會計電算化系統初始化問題研究
系統初始化工作在實施會計電算化的過程中是尤為關鍵的一環，是電算化系統有效實施的前提和保障。會計電算化系統初始化相當于手工賬下的建賬工作，是指企業在預備實施會計電算化系統時，對具體財務軟件投入使用前的初始設置。初始化工作涉及的內容較廣泛復雜。各單位財務人員在實施過程中應了解會計電算化的特點，注意實施的關鍵點，避免一些常規錯誤，高質量的完成系統初始化工作。
1.系統參數的設置
系統參數的設置即建立起符合本單位核算要求的賬套信息，如確定賬套名稱，記賬本位幣，記賬方法，企業核算類型，單位信息，會計期間，賬套結賬時間等。另外還要做好用戶管理工作，也就是操作員管理，包括操作員崗位設置，崗位分工，權限分配和口令設置。
2.會計科目設置
賬務系統中廣泛應用代碼，科目的設置主要是代碼的設置。建賬時要將收集到的會計科目加入賬務系統，建立賬務系統的會計科目體系。在電算化賬務系統中除了像手工賬務一樣要使用會計科目外，還要為每一個會計科目加入一個編碼。會計科目編碼通常用阿拉伯數字編制，采用群碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數段，每一段設有固定的位數表示不同層次的會計科目。如第一段表示總賬科目，也就是一級會計科目，第二段表示二級明細科目，第三段表示三級明細科目。第四段表示四級會計科目。如果會計科目編碼級次為4-2-2-2則表示一級會計科目(總分類)會計科目編碼是四位的，在會計科目編碼級次為 4-2-2-2的設置下，一級科目編碼為四位，二級、三級、四級各兩位。在此編碼級次下，某家電企業“庫存商品”會計科目編碼可以設置為“級次1，科目編碼1243，科目名稱-庫存商品”，“級次2，科目編碼124301，科目名稱-彩電”，“級次3，科目編碼12430101，科目名稱-液晶”，“級次 4，科目編碼1243010101，科目名稱-32寸”。在設置會計科目時需要注意以下問題：
(1)科目設置要規范。在設定一級科目編碼時必須符合財政部門制定的會計制度中的有關規定，設立明細科目編碼除會計制度有規定的以外，應該按上級主管部門和本單位的管理要求設定，以保證科目代碼的規范系統性和統一性。要保證每一個代碼對應于一個會計科目，但如果同名的明細科目分屬不同的上級科目，則可以被系統接受而不認為是同名的會計科目。
(2)科目的設置要具有明晰性。在滿足管理要求和適應計算機處理的前提下，力求代碼簡單明了、位數越短越好，既便于記憶又能提高錄入憑證的速度。
(3)科目設置要有擴展性。一旦系統初始化完成，新增加科目就局限在一定的范圍內進行，只有來年再建新賬時，才能得到修補。所以，在科目編碼時，至少要考慮到本會計年度內科目編碼的擴展性，以免在以后的核算工作中出現科目無法增加的麻煩。
3.數據的設置
完成科目設置后，即可將各科目余額輸入系統。賬務系統在一月份啟用時只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。如賬務系統在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和一月到啟用賬務系統之前各月的累計發生額，這是為會計報表所準備的數據，如不輸入累計發生額，由于會計數據缺乏連續性，在以后的查詢及報表中如需要全年累計發生額，系統將無法提供正確的數據。嚴把數據錄入關，在機制賬中，記賬，匯總，試算平衡，對賬，編制報表等一系列工作會由計算機根據錄入的憑證和設置的公式完成。因此，數據錄入和審核是電算系統中的關鍵環節。建賬后要先錄入期初余額的發生額，經試算平，確保各賬戶余額與手工余額相等后方可錄入憑證，憑證錄入時要特別注意明細科目，借貸方向，數量金額等，信息不得有誤，憑證錄入后要由專人負責審核。發現錯誤要督促制單人及時改正，只有審核無誤的憑證方可記賬。
在實際操作中大部分財務軟件都提供了簡化操作的方法，即只需輸入最底層明細科目的年初余額和累計發生額，期初余額和各上級科目的年初余額、累計發生額、期初余額則由計算機自動匯總。如果設立了輔助核算項目，各輔助核算項目的年初余額和累計發生額也需在初始化時輸入。余額輸入完成后，計算機能檢測余額是否平衡。在確認各項余額輸入無誤后，即可結束建賬，固化余額，避免以后對初始余額的錯誤修改。及時做好數據備份，一旦系統出現故障丟失數據時可及時恢復，這是電算化中的一項重要工作。
4.憑證類型的設置
在手工賬方式下，會計人員可將記賬憑證分為收、付、轉憑證，來處理經濟業務。也可根據單位的實際情況設定憑證類型，比如收支業務較多的單位，還可分為現收、現付、銀收、銀付和轉賬五類憑證。業務較少的單位，可以不進行憑證分類，只設置一種通用格式記賬憑證。記賬憑證分類不是一個必選項目，可以只用一種通用記賬憑證格式。省去必要麻煩，不會影響到記賬憑證的查詢和憑證的輸入速度。
5.報表初始化的設置
在商品化的財務軟件中通常都預置了通用的標準格式的會計報表，但除通用會計報表外，單位一定還需要其他的一些報表如銷售業績表，股利分配表等，這些報表是無法預置的，需要重新設定。報表通常由表標題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設置是關鍵所在。表體中有兩類數據，一類是固定的表項目;另一類是變動的數值性數據。數值性數據須設置取數公式，從賬簿、其他報表中取來，隨賬簿中的數據變化而變化。定義完報表以后還應該注意報表的校驗公式的定義，校驗報表內部、報表之間的勾稽關系，避免出現錯誤。
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