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探討如何提高供電企業(yè)行政管理效率
綜合協(xié)調(diào)職能是行政工作的重要內(nèi)容，注重協(xié)調(diào)的方式與方法，是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)得力助手的關(guān)鍵，下面是小編搜集整理的一篇探究供電企業(yè)行政管理效率提升措施的論文范文，供大家閱讀借鑒。
摘要：企業(yè)行政管理效率不高就會(huì)影響企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營過程中的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，無法為企業(yè)的各個(gè)部門提供后勤保障服務(wù)，無法協(xié)調(diào)好企業(yè)不同層級(jí)及不同部門的交流和溝通。文章簡述了供電企業(yè)行政工作的主要職責(zé)與權(quán)限，并針對(duì)供電企業(yè)行政管理存在的問題，提出相應(yīng)的對(duì)策，以供參考。
關(guān)鍵詞：供電企業(yè);行政管理;效率
一、供電企業(yè)行政工作的主要職責(zé)與權(quán)限
(一)供電企業(yè)行政工作的主要職責(zé)
供電企業(yè)行政工作的主要職責(zé)包括，在部門經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，參與政務(wù)，管理事務(wù)，搞好服務(wù)，綜合協(xié)調(diào)，發(fā)揮參謀、助手作用;采集信息，調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)工作提供可靠情況和細(xì)致分析;根據(jù)部門經(jīng)理的安排，協(xié)助檢查重要決策、辦理領(lǐng)導(dǎo)批辦事宜和重要工作的落實(shí)、執(zhí)行情況，抓好督查督辦;負(fù)責(zé)起草全局性的各類綜合性文件與材料;參加主任辦公會(huì)議、企業(yè)相關(guān)專業(yè)會(huì)議等行政例會(huì)，做好會(huì)議協(xié)調(diào)、組織、記錄、紀(jì)要整理和督查督辦工作。
(二)行政工作的主要權(quán)限
企業(yè)的行政工作主要權(quán)限在于，要求企業(yè)本部的各科室和所屬單位提供各方面工作情況、信息和資料;有權(quán)向企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作部領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告工作、提出工作建議;有權(quán)對(duì)存在疑問的工作情況、信息和資料進(jìn)行調(diào)查、核實(shí)，并得到有關(guān)方面和人員的協(xié)助;有權(quán)按照領(lǐng)導(dǎo)指令和意見督查督辦本部各部室和企業(yè)所屬單位重點(diǎn)工作落實(shí)情況，提出相關(guān)的建議。
二、供電企業(yè)行政管理效率低下的原因
(一)辦公室事務(wù)過于繁雜，影響行政工作
一些供電企業(yè)特別是基層供電單位的辦公室多為綜合性辦公室，它集合了政務(wù)、行政、財(cái)務(wù)、機(jī)關(guān)服務(wù)等職責(zé)，辦公室?guī)缀踝兂闪饲陔s室。辦公室工作人員每天都會(huì)沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，信息報(bào)送不及時(shí)，調(diào)查研究流于形式，下情上級(jí)不了解，溝通渠道不夠暢通，難以起到參謀助手作用。
(二)行政工作現(xiàn)代化水平低
當(dāng)前行政機(jī)關(guān)現(xiàn)代化的辦公設(shè)備還不夠普遍，實(shí)際工作中現(xiàn)代化的信息傳輸技術(shù)及管理手段還未得到全面普及，這也在一定程度上制約了行政效率的提高。除了設(shè)備問題，一些工作人員對(duì)于現(xiàn)代化辦公技術(shù)的掌控水平也影響了行政管理效率。
(三)行政人員素質(zhì)不高
供電企業(yè)行政工作人員的選拔、錄用、考核、獎(jiǎng)懲等基本制度不健全，缺乏必要的競爭、激勵(lì)機(jī)制。一些管理人員對(duì)于本企業(yè)的業(yè)務(wù)不夠熟悉和了解，出現(xiàn)了“該管的不管甚至脫離實(shí)際，不該管的反而環(huán)環(huán)緊扣”這種現(xiàn)象;企業(yè)行政管理部門制定的規(guī)章制度無法推行或根本不能推行，其它部門對(duì)行政管理部門不信任、反感甚至排斥。而行政人員又不愿意和業(yè)務(wù)部門打交道，導(dǎo)致管理脫離實(shí)際，直接影響著行政效率的提高。另外，一些行政工作人員缺乏服務(wù)、責(zé)任、效率意識(shí)，工作熱情不高，也影響了工作效率。
