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會計電算化報表子系統的現狀問題經濟論文
摘要:會計電算化系統中,會計報表文件的內容通常由兩部分組成:一部分是報表數據來源公式、數據計算公式和數據勾稽關系公式;另一部分是報表數據。報表數據是計算機根據報表文件中的各種公式自動生成的,由此可見會計電算化系統中報表公式的重要性,因而現行會計電算化軟件中存在的報表子系統的報表公式與其他系統的接口標準不統一的問題亟需重視和解決。
關鍵詞:會計電算;報表;標準化
文章編號:1003-6636(2001)02-0072-04中圖分類號:F231文獻標識碼:A
隨著計算機硬件、軟件技術的迅速發展,我國商品化會計軟件在短短十多年的時間內已有長足的發展,從初期的基于DOS環境的簡單會計核算系統,發展到現在基于WINDOWS環境的、網絡化的、具有一定管理功能的會計信息管理系統,特別是其中的報表子系統的功能和軟件水平更是快速提高。但是,在其發展中也出現了不少值得注意的問題,尤其是報表子中標準不統一的問題比較突出,本文擬就此做一些探討。
一、會計報表子系統的現狀
由于計算機硬件條件的限制以及支撐軟件技術的不足,我國早期的會計電算化軟件中的報表子系統一般都由開發商自行開發研制,功能上一般只能編制少量的會計報表,報表格式比較單一,報表中數據的來源范圍也較窄,通常只能從帳務數據庫中取得,若要使用其他數據,則需要人工從鍵盤上輸入,其中較典型的有用友財務軟件(DOS版),萬能財務軟件等。
進入九十年代中期,隨著軟件技術的發展,特別是WINDOWS圖形環境和對象嵌入與鏈接技術的廣泛應用,使各會計電算化軟件商投入了大量人力、物力紛紛對原有的系統進行升級,甚至重新開發自己的帳務軟件,使我國的會計電算化軟件的總體水平跨上了一個新的臺階。目前報表子系統一般都采用嵌入通用電子表軟件的方式,使會計報表子系統功能得到了極大的改善。這種新型的會計報表子系統可使用戶在不需要軟件設計人員的幫助下,生成會計工作中所需的各種會計報表;對于報表的大小,格式都沒有太多的限制,而報表中數據來源更是多種多樣——可以從帳務數據庫來,也可以從其他數據庫中來,例如可以從其他報表中取數據、從計劃數據庫中取數據等。報表數據的輸出形式多種多樣,可直接輸出到紙上,也可文件的形式輸出到磁盤上,還可以通過網絡傳送給其他的計算機。
這種新型會計報表子系統實現的方法,一般是將專業的通用電子報表系統(如EXCEL,LOTUSl-2-3等)經適當改造后,嵌入自己的會計電算化系統中(如用友,金蝶等),然后在自己的會計軟件中提供一定數量的數據接口、取數公式及計算公式等。用戶通過對這些數據接口、取數公式及計算公式的運用即可生成所需的各種會計報表。由于這些報表子系統嵌入了專業的通用電子報表子系統,所以它們不僅能生成各種會計報表,還能對所生成的會計報表做各種會計分析和統計分析,從而大大擴展了會計報表子系統的功能。
現在比較流行的會計電算化軟件(如用友,安易,金蝶,金算盤等)的會計報表子系統,其報表編制的基本處理流程可總結為如下的流程圖:
上述流程圖可以看出,整個報表處理子系統就是要生成和處理報表格式文件和報表數據文件,而報表文件則是這兩個文件的總稱。
報表格式文件主要包含兩類信息:報表總體信息及格式信息。如表名、單位編號,單位名稱,報表日期,表及表中行列寬度、高度和表線格式等信息;另一類信息則是用以說明表中各表項數據的來源及計算方法等,這一類信息通常都是用公式的形成來加說明的。
可以說,報表格式文件的內容決定了報表數據文件的內容、格式等,所以要得到正確的會計報表,就要正確地確定和編輯報表格式文件的內容。目前,所有的會計電算化系統都提供了手工輸入和向導輸入兩種編輯報表格式文件內容的方法。用戶要想得到某個特定的會計報表,首先就通過系統提供的編輯手段,輸入報表的各種格式信息,取數公式和計算公式。生成報表格式文件,然后由報表處理軟件根據格式文件的內容,自動生成報表數據文件,并根據需要進行報表輸出或報表分析。
一張報表只要格式、數據關系沒有發生改變,則它的格式文件的內容就不要需要改變,只需輸入不同的日期等參數,就可得到不同時期、不同會計期間的報表。
二、存在的問題
