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淺談電子商務環(huán)境下財務管理信息化體系的構(gòu)建
摘要：隨著電子商務在現(xiàn)代企業(yè)中的廣泛應用，企業(yè)財務管理必須適應這種信息化發(fā)展的要求，企業(yè)財務管理模式需要進行相關(guān)的變革。本文闡述了基于電子商務的企業(yè)財務管理信息化產(chǎn)生的背景及其概念，分析了電子商務環(huán)境下企業(yè)財務管理的基本特征，并指出了這樣環(huán)境下傳統(tǒng)財務管理存在的缺陷，最后構(gòu)建基于電子商務的企業(yè)財務管理信息化體系架構(gòu)，這對建立新型的企業(yè)財務管財務管理信息化是以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，以業(yè)務流程重組為基礎(chǔ)，適應企業(yè)電子商務運作模式，實現(xiàn)業(yè)務與財務協(xié)同、并發(fā)控制的管理信息系統(tǒng)。它將以網(wǎng)絡為代表的信息技術(shù)與先進的財務管理思想和管理方法有機融合，集會計核算制度、財務會計報告制度和財務管理制度于一體，實現(xiàn)物流、資金流、信息流和業(yè)務流的 “四流合一”，從而達到以核心企業(yè)為軸心的資源共享、信息共享目標。近年來中國網(wǎng)絡基礎(chǔ)設(shè)施日益完善，互聯(lián)網(wǎng)普及率不斷提高，截至2010年6月，中國網(wǎng)民規(guī)模達到4.4億，互聯(lián)網(wǎng)普及率攀升到33%。中國的電子商務不斷向傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)滲透，融合，帶動了相關(guān)產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展。目前，財務管理信息化在我國已經(jīng)成為繼資金集中管理、全面預算管理、財務總監(jiān)委派制、強化內(nèi)部審計制度之后的一種全新的財務管理模式。
關(guān)鍵詞：電子商務 財務管理 信息化
在電子商務環(huán)境下企業(yè)財務管理活動與業(yè)務活動可以協(xié)同處理，財務管理方式能夠消除財務與業(yè)務活動運作上的時間差，從根本上改變財務與業(yè)務互不對稱的滯后現(xiàn)狀，使企業(yè)的財務資源配置和業(yè)務運作協(xié)調(diào)同步，從而實現(xiàn)資源配置的最優(yōu)化。
本文主要分析了電子商務條件下財務管理特征，傳統(tǒng)財務管理的主要缺陷，提出了如何構(gòu)建基于電子商務的財務管理信息化體系。
一、電子商務條件下財務管理特征
電子商務條件下的財務管理是在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下實施財務核算、分析、控制、決策和監(jiān)督等的現(xiàn)代財務管理新模式，是以網(wǎng)絡技術(shù)為基礎(chǔ)幫助企業(yè)實現(xiàn)財務與業(yè)務協(xié)同遠程報表、遠程報賬、遠程查賬以及遠程審計等遠程處理。它支持電子單據(jù)與電子貨幣，改變了財務資料信息的獲取和利用方式，財務資料也將從傳統(tǒng)的紙質(zhì)頁面資料、磁盤資料發(fā)展到網(wǎng)頁數(shù)據(jù)。作為網(wǎng)絡技術(shù)與財務管理方法結(jié)合起來的一種新的財務管理模式，是財務會計的未來。電子商務條件下財務管理的特點如下：
(一)網(wǎng)絡計算
互聯(lián)網(wǎng)的核心動力是網(wǎng)絡計算，即從PC時代的桌面計算走向網(wǎng)絡時代的網(wǎng)絡計算。這一核心動力的發(fā)展推動了財務管理從桌面走向網(wǎng)絡，即從桌面財務走向網(wǎng)絡財務。從桌面財務到網(wǎng)絡財務主要體現(xiàn)在財務管理空間、時間和效率三個方面的改變�？臻g上使得財務管理更加從企業(yè)總部走向企業(yè)全部，從企業(yè)內(nèi)部走向企業(yè)外部。時間上使得會計核算從事后達到實時，財務管理從靜態(tài)走向動態(tài)。財務管理時空的改變也帶來財會工作介質(zhì)和工作方式的改變。無論是空間還是時間上的改變，本質(zhì)上都極大地延展了財務管理的能力和質(zhì)量，使財務管理達到原來不可企及的水平。
(二)協(xié)同業(yè)務
