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構建和諧的檔案工作 從抓好基層單位人員交接開始
影響基層單位、一個系統乃至一個地區構建和諧檔案工作的因素很多，其中做好交接是要素之一。2007年4月，國家檔案局下發了《關于加強對基層單位檔案工作監督、指導的意見》，其中提到“基層單位的檔案人員普遍身兼數職，而且調動較為頻繁，這給基層單位檔案工作的發展帶來了一系列影響”。各級檔案行政管理部門不但深有同感，而且在緩解檔案人員“身兼數職、調動頻繁”的狀況方面十分乏力。因此，如何將由此產生的影響降到最低就成為當務之急，而其中解決好交接問題更是首當其沖，因為工作交接不力已經令很多新任檔案人員飽受其苦，令單位的檔案工作深受其害，更使構建和諧的檔案工作成為空談。
一、基層單位檔案人員調整和工作交接狀況
以北京市崇文區為例，2006年11月和2007年4月，崇文區檔案局先后兩次調查區屬單位檔案人員狀況，結果表明，半年之內，全區110個單位中有20個單位更換了檔案人員，有的單位不只調整了一次，其中一個單位竟然四次換人。從第二次調查看，全部檔案人員中連續從事檔案工作不滿三年的有55人，相對專職的只有12人，兼職檔案員中以檔案工作為主的也不多。雖然《北京市實施〈檔案法〉辦法》規定了“各單位應當保持檔案工作人員的相對穩定”，但是，面對很多單位頻繁換人的局面，檔案局顯得束手無策，這就使規范檔案工作交接顯得尤為重要。
近年來的指導和檢查工作表明，檔案交接手續不正式、不嚴密，監交工作不嚴格甚至不進行監交的情況在基層單位普遍存在，致使新任檔案人員在相當長的時間內不掌握本單位檔案工作的基本情況，如找不到檔案工作制度，不清楚各門類檔案的數量，不了解各年代檔案在庫內、柜內的分布，不掌握前任檔案員有多少沒有完成的工作，不知道全宗卷、編研材料為何物，個別單位甚至找不到檔案柜鑰匙，檔案工作長期不能納入正軌。更嚴重的是：新任檔案人員一接手就感到一頭霧水，在凌亂的局面中艱難起步，很容易挫傷工作積極性；檔案工作前后脫節，出現工作貽誤時難以盡快補救；一些單位原本較好的工作基礎也由于多次換人且交接不力被“一代一代”地磨滅；檔案局檢查時，發現檔案去向不明等嚴重問題時難以確定直接責任人員，無法追究責任。另一方面，檔案行政管理部門需要隨時準備對新任檔案人員進行個別培訓，反復指導頻繁換人的單位夯實工作基礎。這使其陷入被動應付甚至疲于奔命的狀態，大大減少了調查、研究和解決新問題的人力投入，在一定程度上干擾了檔案事業整體發展計劃的執行，進而對整個地區建設和諧檔案工作產生一定影響。
經過調查分析我們不難發現，造成交接不力的原因來自領導和新老檔案人員等多個方面：①領導不重視，認為檔案工作交接僅僅是新老檔案人員之間的事，往往一聲令下，檔案人員立刻調整到新的崗位，并要求兩三天內與接管人員交接完畢，新老檔案人員只得倉促交接，并且沒有安排專人負責監交；②有的領導雖然重視交接工作，但是對其專業性和復雜性不夠了解，因而提不出具體要求，更沒有規定具體的交接手續；③有的檔案人員帶著情緒離崗或轉崗，或者對“枯燥”的檔案工作早已心猿意馬，聽到調整崗位的消息急于“甩包袱”，與新任人員草草交接；④辦理嚴格的交接手續實際上是對前一階段檔案工作的全面檢驗，而一些單位的檔案工作或多或少存在問題，檔案人員不敢或無法辦理正式交接手續；⑤由于檔案人員主觀原因或單位換人過于頻繁，檔案人員自身對本單位檔案工作全貌和檔案工作頭緒尚不清楚，沒有能力辦理嚴謹的交接手續；⑥一些人從心理上不愿意把自己的工作經驗和成效與接任自己的人分享，因而交接時有意回避重要和關鍵問題；⑦個別檔案人員因病或緊急抽調到其他崗位等特殊情況，無法辦理交接手續；⑧新任檔案人員毫無經驗，對應當收什么、點什么、查什么一無所知，前人怎么交，自己就只能怎么接，看不出問題，更提不出問題。
二、規范基層單位檔案工作交接的具體建議
造成檔案工作交接不力的種種表面原因背后，我們應該看到，最根本的原因其實是缺乏制度保障，缺乏良性運行的工作機制，缺乏規范的手續、有效的引導和檢查。檔案行政管理部門應對自身工作查漏補缺，在監督指導上有所作為，這樣才能從根本上解決問題。
