淺談如何提高高職院系教務秘書能力素質

淺談如何提高高職院系教務秘書能力素質

　　淺談如何提高高職院系教務秘書能力素質

　　隨著十八大提出“加快發展現代職業教育，推動高等教育內涵式發展”的新要求，進一步加強并推進高等職業院校教學質量和人才培養模式的改革與創新成為了吉林省教育發展的重中之重。高職院校教學質量的提升離不開教學管理人員，作為最基層最直接參與教學管理的教務秘書，其能力素質的高低對于一個院校提高教學質量、穩定教學秩序都起著至關重要的作用。

　　高等職業類院校與本科院校相比存在著一定的特殊性，一是由于高職院校培養的學生是生產、建設、管理和服務領域一線的應用型技能人才，更注重職業技能的培養，所以教師結構相比本科院校更多元，師資隊伍往往由多個院系組成，還有部分教師來自于企業和事業單位的兼職教師和外聘教師，這就大大增加了管理的難度。另一方面的特殊性表現在高職生源素質參差不齊，在日常教學管理中需要對學生給予更多的關注與指導，有時需要付出更多的耐心和工作熱忱以及無私奉獻精神，對高職教務秘書隊伍能力素質的要求較高。

　　一、教務秘書的作用

　　高職院校教務秘書的作用有多方面，在學院中起著基層管理者的作用，需要協助學院領導完成管理教學方面的常規性工作，保障日常教學秩序的正常運行。教務秘書同時又要輔助學院教師和學生在考試、成績、檔案等教學信息的歸納工作。在學校職能部門之間、學院領導、教師和學生之間需要溝通時，又需要教務秘書進行協調安排，總之教務秘書起著很重要的作用。

　　(一)協助學院領導完成日常教學管理工作

　　首先要完成好教務處分派的任務：制定、安排、錄入和核對教學計劃;排課表、訂教材、安排考試、保證考卷的安全;組織重修重考和各種等級考試的報名、統計工作;協助教務處進行學生的留退降補的核查;核算上報教師工作量和協助課題申報工作等。其次要完成好學院領導安排的任務：協助學院領導進行教學檢查，起草教學工作計劃和報告;組織安排教學會議及學生座談會等。還要協助收集整理學院教師和學生完成一系列的繁瑣工作，比如實習實訓安排、教師調串課、教學考核工作等，還要掌握學生考勤、實習實訓和畢業論文的進展情況。此外做好試卷及各種相關紙質檔案的整理、存檔工作。

　　(二)教務秘書是溝通協調的橋梁

　　教務秘書日常工作性質決定了自身是學�；驅W院上下、平級之間溝通和教學情況反饋的主要樞紐，必須做好上情下達、下情上報的溝通協調作用。作為教務秘書，要把學校的各種教學管理文件精神傳達到學院教師、學生和相關人員;把學生、教師在教學中出現的問題和意見反饋給領導;還要主動與相關學院，多溝通了解，促進教學合作。

　　(三)協調學院與外聘教師的能力

　　外聘教師多是來自企事業單位的專家，他們對實踐教學方面的經驗是很有借鑒價值的，是職業教育類學校不可缺少的師資力量。但由于他們對學校的教學管理規定不熟悉，加大了教學管理的難度。這就需要教學秘書在學院領導、外聘教師和學生之間多溝通協調，主動協助外聘教師規范、負責地完成好各項工作。

　　(四)掌握多種工作技能的能力

　　教務秘書由學院的主管教學的院長領導，主要負責本學院教學管理工作，往往由于學院規模小、人員壓縮，一人身兼數職的情況也比較多見。教務秘書往往還擔當辦公室主任、資產管理員、黨員信息管理員、兼職黨務秘書等工作。這就要求教務秘書既要做好日常管理工作還要具備處理諸多方面事務的能力。在教務秘書工作范圍擴大的情況下，要有不斷學習新知識和新技能的能力和熱情，才能更好地適應學院和學校的發展，體現自身工作中的作用和價值，為學院、學生、領導、教師服務。

　　二、影響高職院系教務秘書隊伍素質建設的原因

　　(一)工作涉及范圍廣，容易分身乏術

　　教務秘書在行政上隸屬本學院管理，但在業務上接受學校職能部門比如教務處、學生處、黨委等多部門的統一領導，所以這決定了教務秘書業務范圍廣、工作量較大。工作對象涉及到的各個部門領導、教師、各個學院的學生，人際關系也比較復雜。同時還要應付許多突發情況，學生和教師在日常教學過程中出現任何事情第一時間求助的總是教務秘書，所以往往感到分身乏術。

