計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)實(shí)踐與思考

計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)實(shí)踐與思考

近年來，襄樊市審計(jì)局加大機(jī)建設(shè)與步伐，在計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)方面進(jìn)行了有益探索，先后在、財(cái)政、、農(nóng)林水、行政事業(yè)等行業(yè)38個(gè)單位嘗試進(jìn)行計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)，取得了較好成效。在審計(jì)數(shù)據(jù)采集與、軟件開發(fā)與應(yīng)用等方面有了一些初步的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)。　　一、計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)的主要步驟　�。�1）可行性分析。主要是調(diào)查了解被審單位信息的治理現(xiàn)狀，看其計(jì)算機(jī)使用水平能否滿足審計(jì)項(xiàng)目的方案要求（質(zhì)量、時(shí)限等），從而確定是否采用計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)�！　。�2）審前預(yù)備。主要是配備相應(yīng)的電腦和熟悉計(jì)算機(jī)應(yīng)用的審計(jì)職員，選擇符合財(cái)政部規(guī)定、適用性強(qiáng)的審計(jì)軟件。制定審計(jì)方案、下發(fā)審計(jì)通知書等；　�。�3）現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)。主要包括數(shù)據(jù)采集和數(shù)據(jù)分析兩個(gè)環(huán)節(jié)。數(shù)據(jù)采集就是應(yīng)用一定的，對(duì)被審單位的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行遷移，按審計(jì)方案的要求以及財(cái)務(wù)治理的基本原理進(jìn)行整理；數(shù)據(jù)分析就是應(yīng)用相關(guān)審計(jì)軟件對(duì)采集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、篩選、回并、統(tǒng)計(jì)和分析判定，從中查找被審單位財(cái)務(wù)治理中的疑點(diǎn)線索，發(fā)現(xiàn)違紀(jì)違規(guī)，匯總相關(guān)數(shù)據(jù)，以滿足審計(jì)報(bào)告的需求�！　。�4）審計(jì)報(bào)告。在傳統(tǒng)手工審計(jì)的基礎(chǔ)上，結(jié)合計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)將采集到的數(shù)據(jù)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行結(jié)論性審計(jì)文檔的處理，形成審計(jì)報(bào)告，出具審計(jì)決定。審計(jì)意見書等，并由此形成被審單位數(shù)據(jù)庫(kù)的部分?jǐn)?shù)據(jù)�！　�二、數(shù)據(jù)采集的主要方法　　在分析被審單位電子記帳數(shù)據(jù)的完整性的基礎(chǔ)上，確定采用計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)，我們主要采取以下方法來進(jìn)行數(shù)據(jù)采集�！　〉谝徊剑簩�(dǎo)出被審單位財(cái)務(wù)治理數(shù)據(jù)。在實(shí)踐中主要采取三種方法：　�。ㄒ唬┲苯邮褂帽粚弳挝坏呢�(cái)務(wù)治理軟件，將數(shù)據(jù)導(dǎo)出為通用數(shù)據(jù)庫(kù)格式（如：mdb、xls、txt等）。其優(yōu)點(diǎn)是：適用范圍寬、導(dǎo)出數(shù)據(jù)隨審計(jì)職員的意愿，因而是審計(jì)職員首選也是運(yùn)用最多的數(shù)據(jù)導(dǎo)出方法。由于一些著名的財(cái)務(wù)軟件為證實(shí)自己的“開放性”、“兼容性”特征，都具備“數(shù)據(jù)可被第三方軟件使用”這一功能，諸如：用友、金碟、遠(yuǎn)方等，并且版本越高，此項(xiàng)功能越明顯。