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加強(qiáng)計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)淺見
摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和會(huì)計(jì)電算化的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)（簡(jiǎn)稱計(jì)算機(jī)審計(jì)）在審計(jì)實(shí)務(wù)中得到了廣泛應(yīng)用和推廣。如何利用計(jì)算機(jī)審計(jì)來提高審計(jì)效率和審計(jì)質(zhì)量，預(yù)防和降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，已成為廣大審計(jì)工作者所面臨的一項(xiàng)重要課題。就如何加強(qiáng)計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)，提出了作者的認(rèn)識(shí)和建議。關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)；審計(jì)效率；審計(jì)質(zhì)量；審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和會(huì)計(jì)電算化的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)（以下簡(jiǎn)稱計(jì)算機(jī)審計(jì)）在審計(jì)實(shí)務(wù)中得到了廣泛應(yīng)用和推廣。如何利用計(jì)算機(jī)審計(jì)來提高審計(jì)效率和審計(jì)質(zhì)量，預(yù)防和降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，已成為廣大審計(jì)工作者所面臨的一項(xiàng)重要課題。在此，筆者就如何加強(qiáng)計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)談點(diǎn)個(gè)人淺見。
一、轉(zhuǎn)變觀念，樹立正確的計(jì)算機(jī)審計(jì)意識(shí)
在一般審計(jì)人員的觀念里，計(jì)算機(jī)審計(jì)無非就是審計(jì)人員利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理、查閱資料、傳送文件與撰寫審計(jì)報(bào)告等。因此，即使被審計(jì)單位信息化程度很高，審計(jì)人員的審計(jì)方式很可能仍沿襲著以往傳統(tǒng)的手工審計(jì)模式，花大量時(shí)間來翻閱被審計(jì)單位打印出來的賬冊(cè)，審查“賬證、賬賬、賬表”是否相符。對(duì)方提供多少打印的賬冊(cè)，就查看多少，不了解計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)與手工處理數(shù)據(jù)的本質(zhì)區(qū)別。同時(shí)，仍然停留在手工工作底稿的整理和歸檔階段，沒有意識(shí)到計(jì)算機(jī)信息數(shù)據(jù)和審計(jì)報(bào)告文檔保存和電子資料備份的重要性。
廣大審計(jì)人員必須及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，樹立正確的計(jì)算機(jī)審計(jì)意識(shí)，要將計(jì)算機(jī)審計(jì)提升到要如何對(duì)被審計(jì)單位的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì)，防止作弊；如何提取數(shù)據(jù)，了解設(shè)計(jì)程序是否合理、授權(quán)監(jiān)控是否相互牽制；以及如何對(duì)計(jì)算機(jī)處理的文檔和數(shù)據(jù)進(jìn)行保密、授權(quán)、打包、歸檔，等等。對(duì)此，審計(jì)單位和審計(jì)人員應(yīng)加強(qiáng)以下兩個(gè)方面的工作：
1.要求被審計(jì)單位積極配合，同時(shí)提供兩種資料。被審計(jì)單位在提供真實(shí)、完整的紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料的同時(shí)，還應(yīng)該提供真實(shí)、完整的與財(cái)政財(cái)務(wù)收支有關(guān)的電子數(shù)據(jù)接口和必要的計(jì)算機(jī)技術(shù)文檔等資料。由于目前還沒有統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)審計(jì)準(zhǔn)則，計(jì)算機(jī)審計(jì)還沒有納入正常審計(jì)程序，因此，許多被審計(jì)單位還不明白其有責(zé)任和義務(wù)提供計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)給審計(jì)單位進(jìn)行審計(jì)。為此，審計(jì)單位和審計(jì)人員在制定審計(jì)方案時(shí)應(yīng)該把計(jì)算機(jī)審計(jì)列入正常的審計(jì)內(nèi)容，并要求被審計(jì)單位對(duì)其提供的信息資料作出書面承諾。承諾的內(nèi)容不僅要包括其提供的紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料是真實(shí)、完整和合法的，而且還應(yīng)包括其提供的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)及相關(guān)備份數(shù)據(jù)也是真實(shí)、完整、安全和合法的。
