如何加強企業的采購管理
隨著經濟的不斷發展，企業之間的競爭更加激烈，要使企業處于有利的競爭地位，要追求企業利益的最大化必須要有低產品成本，因此采購價廉物美的物資顯得優為重要，為此加強企業的采購管理是企業生產經營活動中的一個重要環節，本文就如何加強采購管理作出分析并提出相應的措施。
一、制定企業采購原則
制定企業的采購原則是采購管理的一個重要方面，也是企業采購活動的準繩,使企業的各項采購活動做到有據可依。
1、詢價定價原則
詢價定價是指該類物資采購不需通過招標，由采購員直接到市場采購，須應遵守貨比三家的采購原則，必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、有無送貨、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行全面評估，權衡利弊，最后確定供應商且議定最終采購價格，臨時性應急購買和定向采購的物品除外。
2、合同的簽訂原則
簽訂采購合同是對物資采購活動的一種保證，同時也給以后發生的業務糾紛提供法律依據。零星采購物資一般情況不需簽訂購銷合同，因為量小且分散簽訂合同比較繁瑣，只需按審批過的物資采購申請表的要求進行采購。批量采購物資必須簽訂物資購銷合同，合同內容的填寫要齊全，書寫清楚，同時要符合《經濟合同法》和物資采購申請表的要求，付款條件必須符合本公司的財務制度，公司分管領導審核后由總經理或授權有關代理人簽約。
3、招標采購原則
凡大宗或經常使用的材料，如原、輔、包材料、辦公用品等都應通過批量招標的形式進行采購，招標時由生產、質量、財務、采購、總經辦等相關部門共同參與，根據招標結果確定供應商，然后簽訂供貨協議，以簡化采購程序，提高工作效率。對于價格隨市場變化較快的材料，除縮短招標間隔時限外，還應隨著掌握市場行情，隨時調整采購價格。
4、職責分離原則
采購人員負責與供應商進行溝通聯系，物資的驗收由質量檢驗和倉庫人員來負責，不能由采購人員兼任物資入庫的驗收工作。驗收時需采購人員要協助的，采購人員須積極配合。采購物資質量、數量、交貨時間等問題，應根據采購申請表的要求和供貨協議來執行。
5、計劃采購原則
根據生產經營的需要確定物資采購的品種和數量，做到以產定購，嚴防因采購造成的超儲積壓。采購人員訂購物資或服務必須與采購申請單所列要求規格、型號、數量相一致。不能滿足請購部門要求或成本過高，應及時反饋信息供申請部門更改采購申請單。如確因特定條件數量不能完全與采購申請單一致，須報經采購計劃審批人批準后方可實施。不符合采購申請單要求的或采購情況變化未經批準擅自采購的，由此造成的損失由具體經辦采購員負責，同時倉庫不驗收入庫。
6、價格優先原則
采購人員應按公司常用物資品種建立供應商信息檔案庫和常用原材料價格變動信息情況表，同時積極開發新的供應商，開拓采購渠道，降低采購直接成本。跟蹤市場供求和價格動態，選擇質好價廉、守信服務周到的供應商，實現最優化采購。
二、建立合理監督管理機制提高采購人員的整體素質
建立系統的采購監督制度，杜絕采購過程中的漏洞是采購管理的重要組成部分。采購過程的漏洞可以說是處處可在，比如說機器設備的采購在我們國家企業中出現的問題可為是屢見不鮮，原因是什么呢，就是在采購各環節(圖紙審核環節、機器驗收環節、機器安裝調試等環節)缺少了監督。建立采購的牽制制度，不相容的工作決不能由一人來完成，比如說招標工作要成立一個招標組，且有不同的分工，這樣才能達到招標的目的，否則招標也僅僅是個形式而已。在大的集團企業要建立采購督察機構,職能是了解市場行情,監督檢查采購人員工作,使企業的采購業務步入合理合法的渠道，謀求物資采購成本的最小化,以提高企業產品的核心競爭力。在做好監督工作的情況下，同時要提高采購人員的業務、文化、道德等方面的素質。首先要求采購人員加強業務知識的學習，提高業務素質，嚴格遵守公司各項規章制度和國家法律法規。其次要求采購人員做到不收禮，不接受宴請，嚴禁向供應商要錢要物。再次是要嚴格按公司采購管理制度和程序辦事，嚴防擅自采購，嚴格保守公司秘密，防止采購員與供應串通一起損害公司利益。聘請專業人員對采購人員進行業務培訓，使其業務素質精湛工作認真負責，及時掌握與采購業務相關的市場信息避免出現差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。
三、制訂合理的采購程序和方式
企業應該根據自身的實際情況及生產經營的需要制訂合理的采購程序，不同的物資根據其性質不同制訂不同的采購程序，不可千篇一律，死板硬套，以滿足生產經營的需要。
