Excel使用技巧有哪些

關于Excel使用技巧有哪些

　　在工作當中用電子表格來處理數據將會更加迅速、方便，而在各種電子表格處理軟件中，Excel以其功能強大、操作方便著稱，贏得了廣大用戶的青睞。雖然 Excel使用很簡單，不過真正能用好Excel的用戶并不多，很多人一直停留在錄入數據的水平，本文將向你介紹一些非常使用的技巧，掌握這些技巧將大大 提高你的工作效率。

　　⒈快速定義工作簿格式

　　首先選定需要定義格式的工作簿范圍，單擊格式菜單的樣式命令，打開樣式對話框；然后從樣式名列表框 中選擇合適的樣式種類，從樣式包括列表框中選擇是否使用該種樣式的數字、字體、對齊、邊框、圖案、保護等格式內容；單擊確定按鈕，關閉樣 式對話框，Excel工作簿的格式就會按照用戶指定的樣式發生變化，從而滿足了用戶快速、大批定義格式的要求。

　　⒉快速復制公式

　　復制是將公式應用于其它單元格的操作，最常用的有以下幾種方法：

　　一是拖動制復制。操作方法是：選中存放公式的單元格，移動空心十字光標至單元格右下角。待光標變成小實心十字時，按 住鼠標左鍵沿列（對行計算時）或行（對列計算時）拖動，至數據結尾完成公式的復制和計算。公式復制的快慢可由小實心十字光標距虛框的遠近來調節：小實心十 字光標距虛框越遠，復制越快；反之，復制越慢。

　　也可以輸入復制。此法是在公式輸入結束后立即完成公式的復制。操作方法：選中需要使用該公式的所有單元格，用上面介紹的方法輸入公式，完成后按住Ctrl鍵并按回車鍵，該公式就被復制到已選中的所有單元格。

　　還可以選擇性粘貼。操作方法是：選中存放公式的單元格，單擊Excel工具欄中的復制按鈕。然后選中需要使用該 公式的單元格，在選中區域內單擊鼠標右鍵，選擇快捷選單中的選擇性粘貼命令。打開選擇性粘貼對話框后選中粘貼命令，單擊確定，公式就被復 制到已選中的單元格。

　　⒊快速顯示單元格中的公式

　　如果工作表中的數據多數是由公式生成的，如果想要快速知道每個單元格中的公式形式，可以這樣做：用鼠標左鍵單擊工 具菜單，選取選項命令，出現選項對話框，單擊視圖選項卡，接著設置窗口選項欄下的公式項有效，單擊確定按鈕。這時每個單元格中 的公式就顯示出來了。如果想恢復公式計算結果的顯示，再設置窗口選項欄下的公式項失效即可。

　　⒋快速刪除空行

　　有時為了刪除Excel工作簿中的空行，你可能會將空行一一找出然后刪除，這樣做非常不方便。你可以利用自動篩 選功能來簡單實現。先在表中插入新的一行（全空），然后選擇表中所有的行，選擇數據菜單中的篩選，再選擇自動篩選命令。在每一列的項部，從 下拉列表中選擇空白。在所有數據都被選中的情況下，選擇編輯菜單中的刪除行，然后按確定即可。所有的空行將被刪去。插入一個空行是為了避 免刪除第一行數據。

　　⒌自動切換輸入法

　　當你使用Excel 2000編輯文件時，在一張工作表中通常是既有漢字，又有字母和數字，于是對于不同的單元格，需要不斷地切換中英文輸入方式，這不僅降低了編輯效率，而且 讓人不勝其煩。在此，筆者介紹一種方法，讓你在Excel 2000中對不同類型的單元格，實現輸入法的自動切換。

　　新建或打開需要輸入漢字的單元格區域，單擊數據菜單中的有效性，再選擇輸入法模式選項卡，在模式下拉列表框中選擇打開，單擊確定按鈕。

　　選擇需要輸入字母或數字的單元格區域，單擊數據菜單中的有效性，再選擇輸入法模式選項卡，在模式下拉列表框中選擇關閉（英文模式），單擊確定按鈕。

　　之后，當插入點處于不同的單元格時，Excel 2000能夠根據我們進行的設置，自動在中英文輸入法間進行切換。就是說，當插入點處于剛才我們設置為輸入漢字的單元格時，系統自動切換到中文輸入狀態， 當插入點處于剛才我們設置為輸入數字或字母單元格時，系統又能自動關閉中文輸入法。

　　⒍自動調整小數點

　　如果你有一大批小于1的數字要錄入到Excel工作表中，如果錄入前先進行下面的設置，將會使你的輸入速度成倍提高。

　　單擊工具菜單中的選項，然后單擊編輯選項卡，選中自動設置小數點復選框，在位數微調編輯框中鍵入需要顯示在小數點右面的位數。在此，我們鍵入2單擊確定按鈕。

　　完成之后，如果在工作表的某單元格中鍵入4，則在你按了回車鍵之后，該單元格的數字自動變為0.04。方便多了吧！此時如果你在單元格中鍵入的是8888，則在你結束輸入之后，該單元格的數字自動變為88.88。

　　⒎用記憶式輸入

　　有時我們需要在一個工作表中的某一列輸入相同數值，這時如果采用記憶式輸入會幫你很大的忙。如在職稱統計表中要 多次輸入助理工程師，當第一次輸入后，第二次又要輸入這些文字時，只需要編輯框中輸入助字，Excel2000會用助字與這一列所有的內容相 匹配，若助字與該列已有的錄入項相符，則Excel2000會將剩下的助理工程師四字自動填入。

　　按下列方法設置記憶式輸入：選擇工具中的選項命令，然后選擇選項對話框中的編輯選項卡，選中其中的記憶式鍵入即可。

　　⒏用自動更正方式實現快速輸入

　　使用該功能不僅可以更正輸入中偶然的筆誤，也可能把一段經常使用的文字定義為一條短語，當輸入該條短語時，自動更 正便會將它更換成所定義的文字。你也可以定義自己的自動更正項目：首先，選擇工具中的自動更正命令；然后，在彈出的自動更正對話框中的 替換框中鍵入短語愛好者，在替換為框中鍵入要替換的內容電腦愛好者的讀者；最后，單擊確定退出。以后只要輸入愛好者，則整個名稱 就會輸到表格中。

　　⒐用下拉列表快速輸入數據

　　如果你希望減少手工錄入的工作量，可以用下拉表來實現。創建下拉列表方法為：首先，選中需要顯示下拉列表的單元格或 單元格區域；接著，選擇菜單數據菜單中的有效性命令，從有效數據對話框中選擇序列，單擊來源欄右側的小圖標，將打開一個新的有效數據 小對話框；接著，在該對話框中輸入下拉列表中所需要的數據，項目和項目之間用逗號隔開，比如輸入工程師，助工工程師，技術員，然后回車。注意在對話框 中選擇提供下拉箭頭復選框；最后單擊確定即可。

　　歡迎了解

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