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企業(yè)采購管理問題研究
建立企業(yè)采購管理制度，可以明確各崗位、各環(huán)節(jié)的責、權及相互關系，同時明確采購人員的業(yè)務操作要求，從而有利于加強考核;有利于在采購部門貫徹按勞分配制度，有利于激發(fā)職工的責任感與事業(yè)心。以下是yjbys小編搜集整理的企業(yè)采購管理問題研究論文，歡迎閱讀借鑒。
摘要：企業(yè)采購管理模式的不斷創(chuàng)新對企業(yè)發(fā)展的各項標準與具體要求有了全新的定位。改善企業(yè)采購管理模式，是未來企業(yè)需要做出的重要改進之一。
關鍵詞 ：企業(yè)管理;采購管理;存在問題;解決策略
一、企業(yè)采購管理概述
1.1研究內容
自我國改革開放以來，市場經(jīng)濟為主導的經(jīng)濟發(fā)展模式占據(jù)了重要地位，在市場經(jīng)濟發(fā)展競爭日益激烈的現(xiàn)代化城市經(jīng)濟模式中，質量管理的理念自2001年我國加入世界貿易組織后就有了全新定義。2001年后我國逐步進入國際市場的舞臺，掌握國際市場的變化規(guī)律，按照歐洲貿易標準及質量規(guī)定生產(chǎn)產(chǎn)品，嚴格控制進出口商品的質量標準。企業(yè)生產(chǎn)與銷售都依賴采購原材料，從而進行循環(huán)經(jīng)營，企業(yè)采購管理模式的創(chuàng)新有利于企業(yè)的長期發(fā)展，隨著市場環(huán)境的變化，企業(yè)動態(tài)調整企業(yè)采購管理模式，對推動企業(yè)的發(fā)展具有很好的幫助。在質量管理上，我國最早引用的質量管理相關內容就是ISO認證體系，2001年我國加入世界貿易組織，ISO體系便得到應用，并且沿用至今，對我國進出口貿易的十幾萬中商品進行質量監(jiān)控。企業(yè)的發(fā)展離不開市場、離不開產(chǎn)品質量，企業(yè)嚴格執(zhí)行質量監(jiān)督管理條例，把握質量管理體系，是對企業(yè)未來發(fā)展的負責，可以幫助企業(yè)發(fā)展提供可持續(xù)發(fā)展動力。因此，采購管理需要認真負責的檢驗每一項產(chǎn)品的規(guī)格與細致分類，對產(chǎn)品質量進行認真負責的判斷，對原材料進行劃分，提出問題，完善采購制度，確保企業(yè)的采購安全，實現(xiàn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。
1.2企業(yè)采購管理概念
采購管理制度是指以文字的形式對采購組織工作與采購具體活動的行為準則、業(yè)務規(guī)范等做出的具體規(guī)定。為了規(guī)范采購工作，提高采購工作的效率，我們必須建立健全多種采購管理制度，以此作為采購人員與采購部門的工作準則與行為規(guī)范，以保證采購工作健康、有序、高效地運行，從而圓滿地完成采購任務，滿足企業(yè)其他部門對采購業(yè)務的要求。
1.3企業(yè)采購管理的特點
建立企業(yè)采購管理制度，可以明確各崗位、各環(huán)節(jié)的責、權及相互關系;明確采購人員的業(yè)務操作要求，從而有利于加強考核;有利于在采購部門貫徹按勞分配制度，有利于激發(fā)職工的責任感與事業(yè)心。值得提出的是，采購管理制度作用的發(fā)揮是建立在采購制度本身科學性的基礎上的，為此，企業(yè)采購管理制度應體現(xiàn)以下幾個方面的特點：
第一、文字化，任何制度都是以文字的形式表示出來的，采購制度也不例外。制度不是上級的口頭命令或要求，口說無憑，應以文字的形式固定下來，作為大家共同的行動綱領，對任何人、任何采購活動均起規(guī)范作用。文字化的采購制度可以張貼起來，也可以打印成冊，分發(fā)給每一個采購人員，要求大家領會其內容，自覺地按采購制度要求自己。
第二、嚴肅性，采購管理制度一旦確定，采購人員應不折不扣地執(zhí)行，只制定制度而不加強執(zhí)行與實施的監(jiān)督，這樣的規(guī)定、制度是毫無價值的。在實際運作中，對違反制度的采購人員應有相應的制裁措施，應提倡采購制度的嚴肅性。
第三、協(xié)調性，采購管理制度要注重各部門、各崗位之間的協(xié)調，把上下級工作、前后環(huán)節(jié)工作有機地協(xié)調與聯(lián)系起來，以體現(xiàn)集體利益。