（一）轉換思路，從加強制度保障入手
工作交接在各行各業普遍存在，一般不外乎財、物交接和工作經驗、方法的交接，其中財、物交接是實實在在的，往往成為交接的主要內容。如果把“財”的交接具體化為會計工作交接，那么我國《會計法》對此做出了專門規定，而《會計基礎工作規范》對會計工作交接的責任、準備工作、正式手續和監交要求等做出了更加詳細的規定。相比之下，作為“物”的“檔案”的交接在《檔案法》中沒有明確規定，《機關檔案工作業務建設規范》雖然規定了“機關檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后方能離開崗位”，但是過于籠統。
由于缺少具有操作性的規定，長期以來，嚴格進行檔案工作交接基本處于各單位自發狀態，交接效果的好壞主要依靠檔案人員的自覺。事實上只有少數單位由于領導重視、檔案工作基礎扎實、人員得力，交接后工作平穩過渡。多數單位調整人員后檔案工作雖未空崗，但實際工作難以銜接，一連幾度換人的單位的檔案工作則遭受“重創”。檔案局如果還是提出“要做好交接工作”的宏觀要求顯然不能解決來自領導和檔案人員主觀方面的各種問題。因此，各級檔案行政管理部門應當轉換思路，從被動依靠各單位自覺做好交接工作轉變為主動用成文的制度進行約束和規范。
目前，《中華人民共和國檔案法》的修改工作已被國家檔案局正式提上日程，建議增加對做好檔案工作交接的規定，使這項看似簡單、瑣碎，其實關乎檔案事業全面、協調、可持續發展的工作有法可依。同時，地方檔案局應制定本地區檔案工作交接的具體辦法，使主觀上愿意或不愿意嚴格進行交接工作的單位和人員都能夠在具體操作上有所遵循，做到手續嚴謹，責任明確，從而保證檔案工作的連續性，維護檔案的完整與安全。
（二）明確職責，建立良性運行的工作機制
第一，單位檔案人員調動工作、離職、轉崗、臨時借調外單位工作或連續休假超過三個月的，都應當在離開本崗位之前與接管人員辦清交接手續。其中檔案人員臨時被抽調或休假時，個別單位不安排臨時代管人員，嚴重影響了檔案工作的連續性。應特別強調這種情況不但要有人代管，時間較長的還應進行正式交接。
第二，檔案行政管理部門應通過多種形式的宣傳，使各單位領導認識到檔案工作交接責任重大，手續繁雜，促使其為順利交接提供必要條件，如：有準備、有計劃地調換檔案人員，保證檔案工作不出現“空崗”、“斷檔”現象；將做好交接工作列入檔案人員的崗位責任制；根據本單位檔案數量為交接雙方安排充分時間；對于沒有辦清交接手續的檔案人員，不調整崗位，不予辦理人事調動和工資轉移等手續。
第三，交接雙方均應有相對合理而明確的職責分工。
移交人員應完成的工作主要有：核實檔案柜簽，清查柜內檔案，使移交的檔案分門別類，排列有序；催還借出檔案，暫時不能歸還的注明情況；對檔案工作制度、檢索工具、現存和移出檔案的數量等情況逐項列表；核對全宗卷目錄，整理好全宗卷內文件及需要移交的其他材料；檔案數量與目錄記載不相符的，檔案工作存在其他明顯問題的注明情況和原因；有尚未完成的檔案工作，應請示領導明確下一步工作的完成人員。
接管人員則應做好接交工作：學習有關文件，了解檔案交接工作規定和基本的檔案業務知識，了解本單位基本的歷史沿革、主要職能和內部機構設置等情況；對移交人員開列的表格、單據和其他交接材料逐項核對，逐柜逐卷（件）核查檔案數量，對不明事項向移交人員或有關領導問明情況，必要時做書面記錄；抽查電子檔案和機讀目錄是否可讀；學習檔案管理軟件或數據庫、檔案安全保管設施設備的使用方法；向監交人員報告接交的具體情況。
當移交人員因病或其他特殊原因不能辦理移交手續時，接管人員應在到崗后立即清點核對檢索工具和檔案數量等重要項目，存在疑問的向移交人員或有關領導問明情況，并形成書面材料經有關領導審查簽字。
