會計電算化及其對財會業務內部控制的影響

會計電算化及其對財會業務內部控制的影響

　　摘要：會計電算化是會計工作的發展趨勢。分析目前會計電算化工作在會計無紙化、電子原始資料的審核與確認、電算化安全等方面所存在的問題，研究會計電算化對會計業務內部控制的影響，并以此爲基礎探討加強電算化系統管理的內部制度建設問題，以確保財會實行電算化後的系統正常、安全、有效地運行。

　　1、會計電算化面臨的幾個問題

　　1.1 會計無紙化中存在的問題

　　在手工會計環境下，企業的經濟業務發生均記錄於紙張之上，并按會計資料處理的不同過程分爲原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表。紙張上的書面資料形成會計人員所熟悉的會計證據原件，這些紙質原件的資料若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡，這也是傳統紙質原件的一個基本特徵。但是，在電腦網路資訊系統中，原來紙質的會計原始憑證的資料被直接記錄在磁片或光碟上，由於在技術上對電子資料非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業務記錄的“原件”。然而，在電子資料形成和存儲管理過程加強控制和傳統觀念轉換的條件下，電子資料像紙張憑證一樣可作爲會計的原件。如果法律上不承認電子資料可作爲資料“原件”，那麼許多資料就要模仿手工操作的方法形成紙張式的原件，會計的無紙化也就無法開展，并進而影響會計電算化的進程。

　　1.2 電子原始資料的審核和確認

　　在現有的會計電算化環境下，絕大多數會計還保持著傳統的紙張式的憑證審核和手工編制會計記賬憑證方式，因而，在電算化初期，會計原始資料的審核仍然沿用傳統方法。但是，隨著會計電算化的進一步發展，面對“無紙”的會計資料，會計人員特別關心的是怎樣審核和確認存放在電腦系統中的資料與業務發生時的原始形式是一致的。磁片和光碟的資料可通過適當的電腦工具修改并且可以做到不留任何修改“痕跡”，因此，確保這些電子資料是以原始形式保存下來是無紙資訊系統的關鍵。在無紙化的資訊系統環境下，電子原始資料經審核和確認後，就可利用會計記賬憑證編制的軟體模組自動生成電子記賬憑證，自動形成後的電子記帳憑證就不讓任何人修改，而且由這些電子記賬憑證或電子原始資料直接生成的電子記賬憑證、電子賬簿和電子報表都是派生性的資料，如果所用的軟體是正確的，會計系統中的派生資料的正確性、真實性和完整性完全取決於電子原始資料。

　　1.3 會計電算化工作中的安全問題

　　現有的會計應用軟體系統在設計、開發階段，普遍存在著系統需求中安全需求少、軟體設計重功能輕安全的現象，軟體設計選用的語言和資料庫考慮安全性能少，以至軟體投入運行後暴露諸多安全隱患，如資料庫呈開放狀態、易於打開、應用系統軟體存在安全問題等。這類現象和問題目前還尚未得到徹底的改變，同時，許多安全設施并未配置齊全，特別是硬體自身安全性能低，造成的結果是由於硬體的安全問題直接影響會計應用系統軟體的正常運用。另外，還有操作和管理人員安全意識淡薄、操作密碼管理不嚴格、安全管理制度檢查落實不到位等問題。

　　2、會計電算化對會計業務內部控制的影響

　　電算化財務系統的內部控制，既包括原來的手工賬務過程，又包括程式設計、電算賬務處理過程。由於會計電算化是以電子電腦爲主的當代電子資訊技術應用到會計中的簡稱，是用電子電腦代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計資訊的分析、預測、決策的過程，是現代社會大生産和新技術革命的必然手段。

　　2.1 內部控制形式的變化

　　(1) 原手工操作下一些內部控制措施在電算化後沒有存在必要性。如編制科目匯總表，憑證匯總表，試算平衡的檢查，總賬、明細賬的核對;

