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淺談會計信息系統(tǒng)中被審計數(shù)據(jù)的有效性分析論文
關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng) 數(shù)據(jù)有效性 內(nèi)部控制
摘要：本文根據(jù)報表審計對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的要求，先給出數(shù)據(jù)有效性的定義分析，然后分析了影響會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全有效的幾個方面，初步探討了解決數(shù)據(jù)有效性威脅的一些方法。
一、數(shù)據(jù)有效性的定義
在目前的財務(wù)報表審計工作中，審計人員在了解被審計單位及其之后，實(shí)施控制測試程序和實(shí)質(zhì)性測試程序，而在實(shí)施實(shí)質(zhì)性測試的時候，會先從被審計單位的會計信息系統(tǒng)中采集所有與審計相關(guān)的數(shù)據(jù)，假設(shè)審計人員能夠采集與被審計單位的會計信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)完全一致。但是由于會計信息系統(tǒng)本身所固有的風(fēng)險性，會使得其產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)不正確，或者不真實(shí)可靠，這將使審計的風(fēng)險大大增加，產(chǎn)生事務(wù)所可能無法接受的風(fēng)險，這時候就不應(yīng)該繼續(xù)審計工作。所以，在審計工作實(shí)施之前，應(yīng)當(dāng)把分析被審計單位會計信息系統(tǒng)所產(chǎn)生數(shù)據(jù)的有效性作為應(yīng)當(dāng)執(zhí)行的程序。
數(shù)據(jù)有效性是指體現(xiàn)審計需求的程度。審計中利用會計信息系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的主要目的是為了取得審計證據(jù)，支持其關(guān)于審計事項的判斷或結(jié)論。據(jù)此，我將會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有效性定義為以下幾個方面：可驗(yàn)證性、可理解性、可分析性、正確性、完整性和惟一性。
二、數(shù)據(jù)有效性的影響因素分析
會計信息系統(tǒng)由硬件及其環(huán)境，，系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件組成。影響被審計數(shù)據(jù)的有效性主要是會計信息系統(tǒng)的風(fēng)險性。會計信息系統(tǒng)的風(fēng)險是指由于各種不確定因素的影響，系統(tǒng)輸出的會計信息與真實(shí)信息發(fā)生背離的可能性。會計信息系統(tǒng)既給會計工作帶來了高效率，同時也帶來了一些手工條件下所沒有的風(fēng)險。種種安全隱患在會計信息系統(tǒng)中突出表現(xiàn)在以下四個方面：
（一）系統(tǒng)環(huán)境
系統(tǒng)環(huán)境因素主要是指會計信息系統(tǒng)的硬件和軟件、系統(tǒng)開發(fā)以及自然環(huán)境等方面的因素。
1．硬件和軟件
在硬件和軟件方面由于硬件失靈、線路錯誤等而造成信息傳遞或處理中的失真，或由于網(wǎng)絡(luò)軟件自身的程序、后門程序、線路不穩(wěn)定等因素都為系統(tǒng)的安全帶來諸多隱患，使系統(tǒng)面臨病毒和*客的攻擊。
2．系統(tǒng)開發(fā)
在系統(tǒng)開發(fā)方面，主要表現(xiàn)為沒有按科學(xué)的方法架構(gòu)網(wǎng)絡(luò)、開發(fā)系統(tǒng)和設(shè)計程序，系統(tǒng)未經(jīng)測試和調(diào)試等，而致使財務(wù)信息面臨被竊取的安全隱患。
3．自然環(huán)境
在自然環(huán)境方面，火災(zāi)、水災(zāi)、風(fēng)災(zāi)、地震等都有可能造成系統(tǒng)的安全問題。
（二）管理制度方面
傳統(tǒng)會計系統(tǒng)非常強(qiáng)調(diào)對業(yè)務(wù)活動的使用授權(quán)批準(zhǔn)和職責(zé)性、正確性與合法性，在會計信息系統(tǒng)下，原來使用的靠賬簿之間互相核對實(shí)現(xiàn)的差錯糾正控制已經(jīng)不復(fù)存在，光、電、磁介質(zhì)也不同于紙張介質(zhì)，它所載信息能不留痕跡地被修改和刪除，使企業(yè)內(nèi)部會計控制面臨失效的安全隱患。因此，在會計信息系統(tǒng)下管理制度方面的影響要素主要包括會計信息系統(tǒng)的建設(shè)組織、管理制度、人員配備、內(nèi)部審計機(jī)制等。