2.對(duì)被審計(jì)單位數(shù)據(jù)的安全性作出承諾，嚴(yán)防泄密。目前審計(jì)單位和審計(jì)人員對(duì)電子資料的歸檔還沒有引起足夠重視，不利于電子審計(jì)資料的保管和計(jì)算機(jī)審計(jì)的推廣應(yīng)用。因此，審計(jì)單位在執(zhí)行審計(jì)時(shí)應(yīng)該保證不惡意破壞被審計(jì)單位的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)和更改數(shù)據(jù)，建立電子審計(jì)資料的歸檔和內(nèi)部保密的管理制度，加強(qiáng)審計(jì)人員對(duì)被審計(jì)單位數(shù)據(jù)的保密和職業(yè)道德的教育。如對(duì)電子審計(jì)資料的查看和拷貝實(shí)行組長(zhǎng)責(zé)任制或由組長(zhǎng)和系統(tǒng)管理員組成的雙人簽名制，定期進(jìn)行服務(wù)器備份，年度終了應(yīng)該分部門或分項(xiàng)目進(jìn)行打包和歸檔，多層備份，刻錄光盤，貼上標(biāo)簽等，也可參照手工底稿的歸檔要求進(jìn)行歸檔和管理。
二、健全法規(guī)，使計(jì)算機(jī)審計(jì)有法可依
1.加快制定計(jì)算機(jī)審計(jì)準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。要盡快出臺(tái)計(jì)算機(jī)審計(jì)規(guī)范文本，對(duì)計(jì)算機(jī)審計(jì)的概念、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部控制的評(píng)價(jià)、計(jì)算機(jī)審計(jì)人員的資格條件、計(jì)算機(jī)審計(jì)過程、相關(guān)審計(jì)技術(shù)及審計(jì)證據(jù)收集等方面應(yīng)遵循的規(guī)范,給予具體明確的闡明。
2.嚴(yán)把審計(jì)軟件審批關(guān)。國(guó)家在制定審計(jì)準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范時(shí)，應(yīng)該考慮在審批通用審計(jì)軟件時(shí)，把程序設(shè)計(jì)的科學(xué)性和適用性，以及提供計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口的多種模式作為首要條件，以適應(yīng)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)發(fā)展的需要，而不是被動(dòng)地要求被審計(jì)單位的數(shù)據(jù)格式適應(yīng)審計(jì)軟件。
三、加強(qiáng)培訓(xùn)和檢查，提高審計(jì)人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平
1.從易到難，加強(qiáng)培訓(xùn)。我們可以把Office辦公軟件作為培訓(xùn)基礎(chǔ)，作為應(yīng)用計(jì)算機(jī)審計(jì)的“金鑰匙”，以帶動(dòng)計(jì)算機(jī)審計(jì)的推廣應(yīng)用。因?yàn)镺ffice辦公軟件，操作簡(jiǎn)單方便，界面友好，功能強(qiáng)大，它不僅包括Word文字處理，Excel電子表格的應(yīng)用，還有Access桌面型數(shù)據(jù)庫(kù)等等。如果能熟練運(yùn)用Office辦公軟件，不僅日常審計(jì)工作方便，效率提高，而且能為以后提高計(jì)算機(jī)審計(jì)水平打下良好的基礎(chǔ)，對(duì)學(xué)習(xí)和應(yīng)用其他應(yīng)用軟件都很容易上手。因此，各審計(jì)單位應(yīng)因地制宜，充分利用現(xiàn)有計(jì)算機(jī)軟硬件資源，開展靈活多樣的計(jì)算機(jī)審計(jì)培訓(xùn)。審計(jì)人員也可利用空余時(shí)間根據(jù)有關(guān)軟件自帶的幫助文檔進(jìn)行自學(xué)、自建賬套進(jìn)行練習(xí)。
