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ACL軟件采購付款過程審計論文
IT環境中的采購付款流程是企業級會計信息系統的重要組成部分,如圖1所示。與傳統手工業務處理相比,IT技術的應用、企業業務流程的重組及其在ERP等系統中的固化,使得采購付款流程的風險管理、內部控制、審計與舞弊調查方面,尤其是對應的實質性測試程序具有極其顯著的特點,集中體現在獲取數據、準確性和完整性認定的測試、存在與發生和權利與義務認定測試三個方面。
一、獲取數據
實質性測試涉及到從電子會計文件中提取數據,并加以分析。為此,審計人員需要對產生這些數據的系統和控制,以及存儲這些數據的文件的物理特性有所了解,并借助諸如ACL①之類的CAATTs軟件實現。確認文件的正確版本對審計人員至關重要。為此審計人員必須了解會計信息系統中文件備份的步驟,而且只要有可能,就應使用原始文件。雖然使用ACL可直接讀出大部分的順序文件和關系型數據庫表格,但是復雜的文件結構在分析之前,需要簡化。簡化需額外的步驟和特殊程序來創建一份源文件備份,該備份的格式是ACL軟件可以接受的。如果公司的系統人員運行簡化處理,審計人員必須確定其所使用的是源文件的正確版本,并且所有相關的數據都已轉移到備份文件中。
(一)存貨文件
存貨文件含有每種存貨的數量、價格、供應商以及倉庫地點等數據。系統首先檢查存貨文件中的記錄,找出需要訂購的貨物。當貨物被出售或用于生產后,存貨文件記錄中的存貨數量字段值就要自動減少。隨著各項存貨數量的減少,當現存數量低于再訂購點時,系統再測試該再訂貨的其他條件,如符合,系統則自動生成采購訂單,并發給供應商,同時在采購訂單文件中增加一條記錄。現存數量將一直保持在低于再訂貨點,直到從供應商處收到貨物,這個過程可能要幾天或幾周。為標記已訂購的貨物,防止系統重復訂貨,在存貨記錄的采購訂單號字段會填入系統產生的訂單號;否則,該字段值為空。
(二)采購訂單文件和采購訂單產品項目文件
采購訂單文件包含向供應商發出訂貨的記錄。在貨物抵達之前,記錄一直保持開放狀態。把接收報告編碼填入指定字段后,該記錄當即關閉。采購訂單產品項目文件包含全部訂購項目,因為每個交易會涉及一個或多個產品,采購訂單文件中的每條記錄可以對應采購訂單產品項目文件中的一條或多條記錄。采購訂單號和項目編碼這兩個字段組合起來共同構成了采購訂單產品項目文件的主關鍵字。同時,這兩個字段還提供了采購訂單產品項目文件與采購訂單文件、存貨文件之間的聯接。
(三)驗收報告文件
當訂購貨物從供應商處抵達公司后,驗收部門要進行清點、檢查,并編制驗收報告文件。驗收員通過網絡系統終端,輸入驗貨信息后,系統執行以下任務:1.增加存貨文件中顯存字段的值;2.將采購訂單號字段重新設置為空值,并取消再訂貨條件;3.新建一個關于驗收事件的日志記錄;4.將驗收報告編碼放入指定字段中,并關閉采購訂單文件。
(四)付款憑證文件
對于大多數公司而言,訂貨、驗收和付款中的金額差異是法律關注的問題,必須在批準向供應商付款前將其解決。應付賬款部門的雇員檢查采購訂單文件和驗收報告文件中的對應記錄,并將這些記錄與供應商發票比對。如存貨項目、數量和價格相符,則編制付款憑證。按照供應商的貿易條款和公司的付款政策,填入支付日期并過賬。在每一個付款日,付款應用程序選擇到期的應付賬款記錄,通過在支票日期字段輸入當天日期的方式,將該應付賬款項目標識為“已付”,同時簽發支票,寄給供應商。支付憑證文件向審計人員提供了以下三個重要信息:1.記錄收到供應商發票的時間和實際數量;2.在此期間交易賬戶中所簽發支票的日記賬;3.在任何一個時點上,付款憑證文件中的開放項目代表的就是公司所欠的應付賬款余額。上述文件都需要根據其物理存儲位置和邏輯存儲結構在ACL軟件中先行定義文件,在實質性測試階段,審計人員才能采用ACL軟件訪問并提取這些文件中的數據。
二、準確性和完整性認定的測試
審計人員常在細節測試之前,首先進行賬戶余額的分析性復核。在采購付款流程中,分析性復核程序可以為審計人員提供關于應付賬款和相關費用趨勢的概況,還可以確保交易和賬戶的完整性合理表達,從而盡可能地減少實質性測試的工作量。實務中常用的實質性測試程序如下:
(一)檢查支出憑證中的異常趨勢