1．建設(shè)組織
在組織方面，存在職責(zé)不分、沒有監(jiān)督機(jī)構(gòu)等問題。
2．管理制度
在管理制度方面，存在沒有健全的管理制度，或者是有章不循、有規(guī)不依等問題。
3．人員配備
在人員配備方面，存在企業(yè)沒有對網(wǎng)絡(luò)會計系統(tǒng)以足夠的重視，沒有配備足夠的人員，尤其是沒有配備足夠的系統(tǒng)安全人員的問題。
4．內(nèi)部審計機(jī)制
在內(nèi)部審計機(jī)制方面，存在沒有建立有效的內(nèi)部審計機(jī)制，或者建立的內(nèi)部審計機(jī)制沒有堅持執(zhí)行等問題。
（三）數(shù)據(jù)處理方面
在會計信息系統(tǒng)中，需要財務(wù)部門集中輸入的記賬憑證可由各部門的多臺計算機(jī)同時輸入。這雖然提高了整個賬務(wù)處理的工作效率，也遵循了會計數(shù)據(jù)輸入的及時性原則。但畢竟會計數(shù)據(jù)的數(shù)量是龐大的，數(shù)據(jù)處理會出現(xiàn)多種錯誤。一是輸入環(huán)節(jié)錄入錯誤信息，使用無效代碼，擊錯功能鍵，丟失數(shù)據(jù)，重復(fù)輸入，沒有將數(shù)據(jù)存盤等。二是處理環(huán)節(jié)使用了錯誤程序，使用了錯誤的數(shù)據(jù)文件以及丟失數(shù)據(jù)文件和程序等。這些使會計面臨保存失效的安全隱患。
（四）人員素質(zhì)方面
其安全隱患主要包括：
第一，人員配備方面沒有配備足夠的系統(tǒng)安全人員。使用與管理人員培訓(xùn)不夠，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，容易產(chǎn)生錯誤操作，從而對計算機(jī)會計信息系統(tǒng)安全構(gòu)成威脅；
第二，責(zé)權(quán)不明、管理混亂、安全管理制度不健全及缺乏可操作性等都可能使安全風(fēng)險增強(qiáng)；
第三，內(nèi)部人員風(fēng)險，主要指企業(yè)內(nèi)部人員對會計信息的管理不善、非法篡改、破壞和不正當(dāng)泄密等，造成資料損壞或丟失，為犯罪造成可乘之機(jī)。
三、針對數(shù)據(jù)有效性的威脅人員應(yīng)當(dāng)采取的措施
國際上知名的師事務(wù)所都已經(jīng)意識到會計信息系統(tǒng)所帶來的，并且讓信息系統(tǒng)審計師協(xié)助審計小組工作。審計小組應(yīng)該首先了解：會計信息系統(tǒng)的一般控制和應(yīng)用控制，被審計單位是否配備了合格的系統(tǒng)安全人員。然后請專家（即信息系統(tǒng)審計師）根據(jù)審計對會計信息數(shù)據(jù)的需求，實(shí)施一定的信息系統(tǒng)審計方法來測試會計信息系統(tǒng)產(chǎn)生數(shù)據(jù)的有效性，以達(dá)到降低審計風(fēng)險的目的。
（一）應(yīng)當(dāng)了解的情況
審計人員應(yīng)該了解會計信息的一般控制和應(yīng)用控制。
1．一般控制
一般控制作為會計信息系統(tǒng)的主要控制手段之一，涉及面很廣，從人員管理到軟硬件及運(yùn)行的管理等，具體包括以下幾個方面：
（1）組織控制
指為保證會計信息系統(tǒng)責(zé)任和義務(wù)而采取的控制。具體包括：建立管理的組織機(jī)構(gòu)，選擇、監(jiān)督、培訓(xùn)人員，職責(zé)分工并授權(quán)，系統(tǒng)建立的組織，以及會計信息內(nèi)控制度計劃、引導(dǎo)、管理。
（2）系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)控制
具體包括：系統(tǒng)開發(fā)計劃控制，編程與軟件測試控制，系統(tǒng)維護(hù)及功能改進(jìn)的控制以及日常運(yùn)行管理維護(hù)，文檔資料的控制。
（3）軟件與硬件的控制
具體包括：硬件系統(tǒng)控制，軟件系統(tǒng)控制，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)控制。
（4）安全控制
主要涉及計算機(jī)系統(tǒng)的環(huán)境安全、設(shè)備保護(hù)以及安全保密制度。
（5）操作控制
主要涉及使用計算機(jī)系統(tǒng)的一整套管理制度，包括計算機(jī)系統(tǒng)操作規(guī)程和守則，上機(jī)日記，保密制度等。
