淺議高校行政辦公人員的基本素質(zhì)及發(fā)展

 

　　辦公電話的接聽、接待來(lái)訪人員的咨詢、辦公用品的采買、學(xué)院通知的傳達(dá)、學(xué)院教師的一些福利核算、醫(yī)藥費(fèi)的報(bào)銷、學(xué)生檔案的整理、教師住房檔案的整理等等。這些細(xì)小的事情哪一件都算不上重大，可是哪一件又都十分重要，因?yàn)檎�是這些小事情細(xì)細(xì)密密地組成了行政工作，也正是這些小事情編織成了老師和學(xué)生的日常生活。基于對(duì)這些認(rèn)識(shí)，并根據(jù)親身體會(huì)和總結(jié)，筆者認(rèn)為，認(rèn)真對(duì)待工作，熱情對(duì)待服務(wù)對(duì)象，這是行政人員必須堅(jiān)守的工作原則。認(rèn)真、耐心、熱情、真誠(chéng)，這是幾個(gè)非常常見的詞匯，可是當(dāng)你仔細(xì)揣摩、用心思考、努力實(shí)踐之后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)這是幾個(gè)看似普通實(shí)則不普通的詞語(yǔ)，這幾個(gè)詞充滿了魅力，這幾個(gè)詞通向快樂、甚至可以毫不過(guò)分的說(shuō)，這幾個(gè)詞能引領(lǐng)出全社會(huì)的文明與和諧。

 

　　對(duì)于高校行政工作崗位，我認(rèn)為在形式上是歸屬行政，可在本質(zhì)上應(yīng)該具有一種服務(wù)的內(nèi)核，為領(lǐng)導(dǎo)、為教師、為學(xué)生、為所有走進(jìn)辦公室的人員服務(wù)。而在服務(wù)的過(guò)程中，仔細(xì)和認(rèn)真當(dāng)然是最基本的，因?yàn)樾姓�人員的一點(diǎn)小小疏忽就會(huì)給老師和學(xué)生帶來(lái)很大的麻煩，比如報(bào)稅時(shí)一個(gè)數(shù)字的誤寫，老師的收入就會(huì)因此受到影響。比如回答學(xué)生的咨詢，如果說(shuō)得不夠詳細(xì)甚至傳達(dá)出的是錯(cuò)誤的信息，那么就可能會(huì)影響和耽誤一些事情。當(dāng)然，這只是很小的兩個(gè)小例子，而且這些錯(cuò)誤的反饋可能不會(huì)非常迅速和明顯，可是從這些小事情慢慢傳遞出的信息具有相當(dāng)?shù)呢?fù)面效果，受到影響的人會(huì)因此逐漸改變對(duì)高校行政人員的看法，不信任的態(tài)度也會(huì)漸漸增強(qiáng)，高校辦公室工作人員不認(rèn)真不負(fù)責(zé)的名聲會(huì)逐漸滲入社會(huì)，學(xué)校的聲譽(yù)因此會(huì)受到影響，考生報(bào)考時(shí)也許就會(huì)有個(gè)聲音傳出“據(jù)說(shuō)，那個(gè)學(xué)校怎樣怎樣”，也許有人說(shuō)，這么分析是否顯得多慮了，我卻認(rèn)為，更嚴(yán)重的后果還有，人們會(huì)繼續(xù)說(shuō)，連高等學(xué)府都是這樣，這個(gè)社會(huì)真的是世風(fēng)日下、道德缺失嚴(yán)重。由此一來(lái)，我們?nèi)�社�?huì)都在倡導(dǎo)的和諧與文明實(shí)在是難以找尋，讓人對(duì)未來(lái)失去信心。

 

