其他畢業論文-談寶鋼銷售與收款環節的內部控制

其他畢業論文-談寶鋼銷售與收款環節的內部控制

  的內部控制是運用企業的系統、控制理論和信息理論，按照企業控制與管理要求建立起來的經營管理體系，它對完善公司治理結構，改善經營管理，防止弊端，保障財產安全，提高經營活動的效率和效益等，有十分重要的意義。寶山鋼鐵股份有限公司（以下簡稱寶鋼股份或公司）的戰略目標是成為全球最具競爭力的鋼鐵企業、實現企業價值最大化，而實現這一目標的有效手段之一就是加強企業內部控制建設。

    本文結合財政部在2002年12月23日頒布并實施的《內部控制規范——銷售與收款（試行）》的有關要求，對寶鋼股份銷售與收款環節的內部控制作一簡要。

    一、銷售與收款的業務流程

    寶鋼股份銷售管理的一大特點是高度的信息化管理，產品銷售信息由公司“9672產品銷售子系統”自動生成，系統已實現從產品價格庫生成、登記客戶需求、簽訂合同、運輸發貨、財務評審和結算、產品質量異議處理管理等全過程控制。其主要流程是處理訂單、簽訂合同、發出貨物、結算貨款四個基本環節。

    1、處理訂單。對用戶填寫的訂貨卡片，或寶鋼國際各貿易公司輸入“9672系統”的草約付款清單，銷售部組織生產、制造部等部門對品種、規格、價格等進行技術評審，并負責生產能力評審、運輸方式評審。如評審通過，由銷售業務人員在訂貨卡片或草約付款清單上簽字或蓋章確認，再送交財務評審。財務人員對付款草約的結算方式、貨款金額、票據安全性等進行審核，確認收款依據。

    2、簽訂合同。銷售業務人員按評審通過的，打印正式合同，經供需雙方確認簽字后，合同生效。銷售部將合同信息通過“9672系統”下發給制造部并根據合同的交貨期和生產計劃編制原則進行排產。制造部依據生產計劃及交貨期及時安排、調整生產計劃，確保合同按時完成。

    3、發貨。銷售部根據制造部的“準發信息”和合同規定的運輸方式，向運輸部提交成品廠內轉庫組批計劃。運輸部據以編制廠內裝船、裝車作業計劃，核對實物，按規定要求裝車（船），與承運方辦理實物交接，辦理出庫提貨手續。

    銷售部收到成品裝運出廠信息，負責配齊碼單、質量保證書和運單（以下簡稱“三單”），與用戶進行產品最終交付。

    4、財務結算。財務人員根據接收到的“三單”信息，開具增值稅發票，進行銷售結算，確認銷售收入，核銷預收款或進行收款。

    二、銷售與收款控制措施

    寶鋼股份銷售與收款的關鍵控制點主要體現在職務分離、業務流程控制、財務結算控制等方面，主要的控制措施如下：

    （一）職務分離

    寶鋼股份的鋼鐵產品銷售主要由銷售部統一管理，財務結算由財會處負責，內部檢查由審計處負責。

    銷售部在其《組織機構與管理職責》中明確規定了其內設部門的職責，并特別強調由各產品室負責處理國內外市場開拓及銷售、產品訂單、合同簽訂、執行銷售政策和信用政策、用戶使用情況的跟蹤及反饋、催收貨款等職能。物流運輸室負責鋼鐵產品出廠運輸、物流及配貨、出口船期跟蹤、運輸合同審核及簽訂、運輸供應商管理、產成品庫存管理、運輸異議處理、負責“三單”的管理。市場營銷室負責營銷環境分析、鋼鐵市場分析及策劃，負責銷售渠道綜合管理、鋼鐵產品價格管理、貿易糾紛處理及風險管理、鋼鐵產品營銷策劃及負責綜合銷售計劃管理。市場營銷室、各產品室、物流運輸室分別負責政策制定、執行、運輸庫存管理；財會處主要負責對銷售合同的財務評審和銷售款項的結算和記錄、并監督銷售回收；審計處根據公司銷售方面的規章制度及各部門職責權限的規定，定期和不定期地進行內部控制檢查。

    （二）業務流程控制

    1、銷售政策制定控制。銷售部嚴格按照公司制定的《鋼鐵產品價格管理》制度，執行相關銷售政策。該文件明確了價格管理的基本原則、產品價格制定依據、價格管理領導小組和市場營銷室職責、價格管理范圍，并通過價格管理流程來規范公司鋼鐵產品的價格制定，通過對各類產品的年度目標基價制定和日常價格調整兩種管理方式，經公司領導或部領導批準后，基價部分輸入公司“9672銷售系統”，形成公司的基價庫，日常調整部分通過對系統的授權審批，進行相應調整，生成《寶山鋼鐵股份有限公司銷售部價格文件》（包含折扣政策、賒銷、商票結算、付款政策），供相關單位執行銷售政策和價格。銷售部同時對外公布《寶山鋼鐵股份有限公司價格目錄》。

