淺談電算會(huì)計(jì)記賬的方法
電算會(huì)計(jì)記賬方法分析研究
一、電算會(huì)計(jì)的實(shí)時(shí)記賬方法
實(shí)時(shí)記賬是指電子賬套中的記賬憑證不經(jīng)審核就能直接記賬。對于新增的記賬憑證，一旦保存就會(huì)立即記賬，所以實(shí)時(shí)記賬每次只能登記一張憑證。從實(shí)時(shí)記賬的實(shí)質(zhì)來看，憑證處理過程不僅省略了審核簽字這道手續(xù)，還將憑證記賬和保存這兩個(gè)過程合二為一。這樣一來，凡是進(jìn)入電子賬套的記賬憑證都是已記賬憑證，不需經(jīng)過“臨時(shí)憑證庫文件”就直接存儲(chǔ)在“正式憑證庫文件”之中，制單人也就成為已記賬憑證中會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的最終責(zé)任人。這種記賬的關(guān)鍵是能夠?qū)υ诮Y(jié)賬過程中（有的會(huì)計(jì)軟件在結(jié)賬模塊中嵌套了機(jī)制憑證功能） 自動(dòng)生成的機(jī)制憑證進(jìn)行實(shí)時(shí)記賬，從而不中斷整個(gè)結(jié)賬過程并能連續(xù)期末機(jī)制憑證。實(shí)時(shí)記賬雖然流程簡單、操作方便，但由于不對記賬憑證進(jìn)行審核簽字，而有悖于會(huì)計(jì)人員相互制約的原則和要求，同時(shí)對錯(cuò)誤憑證只能進(jìn)行有痕跡修改而不能徹底刪除。大家知道，記賬憑證是電子賬套處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的起點(diǎn)，用戶只有充分利用會(huì)計(jì)軟件提供的自動(dòng)審核和人工審核功能共同對記賬憑證進(jìn)行全面的審核，才能保證電子賬套中會(huì)計(jì)信息的正確性和可靠性。為此，建議現(xiàn)行會(huì)計(jì)軟件改版升級時(shí)對這種記賬功能加以改進(jìn)。
二、電算會(huì)計(jì)的模擬記賬方法
模擬記賬可以使用戶預(yù)先就知道電子賬套中所有未記賬憑證在正式記賬之后的數(shù)據(jù)結(jié)果，所以又被稱為預(yù)記賬。由于模擬記賬針對的是未記賬憑證，因此保存在“臨時(shí)憑證庫文件”中的所有憑證，不論其是否已經(jīng)審核簽字，是本月還是上月的，也不管是哪個(gè)操作員填制的，都可以進(jìn)行模擬記賬。模擬記賬的結(jié)果只能供用戶臨時(shí)瀏覽查看，而不能在電子賬套中長久保存和調(diào)用，這和具有轉(zhuǎn)移憑證、傳遞數(shù)據(jù)和更新數(shù)據(jù)三大功能的正式記賬不同。這樣，通過模擬記賬的憑證仍然屬于未記賬憑證而繼續(xù)保存在“臨時(shí)憑證庫文件”之中，這正是有的會(huì)計(jì)軟件（例如安易軟件）將模擬記賬功能與未記賬憑證的其它操作模塊集成在同一個(gè)主菜單中的原因所在。雖然模擬記賬沒有真正處理未記賬憑證中的數(shù)據(jù)，但這一記賬功能卻能夠?qū)ξ从涃~憑證進(jìn)行及時(shí)匯總和試算平衡，防止錯(cuò)制、重制和漏制憑證，而且有助于實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制和賬簿記賬前后的對照分析等工作。
三、成批記賬方法
從表面上看，成批記賬一次能夠?qū)⒍鄰埼从涃~憑證交叉立體同時(shí)登記入賬，但它與實(shí)時(shí)記賬的根本區(qū)別在于憑證必須經(jīng)過審核簽名后才能進(jìn)行記賬，而不是一次能夠登記記賬憑證張數(shù)的多少。也就是說，只要是憑證要求審核簽字后才能記賬，即使一次登記一張記賬憑證也屬于成批記賬。現(xiàn)行會(huì)計(jì)軟件對進(jìn)入電子賬套的記賬憑證雖然可以從借貸平衡、憑證類型、時(shí)間順序和內(nèi)容完整等方面進(jìn)行自動(dòng)審核，但無法預(yù)防像數(shù)字串行、方向顛倒和借貸同時(shí)多記或者少記等這類憑證錯(cuò)誤。為了保證電子賬套中會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的正確性和合法性，不論是用戶錄入的手工憑證還是自動(dòng)生成的機(jī)制憑證都必須作為未記賬憑證先保存在“臨時(shí)憑證庫文件”之中，等待相關(guān)人員進(jìn)一步審核。