　　(2)原手工操作下一些內部控制措施在電算化後轉移到電腦內了，如憑證借貸平衡校驗，馀額發生額平衡檢查�？梢姡�電算化會計除了人這個執行控制的主體外，許多內容控制方法主要通過會計軟體來實現的，因此，電腦系統的內部控制也由手工條件下的單一制度控制轉變爲程式控制和制度控制。

　　2.2 內部控制制度內容的變化

　　電腦技術的引入，給會計工作增加了新的工作內容，同時也增加了新的控制措施，如電腦硬體及軟體分析、編程、維護人員與電腦操作人員內部控制，以及電腦機內及磁片內會計資訊安全保護、電腦病毒防治、電腦操作管理、系統管理員和系統維護人員的崗位責任制度等。

　　3、加強電算化系統管理的內部制度建設問題

　　實行電算化以後，系統的正常、安全、有效運行的關鍵是操作使用。如果單位管理制度不健全或實施不力，都會給各種非法舞弊行爲以可乘之機。因此，會計主體的改變，也給內部控制下的制度賦予新的內涵。

　　3.1 嚴格機構和人員的管理與控制

　　會計核算軟體投入正式使用後，對原有會計機構必須做相應調整，對各類人員制定崗位責任制度。會計電算化後的工作崗位可分爲基本會計崗位和電算化會計崗位�；�本會計崗位可包括：會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位;電算化會計崗位包括：直接管理、操作、維修電腦及會計軟體系統等工作崗位。機構調整必須同組織控制相結合，以實現職權分離，有效地限制和及時發現錯誤或違法行爲。如規定系統開發人員和維護人員不能兼任系統操作員和管理人員等。

　　3.2 嚴格系統操作環境管理和控制系統

　　操作環境包括系統操作過程以及系統的維護。操作程式控制主要通過制訂一套完整而嚴格的操作規定來實現。操作規程應明確職責，操作程式和注意事項，并形成一套電算化系統文件。如規定交接班手續和登記運行日志，規定資料備份及機器的使用規范，規定軟碟專用以防病毒感染。系統維護包括硬體維護和軟體維護，硬體維護主要包括：

　　(1)定期進行檢查并做好記錄;

　　(2)在系統運行過程中出現硬體故障要及時進行故障分析并做好記錄。而軟體維護包括正確性維護、適應性維護、完善性維護3種。

　　3.3 建立電腦房管理制度

　　實行電算化以後，設立電腦房的主要目的是：給電腦設備創造一個良好的運行環境，保護機器設備;防止各種非法人員進入機房，保護機內程式和資料的安全。

　　具體措施包括：

　　(1)對進入機房內的人員進行嚴格審查;

　　(2)保證機房設備安全的措施。如機房防火規定等;

　　(3)保證電腦正常運行措施。如機房防潮、防磁及 溫等方面的規定等;

　　(4)會計資料和會計軟體安全保密的措施。如數據備份規定及不準在電腦上玩電腦游戲等規定;

　　(5)修改會計核算軟體的審批和監督制度。如規定會計核算軟體的修改需報經單位總會計師批準等。

　　3.4 建立健全的檔案管理制度

　　這些檔案主要是指列印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計資料和程式的軟碟及其他存儲介質。系統開發運行中的各種文檔及其他會計資料的功能是負責系統內各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作，而檔案管理一般通過制定與實施檔案管理制度來實現，一般包括：

　　(1)存檔的手續必須有會計主管和系統管理員的簽章才能存檔保管;

　　(2)各種安全保證措施，如備份軟碟應貼上保護標簽應存放在安全、潔凈、防潮的地方;

　　(3)采用磁性介質保存會計檔案要定期進行檢查和定期復制，防止由於磁性介質損壞而使會計檔案丟失。此外，還應高度重視電算化人才的開發與培養，并爲此提供必要的物力、財力，以造就一支高素質的財會科技隊伍，爲會計電算化工作提供人力和智力支援。

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