CFO如何獲得及時與清晰財務數據

CFO如何獲得及時與清晰財務數據

　　當最為重要的信息是由其他部門提供、而這些部門又不在首席財務官(CFO)的管轄范圍之內時，改進財務工作流程就成為了一個巨大的挑戰。在整個會計處理流程中，依據工作能力或業務單元分工的財務部門和會計部門很少能夠有效合作。分析師和財會人員常常將時間大量耗費在“周而復始”地理解數據差異和弄清信息上。當問題被發現時，距其產生往往已過去很久，此時再尋求合作糾正錯誤就變得非常困難。天長日久，后期糾錯取代了消除根源，成為優先考慮的事項。

　　你如何解決他人(其它部門)的問題?這看似一個藏有陷阱的問題，因為領導者總是站在自己的立場上來看待所有的問題。不幸的是，當企業的工作流程和信息鏈條按照工作職能被分割時，責任共擔的意識就變得模糊。財務部門和會計部門就會過于關注本部門的內部工作，而無暇顧及整體工作目標。

　　例如，某個業務單元的財務主管可能因急于完成關賬工作而未正確登記日記賬;在同時解決多個需要優先處理的工作任務時，部門經理可能會在一項記錄中重復登記多項固定資產;兩名財務分析師可能會使用不同的數據來編制收入報告。這些僅僅是引發財務和會計工作重復勞動以及無效率的諸多問題中的一小部分案例，究其根源就是缺乏充分的協調與合作。

　　一家大型娛樂企業的CFO發現，在進一步改善會計部門和財務部門的管理工作之前，任何問題都會導致各個部門相互指責，而問題本身卻極少能夠得到解決。每個部門都是在自己的工作職能框架下來解決問題，但這對提升管理工作于事無補，大的問題依然橫亙于前。當各個部門的負責人被要求通力合作，制定一個更加完善的工作流程時，他們的第一反應就是懷疑。

　　但在設計出“端到端”的價值流程后，各部門負責人開始意識到在傳遞清晰財務信息、及時進行分析的過程中，每個部門都扮演著至關重要的角色。一旦洞悉工作職能的割裂正是信息流產生鴻溝的根源，最初的遲疑就會煙消云散。只有改善溝通、增強部門間的合作才能夠最終消除工作延誤和重復勞動;只有工作流程所涉及的部門共同商討，才能夠消除改進工作的最大阻礙;只有在所有部門都對工作結果承擔責任的情況下，質量和時效性才能夠得到提升。

　　從“檢查和改正”到“從源頭上控制質量”

　　財會人員的大部分工作內容是檢查和調制信息。但是，任何花費在追查不完整信息、修正數據以及澄清表述的時間都被認為是重復勞動和浪費。在絕大多數情況下，數據在源頭就有問題，但是這些問題要經過很久才被發現。重復勞動會中斷工作流程，延誤報告的編制和分析工作。

　　當第一個處理信息的人認為他的工作準確無誤，而依托該信息開展后續工作的人發現無法對信息進行處理時，工作流程就會產生斷裂。為什么這兩個人對于信息的及時性、完整性以及準確性的認知有如此大的差異?原因就在于對何為“質量上乘的數據”沒有清晰準確的定義。

　　如果你向發現問題的人詢問是依據什么來判定數據的正確與否，他們會詳盡地列舉出種種標準。理想情況是，針對每一項缺陷都有特定的測試方法，而采用何種測試方法則取決于接受信息的人。

　　此時，工作流程中互動關系的重要性就突顯出來了：信息的接收人是消費者，信息的制造人是供應商。內外部消費者最終必須對好信息和壞信息進行界定，而供應商必須遵從消費者對于質量的界定。

　　CFO一旦識別出最為常見的錯誤，每個人就應該明確如何對工作進行檢查，以確保他們的工作符合質量標準。數據供應商的檢查方法應與其消費者所采用的方法保持一致，以確保所提供的信息具備適用性。檢查工作必須嚴格按照統一標準執行，只有這樣，所有的工作差錯才會在源頭上被發現，不會出現錯誤數據被傳遞到下一個工作階段的情況，這一點非常重要。

　　在數據源頭上就甄別出錯誤讓信息制造者有機會將重復勞動的負面影響降到最低，能夠及時并且不斷地完善工作流程，減少或消除工作差錯。

　　“穿流”檢查提升效率、明確責任

　　在源頭設立質量控制點是為了實現信息流能夠不斷向前流動。將質量檢查工作回溯至數據源能夠減少數據從消費者向供應商的后向傳遞事件的發生，從而大大提升信息流的流轉速度和效能。雖然錯誤不可能在一夜之間就被消除，但是下游的財務和會計活動可以采用通過詳細描述取代完整準確數據的方式來完成。

　　在每個質量低下的源數據被發現的環節上，對數據源進行質量回溯檢查，辨別出理想狀態應得到的信息，將之與會產生問題、導致重復勞動的所有情況和變量進行對照，然后據此來確定恰當的替代方法(如一種描述性的替代處理方法)，這種方法能夠確保所有的變量都可為下游消費者接受和使用，不會導致他們重復勞動。

　　在我們的客戶中，有一家全球性的商業服務公司就將上述方法作為其兩階段工作法的組成部分，以此來改善固定資產折舊工作流程和數據質量。在最容易產生數據問題的關鍵檢查點上，該公司對可能會導致重復勞動的所有最常見差錯和疏漏進行了甄別。然后，旨在揭示問題的測試方法在提供數據的相關人員之間共享，他們共同制定了檢查標準，以及明確了當理想數據無法獲得時的替代信息。

　　最后，數據供應商探尋減少或消除數據波動根源。采用這一方法，該公司將折舊流程周期縮短近半，提高了工作質量和效率。

　　會計和財務職能轉變的一個重要啟示就是工作流程中的每一個人都對整體工作結果負有責任。參與其中的每個人都不能推卸責任，而應該通力合作，為消費者服務。只有那時，CFO才能真正獲得質量上乘的數據。

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