以現在的軟件發展水平來衡量,目前較流行的會計電算化軟件報表處理子系統的功能及水平是比較完美的。本文不打算討論單個軟件的技術問題,而是想對在會計電算化在普及和使用過程中出現的問題做一些研討。通過應用可以發現,我國會計電算化報表處理系統存在較嚴重的標準混亂問題,主要表現在:
1.各種會計電算化軟件中所用的術語和含義不統一。
對于報表處理子系統的使用,首要問題是要首先定義報表的各大組成要素,按現行比較流行的要素劃分方法,報表由標題,表頭,表體,表尾四大要素組成,但在有些系統中則劃分為表頭,表體和表尾三部分,而另一些系統則劃分為表頭,表體,附注,表尾。有些雖然要素名稱相同,但實際含義則不同,例如有的系統將列標題作為表體的一部分,而有的系統則將列標題作為表頭的一部分,等等。
2.各種公式的格式不統一、函數名稱不統一、參數格式多種多樣,各種軟件的報表公式差異很大。
例如用友財務軟件中,其帳務函數的基本格式是:
函數名(“科目編碼”,會計期單位,“方向”,帳套號)
而金蝶財務軟件的帳務函數的基本格式則是:
<科目編碼>.數據性質會計期數
在用友財務軟件中,以函數名來區別期初,期末,發生額等,例如QC代表期初數據,QM代表期末數據。而在金蝶中則是以數據性質來區別不同類型的數據,如用字母C代表期初數據等。在同一個軟件中,也存在函數名的命名不統一的現象,如在用友財務軟件中,取數函數大多用漢字拼音縮寫,而計算函數則大多采用英文單詞。
此外,函數中涉及的參數的格式不統一,例如:在用友財務軟件中,報表AA中單元H33的值來自BB報表中D9單元的數據,則取數公式為
“AA”→H33=“BB”→D9RELATILON月WITH“BB”→月
在金蝶財務軟件中,則為
“AA”!H33=“BB”!D9
3.報表格式的定義方法不一致。
各種軟件在定義一些格式時其方法差異很大,例如:在所有報表中都會涉及到報表輸出數據的小數位數。在用友財務軟件中是以總體格式說明的方法定義輸出數據的小數位數,而在金蝶財務軟件中則是以單個單元逐個定義的方法來定義每一個單元輸出數據的小數位數。
4.報表無紙化輸出的格式不統一。
所有系統現在的紙性化輸出一般均能滿足國家
財政部關于報表格式的要求,但是隨著計算機網絡時代的來臨以及數據共享,數據全方位、深層次的應用,報表數據更多地向無紙化輸出發展。
鑒于報表無紙化輸出的重要性,各軟件開發商都在自己的軟件系統中增設了報表無紙化輸出的功能,有些系統還可以多種格式輸出。如用友財務軟件可采用ASCII文件和XBASE數據庫文件的形式進行輸出;而安易財務軟件無紙化輸出則有ACCESS文件類型和ORACLE文件類型等;在金蝶財務軟件中則只能將數值型數據進行無紙化輸出(參見金蝶財務軟件6.3版);還有的財務軟件還可以EXCEL文件格式對會計報表數據進行輸出。
雖然這些軟件都能將報表數據以文件形式進行無紙化輸出,但是各種軟件在報表數據的輸出格式上都有所不同。同一種報表(如資產負債表),在無紙化輸出時,哪些數據要輸出,哪些不輸出,順序怎樣,數據的寬度如何等都不統一。
三、存在的問題對會計電算化的普及和應用的影響
上述現行財務軟件存在的標準不統一問題,對于我國會計電算化軟件水平的提高,會計電算化的進一步普及,以及會計資料的廣泛和深入應用都非常不利。
1.容易形成會計軟件市場壟斷。
由于現今的會計電算化軟件報表子系統在使用上差別極大,對于會計人員來說,要學會并掌握一種軟件的使用已非易事,要掌握多種軟件的使用就更困難,也沒有必要。因此,一個用戶一旦使用了某種財務軟件后就很難再改用其他財務軟件。而現有的財務軟件占有并瓜分了大部分市場分額后,其他軟件商再要涉足該市場則會非常困難,并且已瓜分了市場的軟件商之間也很難再重新分配市場,其結果將使軟件商減緩軟件的升級換代速度;在軟件升級換代時,用戶為使現有系統的核算資料能在今后繼續使用,并保證升級換代后的數據能保持一致,則必須使用原軟件商的產品。這樣一來,軟件商就可任意抬高軟件價格使用戶承受更大的軟件費用。
2.不利于國家和投資者對會計報表的審計監督。
由前可知,在會計電算化系統中,會計報表的正確與否,除了與會計核算資料的正確與否有關外,更重要的是在會計報表文件中取數和計算公式的設置是否正確,因為會計核算數據是否正確可調出相應的帳簿數據進行核對。由于報表中數據是對帳簿數據的綜合,不同的行業,不同的用戶對報表中數據的綜合方法是不盡相同的。國家的審計部門、稅收部門、銀行或投資者都要對會計實體的對外會計報表的正確性做出評估,在會計電算化時代,評估的重要依據就是報表的取數和計算公式。前面已敘及各種軟件的取數和計算公式差異很大、標準混亂,要使審計、稅收監管人員、投資者對各種軟件的報表取數和計算公式都能掌握是不可能的,更不用說對報表正確性的審計監督。