　　還有一件令筆者印象很深刻的事，曾經(jīng)有位韓國(guó)留學(xué)生非常不解而且?guī)е�些許氣憤的問我，為什么在中國(guó)那些售賣窗口的服務(wù)員找錢給他的時(shí)候常常是單手甩給他，而不是向他們國(guó)家那樣雙手遞給他，他們很生氣嗎？只是這樣一個(gè)小小的動(dòng)作，可是帶給別人的不愉悅感受就會(huì)那么強(qiáng)烈，甚至引發(fā)一名外國(guó)人對(duì)我們整個(gè)國(guó)民素質(zhì)的質(zhì)疑，見微知著，我想這值得我們反思。還有件讓我非常難忘的事情，我去學(xué)校辦公樓某個(gè)辦公室詢問事情，剛推開門，里邊的老師首先對(duì)我露出了和善的笑容，那笑容太溫暖了，讓人倍感親切，甚至讓我覺得這位老師似曾相識(shí)，當(dāng)時(shí)我對(duì)那個(gè)部門的好感與信任馬上就上升了一個(gè)等級(jí)，我相信這種感覺與反應(yīng)應(yīng)該不會(huì)是我自己才有，應(yīng)該是我們大家的一種共通的感受。有了這些經(jīng)歷之后，我更加堅(jiān)定地認(rèn)為，對(duì)待走進(jìn)辦公室里的人要熱情、真誠(chéng)，這應(yīng)該是行政辦公人員努力做到的另一個(gè)準(zhǔn)則。想想高校的大學(xué)老師們，他們的時(shí)間比較自由，經(jīng)常都在各忙各的事情，獨(dú)來(lái)獨(dú)往的時(shí)候居多。但既然人是一種群居動(dòng)物，那么大學(xué)老師也希望自己有一種歸屬感，大學(xué)老師同樣需要找到和自己類似的一群人經(jīng)常交流聯(lián)絡(luò)，這就是為什么在課前課后，老師們常常會(huì)到學(xué)院辦公室里隨便聊聊的原因。作為辦公室人員如果能幫助老師們營(yíng)造出一片輕松愉悅的氛圍，那么對(duì)老師們因工作而產(chǎn)生的緊張心理的調(diào)適和愉悅心情的保持都會(huì)起到一定的正面影響，同時(shí)也能增進(jìn)老師之間的友誼、增強(qiáng)學(xué)院內(nèi)部的凝聚力，況且這同樣也是令行政人員非常快樂的事情，大家何樂而不為呢。同樣，對(duì)走進(jìn)辦公室的學(xué)生以及外來(lái)人員，如果行政人員能夠把微笑掛在臉上，讓真誠(chéng)煥發(fā)出光彩，用心幫他們解決問題，那樣，每個(gè)從辦公室走出的人都會(huì)帶走一份溫暖、一份滿意，而且他們那種愉悅將繼續(xù)在他們的圈子里流轉(zhuǎn)，最終會(huì)散播的越來(lái)越遠(yuǎn)，這的確也是一件惠澤久遠(yuǎn)的好事，我相信這也一定會(huì)為我們社會(huì)的文明與和諧做出貢獻(xiàn)。

 

　　1.2 高校行政人員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng) 辦公室工作隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步也逐漸走上正軌，成為一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，人員的業(yè)務(wù)能力也需要與時(shí)俱進(jìn)，逐步提高。作為一個(gè)綜合性的部門，辦公室人員至少要在以下幾個(gè)方面努力提高自己的業(yè)務(wù)水平。一是公文寫作能力。了解不同類型的公文格式，掌握一定的公文寫作技巧，能比較熟練地進(jìn)行公文寫作，這是對(duì)一名合格的辦公室行政人員的基本要求。二是檔案管理能力。收發(fā)各類文件和平時(shí)工作中材料的積累是學(xué)院辦公室工作任務(wù)之一。各類上級(jí)來(lái)文和下發(fā)文件都需要及時(shí)分門別類，進(jìn)行歸檔整理，以方便需要時(shí)查閱。同時(shí)，學(xué)院的有關(guān)材料，如歷年學(xué)院的獲獎(jiǎng)情況、學(xué)院的個(gè)人獎(jiǎng)懲情況等，辦公室行政人員都要及時(shí)了解信息，要做到合理取舍，進(jìn)行歸檔整理。三是公關(guān)禮儀知識(shí)。接待是每個(gè)辦公室人員都要碰到的工作，如何熱情周到同時(shí)又耐心細(xì)致地做好接待是一門學(xué)問，所以公關(guān)禮儀知識(shí)的學(xué)習(xí)非常重要。合適得當(dāng)?shù)慕哟�不僅展現(xiàn)了辦公室工作人員良好的素質(zhì)，同時(shí)也是學(xué)校形象和精神面貌的展現(xiàn)。