二、企業(yè)采購過程中存在的問題
2.1供應商失責問題
根據(jù)調查，企業(yè)內部查采購部2011年質量目標及策劃，“完善供應商管理體系，加強采購及供應商管理，制定及完善采購部管理制度和供應商信息保密制度”，但制度無簽字、審核，仍為起草稿，這說明企業(yè)內部的供應商管理信息并沒有更新;新供應商開發(fā)管理辦法要求按照公司合格供應商各種資質，并對其進行審核，資質審核合格后由采購部負責組織生產(chǎn)部、質管部和研發(fā)部聯(lián)合現(xiàn)場評審，電纜線芯供應商天津帝緣，供應商編號29081，按照企業(yè)內部信息核對，供應商為 2011年新開發(fā)供應商，但不能提供供應商審核及評審記錄;查采購部合格供方名錄，還沒有對供應商進行評價。
2.2數(shù)據(jù)分析問題
企業(yè)內部采購部2011年工作目標，維持采購物料價格穩(wěn)定，整體國內采購成本降低10%，采購合同到貨履約率達95%以上，企業(yè)采購部提供2011年采購數(shù)據(jù)分析清單，如果清單內容存在質疑，則采購數(shù)據(jù)存在問題。企業(yè)成本降低6.01%，按照合同按時交貨履約率統(tǒng)計表分析，合同履約率96.2%，但是價格卻降低了，因此可以看出企業(yè)內部數(shù)據(jù)分析，存在一定問題。針對產(chǎn)品的質量問題與供應商的溝通記錄與分析，以督促供應商提高產(chǎn)品質量和任務履約率，有溝通記錄，但沒有數(shù)據(jù)分析，沒有形成供應商管理檔案，采購部部門職責中供應商管理，進行供應市場的調查與分析，采購員市場調查及分析完成后口頭向部門領導匯報，但無書面報告
2.3供應商規(guī)定的控制程序操作性差，缺乏激勵問題
由于對各環(huán)節(jié)的作業(yè)標準和要求不明確，導致文件的可操作性差，部分環(huán)節(jié)由于缺乏具體的作業(yè)標準而無法執(zhí)行。在合格供應商引入申請環(huán)節(jié)，采購部門按照文件的要求，在新供應商引入之前向認證部提出合格供方引入申請，由認證部審批后安排審核。但文件沒有對審批的標準進行明確，造成目前公司的某一個物料的合格供應商一般都在4家以上，不但沒有增強價格和質量的談判力，反而使得公司物料的采購分散，加之我公司生產(chǎn)規(guī)模本來就不大，更削弱了公司對供應商的談判力。
2.4《采購控制程序》執(zhí)行問題
《采購控制程序》規(guī)定了公司從接到產(chǎn)品生產(chǎn)計劃、采購需求計劃、采購計劃、直到物料采購到廠的全過程流程。對于生產(chǎn)計劃如何形成采購需求、采購需求的匯整、以及采購計劃的編制和審批均沒有在文件中得以規(guī)定，文件僅對這些流程進行了描述，而并沒有明確作業(yè)的要求，訂單量通常無法與現(xiàn)有庫存量和生產(chǎn)需求數(shù)量保持一定程度的符合，加之沒有上限限制，采購量經(jīng)常大大超過生產(chǎn)需求而導致大量的庫存積壓或生產(chǎn)待料的狀況。采購計劃的要求因在文件中只有描述，而并沒有設置有效的審批和監(jiān)控環(huán)節(jié)，也促成了前述狀況的發(fā)生。
2.5采購環(huán)節(jié)的過程結果指標缺乏合理性
對采購部的考核指標為物料采購不及時次數(shù)、材料進廠交驗合格率，而在公司設計的部門職責中，采購部不負責合格供應商的評估以及供應商的考核管理工作，而僅有權調配供應商的采購額度，因此，采購部無法為因供應商無法得到客觀的評估、以及沒有得到有效的考核而未能使得供應商在產(chǎn)品質量上得到應有的壓力負全部責任，因此，將材料進廠交驗合格率單獨作為采購部的考核指標是不合理的。
三、導致采購存在問題的原因分析
3.1基層領導的作用沒有得到充分發(fā)揮
企業(yè)領導往往從企業(yè)自身的發(fā)展要求出發(fā)，高度重視質量管理體系的建立。從質量體系建立之初到運行，在人力資源、財務支出、運行環(huán)境上都給體系的建立打好了堅實基礎。他們對體系建立適用的標準和體系文件都有一定的認識和理解，都有意識地按照體系要求有效地管理企業(yè)。
3.2夸大內審員的作用
內審員是貫標和建標的第一批人員，是建立、實施、保持、提高管理體系運行效果的骨干力量，對體系運行起監(jiān)督作用，對管理體系的保持和攻進起參謀作用;在第二、三方審核中起內外接口作用;在推標、建標過程中起橋梁、