2．應(yīng)用控制
應(yīng)用控制的目的是保證計算機(jī)系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的完整性、一致性、準(zhǔn)確性和安全性。一般分為輸入控制，處理控制和輸出控制。
（1）輸入控制
其目的是保證經(jīng)審批的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確輸入計算機(jī)系統(tǒng)。輸入控制與組織控制是相輔相成的，業(yè)務(wù)審批應(yīng)在電算部門之外。
（2）處理控制
其目的是保證會計信息系統(tǒng)按程序設(shè)計的要求進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。一般通過計算機(jī)程序加以執(zhí)行。
（3）輸出控制
其目的是保證會計信息系統(tǒng)處理結(jié)果能正確的輸出，任何未經(jīng)授權(quán)的人不能取得計算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)。
上述介紹的是在會計信息系統(tǒng)環(huán)境下系統(tǒng)完整的內(nèi)部控制體系。對一個企業(yè)來說，實(shí)際情況是，其內(nèi)控往往并不能包括全部，如一些單位的應(yīng)用軟件是購買的，對軟件的開發(fā)過程的內(nèi)控實(shí)際上是無法控制的。因此，審計人員在實(shí)際測試工作中，還要針對每個企業(yè)實(shí)際情況制定具體的測試方案，進(jìn)行符合性測試和實(shí)質(zhì)性測試，并對其會計信息系統(tǒng)的內(nèi)控做出評價，然后根據(jù)測試結(jié)果決定是否依賴或部分依賴會計信息系統(tǒng)下的內(nèi)控制度制定，并制定相應(yīng)的審計策略，同時對內(nèi)控制度存在的重大缺陷提出管理建議。
（二）信息系統(tǒng)審計師實(shí)施的主要測試方法
審計通過檢查系統(tǒng)狀態(tài)是否正常或是否符合包括系統(tǒng)和組織策略在內(nèi)的安全需求來支持對操作的保障。
1．自動工具
對安全特征的人工檢查是一項費(fèi)時的重要工作。自動工具使得對大型計算機(jī)系統(tǒng)的各種安全錯誤的檢查成為可能。它可以用來發(fā)現(xiàn)各種威脅和漏洞，如不適當(dāng)?shù)脑L問控制、脆弱口令、缺乏完整性的系統(tǒng)軟件，或沒有及時更新和修補(bǔ)的軟件。有兩種類型的自動工具：一種是主動工具，它是通過*解系統(tǒng)來發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)缺陷的工具；另一種是被動工具，它是用來檢查系統(tǒng)和通過系統(tǒng)狀態(tài)推斷系統(tǒng)所存在問題的工具。
2．內(nèi)部控制審計
審計可以對己經(jīng)部署的控制進(jìn)行檢查以確定它們是否有效。審計者通常會對計算機(jī)和非計算機(jī)的控制進(jìn)行分析，其技術(shù)包括詢問、觀察、測試（包括控制本身及其數(shù)據(jù)）。審計還可以發(fā)現(xiàn)非法活動、錯誤、反常行為和法規(guī)的執(zhí)行疏漏。
3．安全檢查表
計算機(jī)安全可以通過檢查表的方式對系統(tǒng)進(jìn)行審計。安全計劃對系統(tǒng)中包括管理、操作和技術(shù)在內(nèi)的主要安全要求進(jìn)行概括。審計者也可以自己開發(fā)出合適形式的檢查表。
4．系統(tǒng)日志的檢查
定期對系統(tǒng)產(chǎn)生的日志進(jìn)行檢查可以發(fā)現(xiàn)安全問題，包括超越系統(tǒng)權(quán)限的在非正常時間內(nèi)訪問系統(tǒng)的企圖。
5．報警和阻斷
報警子系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)和警示非授權(quán)的操作或企圖，并報知系統(tǒng)管理員。阻斷響應(yīng)則是對非授權(quán)的操作進(jìn)行阻止，對非授權(quán)的操作所引起的操作結(jié)果進(jìn)行恢復(fù)。
四、小結(jié)
綜上所述，在會計信息系統(tǒng)條件下開展報表審計工作，必須要充分認(rèn)識并考慮會計信息系統(tǒng)所潛在的風(fēng)險，并且實(shí)施相應(yīng)的審計程序，以合理保證會計信息系統(tǒng)產(chǎn)生數(shù)據(jù)的有效性，達(dá)到降低擬信賴該系統(tǒng)所帶來的審計風(fēng)險。
參考文獻(xiàn)：
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