 

　　2 如何提高高校行政人員的素質(zhì)在我們現(xiàn)代社會(huì)中，每個(gè)人的職業(yè)生涯都如逆水行舟，不進(jìn)則退。高校行政人員同樣如此，在具備了基本素質(zhì)的前提下，如何不斷提高素質(zhì)，促進(jìn)辦公室人員能力的發(fā)展，這是值得我們思考的重要議題。筆者認(rèn)為這種成長(zhǎng)過(guò)程是個(gè)體與環(huán)境積極主動(dòng)的互動(dòng)過(guò)程，是內(nèi)外諸因素綜合影響并發(fā)揮作用的過(guò)程。

 

　　2.1 樹立終生學(xué)習(xí)的理念 內(nèi)因是變化的根據(jù)，每個(gè)人能否成長(zhǎng)，關(guān)鍵取決于個(gè)人的自主意識(shí)“，內(nèi)在進(jìn)取”“、自我更新”，是促進(jìn)成長(zhǎng)的根本。法國(guó)成人教育家保羅·郎格朗在 1970 年出版的《終生教育導(dǎo)論》中對(duì)終身教育作了進(jìn)一步說(shuō)明，他指出“：教育和訓(xùn)練的過(guò)程并不隨學(xué)校學(xué)習(xí)的結(jié)束而結(jié)束，而是應(yīng)該貫穿于生命的全過(guò)程。這是使每個(gè)人在個(gè)性的各方面———身體的、智力的、情感的、社會(huì)交往的方面，總之，在創(chuàng)造性方面———最充分地利用其稟賦和能力的必不可少的條件。”他認(rèn)為“：必須把教育看作是貫穿于人的整個(gè)一生與人的發(fā)展各個(gè)階段的持續(xù)不斷的過(guò)程。”辦公室人員素質(zhì)成長(zhǎng)是行政人員自身需要不斷發(fā)展的一個(gè)部分，作為一個(gè)必須不斷發(fā)展、尋求終生教育的人來(lái)說(shuō)，辦公室工作發(fā)展的需要與個(gè)人本身素質(zhì)提高的需要相輔相成，和諧統(tǒng)一。每個(gè)辦公室人員必須意識(shí)到知識(shí)更新?lián)Q代的必要性，樹立終生學(xué)習(xí)的理念，有意識(shí)地選擇內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)研究，不斷提高自身的素質(zhì)。

 

　　2.2 學(xué)校要加強(qiáng)針對(duì)性的培訓(xùn) 外因是變化的條件，學(xué)校要側(cè)重于通過(guò)針對(duì)性的培訓(xùn)，為辦公室人員的成長(zhǎng)創(chuàng)造良好的平臺(tái)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要深刻認(rèn)識(shí)到辦公室工作既具有綜合性又具有專業(yè)性的特征。需要辦公室人員不僅要具有橫向廣博的知識(shí)面，更要有縱向深厚的專門業(yè)務(wù)知識(shí)的功底。在社會(huì)現(xiàn)代化水平日漸增高的今天，尤其身處在高校這樣一個(gè)高科技、知識(shí)密集型組織中，辦公室的管理方法和手段也在不斷地更新和提高，只有不斷地汲取新知識(shí)、新技術(shù)的營(yíng)養(yǎng)，做到“知識(shí)新、頭腦靈、思路清、專業(yè)精、手腳勤”，才能充分發(fā)揮辦公室的功能和作用。所以學(xué)校應(yīng)該制訂周密的培訓(xùn)計(jì)劃，安排合適的培訓(xùn)，積極實(shí)施培訓(xùn)措施，切實(shí)提高辦公室人員的素質(zhì)能力。