物業管理公司采購控制程序

物業管理公司采購控制程序

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　　1.目的

　　公司應確保采購的物品和接受的服務符合合同、標準和規范要求，保證公司服務質量。

　　2.范圍

　　適用于直接影響服務質量的采購的物品和接受的服務，如設備的零配件、提供給顧客使用的物品等。

　　3.職責

　　3.1 工程部負責公司大宗和批量物品的采購及物品供應商的選擇和評定。

　　3.2 部門和管理處采購主管負責200元以下零星物品的采購及經工程部授權可以自行采購的物品購買。

　　3.3 部門和管理處采購主管負責采購計劃的制定和采購物品驗證記錄單的填寫。

　　3.4 公司主管領導和管理處主任負責采購計劃的審批。

　　4.程序

　　4.1 合格供方的選擇

　　4.1.1 合格供方根據以下三條進行選擇：

　　1)品牌優良、價格合理;

　　2)具有營業執照或相應政府批文的企業;

　　3)提供的物品/服務質量良好和信譽較好的商家或廠家。

　　4.1.2 工程部和管理處應建立《合格供方名單》，作為公司供方的選擇，主管領導負責審批《合格供方名單》，執行部門應隨時根據實際供貨關系來評定供方，合格供方的增刪應由審批人審批。合格供方可分為物品類供方和服務供方。

　　4.2 采購計劃控制

　　4.2.1 采購按實際情況可分為計劃采購、臨時采購和緊急采購。

　　4.2.2 管理處、部門采購主管負責在每月5日前編制該月采購計劃并報主任或公司主管領導審批，采購計劃應說明物品名稱、規格、數量、需要日期、單價、質量要求(必要時)等。

　　4.2.3 對臨時采購的物品，采購主管應在當天填寫或補填《采購計劃審批表》，并報審批人審批，采購日期按實際發生日期填寫，要求用明顯標識(*)注明。

　　4.2.4 對緊急采購的物品，采購物品應在實際采購發生的2日內補填《采購計劃審批表》，并報審批人審批，采購人按實際發生日期補填相關記錄，要求用標識(J)標明。

　　4.2.5采購文件包括(每次根據采購情況的需要，選擇以下一種或幾種)：

　　1)采購合同

　　2)采購計劃審批表

　　3)采購管理規程

　　4)合格供方名單

　　4.2.6在上述采購文件中，由申請單位表述出擬采購物品的有關信息，包括：

　　1)對供方物品/服務的質量要求、安全要求、驗收規范，采購物品的參數、規格、數量等。

　　2)對供方的加工、服務過程，供貨的交付程序的要求。

　　3)對供方設備及人員資格的要求。

　　4)對供方質量管理體系的要求(優先選擇通過ISO質量管理體系認證的供方)。

　　4.2.7大宗物品采購應在工程部確定的采購網絡中采購。

　　4.2.8價值在2千元以上的單件物品需要申請人填寫《固定資產配置審批表》，并報公司逐級審批。

　　4.3 采購物品驗證

　　4.3.1 采購物品須經過物品使用人或相關資質人員驗證合格后方可使用或入庫，驗證人員和采購主管分別在《采購物品驗證記錄》上按規定記錄和確認。

　　4.3.2 對于臨時和緊急采購物品，采購主管和驗證人員必須做到先驗證后使用，加強現場驗證，以保證購進物品是需要的合格品。事后相關人員應及時填寫(采購發生日期2日之內)相關記錄，填寫的采購日期為實際發生日期，并按上面要求的標識標明。

　　4.3.3 對驗證不合格的物品按《不合格品控制程序》采取相應的措施。

　　4.3.4 合同規定時間，顧客可以對采購物品進行驗證。

　　4.3.5 驗證方式包括目測、試用、檢驗、測量、工藝驗證等。

　　4.3.6 在供方的現場實施驗證

　　1)若合同規定需在供方現場驗證采購物品時，由工程部組織相關單位在供方處對所購物料現場實施驗證。

　　2)采購人員應事先與供方做好驗證安排及驗證方式，以便驗收活動順利實施。

　　4.3.7 物品使用人在供方的現場實施驗證

　　1)若使用人要求在供方現場驗證物品時，由采購人員和使用人在供方現場共同實施驗證。

　　2)采購人員應事先與供方和使用人聯系安排妥當，以便驗收活動順利實施。

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