財務與業(yè)務的協(xié)同一直是企業(yè)管理工作中的一個重要命題。在互聯(lián)網(wǎng)之前的財務管理系統(tǒng)存在諸多困難。網(wǎng)絡財務作為企業(yè)電子商務的重要組成，從根本上促進了財務與業(yè)務的協(xié)同，包括與企業(yè)內(nèi)部部門的協(xié)同、與供應鏈的協(xié)同和與社會部門的協(xié)同。內(nèi)部協(xié)同業(yè)務包括對企業(yè)全程業(yè)務的協(xié)同，從網(wǎng)上采購、到網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上服務、網(wǎng)上考勤等。財務部門的預算控制、資金準備、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上結(jié)算等工作與業(yè)務部門的工作協(xié)同進行。與供應鏈的協(xié)同如網(wǎng)上詢價、網(wǎng)上催帳等。與社會部門的協(xié)同如網(wǎng)上銀行、網(wǎng)上保險、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上報關(guān)等。
(三)遠程處理
在互聯(lián)網(wǎng)之前對異地機構(gòu)的財務管理由于受傳統(tǒng)方式的空間局限，其技術(shù)難度或管理成本都是高昂的�；诨ヂ�(lián)網(wǎng)的財務管理系統(tǒng)突破了這一空間局限，使物理距離變成鼠標距離，使管理能力能夠延伸到全球任何一個結(jié)點。眾多的遠程處理功能得以輕易實現(xiàn)，特別對于集團型等多分支機構(gòu)的企事業(yè)單位具有重要的現(xiàn)實意義。
(四)動態(tài)核算
如果說PC時代的財務系統(tǒng)主要解決了工作量的問題，那么網(wǎng)絡財務將在此基礎(chǔ)上顯著突破速度的問題。網(wǎng)絡財務下的會計核算將從事后的靜態(tài)核算達到事中的動態(tài)核算。極大地豐富會計信息內(nèi)容并提高會計信息的價值。網(wǎng)絡財務系統(tǒng)將能夠便捷地產(chǎn)生各種反映企業(yè)經(jīng)營和資金狀況的動態(tài)財務報表、財務報告。年報、季報、月報和日報可以即時生成。
二、傳統(tǒng)財務管理中存在的缺陷
在傳統(tǒng)財務管理中會計電算化僅是將傳統(tǒng)的財務會計流程搬到計算機上，并沒有本質(zhì)上的改變。其結(jié)果必然是會計工作事后算賬、事后報賬;財務與業(yè)務管理之間不協(xié)調(diào);容易在企業(yè)內(nèi)形成一個個信息孤島，各項業(yè)務之間信息不能實時地溝通。
傳統(tǒng)財務管理體系缺乏健全的預算控制。沒有實時獲取業(yè)務信息的能力，無法進行預算的及時分析，不便于采取相應的調(diào)整措施。同時由于沒有實時動態(tài)的資金流量信息，企業(yè)無法把握資金流向，在企業(yè)的各個賬戶中有可能存在閑置資金，會造成資金體外循環(huán)。這會降低資金的使用效率，加大資金管理風險。
由于許多企業(yè)存在信息孤島，財務會計流程缺陷、時間和空間的局限性等問題。使得企業(yè)領(lǐng)導決策的大量信息只能通過層層報表匯總得到。支持決策手段落后，導致了財務決策信息的缺乏、滯后，實效性和正確性大受影響。
三、構(gòu)建基于電子商務的財務管理信息化體系
(一)構(gòu)建網(wǎng)絡財務新體系
為打破傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)的局限性，可以借助事項會計理論、業(yè)務流程重組理論和現(xiàn)代信息技術(shù)來重構(gòu)網(wǎng)絡環(huán)境下的會計信息系統(tǒng)，基于電子商務的財務管理信息化體系的思路是：以財務業(yè)務一體化為目標，以業(yè)務過程建模，以業(yè)務活動為驅(qū)動事項，集成所有業(yè)務數(shù)據(jù)，通過業(yè)務處理流程實時提供信息處理和控制，生成個性化的財務報告，面向決策，支持所有的用戶。
通過構(gòu)建電子環(huán)境下的會計信息系統(tǒng)來實現(xiàn)網(wǎng)絡財務的功能，包括：遠程處理功能，實現(xiàn)企業(yè)與企業(yè)、企業(yè)與客戶、企業(yè)與供應商零距離的交易行為;移動辦公，管理人員可以隨時隨地得到企業(yè)的最新運營信息以做出決策，增強企業(yè)競爭力;實時動態(tài)管理，系統(tǒng)隨時生成動態(tài)的財務報表提供實時信息;財務業(yè)務協(xié)同，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各部門之間的協(xié)同，與供應鏈的協(xié)同，與客戶的協(xié)同，與社會相關(guān)部門的協(xié)同。網(wǎng)絡財務應用以后，企業(yè)業(yè)務流程處于動態(tài)活動中。