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      1. Excel填充有哪些技巧

        時間:2020-10-20 15:13:24 office辦公 我要投稿

        Excel填充有哪些技巧

          自定義序列

          因為在表格中填入數(shù)據(jù)時,常有如連續(xù)的月份、星期幾、第幾季度,或甲、乙、丙、丁等等,這些數(shù)據(jù)按一定的順序排列得十分規(guī)則,故而Excel中已把它們定義成了一些序列,在我們自動填充時,這些序列就自動地填充到指定的單元格區(qū)域中。

          如Excel中將一星期中的每一天的名字定義成了一個序列:Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat。當(dāng)在起始單元格填有 Sun時,則可利用自動填充功能在預(yù)填充區(qū)域的單元格中按順序循環(huán)填入Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat、 Sun

          除星期序列之外Excel還定義了哪些序列呢?通過菜單工具/選項打開選項對話框,選擇自定義序列標(biāo)簽,你就會發(fā)現(xiàn)它們。

          其實,你也可以根據(jù)自己的需要,建立自己的自定義序列,如部門A、部門B、部門C、部門D。方法是:

          1. 用工具/選項菜單命令,打開選項對話框;

          2. 切換到自定義序列標(biāo)簽,在自定義序列列表框中單擊新序列,再在輸入序列列表框中輸入新的序列,如部門A、部門B、部門C、部門D。每輸完序列中的一項,都要按一次Enter鍵。

          3. 單擊添加按鈕,新序列就出現(xiàn)在自定義序列列表框中了。

          4. 單擊確定按鈕,關(guān)閉選項對話框。

          之后,只要在單元格輸入序列中的某一項,如部門A,則部門B、部門C、部門D等其它項目就可以用自動填充來輸入了。

          序列對話框的使用

          在用菜單法進行自動填充時,打開過序列對話框。除用其中的自動填充選項達到前面提到的填充效果外,還可以應(yīng)用其他選項來填充數(shù)字、日期的特殊序列。

          1. 比如,想在一個列的區(qū)域中填入1、3、5、7的等差序列。方法是:

          (1)在起始單元格中輸入數(shù)值1;

         。2)選定包括起始單元格在內(nèi)的欲填充序列的同一列單元格區(qū)域;

         。3)用編輯/填充/序列打開序列對話框;

         。4)在序列產(chǎn)生在選項中選擇列,在類型選項中選擇等差數(shù)列,步長設(shè)定為2;

          (5)單擊確定,則在選定的區(qū)域就填好一個1、3、5、7的等差序列。

          2. 如果,想填充有關(guān)年份遞增的日期序列,如1980-3-15、1982-3-15、1984-3-15、1986-3-15,方法是:

          (1)在起始單元格中輸入日期1980-3-15;

         。2)選定包括起始單元格在內(nèi)的欲填充序列的同一列單元格區(qū)域;

         。3)用編輯/填充/序列打開序列對話框;

         。4)在序列產(chǎn)生在選項中選擇列,在類型選項中選擇日期;

          (5)這時日期單位選項可用了,選擇年;

         。6)步長設(shè)定為2;

         。7)單擊確定,則在選定的區(qū)域就填好了一個想要的日期序列。

          用類似的方法,可填充年份遞減的日期序列,還可填充月份、日期遞增(減)的日期序列。

          用鼠標(biāo)右鍵拖拽填充柄進行填充

          前面說過,用鼠標(biāo)左鍵拖拽填充柄可以進行自動填充。其實用鼠標(biāo)右鍵拖拽填充柄也可以進行填充,當(dāng)然填充形式更多樣。方法是,填好起始單 元格數(shù)據(jù),用鼠標(biāo)指向填充柄,按下鼠標(biāo)右鍵在同一行(或同一列中)進行向左、向右(或向上、向下)拖拽到預(yù)定單元格后,松開右鍵,這時會彈出一個快捷菜 單。

          點擊相應(yīng)菜單,可完成相關(guān)操作。如點擊復(fù)制單元格,可在鼠標(biāo)拖拽的范圍內(nèi),用起始單元格數(shù)據(jù)復(fù)制填充。

