加強采購管理的方法

加強采購管理的方法

　　采購是公司生產產品及維護正常運作而必須消耗的物品及必須配置的設施之購入活動的總稱，是公司成本控制的重點。yjbys小編下面為你整理了關于加強采購管理的方法，希望對你有所幫助。

　　1、加強采購的事前管理，建立完善的材料價格信息檔案。

　　為了有效地控制和降低采購成本，并保證采購材料的質量，公司采購員應作好材料采購市場的有關價格信息的收集和整理，及時地了解市場行情和動態，并與已在采用的采購價格進行比較和分析，同時進行相應的調整和更新。 調整和更新后的價格檔案應同時分發采購管理會計確認并留存。 如有必要，采購管理會計可直接通過各種渠道收集采購價格信息，同時知會采購員，由采購員進一步確認后進行歸檔并執行。

　　2、建立健全的供應商檔案。

　　為全面掌握公司所有供應商的情況，并對供應商進行相應的資質考評，應對所有供應商按重要性和一般性分別建立供應商檔案。 所謂重要性供應商，即在貨品質量、價格、交貨期、配合能力、結算條件等方面均能達到公司接受標準，并與公司有持常性業務往來的供應商，而一般性供應商是指只有偶發性或臨時性業務發生的供應商。 當一般性的供應商因業務需要而進行持常性往來，且經考核符合公司重要性供應商標準后，應轉為重要供應商進行檔案管理。 供應商的考核須由品質部、物控部、采購部及財務部聯合進行。 供應商檔案應有編號、詳細地址和聯系方式、結算條件、交貨條款、品質評級、銀行帳號等， 并定期或不定期更新， 由專人負責管理，同時由財務部留存副本。 原則上公司采購只選擇重要供應商進行。 如果供應商在供應材料過程中存在質量、交貨能力、人為欺詐等問題， 公司可考慮對其酌情處理， 嚴重者終止其業務往來，并保留追究法律責任的權利。

　　3、對采購員進行考核、激勵和約束，這是防范采購中人為欺詐的有效方法。

　　采購員是采購的實際實施者，在采購過程中起著至為重要的作用，經歷表明，采購員以與供應商串通抬價、采購的實物與約定不符、采購同等物料可以低價但不選擇低價采購等方式向供應商收受或索取回扣，這是采購中最普遍最易發生也是最難防范的人為欺詐，而這則在很大程度上取決于采購人員的職業道德、誠信敬業和行為操守，因此，一要注重考核采購員的職業素養，以公司制度約束其行為操守，能大大減少工作中弄虛作假和損公肥私的行為發生。二是注重考核采購員的專業能力，一個合格的采購員既要熟悉公司的生產運作和物料存儲，又要了解物料的本身屬性、市場行情等，這樣才能防止上當受騙或避免采購回不適用或根本不可用的材料，使公司不會蒙受不必要的損失。

　　公司對采購員的考核應定期舉行，一般可采用半年考核制，考核由人事部及采購部聯合進行， 財務部同時參予。 對考核結果優良，完成或降低公司采購成本任務的采購員按公司規定或適度的標準進行精神和物質獎勵，以提高采購員的積極性，事實表明，只有合適的利益得取才是良好貢獻和抑制貪腐的主因。 而對于考核結果不合格，不能完成規定任務，或經查證確有違規行為的采購員，應按公司規定或適度的標準視不同情節懲罰，如有必要，應毫不猶豫地辭退，并保留追究法律責任的權利。 考核和獎懲結果歸入個人檔案。 在對采購人員進行考核和激勵的同時，應對采購員進行操守約束。

　　為保證公司的合法利益不受侵害，也保護供應商的合法利益不受侵害，在對采購員進行制度約束的同時，應對其進行道德約束，以降低人為欺詐動機。 公司可建立員工操守守則使員工按守則條款進行操守承諾，總經理應向供應商頒發《操守承諾書》，以公司制度和法律責任明確禁止采購人員向供應商收受和索取任何形式的不正當利益，同時禁止供應商向采購員以任何形式送贈有損公司利益的不正當利益。