三、提高供電企業(yè)行政管理效率的措施
(一)行政人員樹立良好的工作意識(shí)
一是服務(wù)意識(shí)。一要全方位做好各項(xiàng)服務(wù)工作，增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性。行政人員要主動(dòng)適應(yīng)各種變化，不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)水平。二要正確處理好各方面的關(guān)系，提高服務(wù)質(zhì)量和效果。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層單位服務(wù)、為職工群眾服務(wù)，三者相互聯(lián)系，不可偏廢。對(duì)上服務(wù)和對(duì)下服務(wù)要統(tǒng)一，在做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的同時(shí)，要主動(dòng)與各業(yè)務(wù)部門溝通、交流，同時(shí)不斷加強(qiáng)為基層單位和職工群眾服務(wù)的工作，如實(shí)反映基層單位和職工群眾的意見和建議，更好地協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與基層單位和職工群眾之間的聯(lián)系，真正起到橋梁和紐帶作用。
二是責(zé)任意識(shí)。行政人員要增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷，對(duì)于自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作，要盡量做到盡善盡美，出現(xiàn)問題不辯駁、不推諉，勇于承擔(dān)責(zé)任，在任何人面前、在處理任何事上，都要從嚴(yán)要求、從優(yōu)服務(wù)，確保工作萬無一失。
三是奉獻(xiàn)意識(shí)。行政人員要保持一種平靜的心態(tài)、以平和的姿態(tài)面對(duì)一切事宜，勤勤懇懇，任勞任怨，謀事而不謀利，奉獻(xiàn)而不索取。
四是效率意識(shí)。行政人員尤其需要增強(qiáng)效率意識(shí)，要時(shí)刻關(guān)注和把握重點(diǎn)工作，做到早介入、早思考、早研究，提高工作的主動(dòng)性。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事宜，要積極熱情、不能推諉扯皮、拖拖拉拉。對(duì)企業(yè)內(nèi)的重要工作，要全程跟蹤，全程督察，將落實(shí)執(zhí)行的各個(gè)階段、環(huán)節(jié)，以及存在的困難和問題，及時(shí)、準(zhǔn)確地反饋給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步完善決策、制定下一步措施提供第一時(shí)間的服務(wù)。
(二)注重效率和質(zhì)量，不斷提升自身素質(zhì)
要提高行政工作效率和質(zhì)量，就需要從以下幾方面努力：一是要培養(yǎng)扎扎實(shí)實(shí)的工作作風(fēng)。一定要養(yǎng)成今日事今日畢，急事急辦、特事特辦的習(xí)慣，不管在什么情況下都不能拖拖拉拉。二是要強(qiáng)化內(nèi)部管理，加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)。辦公室工作十分繁雜、辛苦，也十分敏感，容易讓人誤解。因此，在辦公室工作，要嚴(yán)格按各項(xiàng)管理制度、規(guī)章和程序辦事，不能自作主張、自行其事。生活上，辦公室人員要增強(qiáng)廉潔自律意識(shí)，樹立正確的榮辱觀，自重、自警、自省、自勵(lì)，能抵得住誘惑，經(jīng)得住考驗(yàn)。三是要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高人員素質(zhì)。要充分認(rèn)識(shí)，學(xué)習(xí)對(duì)辦公室工作的重要性，引導(dǎo)辦公室系統(tǒng)員工自覺地抓學(xué)習(xí)，努力把辦公室系統(tǒng)辦成學(xué)習(xí)型組織，切實(shí)提高辦公室人員的綜合素質(zhì)。
(三)逐步實(shí)現(xiàn)管理手段的現(xiàn)代化
