完善企業存貨內部控制探析

關于完善企業存貨內部控制探析

　　【論文摘要】存貨是企業重要資產，流動性強，因存貨產生的問題并非罕見，企業在存貨內控方面存在缺陷，通過存貨內控探析，旨在對企業做好存貨內控工作提供參考。

　　【論文關鍵詞】存貨內控；風險導向；關鍵控制點；職責分離
　　
　　存貨是指企業在正常生產經營過程中持有以備出售的產成品或商品，或者為了出售仍然處在生產過程中的在產品，以及將在生產過程或提供勞務過程中耗用的材料、物料等。存貨屬于企業的流動資產，具體來講，包括原材料、在產品、產成品、半成品、商品及包裝物、低值易耗品等。
　　存貨是企業流動資產重要組成部分之一，存貨數量龐大，種類繁多，存放地點不一，計價方法較多，容易產生舞弊行為，為了確保資產的安全和使用效率，這就要求企業必須加強對存貨的管理,建立存貨管理的崗位責任制，特別是要建立和完善企業存貨的內部控制制度，對存貨的關鍵環節進行控制。

　　一、存貨內控現狀

　 （一）企業內部控制制度不健全
　　存貨實物控制存在缺陷，存貨管理制度也存在缺陷，哪里出問題，哪里補，對存貨盤點制度，感覺有問題就盤，沒問題就不盤，沒有形成制度化，崗位職責不清晰，只注重存貨的購買環節控制，對其他環節往往忽視，造成大量的浪費。很多企業在采購環節，往往由一個人完成。采購價格，只有采購員一人掌握，增加了營私舞弊的可能性。出庫隨意，接觸存貨人員授權不明。
　 （二）內部控制觀念不強
　　內部會計控制已在企業實行，有的企業管理者仍然認為內部控制可有可無，不能帶來直接的經濟效益，反而增加崗位，增加成本，抓好管理制度就可以了，有了內控還增加了管理的難度，管理者的這些認識，直接導致整個企業對內控重視不夠，員工更不理解內控，認為有了內控增加工作的難度，變得不自由。也有的企業管理者認識到了內控的重要性，但執行不力，形同虛設。
　 （三）風險意識薄弱
　　企業面對激烈的市場競爭，風險無處不在。企業應當收集相關信息，對風險進行評估，關注內外部主要風險因素，進行風險識別，對識別的風險采用定性與定量相結合的方法進行分析，經過分析后，采取進一步應對策略。企業缺乏風險意識，認為對存貨只要管住兩頭，哪里還會有風險，也不愿意花時間和精力去研究每個環節的風險。
　 （四）整體框架體系有缺失
　　內部控制的要素包括內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督5大方面，企業在內控方面更多重視控制活動，內部環境、風險評估涉及較少，信息與溝通、內部監督更是缺少。存貨內控作為整個內控的一部分，同樣面臨這樣的情況，內部環境、風險評估不全面，設計出的存貨內控就會缺失，缺少信息與溝通、內部監督，會使存貨內控帶病工作，何來成效。

　　二、改進整體設計理念

　 （一）體現整個內部控制體系
　　內部控制是由董事會、監事會、經理層和全體員工實施的、旨在實現控制目標的過程。這種目標包括：合理保證企業經營管理合法合規、資產安全、財務報告及相關信息真實完整，提高經營效率和效果，促進企業實現發展戰略。內控目標可通過內控要素實現，內控要素包括5個方面。存貨內控設計要融入整個體系，不可孤立。這樣才能使存貨內控運行良好，效果明顯，達到目的。
　 （二）以風險導向為基點
　　風險管理成為組織管理的關鍵所在。存貨的交易數量龐大，存貨項目的種類繁多，存貨計價方法多樣化，業務復雜，涉及環節較多，占資產比重大，存貨放置地點不同，實物控制不便。由于存貨的這些特點，增加了存貨管理中的風險。風險點就是企業日常經營的控制點。企業對存貨面臨的各種風險，收集相關信息，采用定量與定性相結合的方法，進行識別；對識別的風險采用科學的方法進行分析，確定主要風險點，風險點就是企業日常經營的控制點；對分析出的重點控制風險，結合企業的具體情況，確定應對策略。