紐帶作用;在體系的實施中起帶頭作用。但質量管理不是內審員一個人的事情。
3.3信息溝通不暢
管理體系本身就是職責清晰、權限明確、接口嚴密的運行系統(tǒng)。信息溝通的基礎是各接口單位的職責劃分，根據(jù)歸口業(yè)務的范圍和體系文件的規(guī)定，以電話、直接交流、開會等方式進行信息傳遞，并做好相應的記錄或證據(jù)的獲取。
3.4培訓不到位
質量管理體系是一個邏輯嚴密、結構清晰、權限明確、自我完善、自我提高的企業(yè)質量管理模式，在實施的過程中，真正體現(xiàn)了全員參與的原則，體現(xiàn)了管理不漏項、事事有人管、人人都管事、管事有績效、時時在提高的原則，因此質量管理體系的運行絕對不是哪一個人的事情，必須通過全方位、多層次、全過程的培訓，人人養(yǎng)成經(jīng)營、管理、工作離不開管理體系，管理體系時時指導企業(yè)經(jīng)營、管理及其他工作的自覺意識，這是管理體系有效運行的第一保證。
3.5考核指標不清晰，獎懲不到位
質量管理體系建立之初，必要的考核是促使標準與實踐融合的催化劑。根據(jù)職責清晰、權限明確的要求，制定細化的考核標準，并根據(jù)考核的結果進行相應的獎罰，將是體系運行的有力保證。
經(jīng)過訪談，發(fā)現(xiàn)各部門業(yè)務人員對質量體系運行中出現(xiàn)的問題有過質疑，也向企業(yè)管理部門或相關領導有所反映。人為因素固然是體系運行的主要阻力，但由于很多問題是公司現(xiàn)有質量管理體系程序設計跟不上公司發(fā)展變化導致的，是職責權限分配與程序設計未適當匹配造成的，僅僅依靠支持性活動來提高質量管理水平是不可能做到的。企業(yè)要根據(jù)采購狀況判定采購產(chǎn)品標準，結合ISO9000持續(xù)改進的要求，提出對公司質量管理體系進行程序改進的時機已經(jīng)成熟，而且勢在必行。
四、改善企業(yè)采購管理的創(chuàng)新策略
4.1完善采購的準備工作
在采購的初期，要完善采購準備工作的各項細節(jié)，處理好采購前期準備工作，以實現(xiàn)對采購工作的認真負責，將職責落實到位。確定合理的定貨量、優(yōu)秀的供應商和保持最佳的安全儲備。能夠隨時提供定購、驗收的信息，跟蹤和催促對外購買加工的物料，保證貨物及時到達。建立供應商的檔案，用最新的成本信息來調整庫存的成本。具體有：
a.供應商信息查詢(查詢供應商的能力、信譽等)。
b.采購與委外加工統(tǒng)計(進度跟蹤統(tǒng)計、建立檔案，計算成本)。
c.價格分析(對原材料價格分析，調整庫存成本)。
4.2采購程序的改進
第一，采購需求分析
企業(yè)在采購過程中，根據(jù)生產(chǎn)數(shù)量判斷采購需求數(shù)量，在采購需求分析過程中，應該先根據(jù)公司產(chǎn)品與煤礦機械控制裝置制造具體規(guī)模確定企業(yè)的生產(chǎn)能力與資源缺口情況，分析采購需求狀況。其中采購需求應該根據(jù)研發(fā)的具體情況與上一次生產(chǎn)情況作為判斷經(jīng)驗，并考慮一系列相關的技術因素，對采購產(chǎn)品的相關信息與產(chǎn)品的技術因素進行判斷，了解具體影響，同時加強與技術、生產(chǎn)以及質量相關的內容，保證采購過程中的可行性與穩(wěn)定性。
第二，采購重要性分級
GJB9001A- 2001標準，采購過程中的具體要求要保證企業(yè)的具體應用情況，根據(jù)供應方的具體供應數(shù)量，開展采購的產(chǎn)品質量控制也要根據(jù)具體采購的產(chǎn)品進行定位和判斷，依據(jù)產(chǎn)品質量特性以及采購中對企業(yè)產(chǎn)品影響力進行判斷，了解企業(yè)的采購行為。一般將采購等級劃分為：
(l)A級：關鍵物料：具有關鍵特性的外購物料。
(2)B級：重要物料：具有重要特性而不具有關鍵特性的外購物料。
(3)C級：一般物料：具有一般特性而不具有關鍵特性、重要特性的外購物料。
第三，采購質量控制文件的制定