第四，任何行業中進行財、物交接，監交工作都必不可少。檔案交接也應該安排專人負責監交。一般來說，檔案人員辦理交接手續，應由檔案工作所在部門負責人監交，而檔案人員同時為部門負責人的，應由本單位主管檔案工作的領導監交。監交人員應堅持公平公正的原則，監督交接雙方認真辦理交接手續并進行審查，防止交接工作敷衍了事或流于形式，杜絕弄虛作假的行為。
（三）細化手續，加強監督和檢查
國家關于檔案交接手續方面的規定只有《檔案交接文據格式》（GB/T 13968—92），用于檔案室、檔案館移交和接收檔案，不適用于單位內部人員交接。為使檔案工作交接制度得到真正落實，使檔案局的監督檢查工作能夠有據可查，使執法機關發現檔案丟失等違法行為時便于調查取證，檔案行政管理部門有必要統一并規范本地區檔案人員工作交接的文據格式。
交接文據可以包括如下表格：①交接總體情況登記表，記錄移交人員、接管人員和監交人員的基本情況以及檔案工作制度、檢索工具、現存及移出檔案、全宗卷、基礎登記、檔案庫、柜鑰匙等核對和交接的基本情況；②檔案工作制度一覽表；③檔案檢索工具一覽表；④現存和移出檔案數量統計表；⑤未完成工作登記表。特殊情況在表中不便于填寫時應另附詳細說明。每頁交接文據都應有移交人員、接管人員和監交人員的簽字。交接文據應一式三份，一份交同級檔案行政管理部門或上級檔案業務主管部門，一份存本單位文書檔案，一份存全宗卷。
各單位調換檔案人員應在雙方交接之前通知同級檔案局或上級單位檔案業務主管部門，檔案局或上級主管部門應及時前往監督檢查。對于無正當理由不按規定辦理檔案工作交接手續或在交接工作中弄虛作假的單位或者個人應進行通報，造成檔案損失的依法對個人或者單位給予行政處分或行政處罰。
（四）有效引導，編發簡明學習材料
從目前情況看，檔案工作領域尚未實現先持證后上崗，絕大多數檔案人員是先被安排到檔案工作崗位，再參加培訓取得崗位資格證書。因此，幾乎每名檔案人員接手時都對檔案工作一無所知。即使交接制度制定得再細致，手續規定得再嚴密，接管人員如果對檔案工作中常識性的概念不了解，也難以完成各項清點核對工作。檔案專業書籍（包括崗位培訓教材）雖然不少，但是篇幅較長，檔案人員不可能在交接前的短暫時間內完成自學，即使翻看了，恐怕也難得要領。因此，有必要專門為新任檔案人員順利交接編寫“入門概念和知識”，用通俗的語言和盡量短的篇幅解釋交接工作中必然遇到的專業問題，如全宗、全宗號、全宗卷、檔案門類、檢索工具、檔號、集中統一管理、各門類檔案歸檔時間、編研材料、常規檔案工作等等。
另一方面，工作交接中前任向后任介紹基本情況、傳授工作經驗和方法也是十分重要的方面。前任的一句話、一個提醒往往能讓后任少走不少彎路。但是這方面的交接主要依靠移交人員的主觀愿望和能力，難以用制度去約束，用手續去落實。而移交人員出于各種原因能夠做到知無不言、言無不盡的并不多，接管人員又往往提不出問題。檔案行政管理部門可以結合檔案室的工作特點，替新任檔案員提些問題，如：本單位保管了幾個全宗的檔案？哪些門類的檔案？檢索工具有多少種，分別有多少冊？室藏檔案數量是多少？檔案起始時間與本單位成立時間是否一致？本單位曾移出了哪些檔案？現存檔案與移出檔案之和是否等于應該歸檔的全部檔案？ 尚有哪些應該歸檔而未歸檔的文件？本單位檔案有多少個存放地點？檔案庫、柜的鑰匙有多少套，由誰保管？檔案利用情況如何？編寫了哪些參考資料？近兩年本單位為檔案工作大約投入了多少經費，用于哪些方面？近年來收到了哪些需長期執行的檔案業務文件？本單位檔案工作或檔案人員獲得過哪些獎勵？接受了哪些檢查或評審？檔案工作還存在哪些突出問題？ 這樣的問題可以編成“工作交接應問應知”，幫助新任檔案員從前任那里最大限度地獲取信息和經驗，盡快熟悉本崗位工作。
檔案行政管理部門應通過一系列措施，使工作交接做到組織上有保證，制度上有規定，職責上有分工，手續上有記載，工作上有監督，操作上有引導，使各單位檔案工作交接成為對前段工作認真盤點、查漏補缺的過程，從“越交越亂”變為“越交越清”，最終使工作交接在建設和諧檔案工作的過程中不再成為障礙，而是成為檔案工作向前邁進的新起點。
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