　 （三）充分考慮企業具體情況
　　內部控制涉及范圍大，內容多，人員多，應充分考慮企業的具體情況，制定出切實可行的存貨內控制度。針對關鍵控制點可根據企業實際情況，設置相應崗位，建立崗位責任制，確保不相容崗位相互分離、相互制約、相互監督。
　 （四）理清關鍵控制點
　　企業存貨涉及多個環節，多個部門，對存貨業務運用流程圖法，列表法等進行全面梳理，理清各個環節，找出關鍵控制點，與風險評估與應對相結合，設計出存貨內部控制。存貨關鍵控制點主要有采購，驗收，倉儲，發出，盤點。采購環節關鍵控制點主要有采購計劃，請購，確定供應商，訂立采購合同，供應過程管理。驗收環節關鍵控制點主要有驗收標準，驗收程序，驗收記錄。倉儲環節關鍵控制點主要有設立存放區域，保管方法，接觸存貨人員授權，建立臺賬，信息化系統。發出環節關鍵控制點主要有領用審批，消耗定額，銷售單，存貨計價。盤點環節關鍵控制點主要有盤點流程，盤點方法，盤點報告。

　　三、具體設計措施

　 （一）采購環節
　　生產計劃部門可根據銷售預測、庫存情況，制訂采購計劃，經過審批后，嚴格執行。由存貨具體使用人提出申請，填制請購單，計劃內的采購，嚴格按照計劃進度由采購部執行，對于零星物資，經部門主管審批，財務部門同意后，由采購部直接執行，對于緊急需求可辦理特批手續執行。采購部門根據收到的請購單，編制訂購單，并連續編號。企業評估小組對供應商進行評估，評估時可從信譽、質量、價格、供貨能力、經營狀況進行，確定供應商名單，建立供應商信息庫，建立長期合作關系，爭取價格及付款方面的優惠，不可由采購部門、請購部門直接確定。對重大采購項目企業可采用公開招投標的形式進行。根據批準的訂購單，及時與符合條件的供應商簽訂符合國家法規的采購合同，對簽訂的重大采購合同，要組織技術、財務、法律相關人員共同參與評審。采購合同履行過程中，采取跟蹤制度，獲取供貨質量、價格、及時性、出現異議的解決信息，對供應商適時評估，完善供應商信息庫。
　 （二）驗收環節
　　存貨驗收是按照驗收標準，驗收程序進行。外購存貨首先檢查采購合同、收料單、供貨企業提供的材料證明、合格證、運單、提供通知單等原始單據與收到的貨物是否相符，其次，檢查實際交貨期與訂購單中的交貨日期是否一致，再者，對收到的貨物進行數量、技術規格復核和質量檢驗，最后，對于經驗收合格的貨物辦理入庫手續。對于不合格的貨物，應及時辦理退貨、換貨或索賠。驗收部門建立臺賬，做好驗收記錄。
　 （三）倉儲環節
　　設立倉儲區域，對接觸存貨人員授權，未經授權人員不得接觸存貨，建立存貨明細賬，根據入庫單、出庫單、退庫單分別登記供貨單位、領用單位、出入庫日期、出入庫數量、存放地點等祥細信息，按照存貨的儲存條件進行儲存，經常巡查存貨狀況，安裝攝像頭監管存貨，用ERP系統對存貨實施適時管理。與財務部門、驗收部門、領用部門建立定期對賬制度。
　 （四）發出環節
　　存貨發出分兩種情況：一是生產領用，二是銷售出庫。
　　對于生產領用，制訂消耗定額，按照定額和計劃實施雙重控制，生產部門根據生產需要填寫一式多聯的出庫單，由部門領導、生產部按照定額、計劃、庫存情況審批，經批準的出庫單交給倉儲部門，倉儲部門審核無誤后，嚴格按照出庫單上的內容發料，當面點清，領料人辦理簽字手續，將出庫單分別傳遞給生產，財務部門，登記臺賬，對于超出定額或計劃的領料，應經過更高級別領導特批，否則不預發料。
　　對于銷售出庫，銷售部門根據銷售合同、訂貨單、銷售發票或賒銷審批單編制銷售通知單，銷售通知單由特別授權人員簽字審批，倉儲部門收到銷售通知單后，審核手續是否齊全，關注銷售的真實性，審核后按照銷售通知單內容填寫出庫單，發貨，當面點清，經辦人簽字，將出庫單分別傳遞給銷售部門，財務部門，登記臺賬。
　　結合單位的實際情況，選擇符合單位情況的存貨發出計價方法。
　 （五）盤點環節
　　企業至少應當于每年年度終了開展全面的存貨清查。成立盤點小組，制定合理的存貨盤點計劃，確定合理的盤點流程，倉儲部門、技術部門、生產部門、財務部門、審計部門等共同參與，合理安排相關人員，使用科學的盤點方法，關注存貨的完整性，存貨的狀況，做好盤點記錄，編制盤點表，對賬實不符問題，查清原因，經批準后處理。

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