2.從上到下，加強(qiáng)檢查。即由上一級(jí)的審計(jì)機(jī)關(guān)通過檢查，帶動(dòng)下一級(jí)的審計(jì)機(jī)關(guān)在實(shí)踐中應(yīng)用提高。上級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)每年可以定點(diǎn)派員到基層審計(jì)單位檢查計(jì)算機(jī)審計(jì)情況，讓基層的審計(jì)人員在實(shí)踐中能夠快速掌握計(jì)算機(jī)審計(jì)的具體步驟和要領(lǐng)。這是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)審計(jì)推廣應(yīng)用的催化劑。
四、加快會(huì)計(jì)軟件的完善和標(biāo)準(zhǔn)化，提高審計(jì)工作效率與水平
1.會(huì)計(jì)軟件應(yīng)能提供修改數(shù)據(jù)的完整記錄。目前會(huì)計(jì)軟件帶有的操作日志，對(duì)所有的操作人員的每一次操作內(nèi)容都進(jìn)行記錄，這樣記錄內(nèi)容顯得過于寬泛，不利于突出重要審計(jì)線索。針對(duì)這種情況，在會(huì)計(jì)軟件開發(fā)過程中，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)，以便能提供一個(gè)記錄所有修改數(shù)據(jù)的操作記錄，而不是記錄對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行正常的輸入輸出工作。這樣可使審計(jì)人員通過對(duì)數(shù)據(jù)改動(dòng)的操作記錄，找到相應(yīng)的審計(jì)線索，以達(dá)到審計(jì)監(jiān)督的目的。
2.審計(jì)人員應(yīng)參與會(huì)計(jì)軟件的開發(fā)與評(píng)審。對(duì)于會(huì)計(jì)軟件的可審計(jì)性問題，不僅要讓審計(jì)人員參與會(huì)計(jì)軟件的系統(tǒng)開發(fā)，而且要參與會(huì)計(jì)軟件的評(píng)審，嚴(yán)格控制。一方面，審計(jì)人員在會(huì)計(jì)軟件的系統(tǒng)開發(fā)過程中，要發(fā)揮監(jiān)督作用，對(duì)軟件開發(fā)的可行性、可用性進(jìn)行分析和調(diào)試；另一方面，在評(píng)審階段，應(yīng)由財(cái)政部門與同級(jí)的審計(jì)機(jī)關(guān)聯(lián)合組織專家進(jìn)行評(píng)審，對(duì)軟件的各項(xiàng)指標(biāo)提出意見，從而保證會(huì)計(jì)軟件的可審計(jì)性。
3.會(huì)計(jì)軟件應(yīng)盡量提供標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口。由于會(huì)計(jì)軟件數(shù)據(jù)接口的不統(tǒng)一，不僅易導(dǎo)致計(jì)算機(jī)審計(jì)發(fā)生錯(cuò)誤，增加了審計(jì)的難度，最重要的是妨礙了計(jì)算機(jī)審計(jì)的迅速發(fā)展。會(huì)計(jì)軟件提供標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，即對(duì)會(huì)計(jì)軟件設(shè)計(jì)一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、統(tǒng)一的輸入要求，就使得各種各樣的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)在最后進(jìn)行數(shù)據(jù)輸出的時(shí)候，都能按同一格式向?qū)徲?jì)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)文件的輸入，且保證兩端的數(shù)據(jù)嚴(yán)格一致。這樣，審計(jì)人員進(jìn)行審計(jì)時(shí)，只需要將該數(shù)據(jù)文件調(diào)入審計(jì)軟件即可，而不用把各種各樣的數(shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)化為同一格式再進(jìn)行輸入，降低了審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。如果目前的會(huì)計(jì)軟件再不提供標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)，它必將被會(huì)審一體化軟件所代替。所以提供標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)接口，對(duì)會(huì)計(jì)軟件行業(yè)的發(fā)展也是有莫大好處的。
五、查錯(cuò)糾弊，防范和降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)