一旦發(fā)現(xiàn)其中的未記賬憑證有錯(cuò)誤，用戶就能及時(shí)進(jìn)行無痕跡修改，同時(shí)還可減少不必要的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)；審核無誤的憑證經(jīng)過簽字后仍然要返回存放在“ 臨時(shí)憑證庫文件” 之中，只有經(jīng)過成批記賬才能轉(zhuǎn)移到“ 正式憑證庫文件” 之中。由于成批記賬具有工作效率高、控制環(huán)節(jié)多和數(shù)據(jù)責(zé)任明確等優(yōu)點(diǎn)，因此，它成為各種會(huì)計(jì)軟件都具有的最基本的記賬功能。
四、電算會(huì)計(jì)的.恢復(fù)記賬
恢復(fù)記賬能夠?qū)⒁延涃~憑證及其數(shù)據(jù)還原到記賬前的狀態(tài)。這種反記賬功能不僅要把記賬憑證從“正式憑證庫文件”返回到“臨時(shí)憑證庫文件”中，而且要把當(dāng)時(shí)記賬過程中傳遞和產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)從相關(guān)數(shù)據(jù)庫文件中徹底注銷�？梢�，全面準(zhǔn)確地保留記賬線索是會(huì)計(jì)軟件實(shí)現(xiàn)恢復(fù)記賬的關(guān)鍵技術(shù)，現(xiàn)行的會(huì)計(jì)軟件主要有“最近一次記賬前狀態(tài)”和“本月月初狀態(tài)”兩種恢復(fù)形式。恢復(fù)記賬功能雖然具有避免錯(cuò)誤憑證被登記入賬、解決病毒導(dǎo)致的賬證不符問題、重新進(jìn)行意外中斷的記賬過程等優(yōu)點(diǎn)，但同時(shí)又會(huì)給電子賬套帶來了新的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。因此，現(xiàn)行會(huì)計(jì)軟件對該功能通過隱藏（使用時(shí)再激活）和專人負(fù)責(zé)（如賬套主管）等方式進(jìn)行了嚴(yán)格管理。權(quán)衡恢復(fù)記賬功能的利弊，鑒于已記賬憑證的錯(cuò)誤還可以采用紅沖和調(diào)整方法進(jìn)行有痕跡修改，筆者建議會(huì)計(jì)軟件中最好還是不要設(shè)置這種記賬功能。
五、電算會(huì)計(jì)的跨月記賬
會(huì)計(jì)工作要求日清月結(jié)，但在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中用戶可能會(huì)由于種種原因而不能按期結(jié)賬。如果等到本月記賬憑證全部記賬和結(jié)賬后，用戶再來進(jìn)行各項(xiàng)輔助賬務(wù)管理和編制完整的會(huì)計(jì)報(bào)表，就會(huì)造成日常會(huì)計(jì)工作的大量積壓�，F(xiàn)行會(huì)計(jì)軟件提供的跨月記賬功能允許用戶在上月未結(jié)賬的情況下，照常將本月錄入的記賬憑證及時(shí)進(jìn)行記賬。在電子賬套中，所有記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)庫文件都可以按時(shí)間先后進(jìn)行索引排序，記賬憑證只要日期屬實(shí)，其記賬遲早并不會(huì)影響相關(guān)數(shù)據(jù)庫文件的正確性，會(huì)計(jì)軟件能夠自動(dòng)按照憑證日期有序地傳遞和更新賬套數(shù)據(jù)。由于本月一旦結(jié)賬將不能在本月再輸入記賬憑證，也就是說，只要本月未結(jié)賬還可以繼續(xù)進(jìn)行憑證處理，因此，跨月記賬功能使得一個(gè)電子賬套同時(shí)擁有幾個(gè)活動(dòng)會(huì)計(jì)期間，這樣不僅給日常賬務(wù)處理工作帶來了便利，也給年度審計(jì)調(diào)賬提供了極大的方便。同時(shí)，為了防止濫用跨月記賬功能而將會(huì)計(jì)工作一推再推，會(huì)計(jì)軟件應(yīng)該要求跨月記賬不能超過兩個(gè)月。
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