　　4、選擇合理的采購方式。

　　根據不同資質不同類型的材料，選擇合適的采購方式，這是降低采購價格的良好途徑。

　　① 公開競爭招標。 對于大宗材料采購，實行公開競爭招標的方式，往往能通過供應商的相互比價，達到采購成本最低質量最好的目的。 采購員應聯系三家或三家以上的供應商，并遞交供應商報價、樣品、產品質量及規格品種等資料，采購定價由市場供求關系確定， 采用優質優價與批量折扣相結合的價格政策。

　　② 合同采購。 對于持常性的材料采購，可選擇信譽佳配合能力好的供應商，與之訂立長期合同。 與誠實、信譽佳的供應商合作不僅能保證供貨質量、預定交貨期，而且能得到付款及價格等方面的關照。 供應商為了維護自己的商業信譽和利益，建立穩定的銷售渠道而不會摻假，并能保持良好的合作關系和商業妥協。

　�、� 最低價格采購。為了以最低的價格取得最優質的材料，在價格確定前，采購員必須先調查市場行情。 所有采購，應有三家或三家以上供應商報價，并與供應商價格檔案進行比較核實，而且經財務部認可。 公司得到各供應商對各種材料的報價后，不一定完全選擇最低價格，因為并不是最低的價格就是最可取的，應考慮價格對應的質量，并同時考慮與供應商的長遠合作關系和其他材料的總體價格等因素，選擇多數材料價格最低的供應商，并與之協商，使總體材料的采購價格達到最低最優水平。

　　拓展：公司采購管理規程

　　一、范圍

　　各部門工作所需的辦公設備、辦公用品、清潔用品、工服勞保用品及工程所需的配件材料和印制表格標牌等。

　　二、職責

　　1、采購員負責對各類物資的采購工作。

　　2、財務部派專人負責需采購物資的復審工作。

　　三、程序

　　1、根據各部門月請購所需常規或急購物資填列的請購單的品名、數量、規格、型號等，及時與相關的業務單位聯系，落實物資和價格后，反饋采供部主管初審后，報大廈財務部復審，再呈大廈總經理批示后及時組織物品的購入，物資到位后，及時通知有關部門領用。

　　2、對急購物品，要按使用部門要求的時間及時采購。（特殊情況先購后批），確保大廈設備的正常運轉。

　　3、對一些規格、型號強的特殊配件和購買，可請示工程部經理，委派工程技術人員共同外出購買， 以便確認規格、型號、鑒別質量。

　　4、嚴格按照《合格分供方名冊》選擇采購渠道，不得擅自變更。

　　5、對一些單一品種物資的選擇，也要本著質量好、價格合理、服務優良的原則，簽訂供物意向，以保證長期穩定的關系。

　　6、對常規物品盡可能參照周期使用需求量，做到計劃購買，防止庫存積壓。

　　7、對一些大宗物資要索取“三包”手續，簽訂三包條款以保證包修退換的執行，必要時留10%尾款。

　　8、對大宗物資的采購，必須由二人操作，從詢價到落實，從質量到價格均由二人共同負責。

　　9、采購員要負責對物資使用隨時回訪，了解物資的使用情況，質量是否合格、優良，如發現質量問題，及時與分供方聯系退換，對確不守信譽、質量無保證的渠道，不再合作。

　　10、為提高資金利用率，便于質量低劣物品的退換，對采購的物品盡可能采取延期付款的方式來制約。

　　11、庫管員要對物資質量把關，對不合格物品的退換起監督作用。

　　12、采購員要及時報帳，核銷物品采買的手續，不許拖拉壓票影響財務部結帳。

　　13、對采購工作要有高度的責任感和事業心，對所分配的采買任務要認真負責、吃苦耐勞，提高工作效率，當日的工作當日完成，不拖拉，不借外出購物辦私事，否則一經發現嚴肅處理。

　　14、采購員要刻苦鉆研有關業務知識，全面掌握各種物資的使用性能、使用部位、規格型號等，分析掌握市場行情，做到心中有數、業務熟練。

　　15、采購員要認真填報《物資結算統計表》。

　　16、樹立敬業愛崗精神，遵守財經紀律，對所購進物品的質量、數量、價格等認真負責。

　　17、杜絕損公肥私、中飽私囊，對營私舞弊、收受回扣或工作不負責任造成重大失誤、經濟損失者，由當事人悉賠，并處于二倍罰款，同時申報人事部立即開除。

　　四、監督執行

　　部門經理監督執行。隨時跟進并詢問采購工作的進展程度。

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