而且從審計(jì)情況看，如今不少行政企事業(yè)單位大都使用上述軟件�！　∪缭趯�(duì)樊城公循分局的審計(jì)中，該單位使用的是用友M8.0財(cái)軟，我們就直接將其總帳、明細(xì)帳分別導(dǎo)成一個(gè)通用數(shù)據(jù)庫(kù)如 mdb的兩張數(shù)據(jù)表；在對(duì)全市民政系統(tǒng)審計(jì)中，因該系統(tǒng)使用了用友M7.0，一次只能將總帳、明細(xì)帳的一個(gè)科目導(dǎo)成一個(gè)通用數(shù)據(jù)庫(kù)，因此我們就根據(jù)需要，天生了多個(gè)科目的多個(gè)相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)。另外有些軟件開發(fā)商專門設(shè)計(jì)了特定格式的導(dǎo)出，如：電力系統(tǒng)使用的遠(yuǎn)方財(cái)軟4.XX版本，高度自動(dòng)化設(shè)計(jì)，財(cái)務(wù)職員只需輸人原始資料，數(shù)據(jù)匯總、帳表天生等全部由系統(tǒng)自動(dòng)完成，其操縱程序符合財(cái)政部最新頒布的會(huì)計(jì)制度，審計(jì)職員可將其中所有匯總表格和明細(xì)帳的查詢結(jié)果導(dǎo)出為EXCEL格式，利用帳頁(yè)查詢功能，完成電子數(shù)據(jù)的采集工作。當(dāng)然一些高端數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，如：使用 SQL Server、DB2等作為數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)開發(fā)的財(cái)軟，由于這些服務(wù)器真?zhèn)�專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件本身具有強(qiáng)大的分析、備份和安全恢復(fù)等功能，因而客戶真?zhèn)�應(yīng)用軟件也就沒有必要開發(fā)數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能了�！　。ǘ�）直接使用被審單位企業(yè)（財(cái)務(wù)）治理軟件而產(chǎn)生的備份數(shù)據(jù)。　　由于幾乎所有的企業(yè)（財(cái)務(wù)）治理軟件都具有數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)功能。我們完全可以將數(shù)據(jù)的備份帶回，在自己的電腦中進(jìn)行恢復(fù)。這種方法最大的優(yōu)點(diǎn)是導(dǎo)出的數(shù)據(jù)最完整（甚至包括軟件的　　使用日志、用戶權(quán)限及密碼等），分析起來最方便。由于用戶軟件本身具有強(qiáng)大的分析和查詢功能，因而不需要借助任何第三方的輔助分析軟件或數(shù)據(jù)庫(kù)軟件。但其缺點(diǎn)是必須有一套與被審單位軟件一致的能使用的軟件，且有多少個(gè)審計(jì)對(duì)象，你就需要預(yù)備多少個(gè)軟件。這類貿(mào)易軟件由于審計(jì)職員只用于輔助審計(jì)，不作為生產(chǎn)使用，因而購(gòu)買起來極不，其來源主要是通過以下方式獲得：一是使用演示版軟件，由于相當(dāng)多的演示版軟件與標(biāo)準(zhǔn)版軟件僅在表證的打印上有區(qū)別，因而使用演示版軟件沒有題目。二是使用軟加密方式的軟件。相當(dāng)多的軟件是通過正當(dāng)用戶名和系列號(hào)來限制使用的，我們可以用被審單位軟件的用戶名和序列號(hào)在自己的電腦在進(jìn)行安裝軟件，再將備份的數(shù)據(jù)恢復(fù)進(jìn)來就可使用了（如：遠(yuǎn)方財(cái)軟）。三是使用“光盤市場(chǎng)”版軟件，光盤市場(chǎng)提供的版本相近的經(jīng)過解密的軟件，如：用友、金碟、交易等大腕軟件，基本上都可以使用。四是與軟件公司協(xié)商，支付少量用度，借用軟件公司同版本號(hào)的正版軟件和限次軟件。　�。ㄈ�）直接將用戶軟件的原始數(shù)據(jù)庫(kù)表導(dǎo)出�！　【褪鞘褂脤�業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)，如：SQL Server等，直接使用專業(yè)庫(kù)的治理工具將數(shù)據(jù)導(dǎo)出。