高職院校檔案管理工作思考論文

高職院校檔案管理工作思考論文

　　【摘要】檔案管理工作可認為是高職院校管理工作的重要內容，高職院校的檔案中記錄著各種信息，做好檔案管理工作對高職校園的發展有推動作用。本文對高職院校中的檔案管理工作進行了分析，討論了檔案管理的現狀，并提出了提高檔案管理的相關策略。

　　【關鍵詞】檔案；高職院校；管理工作

　　檔案管理工作作為高職院校管理的重點共組內容，越來越多的得到高職院校的重注。目前，高職院校的檔案管理仍存在一定的問題，高職院校如何充分利用檔案信息資源，提高高效的管理水平是高職院校研究的重點話題。然而，很多高職院校的檔案管理工作并沒有取得較好的效果，高職院校的檔案管理方式仍需改善，本文對高職院校的檔案管理工作的現狀及促進高職院校發展的措施進行了思考。

　　一、強化高職院校檔案管理的重要意義

　　高職院校的檔案是包括教職工人事檔案、學生學籍檔案以及學校相關財務信息、科研信息、教學信息等多種檔案的集合，這些學校檔案室包含這些信息的重要載體。通過對檔案的查詢與管理，能夠為學校組織決策提供重要參考依據，同時這也是學校制度化管，保障師生合法權益的基礎。因此為本著優化高職院校的管理質量，不僅要從學校管理制度、人員配置等方面入手，還應強化檔案管理等基礎性工作，從而為高職院校的管理質量提升提供基礎保障。

　　二、高職院校檔案管理中存在的問題

　　（一）管理者對檔案管理的意識不足。很多高職院校認為檔案管理工作無足輕重，甚至忽視了檔案管理工作。導致檔案管理工作效率低下，檔案信息的使用率較低。在這種情況熏陶下，高職院校誤以為檔案管理工作就只是簡單的信息整理，學校將重點精力都放在了如何更好地發展校園。高職院校的檔案管理只負責保管或是查詢一些資料，檔案信息不全，缺乏相應的檔案管理設備。

　�。ǘ�）檔案管理的相關機制有待加強。部分高校的檔案管理水平較低，對檔案的收集整理、分類組編等流程的管理效率較低，影響了檔案信息的充分使用[4]。此外，高校檔案信息管理的機制欠缺，沒有專門的人員進行檔案管理，一般是由教師或是其他辦公室人員進行檔案的兼管，當教師或辦公室人員的工作較忙時，可能忘了檔案的兼管工作，從而無法進行檔案信息的收集管理工作。

　　（三）檔案管理信息化落后。很多高職院校在檔案管理信息化方面有待提升，至今仍然主要以紙質檔案為主，雖然傳統的紙質檔案也能夠承載重要信息，但在高職院校學校規模不斷擴大、人員流動密集、學生擴招等因素的綜合影響下，檔案信息量呈幾何數規模增長，傳統的紙質檔案一方面會占用大量的存儲空間，另一方面在檔案信息的查閱與管理方面都會增加一定難度。因此建議高職院校應當大力推廣檔案管理的信息化，以應對這一發展趨勢，提升檔案管理效率。

　�。ㄋ模�檔案管理人員的專業素質有待提高。檔案管理工作在高職院校尚未得到高度重視，檔案信息的利用率較低。部分高職院校雖然設有檔案管理機制，但對檔案信息的收集處理和編制力度仍不到位。由于檔案管理人員對檔案管理的重要性意識淡薄，缺乏對檔案管理的主動性，處于檔案管理的被動狀態。管理人員對檔案信息的開發使用程度較低，對檔案信息的收集整理、分類編制力度不夠，影響了檔案信息的完整性，且很少利用檔案信息。出現檔案重管理，輕利用的現象，檔案的信息開發利用程度較低等現象。

　　三、提高高職院校檔案管理工作的措施

　�。ㄒ唬┨岣吖芾碚叩臋n案管理意識。高職院校應加強檔案管理意識，將檔案管理放在校園管理的重要位置。高職院校應加強檔案的管理與宣傳工作，使檔案管理意識深入校園管理中去，提高檔案管理效率。校園還應設置專門檔案管理部門，加強對檔案信息的收集、整理、帥選、分類、編制等工作[5]。整理好檔案信息，便于檔案信息的查詢利用。增加檔案信息管理的設備，為檔案管理營造良好的環境，充分帶動檔案管理人員的工作積極性，進而提高檔案管理的效率。高職校園要定期對檔案管理人員開展檔案管理的相關培訓，提高他們的檔案知識和檔案管理水平。