從供應商、客戶、銀行等外部關(guān)聯(lián)方與企業(yè)發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務開始，企業(yè)內(nèi)部的采購部、銷售部、財會部、生產(chǎn)部等部門就要對相關(guān)業(yè)務進行記錄。這些部門所記錄的數(shù)據(jù)通過輸入財務軟件便能生成相關(guān)的財務指標、信息。由于網(wǎng)絡的應用，企業(yè)外部關(guān)聯(lián)方、管理決策者、投資者等信息使用者此時便可收集這些資料進行管理決策或投資決策。由于計算機技術(shù)的飛速發(fā)展和計算機的廣泛應用，企業(yè)內(nèi)部各部門對發(fā)生的業(yè)務通過使用計算機便能很好地完成記錄。然而，為了數(shù)據(jù)更完整而有條理，可由會計部門對各部門所輸入的數(shù)據(jù)進行綜合整理，并生成各種報表。此處的報表是動態(tài)報表，是會計部門在線生成的，每隔一段時間更新一次。此外，傳統(tǒng)的會計報表可用網(wǎng)絡財務形式下的報表代替，進行網(wǎng)絡財務報告。網(wǎng)絡財務報告包括了搜索引擎、各種指標在線生成等先進的功能，使各報表使用者除了能夠隨時得到所需信息外，還能夠提高閱讀報表的效率，使決策更及時。由上可知，構(gòu)建網(wǎng)絡財務體系，能夠使整個財務管理流程更加完整，內(nèi)部運作過程更安全，保證網(wǎng)絡財務的質(zhì)量與財務信息使用的效果;各種數(shù)據(jù)的輸入與資料收集更及時，提高決策效率，從而提高了企業(yè)經(jīng)營效率及競爭力。
(二)重組業(yè)務流程
傳統(tǒng)的會計業(yè)務流程模式可以概括為“填制憑證—登記賬簿—編制報表”,這些步驟不可跳躍而行。在網(wǎng)絡環(huán)境下，企業(yè)時刻受到內(nèi)部與外部眾多信息需求者獲取信息的壓力，這些冗余繁瑣的步驟將使企業(yè)會計信息提供滯后。只有建立結(jié)構(gòu)緊湊高效率的橫向網(wǎng)絡型組織結(jié)構(gòu)，并重組業(yè)務流程，才能對急劇變化的市場環(huán)境做出快速反應。通過組織結(jié)構(gòu)的改造和業(yè)務流程重組可以實現(xiàn)財務、業(yè)務、決策一體化，使企業(yè)內(nèi)部的物質(zhì)流、現(xiàn)金流、信息流匯集成開放的、良性循環(huán)的環(huán)路。然后通過網(wǎng)絡將企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務流程再造推廣到整個供應鏈中，從購買原料到對顧客提供有價值的產(chǎn)品和服務的一連串作業(yè)活動，減少供應鏈中不必要的中間環(huán)節(jié)，實現(xiàn)企業(yè)財務管理與整個供應鏈的整合，從而全面提高企業(yè)核心競爭力。業(yè)務流程重組后，一旦外部和企業(yè)發(fā)生業(yè)務事項，經(jīng)企業(yè)內(nèi)部有關(guān)部門填制源數(shù)據(jù)后，通過軟件的作用自動生成相關(guān)財務指標信息，企業(yè)外部、內(nèi)部各部門和各種信息需求者即可同時通過網(wǎng)絡技術(shù)獲取相關(guān)信息，而無需等到會計部門經(jīng)過“填制憑證—登記賬簿 —編制報表”這一固定流程后才能獲得。
(三)完善網(wǎng)絡軟件、硬件的內(nèi)部控制
對操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)軟件方面的控制可以通過設(shè)置用戶訪問權(quán)限管理，建立健全系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的訪問日志審計制度，以及盡可能選用安全等級較高的操作系統(tǒng)產(chǎn)品，并經(jīng)常進行系統(tǒng)升級，對外來用戶系統(tǒng)可以自動進行安全屏蔽這些技術(shù)性措施加以克服。從而保證計算中心任何情況下都能持續(xù)、安全地運轉(zhuǎn)并規(guī)避外界通過網(wǎng)絡對計算中心的威脅。這方面可以通過對計算機中心的位置、結(jié)構(gòu)控制、人員進出中心的控制和對中心配套的電源、防火、防磁、溫度控制等實現(xiàn)。同時，采取多臺服務器同時工作等措施，可克服網(wǎng)絡環(huán)境下可能由于服務器故障而造成的數(shù)據(jù)丟失或發(fā)生錯誤甚至造成系統(tǒng)的癱瘓等狀況。
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