          其它幾個菜單項

          當(dāng)鼠標(biāo)指向菜單編輯/填充時,其子菜單中除有序列外,還有向下填充、向右填充、向上填充和向左填充幾個菜單項。它們的作用都是以復(fù)制的形式填充選定的單元格區(qū)域。

          現(xiàn)舉例來說明向右填充的.作用,其它菜單項作用類似。以B2作為起始單元格,在其中輸入一個日期2004-3-15,再從B2向右選定含有若干個單元格的區(qū)域,用菜單命令編輯/填充/向右填充,則所選區(qū)域單元格的數(shù)據(jù)皆為2004-3-15。

          幾個特別的填充操作

          有幾個特別的填充操作,不妨試試,看看有什么效果:

          1. 在同列(行)兩相鄰單元格中,分別輸入兩數(shù)值型數(shù)據(jù)。同時選中它們,并以之為起始點,用鼠標(biāo)左鍵拖拽填充柄向上或下(在行中為向右、向左)拖拽填充,這時也會有等差序列出現(xiàn)。此法對日期型、時間型、含數(shù)字的字符型和自定義序列中的數(shù)據(jù)均有產(chǎn)生等差序列的效果。

          2. 在用鼠標(biāo)左鍵拖拽填充柄進行填充時,同時按住鍵盤上的Ctrl鍵。你會發(fā)現(xiàn)不同類型的數(shù)據(jù)會有不同的填充效果,請注意區(qū)分。

          自動填充

          自動填充是直接利用現(xiàn)有單元格數(shù)據(jù)對其附近的單元格或單元格區(qū)域進行數(shù)據(jù)的智能填充?梢杂貌藛畏绞胶褪髽(biāo)拖拽填充柄的方式進行。

          1. 菜單方式

         。1)在欲進行自動填充的起始單元格鍵入數(shù)據(jù),并選中包括起始單元格在內(nèi)的單元格區(qū)域(行或列)。

         。2)用菜單:編輯/填充/序列,彈出序列對話框。

         。3)欲橫向自動填充序列,在序列產(chǎn)生在欄選中行選項;否則選中列選項按鈕。

         。4)在類型選項中選擇自動填充;

          (5)單擊確定按鈕。

          2. 用鼠標(biāo)拖拽填充柄方式

          鼠標(biāo)拖拽填充柄方式是最簡單方便的自動填充方式。填充柄是位于選定單元格或區(qū)域的右下角的小黑塊。

          (1)在起始單元格中鍵入數(shù)據(jù)并選中該單元格。

          (2)將鼠標(biāo)指針指向填充柄(選定區(qū)域右下角的黑色小方塊),指針變成黑十字形狀。

          (3)按下鼠標(biāo)左鍵向欲填充的方向(列中為上下,行中為左右)拖拽,至滿足需要的區(qū)域為止。

          3. 自動填充小結(jié):

         。1)若起始數(shù)據(jù)為日期型,則填充的效果是日期按天數(shù)遞增或遞減,如2004-3-14、2004-3-15、2004-3-16;

         。2)若起始數(shù)據(jù)為時間型,則填充的效果是單元格的時間型數(shù)據(jù)按小時數(shù)遞增或遞減,如3:34、4:34、5:34;

          (3)若起始數(shù)據(jù)為已定義的自定義序列中的數(shù)據(jù),則填充的效果是按自定義的特殊序列中的順序循環(huán)填入(有關(guān)自定義序列后敘);

         。4)若起始數(shù)據(jù)為含有阿拉伯?dāng)?shù)字的字符型數(shù)據(jù),則填充的效果是字符復(fù)制,而其中的數(shù)字遞增或遞減,如第1名、第2名、第3名;如 abc1、abc2、abc3;再如2df9、2df10、2df11(注:若含有幾個被分開的數(shù)字,則最右邊的數(shù)字發(fā)生遞增或遞減);

         。5)若起始數(shù)據(jù)為數(shù)值型、邏輯型或其它不含有數(shù)字的字符型數(shù)據(jù),則填充的效果是復(fù)制起始單元格的數(shù)據(jù);

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