加強計算機輔助審計淺見

加強計算機輔助審計淺見

摘要：隨著計算機技術和會計電算化的迅猛發展，計算機輔助審計技術（簡稱計算機審計）在審計實務中得到了廣泛應用和推廣。如何利用計算機審計來提高審計效率和審計質量，預防和降低審計風險，已成為廣大審計工作者所面臨的一項重要課題。就如何加強計算機輔助審計，提出了作者的認識和建議。
　　關鍵詞：會計電算化；計算機輔助審計；審計效率；審計質量；審計風險
　　
　　隨著計算機技術和會計電算化的迅猛發展，計算機輔助審計技術（以下簡稱計算機審計）在審計實務中得到了廣泛應用和推廣。如何利用計算機審計來提高審計效率和審計質量，預防和降低審計風險，已成為廣大審計工作者所面臨的一項重要課題。在此，筆者就如何加強計算機輔助審計談點個人淺見。
　　
　　一、轉變觀念，樹立正確的計算機審計意識
　　
　　在一般審計人員的觀念里，計算機審計無非就是審計人員利用計算機進行數據處理、查閱資料、傳送文件與撰寫審計報告等。因此，即使被審計單位信息化程度很高，審計人員的審計方式很可能仍沿襲著以往傳統的手工審計模式，花大量時間來翻閱被審計單位打印出來的賬冊，審查“賬證、賬賬、賬表”是否相符。對方提供多少打印的賬冊，就查看多少，不了解計算機信息系統與手工處理數據的本質區別。同時，仍然停留在手工工作底稿的整理和歸檔階段，沒有意識到計算機信息數據和審計報告文檔保存和電子資料備份的重要性。
　　廣大審計人員必須及時轉變觀念，樹立正確的計算機審計意識，要將計算機審計提升到要如何對被審計單位的計算機信息系統進行審計，防止作弊；如何提取數據，了解設計程序是否合理、授權監控是否相互牽制；以及如何對計算機處理的文檔和數據進行保密、授權、打包、歸檔，等等。對此，審計單位和審計人員應加強以下兩個方面的工作：
　　1.要求被審計單位積極配合，同時提供兩種資料。被審計單位在提供真實、完整的紙質會計資料的同時，還應該提供真實、完整的與財政財務收支有關的電子數據接口和必要的計算機技術文檔等資料。由于目前還沒有統一的計算機審計準則，計算機審計還沒有納入正常審計程序，因此，許多被審計單位還不明白其有責任和義務提供計算機信息系統給審計單位進行審計。為此，審計單位和審計人員在制定審計方案時應該把計算機審計列入正常的審計內容，并要求被審計單位對其提供的信息資料作出書面承諾。承諾的內容不僅要包括其提供的紙質會計資料是真實、完整和合法的，而且還應包括其提供的計算機信息系統及相關備份數據也是真實、完整、安全和合法的。
　　2.對被審計單位數據的安全性作出承諾，嚴防泄密。目前審計單位和審計人員對電子資料的歸檔還沒有引起足夠重視，不利于電子審計資料的保管和計算機審計的推廣應用。因此，審計單位在執行審計時應該保證不惡意破壞被審計單位的計算機信息系統和更改數據，建立電子審計資料的歸檔和內部保密的管理制度，加強審計人員對被審計單位數據的保密和職業道德的教育。如對電子審計資料的查看和拷貝實行組長責任制或由組長和系統管理員組成的雙人簽名制，定期進行服務器備份，年度終了應該分部門或分項目進行打包和歸檔，多層備份，刻錄光盤，貼上標簽等，也可參照手工底稿的歸檔要求進行歸檔和管理。
　　
　　二、健全法規，使計算機審計有法可依
　　
　　1.加快制定計算機審計準則、標準與規范。要盡快出臺計算機審計規范文本，對計算機審計的概念、計算機系統內部控制的評價、計算機審計人員的資格條件、計算機審計過程、相關審計技術及審計證據收集等方面應遵循的規范,給予具體明確的闡明。
　　2.嚴把審計軟件審批關。國家在制定審計準則、標準與規范時，應該考慮在審批通用審計軟件時，把程序設計的科學性和適用性，以及提供計算機信息系統數據接口的多種模式作為首要條件，以適應計算機信息系統發展的需要，而不是被動地要求被審計單位的數據格式適應審計軟件。
　　
　　三、加強培訓和檢查，提高審計人員的計算機應用水平
　　
　　1.從易到難，加強培訓。我們可以把Office辦公軟件作為培訓基礎，作為應用計算機審計的“金鑰匙”，以帶動計算機審計的推廣應用。因為Office辦公軟件，操作簡單方便，界面友好，功能強大，它不僅包括Word文字處理，Excel電子表格的應用，還有Access桌面型數據庫等等。如果能熟練運用Office辦公軟件，不僅日常審計工作方便，效率提高，而且能為以后提高計算機審計水平打下良好的基礎，對學習和應用其他應用軟件都很容易上手。因此，各審計單位應因地制宜，充分利用現有計算機軟硬件資源，開展靈活多樣的計算機審計培訓。審計人員也可利用空余時間根據有關軟件自帶的幫助文檔進行自學、自建賬套進行練習。
　　2.從上到下，加強檢查。即由上一級的審計機關通過檢查，帶動下一級的審計機關在實踐中應用提高。上級審計機關每年可以定點派員到基層審計單位檢查計算機審計情況，讓基層的審計人員在實踐中能夠快速掌握計算機審計的具體步驟和要領。這是加強計算機審計推廣應用的催化劑。
　　