這種方法的特點(diǎn)是對(duì)審計(jì)職員的計(jì)算機(jī)技能提出了較高要求。主要表現(xiàn)在：l、軟件的開發(fā)者為減少數(shù)據(jù)的冗余而采用了關(guān)系表，用戶采用了這些表在自己的電腦中分析時(shí)需自行定義關(guān)系。2.這些表一般都為原始數(shù)據(jù)，審計(jì)職員要得到自己的記錄集需自建查詢集（視圖）。3、這些表多為或拼音組成的字段（為了適應(yīng)更多的開發(fā)工具）且有很多認(rèn)證字段，完全搞清楚還費(fèi)點(diǎn)周折。但是假如將上面題目都搞清楚了，使用通用數(shù)據(jù)庫(kù)軟件和專門的輔助審計(jì)軟件分析起來還是比較方便的�！　〉诙�步、導(dǎo)出數(shù)據(jù)遷移　　一般情況下，將數(shù)據(jù)導(dǎo)出后必須存進(jìn)審計(jì)職員的電腦中，置于審計(jì)職員自己定義的某一目錄下。這一點(diǎn)，要視實(shí)際情況的不同，分別采取不同的對(duì)策，從審計(jì)實(shí)踐看，不過乎有以下王種情況：　�。ㄒ唬┤魯�(shù)據(jù)文件總量在SM以下，通常采用壓縮軟件如： winzip等將數(shù)據(jù)壓縮成幾張盤，將數(shù)據(jù)帶走�！　。ǘ�）若數(shù)據(jù)文件總量在SM以上，如采用壓盤方法由于盤片較多，恢復(fù)成功的風(fēng)險(xiǎn)較高，因而一般采用外置硬盤的方法，將數(shù)據(jù)在不壓縮狀態(tài)下直接導(dǎo)進(jìn)自己的硬盤�！　⊥庵糜脖P有打印機(jī)接口的外置硬盤和USB接口的外置硬盤。USB接口的硬盤支持熱插拔，打印機(jī)接口的硬盤支持老一些的電腦，外置硬盤通常由外置硬盤盒加普通硬盤組成，這是一種最經(jīng)濟(jì)最方便的數(shù)據(jù)遷移的方法�！　。ㄈ�）若審計(jì)職員隨身攜帶有筆記本電腦（帶以太網(wǎng)卡）且被審單位也組建了局域網(wǎng)，可直接采用電腦與電腦對(duì)拷的實(shí)現(xiàn)。這里也有兩種方法：　　1、筆記本電腦與數(shù)據(jù)源電腦直接對(duì)持。審計(jì)職員需自己制作一條線（將普通的網(wǎng)絡(luò)跳線12. 36對(duì)調(diào)），將兩臺(tái)電腦配成對(duì)等網(wǎng)，在數(shù)據(jù)源電腦中將自己需要的數(shù)據(jù)目錄設(shè)置“共享”后，拷進(jìn)筆記本電腦�！　�2.網(wǎng)絡(luò)下載。審計(jì)職員將自己的筆記本電腦接進(jìn)被審單位的網(wǎng)絡(luò)，找一個(gè)被審單位空閑的PJ45信息接口，配置好網(wǎng)絡(luò)獲取一個(gè)正當(dāng)網(wǎng)絡(luò)帳戶，進(jìn)進(jìn)網(wǎng)絡(luò)后，將數(shù)據(jù)源電腦中的數(shù)據(jù)持出�！�　三、如何進(jìn)行數(shù)據(jù)　　在審計(jì)工作中，我們大都要使用通用的或?qū)ｉT的軟件分析數(shù)據(jù)。由于通用的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件具有極其強(qiáng)大的分析功能，使用起來也特別方便靈活。若審計(jì)職員很熟悉諸如：Foxpro、access、SQLServer或SQL語(yǔ)句之一種，基本上就可以不依靠任何輔審軟件獨(dú)立開展機(jī)輔助審計(jì)了。以我局對(duì)湖北化纖團(tuán)體審計(jì)為例，我們直接將被審單位的數(shù)據(jù)采集回來后，導(dǎo)進(jìn)access2000，利用access2000中的可視化的查詢分析器對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，得出所需要的數(shù)據(jù)。但是現(xiàn)階段不少審計(jì)職員并不熟悉專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的使用，盡管諸如 access、 foxpro、SQLserver等使用起來都很方便輕易，但對(duì)相當(dāng)多的審計(jì)職員來說仍有一定困難，這樣就可結(jié)合使用相對(duì)而言更易使用的一些軟件，諸如：南京特派辦的《審計(jì)數(shù)據(jù)采集分析軟件》等�！�　從實(shí)際情況看，我們主要是采取以下幾種方法進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的：　　一是利用被審單位軟件的自身查詢功能，發(fā)現(xiàn)不正常的分錄。