1.初始數(shù)據(jù)設(shè)置錯(cuò)誤或作弊。即在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)啟用前設(shè)置錯(cuò)誤或作弊，從而導(dǎo)致該系統(tǒng)打印出來的賬冊(cè)、報(bào)表不正確。出現(xiàn)這種錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)賬套不會(huì)出現(xiàn)手工會(huì)計(jì)常見的“賬證、賬賬、賬表”不相符的現(xiàn)象，卻會(huì)導(dǎo)致費(fèi)用分配或稅金入庫(kù)的錯(cuò)誤。比如，企業(yè)在會(huì)計(jì)電算初始化時(shí)把固定資產(chǎn)的折舊信息輸入錯(cuò)誤，折舊年限和分配比例不正確，就會(huì)導(dǎo)致“累計(jì)折舊”科目的計(jì)提金額和分配出現(xiàn)錯(cuò)誤，從而影響企業(yè)的成本費(fèi)用的合理分配，這不僅不利于企業(yè)的本量利分析，也將會(huì)影響到企業(yè)應(yīng)納所得稅計(jì)算的正確性。 2.記賬憑證的錄入與原始數(shù)據(jù)不符。所有電算化軟件的數(shù)據(jù)歸集，都是通過記賬憑證錄入到信息系統(tǒng)的，如果被審計(jì)單位的原始憑證真實(shí)完整、合理合法，會(huì)計(jì)人員利用會(huì)計(jì)原理的基本知識(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證的錄入工作后，該單位的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)就被錄入到賬套中。通過會(huì)計(jì)的牽制制度，一般都可以審計(jì)所輸入的會(huì)計(jì)資料是否正確。因此有人認(rèn)為，會(huì)計(jì)電算化不存在賬證、賬賬、賬表不相符的問題，其實(shí)并不盡然。雖然電算化軟件的明細(xì)賬和總分類賬的核算，都是通過計(jì)算機(jī)的程序處理自動(dòng)完成的，但是在實(shí)際操作中這種不符現(xiàn)象依然存在，只是與傳統(tǒng)手工的“三不符”的概念在內(nèi)容上有所區(qū)別，這種區(qū)別主要體現(xiàn)在賬賬不符、賬表不符兩方面：（1）賬賬不符。電算化軟件本身有一個(gè)完整的操作流程，可簡(jiǎn)示為：“數(shù)據(jù)錄入—單據(jù)審核—憑證登賬—期末結(jié)賬—年終結(jié)賬”。如果記賬憑證沒有及時(shí)審核和登賬，即使已經(jīng)正確無誤地錄入了，在查詢明細(xì)賬時(shí)，根據(jù)不同的篩選條件，是可以逐筆查明已發(fā)生并已錄入的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的，但總分類賬卻是查不到的。這將會(huì)產(chǎn)生賬賬不符的現(xiàn)象。（2）賬表不符。會(huì)計(jì)電算化的報(bào)表一般是以公式的形式向總分類賬索取數(shù)據(jù)，如果公式設(shè)計(jì)錯(cuò)誤，就有可能產(chǎn)生賬表不符的現(xiàn)象。實(shí)際中，審計(jì)人員在檢查所有會(huì)計(jì)憑證是否審核、登賬，保證賬賬相符的基礎(chǔ)上，主要應(yīng)該檢查報(bào)表計(jì)算公式是否正確，是否存在有表外索取數(shù)據(jù)、賬外索取數(shù)據(jù)或直接填寫數(shù)據(jù)，以求報(bào)表平衡的現(xiàn)象。因此，建議審計(jì)人員在審計(jì)會(huì)計(jì)電算化資料時(shí)重新生成會(huì)計(jì)報(bào)表，并打印或?qū)С鱿嚓P(guān)的總分類賬、試算平衡表或科目匯總表的數(shù)據(jù)等，進(jìn)行核對(duì)相符，以保證賬證、賬賬、賬表相符。
3.進(jìn)行多賬套管理或利用多系統(tǒng)作弊。如果被審計(jì)單位存在兩套或兩套以上的賬套，而審計(jì)人員只審計(jì)了一套賬套，審計(jì)數(shù)據(jù)就會(huì)不真實(shí)，審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)很大。為了防范風(fēng)險(xiǎn)，一方面審計(jì)人員要求被審計(jì)單位對(duì)信息系統(tǒng)的正確性作出書面承諾；另一方面，審計(jì)人員應(yīng)該多方面的搜索備份賬套，以便發(fā)現(xiàn)存在多賬套管理嫌疑。還有的單位，不是采取多賬套管理作弊，而是利用多系統(tǒng)作弊，這將更進(jìn)一步加大審計(jì)難度。對(duì)此，審計(jì)人員進(jìn)行審計(jì)時(shí)，一定要了解被審計(jì)單位的信息化情況。如：網(wǎng)絡(luò)配置、數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)、電算化軟件、用戶的授權(quán)管理、會(huì)計(jì)賬套的文件存在形式等等。有必要時(shí)，還需查看和打印系統(tǒng)的日志記錄，通過對(duì)上機(jī)日志的查閱，可以幫助審計(jì)人員查看該單位的會(huì)計(jì)人員近期是否進(jìn)行過電子會(huì)計(jì)資料刪除、修改和導(dǎo)入、導(dǎo)出數(shù)據(jù)等工作，因?yàn)樵S多單位往往是通過修改數(shù)據(jù)，利用反審計(jì)和反結(jié)賬功能達(dá)到作弊的目的。
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