　　四、加快會計軟件的完善和標準化，提高審計工作效率與水平
　　
　　1.會計軟件應能提供修改數據的完整記錄。目前會計軟件帶有的操作日志，對所有的操作人員的每一次操作內容都進行記錄，這樣記錄內容顯得過于寬泛，不利于突出重要審計線索。針對這種情況，在會計軟件開發過程中，應對其進行改進，以便能提供一個記錄所有修改數據的操作記錄，而不是記錄對數據進行正常的輸入輸出工作。這樣可使審計人員通過對數據改動的操作記錄，找到相應的審計線索，以達到審計監督的目的。
　　2.審計人員應參與會計軟件的開發與評審。對于會計軟件的可審計性問題，不僅要讓審計人員參與會計軟件的系統開發，而且要參與會計軟件的評審，嚴格控制。一方面，審計人員在會計軟件的系統開發過程中，要發揮監督作用，對軟件開發的可行性、可用性進行分析和調試；另一方面，在評審階段，應由財政部門與同級的審計機關聯合組織專家進行評審，對軟件的各項指標提出意見，從而保證會計軟件的可審計性。
　　3.會計軟件應盡量提供標準的數據接口。由于會計軟件數據接口的不統一，不僅易導致計算機審計發生錯誤，增加了審計的難度，最重要的是妨礙了計算機審計的迅速發展。會計軟件提供標準的數據接口，即對會計軟件設計一個統一的數據結構、統一的輸入要求，就使得各種各樣的會計核算系統在最后進行數據輸出的時候，都能按同一格式向審計軟件進行數據文件的輸入，且保證兩端的數據嚴格一致。這樣，審計人員進行審計時，只需要將該數據文件調入審計軟件即可，而不用把各種各樣的數據文件轉化為同一格式再進行輸入，降低了審計風險。如果目前的會計軟件再不提供標準數據，它必將被會審一體化軟件所代替。所以提供標準化數據接口，對會計軟件行業的發展也是有莫大好處的。
　　
　　五、查錯糾弊，防范和降低審計風險
　　
　　1.初始數據設置錯誤或作弊。即在計算機系統啟用前設置錯誤或作弊，從而導致該系統打印出來的賬冊、報表不正確。出現這種錯誤的會計賬套不會出現手工會計常見的“賬證、賬賬、賬表”不相符的現象，卻會導致費用分配或稅金入庫的錯誤。比如，企業在會計電算初始化時把固定資產的折舊信息輸入錯誤，折舊年限和分配比例不正確，就會導致“累計折舊”科目的計提金額和分配出現錯誤，從而影響企業的成本費用的合理分配，這不僅不利于企業的本量利分析，也將會影響到企業應納所得稅計算的正確性。 　　2.記賬憑證的錄入與原始數據不符。所有電算化軟件的數據歸集，都是通過記賬憑證錄入到信息系統的，如果被審計單位的原始憑證真實完整、合理合法，會計人員利用會計原理的基本知識進行會計憑證的錄入工作后，該單位的會計核算數據就被錄入到賬套中。通過會計的牽制制度，一般都可以審計所輸入的會計資料是否正確。因此有人認為，會計電算化不存在賬證、賬賬、賬表不相符的問題，其實并不盡然。雖然電算化軟件的明細賬和總分類賬的核算，都是通過計算機的程序處理自動完成的，但是在實際操作中這種不符現象依然存在，只是與傳統手工的“三不符”的概念在內容上有所區別，這種區別主要體現在賬賬不符、賬表不符兩方面：（1）賬賬不符。電算化軟件本身有一個完整的操作流程，可簡示為：“數據錄入—單據審核—憑證登賬—期末結賬—年終結賬”。如果記賬憑證沒有及時審核和登賬，即使已經正確無誤地錄入了，在查詢明細賬時，根據不同的篩選條件，是可以逐筆查明已發生并已錄入的會計業務的，但總分類賬卻是查不到的。這將會產生賬賬不符的現象。（2）賬表不符。會計電算化的報表一般是以公式的形式向總分類賬索取數據，如果公式設計錯誤，就有可能產生賬表不符的現象。實際中，審計人員在檢查所有會計憑證是否審核、登賬，保證賬賬相符的基礎上，主要應該檢查報表計算公式是否正確，是否存在有表外索取數據、賬外索取數據或直接填寫數據，以求報表平衡的現象。因此，建議審計人員在審計會計電算化資料時重新生成會計報表，并打印或導出相關的總分類賬、試算平衡表或科目匯總表的數據等，進行核對相符，以保證賬證、賬賬、賬表相符。
　　3.進行多賬套管理或利用多系統作弊。如果被審計單位存在兩套或兩套以上的賬套，而審計人員只審計了一套賬套，審計數據就會不真實，審計風險就會很大。為了防范風險，一方面審計人員要求被審計單位對信息系統的正確性作出書面承諾；另一方面，審計人員應該多方面的搜索備份賬套，以便發現存在多賬套管理嫌疑。還有的單位，不是采取多賬套管理作弊，而是利用多系統作弊，這將更進一步加大審計難度。對此，審計人員進行審計時，一定要了解被審計單位的信息化情況。如：網絡配置、數據庫平臺、電算化軟件、用戶的授權管理、會計賬套的文件存在形式等等。有必要時，還需查看和打印系統的日志記錄，通過對上機日志的查閱，可以幫助審計人員查看該單位的會計人員近期是否進行過電子會計資料刪除、修改和導入、導出數據等工作，因為許多單位往往是通過修改數據，利用反審計和反結賬功能達到作弊的目的。

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