主要通過查看明細(xì)帳、記帳憑證，審查會(huì)計(jì)科目的對(duì)應(yīng)關(guān)系，發(fā)現(xiàn)不正常的會(huì)計(jì)分錄。如：“實(shí)收資本”科目一般對(duì)應(yīng)“現(xiàn)金”、“銀行存款”或者是“存貨”等資產(chǎn)類科目，如在查詢中發(fā)現(xiàn)，有的對(duì)應(yīng)科目卻是“應(yīng)付款‘、”其他應(yīng)付款“等科目，就可將這種不正常的會(huì)計(jì)事項(xiàng)作為審計(jì)重點(diǎn)，經(jīng)調(diào)閱有關(guān)的原始憑證和調(diào)查相關(guān)往來單位，發(fā)現(xiàn)該單位虛列股本、轉(zhuǎn)移國(guó)有資本、化公為私等；　　二是利用被審單位軟件數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能，結(jié)合《審計(jì)數(shù)據(jù)采集分析軟件》的查詢、篩選等功能，發(fā)現(xiàn)違規(guī)支出。以“用度”審計(jì)為例，首先將把被審單位數(shù)據(jù)庫(kù)中“治理用度”、“經(jīng)營(yíng)用度”和“財(cái)務(wù)用度”明細(xì)帳打開，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成EXCEL格式，通過《審計(jì)數(shù)據(jù)采集軟件》進(jìn)行查詢摘要、篩選數(shù)據(jù)，經(jīng)調(diào)閱有關(guān)的原始憑證和審計(jì)相關(guān)單位，發(fā)現(xiàn)用度中違規(guī)支出題目�！　∪�是利用分類匯總、規(guī)劃求解和拖動(dòng)復(fù)制柄等功能，發(fā)現(xiàn)收進(jìn)分歧規(guī)等題目。比如審查債權(quán)債務(wù)，湖北化纖團(tuán)體涉及的往來單位共有1938個(gè)，往來款總額數(shù)億元，若一個(gè)審計(jì)職員用人工查賬法，按帳齡分析其發(fā)生的現(xiàn)狀，摸清其真實(shí)正當(dāng)情況，需要一個(gè)星期。但運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)，在EXCEL表格中，按照“單位”、“帳齡”等檢索條件，一個(gè)小時(shí)之內(nèi)查出三年以上不良資產(chǎn)1000多萬(wàn)元，往來單位1360個(gè)；二年至三年往來單位269個(gè)，金額3000多萬(wàn)元；又如在今年的電力行業(yè)審計(jì)中，在審查電價(jià)標(biāo)準(zhǔn)方面，我們首先將被審計(jì)單位用電量數(shù)據(jù)庫(kù)采集過來，存為EXCEL電子表，用電總量中分居民生活電量、農(nóng)民排灌電量、優(yōu)惠　　電量等，通過對(duì)電價(jià)、二次綜合加價(jià)等電量收費(fèi)分類匯總，再把每項(xiàng)價(jià)格的收取標(biāo)準(zhǔn)編制計(jì)算公式，相同公式單元格，用復(fù)制桶進(jìn)行復(fù)制后，使用規(guī)劃求解模擬計(jì)算出二次綜合加價(jià)、三峽基金、電源基金等每項(xiàng)的收取總額，再與進(jìn)帳收進(jìn)核對(duì)，以此查出違價(jià)收進(jìn)題目。　　四是利用帳套功能，發(fā)現(xiàn)收進(jìn)不進(jìn)帳等題目。這一點(diǎn)主要體現(xiàn)在行業(yè)性、系統(tǒng)性的審計(jì)中。盡管其中某些單位使用的財(cái)務(wù)系統(tǒng)版本不同，但只要我們使用高版本軟件，就可把多單位電子數(shù)據(jù)，同一到一臺(tái)電腦中，通過選擇帳套功能，調(diào)閱不同單位的電子帳。如在某單位審計(jì)時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)該單位通過“內(nèi)部往來”科目上交總公司治理費(fèi)。捉住這一疑點(diǎn)，我們立即點(diǎn)往了總公司的帳款，結(jié)果在總公司帳目中，未查到該筆收進(jìn)，經(jīng)與被審單位查實(shí)，收進(jìn)確實(shí)未進(jìn)帳，以此為線索牽出了該單位設(shè)置帳外帳，私設(shè)“小金庫(kù)”50多萬(wàn)元的題目。

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