    2、客戶信用控制。銷售部制定了“信用風險管理崗位和職責”、“信用風險評估流程”，根據客戶信用評級和客戶信用授信表，建立客戶信用檔案。

    3、合同簽訂控制。寶鋼股份的一大特點是根據銷售合同安排生產，而其合同一般為預收款和見單付款合同，占公司銷售額的90%以上。由于公司的產品銷售信息是借助“9672銷售信息系統”支持，銷售政策和銷售價格已實現系統控制，所以銷售合同的簽訂管理，主要體現在訂貨信息的核對管理上。公司的《訂貨業務管理辦法》對此有詳細規定：產品室訂貨業務人員根據用戶所填訂貨卡片或寶鋼國際各貿易公司通過“9672系統”傳送的草約付款清單內容，對產品的品種、規格、價格和資源量進行評審，核對訂貨結算單位名稱是否與其合同印章的內容相符。如一致，業務員在訂貨卡片或草約付款清單上簽字或蓋章確認即評審通過；物流運輸室業務員對訂貨卡片上用戶要求的運輸方式進行確認；產品室訂貨業務人員將確認無誤的草約付款清單明細表送交財務審核；銷售財務接到訂貨草約后，進行相關財務評審。評審通過后，訂貨業務人員打印正式合同并對所有打印項目進行審核，審核無誤后，銷售人員根據授權與客戶簽訂合同；并將合同信息通過9672系統傳送給相關部門。


    4、發貨控制。成品生產結束后，制造部在“9672系統”中做生產完成標記，銷售按銷售合同和生產廠的成品準發信息，進行成品出廠的合同和資源管理，按合同規定的運輸方式落實車（船），并編制各運輸方式的成品出廠組批計劃；運輸部按成品出廠組批計劃，編制廠內裝船、裝車作業計劃，核對實物，按規定要求裝車（船），與承運方辦理實物交接，確保百分之百按期發貨，并確保貨物運送的安全性和及時性。

    （三）財務控制

    公司的銷售財務管理是通過“9672銷售收款和發票結算兩個子系統”完成，設立資金綜合管理、結算管理、管理三類崗位，對收款、發票結算、應收賬款、應收票據四類業務流程進行全方位的財務控制。

    1、訂立合同階段的財務控制。銷售業務人員根據相關部門確認的訂貨信息打印出草約付款清單，并將核對無誤的清單明細表送交財會處審核；銷售財務接到訂貨草約后，進行系列財務評審，對于有欠款的用戶，需得到銷售部主管領導書面同意后方可訂貨。

    2、收款控制。收款作業是由財務在收到客戶的支票、匯票、商票、本票、信用卡或匯兌的款項，進行相關財務處理的過程。其主要流程和控制措施為，根據訂貨政策，每收到一筆款項，先由系統生成連續編號的收款單，并向普通會計系統拋賬，生成會計憑證。然后將款項分配至合約或合同。出廠中心發貨，配齊“三單”信息，并在“9672系統”中向銷售財務結算組上拋發貨信息，財務結算組根據出廠的發貨信息進行結算開票，確認銷售收入。同時銷售資金管理也對預收款的補合約欠款和退余款進行了明確規定。

    3、發票結算控制。銷售發票結算控制由以下三環節組成：出廠中心發貨后配齊“三單”、銷售財務結算、交寄結算單據給結算單位。《銷售結算管理制度》對上述流程均有詳細規定，尤其強調“三單”結齊是結算控制點，從“9672系統”將一致的“三單”信息傳入金稅系統（國家稅務系統），通過金稅系統開具增值稅發票，開票結束后，再把發票信息從金稅系統回傳至“9672系統”，系統自動核對發運、合同、發票信息、確保三者所載明的品名、規格、數量、價格一致后，如為預收款則進行銷賬處理，如為見單付款則編制見單付款通知單，向客戶收款。

    公司銷售發票的開具，是由金稅系統控制的，每天開完發票后都必須核實所剩的空白發票實物是否與金稅系統的庫存發票數一致，如有出入必須及時查找原因，并予以正確處理，發票存根聯按規定定期裝訂成冊。

    4、應收票據管理控制。應收票據是公司在銷售過程中，收取客戶為訂購貨款所支付的商業匯票，公司應收票據的管理分兩部分：應收票據的收取、票據信息的錄入和入賬工作由銷售財務人員在“銷售收款子系統”中完成，票據的日常庫存管理、收款、貼現和由公司資金管理人員在“票據管理模塊”中完成，公司的“票據管理模塊”與“銷售收款子系統”相結合實現了整個票據的信息化管理。公司的應收票據設有專人保管，票據的接受、貼現和延期換新都是經由保管票據以外的主管人員的書面批準，各種票據信息都能在管理模塊中查詢并進行追蹤控制，應收票據管理實現了人員分工和信息系統的雙重控制。

    5、應收賬款控制。公司制定了《應收賬款管理及核算辦法》和《應收賬款管理崗位流程》，有效地規范了應收賬款管理工作。

    該辦法和流程對應收賬款分事前、事中、事后三階段進行管理，明確規定了對客戶信用管理、公司內部的賬務處理、信息互通和日常監督、催款管理、應收賬款分析報告、賬齡管理、對賬管理以及申報壞賬等八方面的管理工作。公司對客戶賒銷、取得保證、限期回收貨款的原則，并通過業務和財務雙重評審，特別強調銷售人員對應收賬款的催收、應收賬款賬齡分析和逾期應收賬款報告及追加保全等控制程序。

    6、壞賬控制。壞賬損失是指因應收款項預計不能收回而發生的損失。公司的《壞賬管理辦法》從職責上對申報單位、法務處、財會處進行了分工，對壞賬核銷的處理程序有明確規定，特別強調壞賬申報、賬務處審核、壞賬核銷的批準、壞賬核銷的會計處理等環節的規范化處理，同時要求壞賬核銷后的繼續催款，做到賬銷案存。已注銷的壞賬收回時能及時入賬，不會形成賬外款。

    寶鋼股份通過上述職務分離、業務控制、財務控制等內部控制手段，實現銷售與收款不相容崗位相互分離、制約和監督，并最終促成公司銷售目標的實現。

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