　　(二)自主學習能力有待加強

　　教務秘書由于工作性質的原因，除了需要熟悉掌握日常教學管理業務，由于面對的人群廣需要掌握一些公共關系學、心理學、秘書學等方面的知識，還要對學校最新的教學管理規定熟記于心。特別是身兼多職的教務秘書，需要學習的內容更寬泛。實際上，既有教育學專業背景和一定教學經歷，又有教學管理經驗的教務秘書是最佳的。從現在高校的教務秘書人員構成來看，青年教師、應屆畢業生所占比例最大，但是絕大多數并沒有公共關系學、心理學、秘書學等方面的專業知識，但是工作中又非常重要，所以自主學習的任務擔子很重。

　　(三)工作得不到重視，進修機會少

　　教務秘書工作繁雜瑣碎，頭緒多，在許多人看來都是在忙“小事”，在教學秩序正常運行下，甚至感覺不到他們發揮的作用。如果說教師是教育事業舞臺上的一線明星，那么教務秘書就是幕后工作者，多數工作都是默默服務，另外還要受學院和學校各職能部門的雙重管轄和領導，所以有些人看來，教務秘書無非是“打雜”的小角色而已，工作的重要性得不到重視，這都是對教務秘書工作不了解造成的。另外由于教務秘書工作強度大，基本沒有自己的時間，所以很少深入思考或者搞教學管理研究，參加各種提高業務水平和工作能力培訓班的機會更是少之又少。

　　(四)待遇與付出不成比例

　　教務秘書與教師或輔導員在薪金、職稱、晉升、評獎、學年評優、外出培訓方面有較大差距，這樣也使得教學秘書對付出與回報的“不對等”現象產生困惑，久而久之會影響工作熱情和工作態度，挫傷工作積極性，最終導致一些高學歷、能力強的教務秘書轉崗或調出高校。

　　三、加強高職院系教務秘書能力素質的途徑和方法

　　(一)提高對教務秘書重要性的認識

　　教務秘書作為學院教學管理工作的主要執行者，有必要提高對其重要性的認識。首先學校領導應給予充分重視，要給教務秘書工作科學的定位，肯定其價值，使他們多參與教學管理相關活動和學院內外教研科研項目、學術交流會議等，提供其發展進修機會。也可以組織外出調研、考察，學習吸收各大高校先進和優秀的管理經驗。

　　(二)教務秘書自身要努力

　　教務秘書的機械性和重復性的工作比較多，久而久之就淡化了創新學習的勁頭，所以想要提高自身素質，最大程度的發揮自身價值，就必須要通過不斷學習、參加培訓和工作實踐，努力提高各方面能力和學歷層次。多學習先進的教學理論和教學經驗，熟練掌握日常業務，具備系統的高職教育管理知識，還要通過自學掌握一些公共關系學、心理學及秘書學等方面的知識，做好領導的得力助手。

　　(三)增加教務秘書人員的培訓進修機會

　　知識的創新是工作創新的前提，教務秘書每天工作任務多，很難有時間和機會參加培訓學習，這不利于教學管理工作的創新，也不利于高職院校的發展，也不利于個人事業發展，久而久之與其他教職工的差距越來越大。因此學校應該為教務工作人員提供條件，擴大教學秘書隊伍的知識面，使他們將現代教學管理理念運用到實踐中去。特別是高職類院校注重培養學生實踐能力，相應的教務秘書需要熟悉職業教育的相關培養模式和流程，才能更科學的指導教學管理工作。可以采用的培訓形式如舉辦崗前培訓、給年輕教務秘書名額參加教學管理研討會、鼓勵參與科研項目等。還可以定期派人員到外校或企業考察學習，建立人員互通交流機制等新方式。

　　(四)建立保障機制，改進工作條件

　　教務秘書技術職稱一般走教育管理系列，即研究實習員、助理研究員、副研究員和研究員。比相應的教師系列如助教、講師、副教授、教授在崗位津貼上低很多，教務秘書在職稱和職務上均處劣勢，這與實際工作強度不成正比。建議學校專門針對教學管理人員設置獎勵機制，以便于在職稱評定上減少劣勢，另外可以對有突出工作業績和教學管理科研成果的教學秘書加大獎勵力度，鼓勵其提高技術職稱。另外，在職稱評定、職務晉升和業務進修上應該考慮教務秘書的發展需要，確立相關制度并予以落實。

　　其次，高職院校各院系可根據學院規模成立專門的教務科，適當增加教務秘書人員數量以分擔和緩輕工作量，確保工作質量。學校還需要不斷完善校園網及教務管理信息系統，借助現代化手段提高工作效率。

　　總之，教務秘書的工作既關鍵又繁雜，需要領導重視、全校支持、自身努力才能發揮作用。教務秘書工作也蘊涵著許多管理科學的內容，需要不斷探討，不斷分析新情況、解決新問題，才能提高工作水平。教學管理工作需要相互配合、相互理解、相互支持，服從和服務于學校教學大局，才能使教學管理走上科學化、制度化、規范化的軌道。

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