采購質量控制文件的內容是文件發(fā)展的具體依據(jù)，針對采購的重要特性以及企業(yè)的采購過程中存在的問題，企業(yè)要針對采購活動擬定重要計劃，針對不同類別的采購確定不同質量和方式的采購策略，制定分級管理辦法與職責管理防范，制定詳細的采購質量控制計劃內容。企業(yè)需要根據(jù)現(xiàn)有情況做出采購計劃，應對現(xiàn)有的采購控制程序做出改進，除明確規(guī)定選擇、評價和重新評價供應商的準則、內容、程序以及規(guī)定企業(yè)相關部門的質量控制及協(xié)調職責;規(guī)定采購的技術要求、監(jiān)視和測量規(guī)程及適用的范圍;還應該對新研制采購器材做出規(guī)定。其次，采購部門應與相關供應商進行溝通，確保其及時完全理解這些要求。并對采購文件的準確性、完整性進行審查和批準，根據(jù)正式批準的采購文件進行采購進行控制協(xié)調。
第四，供應商選擇及供應商管理策劃
成立供應商評價組，由采購部牽頭，召集包括設計、計劃、采購、生產(chǎn)、質管方面的人員，對現(xiàn)有供應商進行分類和評價。關鍵物料向戰(zhàn)略型供應商采購，重要物料向合作型供應商采購，一般物料向市場型供應商采購。
4.3采購的信息化升級
在采購工作中，加入信息化內容，加入ERP信息化管理系統(tǒng)。制定ERP編碼規(guī)則，即設備、備件、材料的編碼規(guī)則，機旁備件管理業(yè)務與ERP系統(tǒng)結合，實現(xiàn)系統(tǒng)中設備部庫房發(fā)貨自動到各作業(yè)部指定的機旁庫存地，大大提高煤礦機械生產(chǎn)設備旁備件入庫效率，同時借助系統(tǒng)完成機旁備件庫存價值時時統(tǒng)計功能;檢修計劃實現(xiàn)ERP系統(tǒng)提報。根據(jù)ERP具體生產(chǎn)數(shù)量需求，市場需求制定實際的采購計劃，并動態(tài)跟蹤調查。實現(xiàn)了檢修計劃在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建、更改和審批的功能，并在ERP系統(tǒng)中實現(xiàn)各項檢修計劃費用指標和實際發(fā)生的定期對比。主要表現(xiàn)在以下部分：
第一，主生產(chǎn)計劃
它是根據(jù)生產(chǎn)計劃、預測和客戶訂單的輸入來安排將來各周期中提供的產(chǎn)品種類和數(shù)量，它將生產(chǎn)計劃轉為產(chǎn)品計劃，在平衡了物料和能力的需要后，精確到時間、數(shù)量的詳細的進度計劃。是企業(yè)在一段時期內的總活動的安排，是一個穩(wěn)定的計劃，是以生產(chǎn)計劃、實際訂單和對歷史銷售分析得來的預測產(chǎn)生的。
第二，物料需求計劃
在主生產(chǎn)計劃決定生產(chǎn)多少最終產(chǎn)品后，再根據(jù)物料清單，把整個企業(yè)要生產(chǎn)的產(chǎn)品的數(shù)量轉變?yōu)樗枭a(chǎn)零部件的數(shù)量，并對照現(xiàn)有的庫存量，可得到還需采購多少、生產(chǎn)多少、加工多少的最終數(shù)量。這才是整個部門真正依照的計劃。
第三，能力需求計劃
它是在得出初步的物料需求計劃之后，將所有工作中心的總工作負荷，在與工作中心的能力平衡后產(chǎn)生的詳細工作計劃，用以確定生成的物料需求計劃是否是企業(yè)生產(chǎn)能力上可行的需求計劃。能力需求計劃是一種短期的、當前實際應用的計劃。
4.4加強文化建設，完善采購制度，保證采購產(chǎn)品質量
在企業(yè)內部要加強文化建設，完善采購制度，確保質量文化的建立，需要管理層的重視與參與，管理層的觀念，工作行為都會影響到下面每一位員工，管理層必須樹立正確的質量觀，對于質量文化在公司的建立予以高度重視，獎勵質量創(chuàng)新行為，并尊重員工的主體意識，充分肯定員工在質量活動中的主人翁地位，讓員工自覺地為公司質量水平的提高努力工作。在日常工作中，企業(yè)可以多舉行一些質量活動，使管理層和公司全體員工意識到質量是公司的生命線，營造出人人關心質量的良好氛圍。在弘揚質量文化，進行質量教育的同時，質量管理制度也不可忽視，完善的機制可以形成一種無形的約束力量來制約員工的行為，以保證工作服務的質量，這樣質量文化的建立才有堅實的基礎。同時，我們也要注意將質量管理制度與IS0/IEC17020的體系標準要求有機銜接起來，避免出現(xiàn)“兩張皮”現(xiàn)象。
參考文獻：
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[2]王春秀，機械產(chǎn)品質量控制與管理[J].技術經(jīng)濟與管理研究，2013.6：142-144
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