配備現(xiàn)代化辦公設(shè)備，同時(shí)采用系統(tǒng)論、信息論等科學(xué)方法，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、協(xié)調(diào)化、高效化，實(shí)現(xiàn)信息的準(zhǔn)確化、動(dòng)態(tài)化、適時(shí)化，這對(duì)于提高行政效率可以起著巨大作用。通過培訓(xùn)，使行政人員熟練掌握這些現(xiàn)代化設(shè)備的操作與使用。例如在信息加工、文字處理、信息存貯與查詢、數(shù)據(jù)處理、聲音處理、網(wǎng)絡(luò)通訊等方面能做到熟練使用計(jì)算機(jī)、靜電復(fù)印機(jī)、自動(dòng)電話機(jī)、錄音筆、攝像機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等設(shè)備。在秘書工作中，能夠把語音、文字、圖表、圖像等有效的結(jié)合，利用信息網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行信息的采集、報(bào)告的分析。利用內(nèi)部局域網(wǎng)發(fā)布內(nèi)部文件，及時(shí)將一些需要公示、公告的事宜予以公布。利用IP電話、QQ、MSN等工具，超時(shí)間性、超地域性地使溝通雙方進(jìn)行互動(dòng)，增加工作效率。
(四)注重協(xié)調(diào)，當(dāng)好助手
綜合協(xié)調(diào)職能是行政工作的重要內(nèi)容，注重協(xié)調(diào)的方式與方法，是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)得力助手的關(guān)鍵。根據(jù)對(duì)上，對(duì)下，對(duì)內(nèi)，對(duì)外的不同對(duì)象，把握好協(xié)調(diào)的藝術(shù)，以提高協(xié)調(diào)的實(shí)效。要及時(shí)化解，疏導(dǎo)工作中的矛盾，形成工作合力。講政治，顧大局，多溝通，常聯(lián)系，勤思考，把堅(jiān)持原則的堅(jiān)定性與策略方法的靈活性統(tǒng)一起來，把握全局的能力，在協(xié)調(diào)中實(shí)現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量的進(jìn)一步提高。
一個(gè)優(yōu)秀的行政人員，要想做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，并非僅坐在辦公室內(nèi)起草文件，而是要走出去，做好各項(xiàng)事務(wù)的料理與協(xié)調(diào)，為領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)，解領(lǐng)導(dǎo)之憂。首先，要做好各種會(huì)議的協(xié)調(diào)工作。會(huì)議未開，行政先行。領(lǐng)導(dǎo)講話材料的編排，參加人員的接待，會(huì)議記錄，會(huì)議各項(xiàng)事務(wù)的統(tǒng)籌安排等一切事宜，應(yīng)先由行政人員策劃完畢，呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后，再一錘定音。這樣，不僅能讓領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)間去思考重要問題，而且也為會(huì)議的順利召開打下堅(jiān)定的基礎(chǔ)，同時(shí)，也充分顯示出了一個(gè)優(yōu)秀行政人員較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力。其次，做好文件的上傳下達(dá)工作，行政人員在做好單位文件編排工作的同時(shí)，要努力做好文件的上傳下達(dá)工作。可以說，行政人員是領(lǐng)導(dǎo)的傳話筒。文件的上傳下達(dá)工作，看起來是一件非常容易之事，但真正做起來卻并非如此。對(duì)于一些文件，尤其是一些重要文件的上傳下達(dá)工作，要嚴(yán)謹(jǐn)了再嚴(yán)謹(jǐn)。誤悟領(lǐng)導(dǎo)意圖，錯(cuò)傳錯(cuò)發(fā)文件，就有可能使單位工作開展緩慢或停滯不前。因此說，文件上傳達(dá)工作的出色與否，直接體現(xiàn)著一個(gè)行政人員“悟性”的高低，直接關(guān)系著行政人員是否能真正地成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。
參考文獻(xiàn)
[1]林靜.新時(shí)期基層文秘人員素質(zhì)初探[J].職業(yè)，2011年29期.
[2]湯盈新.在企業(yè)轉(zhuǎn)型期做好辦公室文秘的幾點(diǎn)思考[J].商情，2013年48期.
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