過于集中地從同一家供應商購買商品,可能反映出不正常的商業依賴。如果該供應商提高價格或不按期交貨,就會給公司造成巨大損失,這也可能存在舞弊行為:采購員或其他管理人員接受了該供應商的高額回扣。存在大量的小額交易的供應商則說明采購程序的效率不高。一項對美國多家公司的調研顯示:IT環境下,一筆采購訂單的處理成本為50—125美元,可見減少與公司做生意的供應商數量就可直接節省交易處理成本。管理層應該考慮減少供應商的數目,增加每次的訂貨品種和數量,以減少訂單的數量。這種現象也給審計人員一個信號:采購程序中的有效供應商方法沒有被采用。審計人員可以使用ACL軟件的分層和分類功能找出和應付賬款支付程序有關的各種特點和異常現象,生成各種累加報告。例如,某公司第一份累加報告給審計人員提供了一個關于采購過程的總體印象:78%的付款憑證的交易額之和僅占同期交易總額的15%;第二份累加報告則顯示了與單個供應商相關的商務活動:公司中超過53%的交易是和同一家供應商進行的,而其他大多數供應商的交易額只占總交易額的很小部分。
(二)檢查發票價格的準確性
比較供應商發票上的價格和原始采購訂單上的價格,是為了測試準確性認定。實際價格和預期價格間的巨大差異可能是因為雇員在授權付款前沒有檢查相關文件,或在處理價格差異時,應付賬款部門人員超越了他們的權限。使用人工方法,只能對一個會計期內處理的數以千計的發票中的一兩百張樣本進行檢查,因此審計人員通過比較發票價格和采購訂單價格來確認價格準確性時,只能用抽樣方法。IT環境下,通過ACL的連接功能,將付款憑證文件和采購訂單文件中的數據連接起來才能進行比較,審計人員可以對需要檢查期內的文件中所有發票的價格進行檢查。實務中,ACL生成的輸出文件可能非常大,直接瀏覽這些文件,尋找差錯費時費力,因此審計人員常常使用過濾功能,過濾掉所有訂單金額和實際金額相同的記錄,只剩下價格有差異的記錄;再結合ACL的其他功能,審計人員可以分析記錄價格的總差異,并對其重要性作出判斷。
三、存在與發生、權利與義務認定的測試
對已授權的采購訂單,只要從有效供應商處接收到存貨就意味著債務的發生。但是,很多公司的會計信息系統在收到供應商的發票時,才確認債務,并記錄為一項應付賬款。供應商發票經常落后于商品的接收,通常情況下,債務實現和確認之間的時間差不會影響財務報告。但在每個會計期末時,收到存貨的供應商發票通常要到下個會計期才能收到,也就有可能沒有包括在應付賬款賬戶中,審計人員應相應調整債務記錄。
(一)查找未記錄債務
查找未記錄債務涉及付款憑證文件和驗收報告文件。在一個會計期內,每條存貨驗收記錄都應該與相應的付款憑證文件中的記錄相符。審計人員再次使用連接功能,將采購訂單文件和驗收報告文件連接起來。兩個文件的連接需要以同一個關鍵字排序,即采購訂單號。因為付款憑證文件已經按照采購訂單號排序了,所以排序后的文件也可用于這項測試,只有驗收報告文件需要按照采購訂單號重新排序。此時的輸出文件中只需含有與主文件(驗收報告文件)中不相符的記錄清單,即那些審計人員試圖確認為沒有被記錄為債務的驗收報告記錄。如果輸出文件不為空,即表明存在與驗收報告文件不相符的采購訂單文件記錄,審計人員必須檢查和判斷是否對應付賬款余額做了適當調整。
(二)查找未授權支付憑證
對于應付賬款高估的風險,審計人員應選擇付款文件為主文件,驗收報告文件為從屬文件,重新連接,輸出文件為公司沒有付款憑證對應的存貨驗收記錄。這可能意味著付款的批準只是基于收到供應商的發票,而沒有檢查訂購的貨物是否已經驗收入庫。沒有驗收記錄的付款憑證可能隱含一個舞弊,或者當內部控制環境較差時,對同一筆采購重復付款。
(三)檢查向供應商重復付款
據調查,全美因為同一筆采購業務重復付款而造成的損失,每年高達數千萬美元。出現故障的會計信息系統、計算機程序、數據輸入錯誤和授權控制失敗通常會造成重復付款。這偶爾也可能是因為不誠實的供應商對同一次購買發出兩份不同編碼的供應商發票,繞過內部控制造成的。有的供應商發出多聯同一發票,或是在發票的號碼后添加一個字母,以形成不同的發票。使用ACL軟件的重復功能,審計人員能在大批的發票記錄中查找相同編碼或相同金額的發票記錄。雖然任何一個或幾個字段的組合,都可以用來測試重復的發票記錄,但是審計人員必須理解各文件之間的數據傳遞關系,才能從結果中分析出有用的結論。例如,每一條付款憑證記錄都是為單一供應商發票的付款而簽署的,每一條發票記錄都只和一個采購業務相關。同一個采購訂單號值在付款憑證文件中一般不應該對應兩個以上的記錄。如果輸出文件顯示:除了幾條無序記錄以外有兩條發票記錄的采購訂單號相同,這時,審計人員需詢問經管人員,做進一步的檢查。
綜上,IT技術與企業信息系統建設使得傳統的審計程序和手段都發生了深刻的變化。在采購付款流程中,數據獲取方式,準確性和完整性認定,存在與發生、權利與義務認定及其測試程序都呈現出各自的特點,這對當今審計工作者提出了新的要求和挑戰,也揭示了今后審計研究與發展的一個方向。
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