　�。ǘ�）完善檔案管理的相關制度。高職院校應嚴格進行檔案管理工作，設立相關的檔案管理部門，制度嚴格的檔案管理制度，并嚴格按照管理制度實施，加強對檔案的管理。對檔案信息的收集整理、分類保管及查詢使用、歸檔等流程嚴格執行檔案管理制度，逐步實現檔案的規范化管理。高校管理人員應定期地對檔案信息進行更新，及時地對檔案信息進行處理，確保檔案信息的真實準確性。加強對檔案信息的監管力度，使檔案管理工作充分發揮在校園管理工作中的作用。首先學校應當改變以往學校教職工兼職管理的模式，建立專門的檔案管理部門，以學校領導人員作為檔案管理管理部門負責人，成立檔案管理小組。制定包括檔案收集、歸檔、利用等各流程的檔案管理制度與監督機制。同時制定集中與分項管理相結合的檔案管理模式。即將檔案根據類型進行分類，等學校教職工人事檔案歸為一類、學生檔案歸為一類、學校科研檔案給位一類等。檔案管理小組人員分配負責不同類型檔案，由總領導進行統一管理與監督。領導人員可根據檔案的管理質量進行考評，制定相應的獎懲機制，激勵檔案管理人員的工作效率。

　　（三）強化高職院校檔案信息化管理。同時，高職院校還要加強檔案的信息化建設，結合校園的具體情況和檔案信息管理情況，制定科學可行的檔案信息開發計劃，加強校園各部門的合作，實現檔案信息共享。加大對檔案信息的評估，為教學和校園的發展提供有利條件。高職院校的領導層首先應到意識到檔案信息化管理在現階段的重要作用，加大資金投入，引入檔案管理信息系統。此外學校除了要利用信息系統管理新檔案，還應將以往的檔案信息錄入到信息系統中。學�？梢�求學校檔案管理小組人員負責檔案信息的錄入，如果管理人員對于此方面工作不夠熟悉，為保障信息化質量，可通過外包給專業單位的形式，將歷年檔案信息統一錄入到檔案管理系統中。雖然外包錄入會一定程度增加學校的投入，但從遠期角度來看，此種做法能夠有效保證檔案信息化質量，促進檔案管理質量的提升，因此從遠期效益來看，是利大于弊的。除此之外，高職院校還應對檔案管理人員進行關于信息化操作的培訓。一些高職院校通常會選擇年輕的教職工負責信息化操作，但此類人員雖然具備一定的信息化操作基礎，且上手快，效率高，但在檔案管理方面缺乏經驗，對于一些老檔案，幾乎鮮有印象，這也很大程度制約了管理效率。但如果以資歷較高的教職工負責新時期的檔案管理工作，雖然他們具有豐富的經驗，但在信息化操作方面，顯然較為薄弱。因此建議采用新老教職工搭配的方法，共同負責一個門類的檔案信息化管理，并通過工作搭配，進行經驗交流與工作指導，從而共同提升信息化檔案管理工作效率。

　�。ㄋ模┨岣邫n案管理人員的專業素質。提高檔案管理人員的專業素質對提高檔案管理的質量和效率均有重要的影響，首先應加強檔案管理者對檔案管理的重要性的認識，提高檔案管理意識，培養檔案管理的責任感，通過不斷的檔案管理培訓，提高檔案管理者的專業知識。通過對檔案管理的培訓，加強對檔案信息的收集整理，對檔案信息進行適當的查詢利用。檔案管理部門還應加強對檔案信息的開發，收集更多的檔案信息，加快檔案信息的現代化建設。同時，高職校園檔案管理工作要重視檔案信息的利用，充分發揮檔案信息在高校教學管理中的作用。檔案管理者要不斷地更新對檔案管理的認識，充分利用檔案信息建立檔案管理的新模式。

　　四、結束語

　　綜上所述，通過對高職院校檔案管理的思考分析，提高高職校園的檔案管理工作，首先應加強檔案管理者的檔案意識，認識到檔案管理對高職校園的重要性，加強檔案管理隊伍的建設。通過不斷的培訓提高檔案管理者的專業素質，并通過規范的檔案管理制度，進行檔案信息的處理，提高檔案的利用率，充分實現檔案在高職院校管理工作中發揮的作用。

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