3.無紙化輸出格式的不統一,對報表數據的廣泛和深入應用不利。
在企業內部,會計電算化系統僅僅是整個企業管理信息系統的一部分,也就是說,企業的管理信息系統是由若干子系統組成,如人事管理,計劃管理,財務管理,統計分析,輔助決策與支持系統等。每一個子系統都是一個非常龐大的軟件,這些軟件一般都是由于不同的軟件供應商提供的,當然也有企業自行開發的。子系統與子系統之間往往都存在一定的信息依賴關系,財務管理,統計分析,輔助決策與支持子系統,通常都需要利用會計報表中的數據,由于報表數據無紙化輸出的格式不統一,這些系統往往都不能直接使用由會計報表子系統直接產生的報表數據,致使企業采用人工方式從其他子系統所需的格式重新輸入報表數據,或者設計專門的針對本企業(非通用的)報表數據轉換軟件,以便使用其他子系統能利用的報表子系統產生的各種信息和數據。
在企業外部,由于許多會計報表(如資產負債表,損益表)是對外的,并被其他系統使用其提供的信息。審計部門、稅收部門、銀行和投資者等都需要企業會計報表提供的相關財務數據。在計算機普及的今天,所有的信息使用者幾乎都是在利用計算機和相應的軟件系統做有關的工作,由于會計報表的無紙化輸出格式不統一,使這些信息的使用者都無法直接使用會計報子系統的輸出信息。
三、對策及建議
1.建立統一的報表編制語言。
從目前的各種會計電算化系統的會計報表編制方法來看,基本都采用公式法來說明報表中數據的來源和計算方法。從前面的分析,我們已看到,不同的軟件系統有自己的一套公式、函數,并且差異很大,公式、函數的表示法,公式多少及函數的功能強弱等都不盡相同。但是,如果仔細分析各種系統的這些公式、函數的集合并加以分類,可以看出它們的許多共同之處:
(1)從帳簿中抽取數據的函數和公式,這些公式主要說明報表中的數據從哪些帳簿來,取期初數、期末數、發生額以及會計期間和會計期間數等。
(2)從其他報表中取數的函數及公式,主要說明從哪個報表文件取什么數據;
(3)表內計算函數和公式,說明表內某一項數據可由本表內的其他數據按照一定的方法計算得到;
(4)其他函數和公式,包括勾稽關系定義,小數位數說明等。
由于報表編制函數和公式本質上的作用、功能相同,以及各種軟件報表編制函數和公式在上述幾個方面的共同性,筆者認為,可以在綜合各種軟件報表編制函數和公式的基礎上,結合報表編制的特點,總結并開發出一種標準化的會計報表編制語言,相當于計算機程序設計語言,有統一規范的函數名和計算公式,有統一的語法規則,并且這些函數、計算公式和語法規則是一個相對完備的集合。這樣,各軟件開發商就不必各自去設計自己的一套報表函數和計算公式,而是將精力主要投放在如何在自己的系統中高效地實現這種會計報表編制語言,提高軟件質量。對于使用者來說,也可以只學習掌握一種會計報表編制語言,就可在不同的會計電算化系統上編制所需的各種會計報表或者了解、審核特定報表編制方法的正確性。這對于各種人力、物力的節約以及效率提高的作用是顯而易見的。
2.設計統一的報表無紙化輸出格式協議。
由于各軟件開發商清楚地知道報表無紙化輸出的重要性,并在報表無紙化輸出方面做了許多工作,雖然在輸出格式、內容、順序等方面存在一定的差異,但是大家都愿意有一個會計報表無紙化輸出法規或協議。如果有了會計報表無紙化輸出的法規和協議,那么對于會計軟件開發商來說,只需按法規和協議的要求實現會計報表的無紙化輸出即可,而對于其他需要使用會計報表數據的系統來說,只要按法規和協議規定的方式就可獲得相關的數據。這樣,一方面提高了系統開發效率,降低開發成本,另一方面也為報表數據的共享及深入廣泛的應用在技術上鋪平了道路。
目前,我國的會計電算化事業正處于蓬勃發展的關鍵時期,也處于最關鍵的發展時期。為了避免重復勞動帶來的人力、才力浪費,滿足國家對會計信息管理的需要,有必要對于本文提及的問題給予高度重視。因此,筆者建議國家有關部門應盡快組織力量,對會計電算化軟件存在的一系列標準化問題,以及本文未提及的其他一些相關問題加以解決,以使我國的會計電算化事業少走彎路,更加健康、迅速地發展。
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