首先是供應商的選擇和審查要做到以下幾點。一是原輔材料的供應商必須證照齊全，具有生產產品的合法證件。變更原輔材料的供應商必須經過送樣檢驗、小試、中試，征得生產、質檢部門同意。必要時，報有關管理部門批準備案，為保證原料、輔料、包裝材料的質量的穩定，同等條件下的供應商也應相對穩定。二是對于大宗和經常使用的原材料或服務，采購部應全面地了解、掌握供應商的生產管理狀況、生產能力、質量控制、成本控制、運輸、售后服務等方面的情況，建立供應商檔案，做好業務記錄，會同企業生產、技術、質量、采購部門對供應商定期進行調查和評估。三是固定資產及零星物資采購在選擇供應商時，必須進行詢定價程序和綜合評估。供應商為中間商時，應調查其信譽、供貨能力、技術服務能力、資信和以往的服務對象。供應商的報價不能作為唯一決定的因素。四是為確保供應渠道暢通，引入競爭機制、必要時進行招標采購。為防止意外情況的發生，對于生產經營所必需的原輔材料，應有三家或三家以上供應商作為候選供應商或直接在他們之間進行輪換式采購。大宗材料應同時由三家以上供應商供貨，以保證貨源、質量和價格合理。五是對于零星且規格繁雜的物資，每年(或半年或季)度根據部門采購預算，計劃統計造表交采購部門，向三家以上供應商詢價，經有關部門及采購部門綜合評估后，選擇合適的供應商，簽訂特約供貨協議，定期結算。
其次是不同的物資采購其程序和方式是不同的。第一是原料、輔料、包裝材料操作程序是：首先原料、輔料、包裝材料的采購實行計劃管理，根據生產計劃定量采購，嚴禁超計劃采購。其采購計劃的制訂是從銷售訂單或計劃→生產計劃→原輔料需用量計劃→安全庫存量→采購計劃到結束，是個環閉的計劃過程。其次使用部門根據計劃填寫物資采購申請表(格式附后)，寫清采購物資的數量、規格、型號、質量標準、技術指標、制作工藝、材質、要求到貨日期等，交采購部門，采購部門根據庫存情況和市場情況，填寫采購計劃單，一貨一單制，然后由核價員審核簽字，再由總經理或分管副總簽字審批，由采購人員實施采購。采購人員負責合同條款的談判，付款申請、索賠、采購檔案的建立，市場信息的收集。同時，與供方和生產廠家聯系貨物接送的時間、方式、到貨、質量反饋及聯系售后服務事宜。最后是貨到驗收由質檢部門負責原輔包裝等材料的質量(包括規格型號)驗收，并出具檢測報告。倉儲主管負責接貨、臺帳記錄，數量驗收報告的出具并開具收料單，且當天將收料單交倉庫記帳員及時輸入電腦，做到日結日清。第二是備品備件的操作程序是：所有備品備件采購前必須有采購申請，申請同意后由采購員填寫采購計劃并審批，沒有采購計劃的備件不能入庫。從而可以防止擅自采購現象的發生，避免物資的超儲積壓。采購申請根據企業管理的需求設置格式和聯次，申請單上需注明采購物品、規格、建議單位和價格、要求到貨時間、用途等，采購申請由對應的部門來填寫，分管領導簽字審核和審批，做到分工精細責任明確，同時可以便于對物資庫存的考核。比如說機器設備配件由使用部門填寫采購申請單、由設備部門主管審核簽字，常用備品屬計劃內采購的由倉庫填寫采購申請，分管部分的領導審核簽字，最后由分管生產經營的領導批準。采購員根據采購申請單填寫采購計劃單，寫明采購單位、數量、單價，采購計劃單然后報經審批，實施采購。倉庫按采購計劃單上的數量和單價進行驗收入庫，發現價格有異常的(指比以前價格高的)及時和采購員聯系，并將實際情況匯報給分管領導，查明原因后，經審批后方可辦理入庫手續。
四、搭建網絡采購平臺
利用現代發達的網絡世界，充分利用網絡資源建立企業一個合理的比較完善的網絡采購平臺。網上采購平臺指企業自己建設的基于互聯網的招標采購平臺，采取現代網絡技術，把采購項目的信息公告、發標、投標、報價、定標等過程放在計算機網絡上進行。網絡采購可以將企業的采購數據和信息實現了電子化網絡化，大大減少了采購需要的書面文檔材料，同時也減少了對電話傳真等傳統通訊工具的依賴，大大節省了辦公費用和人力費用，提高了采購效率，降低了采購成本;利用網絡開放性和透明性的特點，使采購項目形成了最有效的競爭，更能顯示采購的公開、公平、公正性，有效地保證了采購質量;能夠更加規范采購程序的操作和監督，大大減少采購過程中的人為干擾因素杜絕采購“暗箱”操作和采購。
采購管理是一門深奧的管理科學，隨著社會經濟的不斷發展，企業之間競爭的激烈化，采購管理已被企業家們越來越重視了。
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