù)據(jù)或條列式內(nèi)容必須強(qiáng)行換行才能對(duì)齊。方法是光標(biāo)移到在需要換行的位置上同時(shí)按下Alt+Enter鍵(使用強(qiáng)行換行時(shí)，系統(tǒng)會(huì)同時(shí)選擇自動(dòng)換行功能)。
3、文字旋轉(zhuǎn)
工作表中有時(shí)需要直排或旋轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)的方向。方法是在［單元格格式］對(duì)話框中選擇［對(duì)齊］標(biāo)簽，再在［方向］框中選中所要的格式。
4、文本類型的數(shù)字輸入
證件號(hào)碼、電話號(hào)碼、數(shù)字標(biāo)碩等需要將數(shù)字當(dāng)成文本輸入。常用兩種方法:一是在輸入第一個(gè)字符前，鍵入單引號(hào)""；二是先鍵入等號(hào)"="，并在數(shù)字前后加上雙引號(hào)"""。請(qǐng)參考以下例子:
鍵入027，單元格中顯示027；
鍵入="001"，單元格申顯示001；
鍵入="""3501"""，單元格中顯示"3501"。(前后加上三個(gè)雙撇號(hào)是為了在單元格中顯示一對(duì)雙引號(hào))；
鍵入="930""，單元格中顯示930"；
5、上下標(biāo)的輸入
在單元格內(nèi)輸入如103類的帶上標(biāo)(下標(biāo))的字符的步驟:
(1)按文本方式輸入數(shù)字(包括上下標(biāo))，如103鍵入103；
(2)用鼠標(biāo)在編輯欄中選定將設(shè)為上標(biāo)(下標(biāo))的字符，上例中應(yīng)選定3；
(3)選中格式菜單單元格命令，產(chǎn)生［單元格格式］對(duì)話框；
(4)在［字體］標(biāo)簽中選中上標(biāo)(下標(biāo))復(fù)選框，再確定。
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